Deloitte Deloitte Accountants B.V.Wilgenbos43311 JX DordrechtPostbus 11653300 BD Dordrecht

Tel: (078) 6112500Fax:(078)6112577www.deloitte.nl

Aan de gemeente Schiedamt.a.v. de heer J. Gordijn, raadsgriffierPostbus 15013100EA SCHIEDAM

Datum

3 januari 2007

Onderwerp

Afschrift managementletter 2006

Behandeld door

drs. R. Bouter RAOns kenmerk

07R0009/JB/5501

Uw kenmerk

Geachte heer Gordijn,

Recent hebben wij de interim-controle 2006 bij uw gemeente afgerond. Met demanagementletter geven wij ten behoeve van het college inzicht in onze bevindingen enaanbevelingen op hoofdlijnen. Conform de gemaakte afspraken ontvangt u hierbij een afschriftvan de managementletter 2006 ter kennisname.

Hoogac

Accountants B.V.or dezèï

.entletter 2006 in vijfvoud.

Op alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijngedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer 84/2004 vantoepassing.

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel teRotterdam onder nummer 24362853.

Member ofDeloitte Touche Tohmatsu

Deloitte

Rapport

uitgebracht aan de gemeente Schiedam

Managementletter 2006

Deloitte Deloitte Accountants B.V.Wilgenbos43311 JX DordrechtPostbus 11653300 BD Dordrecht

Tel: (078) 6112500Fax:(078)6112577www.deloitte.nl

Aan burgemeester en wethoudersvan de gemeente SchiedamPostbus 15013100 EA SCHIEDAM

Datum

3 januari 2007

Onderwerp

Managementletter 2006

Behandeld door

drs. R. Bouter RAOns kenmerk

07R0009/JB/5501

Uw kenmerk

Geacht college,

Recent hebben wij de interim-controle 2006 bij de gemeente Schiedam afgerond. In dezemanagementletter doen wij u verslag van onze bevindingen en aanbevelingen op hoofdlijnen.Wij hebben deze managementletter in concept ter afstemming van de feiten besproken met deheren M. van de Groenendaal en E. van Zuylen van de afdeling Financiën op woensdag20 december 2006. Conform de afspraken in het auditcontract hebben wij een afschrift van dezemanagementletter aan uw raadsgriffier verzonden.

De managementletter is als volgt ingedeeld:

1. Inleiding en leeswijzer2. Samenvatting3. Ontwikkelingen in Schiedam4. Rechtmatigheid5. Single information Single audit (SiSa)6. Interne beheersing7. Jaarrekening 20068. Conclusie

1. Inleiding en leeswijzer

De gemeenteraad van Schiedam heeft de accountantscontrole voor de jaren 2006 tot en met 2008in 2006 Europees aanbesteed.

Op alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijngedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer 84/2004 vantoepassing.

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel teRotterdam onder nummer 24362853.

Member ofDeloitte Touche Tohmatsu

Deloitte

23 januari 200707R0009

Recent heeft de gemeenteraad, na deze Europese aanbesteding, ons opdracht gegeven totcontrole van de jaarrekening 2006 (en de jaarrekeningen 2007 en 2008).

Ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole voeren wij een interim-controle uit, gericht op deinterne beheersing van de gemeente. Bij deze interim-controle toetsen wij de opzet (hoe staat hetop papier), het bestaan (wat is er werkelijk) en de werking (toetsing) van debeheersingmaatregelen op procesniveau binnen de gemeente. Uit onze controlebevindingenkomen bevindingen en aanbevelingen. In deze managementletter geven wij deze bevindingen enaanbevelingen weer, zodat u deze kunt gebruiken voor een verdere verbetering van uw internebeheersing.

De interim-controle is een voorbereiding op de jaarrekeningcontrole. Daarom geven wij bij onzebevindingen en aanbevelingen ook expliciet aan welke consequenties deze hebben voor hetopstellen en de controle van de jaarrekening 2006.

In hoofdstuk 2 geven wij een samenvatting van onze bevindingen welke wij daarna in hetvervolg van deze managementletter nader zullen toelichten. In hoofdstuk 3 staan wij stil bijontwikkelingen in de gemeente Schiedam die van invloed zijn op de bedrijfsvoering of definanciën. In hoofdstuk 4 gaan we in op de stand van zaken met betrekking tot derechtmatigheidscontrole. Per 2006 wordt Single information Single audit ingevoerd; in hoofdstuk5 gaan wij in op de consequenties daarvan voor de gemeente Schiedam. In hoofdstuk 6 geven wijonze bevindingen en aanbevelingen inzake de controle op de interne beheersing van de gemeenteSchiedam op procesniveau. In hoofdstuk 7 vatten wij de belangrijkste actiepunten voor dejaarrekening 2006 weer. Tot slot vatten wij onze bevindingen in hoofdstuk 8 samen in eenconclusie. In de bijlage wordt ingegaan op enkele actuele ontwikkelingen bij gemeenten.

2. Samenvatting

In dit hoofdstuk geven wij een samenvatting van onze bevindingen. Hierbij gaan wij nader in openerzijds onze bevindingen en anderzijds de follow-up van eerdere bevindingen. Wij geven peronderwerp aan in waar wij in deze managementletter de bevindingen nader toelichten.

Wij maken bij onze controlebevindingen onderscheid tussen opzet en werking en maken daarbijgebruik van kleuren om aan te geven wat de kwaliteit van het proces is. Groen betekent dat wijgeen opmerkingen hebben over het betreffende onderwerp en dat het proces in opzet en/ofwerking goed op orde is. Oranje betekent dat wij aanbevelingen hebben over de opzet van deprocedure of de werking daarvan. Rood betekent dat wij risico's zien ten aanzien van debetrouwbare verantwoording en/of interne beheersing. Dit resulteert in extra gegevensgerichtewerkzaamheden bij onze jaarrekeningcontrole.

Deloitte

3 januari 200707R0009

Onderwerp

Rechtmatigheid(hoofdstuk 4)

Opzet Werking

Single Information /Single Audit(hoofdstuk 5)

Grondexploitatie(6.1)

Treasury (6.2)

Toelichting

In 2006 zijn stappen ondernomen om het toetsingskaderop te stellen en het voorwerk te verrichten om in 2007 derechtmatige uitvoering vast te stellen en zichtbaar temaken. In hoofdstuk 3 wordt nader ingegaan op ditonderwerp.

Eind 2006 acties ondernomen om de impact van SiSavoor Schiedam vast te stellen. De feitelijke uitvoeringvan de werkzaamheden rondom SiSa moeten nogplaatsvinden. Daarnaast is er nog geen inventarisatie vande relevante regelingen en nog geen IC-plan op anderedoeluitkeringen dan WWB

hoofdstuk 5.1 gaan wij nader in op de geconstateerdeomissies in de opzet en de (zichtbare) werking van de;etroffen interne controlemaatregelen in dit proces.

De bepalingen in het vigerende treasurystatuur zijn nogniet aangepast naar de bestaande werkwijze. Ten aanzienvan de werking zien wij aandachtspunten in de borgingvan de volledigheid en juistheid van (in eerdere jaren)verstrekte garanties.

Budgetbeheer (6.3.1)

Aanbestedingsprocedure (6.3.2)

Betalingsorganisatie(6.3.3)

De budgetoverzichten zijn primair financieel-administratief van aard. De vakafdelingen moeten nogwel meer inzicht geven in de stand van zaken van de3 - W vragen.

In 16 van de 23 door ons gecontroleerde aanbestedingenis ofwel niet gewerkt volgens de procedure (9waarnemingen) of zijn geen stukken overgelegd (7aanbestedingen).

Het treasurystatuut is inmiddels aangepast op debestaande werkwijze en zal begin 2007 aan degemeenteraad worden voorgelegd.

Overige bevindingen en follow-up managementletter 2005

Onderwerp

Debiteurenbeheer(6.4.1)

Kwali-ficatie

Toelichting

De omvang van de openstaande vorderingen is het afgelopen jaarfors gedaald. Hoewel de termijn waarbinnen invorderingsactiesworden uitgevoerd zijn verkort, wordt nog niet binnen devoorgeschreven termijnen actie ondernomen.

Deloitte

3 januari 200707R0009

Belastingen enheffingen (6.4.2)

Secretarieleges(6.4.3)

Personeel (6.4.4)

Investeringen (6.4.5)

Subsidieverstrekking(6.4.6)

BTW-compenatiefonds(6.5.1)

Vrijwilligers-betalingen (6.5.2)

De door ons geconstateerde omissies in eerdere managementlettersen rapportages zijn niet opgelost.

Intern worden de kasverschillen vastgesteld. In verband met debeperkte omvang worden deze niet verder geanalyseerd.

De geconstateerde omissies en aanbevelingen bestaan nog, maar zijnwel intern onderkend.

Over de naleving aanbestedingsregels door ONS zijn afsprakengemaakt voor de oplevering van een rapportage inclusiefaccountantsverklaring.

Geen borging dat alle inkopen voldoen aan de interne- en externewet- en regelgeving rondom aanbestedingen.

Naleving van de termijnen zoals opgenomen in de ASV is eenaandachtspunt. In 2 van de 5 door ons gecontroleerde subsidiesontbreekt een subsidieaanvraag van de instelling.

In 2006 actie ondernomen om met de Belastingdienst afspraken temaken en een accordering door de Belastingdienst van devoorgestelde labelling. Daarnaast moeten deze afspraken nogadministratief worden verwerkt.

Intern bestaat geen inzicht in het aantal vrijwilligers en de betaaldebijdragen. De fiscale risico's zijn hiermee niet afgedekt.

3. Ontwikkelingen in Schiedam

3.1. ONS Energie

De gemeente Schiedam als aandeelhouder van N.V. ONS Holding heeft inmiddels ingestemdmet de verkoop van ONS Energie B.V. aan Eneco.

Wij constateren dat de gemeente Schiedam zijn rol als aandeelhouder van ONS Holding actiefinvult door de consequenties van de verkoop van een bedrijfsonderdeel te monitoren en hierop inte spelen en de raad zoveel mogelijk snel te informeren. Wij concluderen ook dat de gemeenteSchiedam meer zicht heeft op deze verbonden partij dan in voorgaande jaren. Deverkoopopbrengst van ONS Energie moet in de jaarrekening 2006 worden verwerkt indiensprake is van een vaststaande opbrengst. Dit is het geval wanneer de overeenkomst feitelijk vóór31 december 2006 is getekend. Daarbij dient N.V. ONS Holding vóór 31 december ook tebesluiten tot uitkering van een extra dividend als gevolg van deze verkoopopbrengst aan degemeente Schiedam. De geldstroom uit de verkoopopbrengst komt immers binnen bij N.V. ONSHolding als tussenholding en niet direct bij de gemeente Schiedam.

Deloitte

53 januari 200707R0009

Indien de overeenkomst niet vóór 31 december 2006 is getekend of N.V. ONS Holding heeft nietvóór 31 december 2006 besloten tot uitkering van een extra dividend uit deze verkoop, zal deverkoop (voor zover deze vaststaat bij het opstellen van de jaarrekening 2006) moeten wordentoegelicht onder de gebeurtenissen na balansdatum. U hebt aangegeven dat het dividendbesluit in2007 zal plaatsvinden. Dit zal in de jaarrekening 2007 van uw gemeente worden verwerkt.

Bij de controle van de jaarrekening 2006 zullen wij vaststellen of de gemeente Schiedam deeventuele verkoop van ONS Energie B.V. juist heeft verwerkt en toegelicht in de jaarrekening.

3.2. Wijziging organisatiestructuur

Met het plan Samen Schiedam is uw gemeente bezig de organisatiestructuur te wijzigen. Van eendirectie-afdelingmodel met meer dan 20 afdelingen gaat uw gemeente naar een structuur met5 clusters die worden aangestuurd door een tweekoppige directie. Met de vorming van declusters wilt u de onderlinge sturing en afstemming tussen vakafdelingen verbeteren en de spanof control meer beheersbaar maken. Dit moet de slagvaardigheid van uw gemeentelijkeorganisatie vergroten. Inmiddels zijn kwartiermakers bezig de contouren van de nieuweorganisatie verder uit te werken. Dit moet in het voorjaar van 2007 leiden tot een uitgewerkteorganisatiestructuur, waarna de feitelijke inrichting kan plaatsvinden. Wij volgen deontwikkelingen op de voet.

In 2007 wordt de organisatiestructuur van de gemeente gewijzigd. De gemeente Schiedam heeftfinancieel-administratief gedurende enkele jaren de gevolgen van de vorige organisatiewijzigingmet zich meegedragen. Om een goede start van de nieuwe organisatie te borgen, benadrukkenwij dat het financieel-administratief beheer voldoende en meer centraal moet zijn ingebed in denieuwe organisatie.

4. Rechtmatigheid

Uw gemeente heeft bij de jaarrekening 2005 een afkeurende accountantsverklaring op het aspectrechtmatigheid ontvangen. Dit werd veroorzaakt doordat uw gemeente nog onvoldoendezichtbaar kon maken dat de financiële beheershandelingen rechtmatig waren gedaan en erdaarnaast de volgende fouten waren geconstateerd:

• Afschrijvingen ad €0,5 miljoen niet in overeenstemming met de financiële verordening exartikel 212 Gemeentewet van de gemeente Schiedam;

• Mutaties in reserves ad circa €11 miljoen niet onderbouwd met raadsbesluiten;

• Overschrijding investeringskrediet Stedelijk Museum met €2,6 miljoen.

Deloitte

63 januari 200707R0009

De accountantscontrole op de rechtmatigheid is aanvullend op de getrouwheidscontrole die deaccountant al eerder uitvoerde. Bij de uitvoering van onze controlerende taak zijn er een aantallogische stappen die wij doorlopen om de controle op de rechtmatigheid uit te voeren. Wijsteunen hierbij in belangrijke mate op de intern door uw gemeente verrichte werkzaamheden.Een adequaat systeem van interne beheersing op de rechtmatigheidsaspecten is een vereiste vooreen efficiënte accountantscontrole.

Voor een dergelijk systeem is het belangrijk - zo niet noodzakelijk - dat de volgende internewerkzaamheden zijn verricht:

1. Een duidelijke inventarisatie en vastlegging van de rechtmatigheidsafspraken met de raad.Het bereik van rechtmatigheid, zoals 'waarop moet toetsing plaatsvinden' en 'hoe ver gaat dereikwijdte van rechtmatigheid', wordt voor een belangrijk deel door de raad bepaald.

2. Per onderkend relevant proces van uw gemeente duidelijk vastleggen welke relevante wet-en regelgeving, verordeningen en dergelijke, alsmede welke artikelen hieruit van belang zijnom de rechtmatigheid vast te stellen.

3. Een adequate inschatting per proces van rechtmatigheidsrisico's uitvoeren.4. Vastleggen van de interne waarborgen en controles per geselecteerd proces.5. Uitvoeren en vastleggen van interne controlewerkzaamheden om de blijvende naleving vast

te stellen en mogelijke onvolkomenheden (alsnog) op te lossen.6. Analyse van bevindingen van de uitgevoerde interne controles en het doen van voorstellen

voor eventuele verbeterwerkzaamheden.7. Specifiek aandacht voor begrotingsrechtmatigheid door het toetsen van de betrouwbaarheid

van tussentijdse cijfers en eventuele acties naar de raad bij dreigende overschrijding vanprogramma's.

8. Beoordelen of verslaggeving voldoet aan de vereisten van de wet- en regelgeving als gevolgvan de invoering van het Bbv.

De gemeente Schiedam werkte in 2006 aan het opstellen van een gedetailleerd toetsingskader.Dit moet mede resulteren in een analyse van de beheersingmaatregelen die in opzet binnenprocessen aanwezig zijn om de rechtmatige uitvoering te borgen en zichtbaar te maken. Naarverwachting is deze analyse begin 2007 gereed. De volgende stap is het uitvoeren vanverbijzonderde interne controle op de werking van deze beheersingsmaatregelen, waarnaeventueel bijsturing mogelijk is.

Deloitte

73 januari 200707R0009

In deze managementletter laten wij de stand van zaken per december 2006 zien.

Stappenplan Stand van zaken Schiedam december 2006

1. Onderzoek naar aanwezige kaders

2. Inventarisatie wet- en regelgeving

3. Risicobeoordeling

4. Inrichting van de controle

5. Uitvoering van de controle

6. Bijsturen en rapportage

7. Evaluatie

8. Externe toetsing internerechtmatigheidscontrole

9. Rapportage aan de Raad

10. Decharge door de Raad

Afgerond.

De inventarisatie van welke artikelen uit wet-en regelgeving van toepassing zijn voor derechtmatigheidscontrole moet nog wordenafgerond.

Nog niet afgerond.

Nog niet afgerond.

Planning om begin 2007 uit te voeren.

Nog niet mogelijk.

Nog niet mogelijk.

Nog niet mogelijk.

Nog niet mogelijk.

Nog niet mogelijk.

Wij constateren dat belangrijke stappen zijn gezet in het opzetten van een toetsingskader, maardat dit nog niet is afgerond. Met het uitvoeren van de stappen 1 tot en met 4 is al veel werkgedaan om tot een zichtbare rechtmatige uitvoering te komen. In dit kader is veel aandachtbesteed aan het 'tussen de oren' krijgen van het begrip rechtmatigheid binnen uw gemeente. Deinterne planning van de gemeente Schiedam is erop gericht in het boekjaar 2007 voor het eerstaan alle rechtmatigheiseisen te voldoen. Het vastleggen en zichtbaar maken van de rechtmatigeuitvoering binnen processen is hierbij cruciaal. Dit zal in 2007 nog de nodige aandacht van devakafdelingen vragen. Hier is de steun en medewerking van alle afdelingen en leidinggevendenvoor noodzakelijk. Rechtmatigheid is namelijk een organisatiebrede taak enverantwoordelijkheid.

Relevant voor de rechtmatigheidscontrole is de het wetsontwerp voor de nieuwe Wetelectronische bekendmaking. Per 1 januari 2008 zullen naar verwachting de bekendmakingsweten enkele andere wetten wijzigen in verband met de electronische bekendmaking van algemeenverbindende voorschriften.

Deloitte

3 januari 200707R0009

Gemeenten zullen naar verwachting worden verplicht hun eigen regelgeving in geconsolideerdevorm voor een ieder electronisch beschikbaar te stellen via internet. Gemeenten zullen daneenmalig de geldende eigen regelgeving op internet moeten publiceren en moeten ditregelingenbestand daarna ook onderhouden.

5. Single information Single audit (SiSa)

Recent is besloten tot invoering van Single information Single audit (SiSa). SiSa wordt metingang van 2006 ingevoerd voor 26 regelingen. SiSa houdt voor deze regelingen in dat geenaparte verantwoording hoeft te worden ingediend. Wel moet financiële informatie wordenopgenomen in een bijlage bij de jaarrekening. De rechtmatigheid van de uitgaven en inkomstenvan deze regelingen dient onderdeel te zijn van de gemeentebrede rechtmatigheidscontrole. Derechtmatigheid van de uitgaven en inkomsten dienen daarmee ook te worden vastgesteld metinachtneming van de controletolerantie van de gemeentelijke jaarrekening (1% van de totaleuitgaven) in plaats van de controletolerantie van de financiële verantwoording, zoals deze tot enmet 2005 gold (1% of 5% van de uitgaven van de betreffende regeling).

SiSa betekent voor de gemeente vooral ook dat eerder in het jaar moet worden verantwoord overde uitgaven en inkomsten. Dit legt meer druk op het opstelproees bij de jaarrekening. Wij hebbenrecent met enkele medewerkers van de afdelingen Financiën, Werk en Inkomen overlegd over deconcrete invulling van de SiSa-bijlage. Wij signaleren als aandachtspunt dat de gemeente noggeen exact zicht heeft op welke regelingen voor Schiedam onder SiSa vallen. Voor het opstellenen controleren van de jaarrekening 2006 is het noodzakelijk dat de gemeente heeftgeïnventariseerd welke regelingen onder SiSa vallen. Wij zullen deze inventarisatie bij onzejaarrekeningcontrole beoordelen.

De afdelingen Werk en Inkomen voeren interne controle uit op de rechtmatigheid van deuitgaven en inkomsten van de bij standuitkeringen. SiSa heeft gevolgen voor de opzet van dezeinterne controle: er kunnen minder waarnemingen worden gedaan, om tot de minimaal vereistezekerheid te komen. Hierbij gaan wij overigens wel uit van de veronderstelling dat bij deuitvoering van de interne controle geen materiële fouten worden geconstateerd. Wij benadrukkendat door te werken met de controletolerantie voor de jaarrekening bij de internerechtmatigheidscontrole van de uitkeringen ook beperktere zekerheid over de rechtmatigheid vandeze uitgaven wordt verkregen. Dit betekent dat de gemeente Schiedam impliciet accepteert datfouten in de verstrekking van uitkeringen met financiële gevolgen tot een bedrag van 1 % van degemeentelijke uitgaven niet worden geconstateerd bij de interne controle. Gezien degedeeltelijke eigen budgetverantwoordelijkheid voor het verstrekken van deze uitkeringen, kandat vanuit financieel en beleidsmatig oogpunt ongewenst zijn. Wij adviseren u voor 2006 deminimale controletolerantie, zoals deze is toegestaan met de invoering van SiSa te handhaven, eneen eventuele verhoging te betrekken in het groeiproces van de interne rechtmatigheidscontrole.

Deloitte

93 januari 200707R0009

Wij zullen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole de uitgevoerde internecontrolewerkzaamheden van de afdelingen Werk en Inkomen beoordelen.

6. Processen

In dit hoofdstuk gaan wij in op onze bevindingen en aanbevelingen aangaande processen in degemeenten. Jaarlijks selecteren wij processen die wij onderwerpen aan meer uitgebreide controle(uitgebreide aandacht). Wij hanteren hiertoe een roulatieschema, waarbij tenminste iedere 3 jaarieder proces diepgaand in de controle wordt betrokken. Afhankelijk van onze analyse van hetrisicoprofiel, het financiële belang, eventuele wijzigingen in het proces en onze ervaringen invoorgaande jaren testen wij (onderdelen van) bedrijfsprocessen regelmatiger met uitgebreideaandacht. In 2006 hebben wij de volgende processen geselecteerd voor de uitgebreide controle:

• Grondexploitatie (paragraaf 5.1)

• Treasury (paragraaf 5.2)

• Kosten (paragraaf 5.3)

De overige processen controleren wij met normale aandacht. Dat wil zeggen dat wij vaststellenof het proces niet is gewijzigd ten opzichte van vorig jaar, of de aanbevelingen in voorgaandejaren zijn opgevolgd en doen wij één deel waarneming. De bevindingen en aanbevelingen uithoofde van de controle met normale aandacht liggen vast in paragraaf 5.4.

6.1. Grondexploitatie

De gemeente Schiedam kent een grote portefeuille aan grondexploitaties. Vanwege de bereiktegemeentegrenzen geldt dat de gemeente met name op inbreidingslocaties actief is. De financiëlebelangen zijn groot. Uit de grondexploitatieberekeningen blijken voor 2006 in totaal€ 34 miljoen geprognosticeerde uitgaven en € 27 miljoen geprognosticeerde inkomsten. Dezecijfers zijn een optelling van alle grondexploitaties en zijn aangeleverd door de gemeenteSchiedam. Uitsluitend om formele redenen, benadrukken wij geen accountantscontrole te hebbentoegepast op deze geprognosticeerde cijfers.

De tussentijdse controle op de grondexploitaties is gericht op de interne beheersing van degrondexploitaties. Achtereenvolgens gaan wij in dit kader in op:

• Informatievoorziening en budgetbeheer

• Processtappen

• Conclusie

Deloitte

103 januari 200707R0009

Bij de controle van de jaarrekening zullen wij de juiste waardering van de grondexploitatiesbeoordelen. Hiervoor is het noodzakelijk dat de gemeente bij het opstellen van de jaarrekeningbeschikt over geactualiseerde grondexploitatieberekeningen. Volgens de interne planning van uwgemeente zijn geactualiseerde grondexploitatieberekeningen in januari 2007 gereed.

6.1.1. Informatievoorziening en budgetbeheer

Het college van burgemeester en wethouders neemt een besluit tot het openen van eengrondexploitatie. Aan dit besluit ligt een voorcalculatie ten grondslag, waarmee de (financiële)haalbaarheid van de grondexploitatie wordt onderbouwd. Vervolgens zal een meer gedetailleerdegrondexploitatieberekening worden opgesteld. In deze exploitatieberekening wordt vervolgenseen onderverdeling gemaakt naar jaarschijven. Wij constateren dat de uitgaven en inkomsten vangrondexploitaties niet zijn opgenomen in de programmabegroting. Daarmee zijn de lasten enbaten in de programmabegroting niet volledig. In de Gemeentewet staat het volgende:

Artikel 190.1. Voor alle taken en activiteiten brengt de raad jaarlijks op de begroting debedragen die hij daarvoor beschikbaar stelt, alsmede de financiële middelen die hij naarverwachting kan aanwenden.

Wij concluderen dat de Gemeentewet op dit punt niet juist wordt toegepast en adviseren u voor2007 dit te herstellen via een begrotingswijziging.

Wij hebben aan de gemeente inzicht gevraagd in de budgetbewaking. Tot en met 2004 werdextracomptabel een projectadministratie gevoerd. Aan de hand daarvan vond de budgetbewakingplaats. Dit is met name van belang omdat grondexploitaties meerjarig zijn. In de financiëleadministratie zijn alleen de uitgaven en inkomsten opgenomen voor het betreffende kalenderjaar.Vanaf 2004 wordt geen extracomptabele projectadministratie meer bijgehouden. Debudgetbewaking op de grondexploitatie vindt daardoor niet (zichtbaar en transparant) plaats. Wijvinden dit, mede gezien de financiële belangen, een risico. Wij adviseren u de budgetbewakingzichtbaar vorm te geven. In dit kader is verder relevant dat de totale budgetten voorgrondexploitaties zijn opgedeeld in jaarschijven. Bij grondexploitaties is het begroten in tijd vande momenten van investeren en opbrengsten genereren lastig is. Het vaststellen van debegrotingsrechtmatigheid voor deze uitgaven (per jaar) kan om die reden lastig zijn. Daaromgeven wij u in overweging om in het controleprotocol op te nemen datbegrotingsoverschrijdingen als gevolg van verschuivingen tussen jaarschijven voorgrondexploitaties niet als begrotingsonrechtmatigheid wordt beschouwd.

Managementrapportages hebben als doel het management te informeren over de inhoudelijke enfinanciële realisatie van taken en activiteiten. Wij constateren dat in de managementrapportagevan Vastgoed zeer beperkt aandacht wordt geschonken aan de realisatie en risico's vangrondexploitaties. Wij adviseren u, mede gezien de financiële belangen, deinformatievoorziening over grondexploitaties uit te breiden.

Deloitte

113 januari 200707R0009

6.1.2. Processtappen

In deze paragraaf staan we stil bij de processtappen binnen de grondexploitatie. Wij geven inonderstaand schema aan welke conclusie wij aan onze beoordeling van de interne beheersing perprocesstap. Wij maken hierbij onderscheid tussen opzet en werking en maken daarbij gebruikvan kleuren om aan te geven wat de kwaliteit van het proces is. Groen betekent dat wij geenopmerkingen hebben over het betreffende onderwerp en dat het proces in opzet en/of werkinggoed op orde is. Hierover zal dan in het tekstuele gedeelte geen verdere toelichting volgen.Oranje betekent dat wij aanbevelingen hebben over de opzet van de procedure of de werkingdaarvan. Rood betekent dat wij risico's zien ten aanzien van de betrouwbare verantwoordingen/of interne beheersing. Dit resulteert in extra gegevensgerichte werkzaamheden bij onzejaarrekeningcontrole. Bij beide zal dan in de tekst een nadere toelichting volgen.

Toerekenen indirecte kosten

Uw gemeente beschikt niet over procedurebeschrijvingen voor de beheersing vangrondexploitaties. Daar wordt op dit moment wel aan gewerkt. De verwachting van de afdelingVastgoed is dat de procedurebeschrijvingen in het le kwartaal 2007 gereed zullen zijn.

Kaders

In de financiële verordening van de gemeente Schiedam (ex artikel 212 GW) ligt vast dat hetcollege tenminste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aanbiedt aan de raad ter behandelingen vaststelling.

Deloitte

123 januari 200707R0009

Conform de financiële verordening wordt in de nota grondbeleid aandacht besteed aan de relatiemet de programma's van de begroting, de strategische visie van het toekomstig grondbeleid vande gemeente, te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten, de voorraadverwerving enuitgifte van gronden, de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling vanerfpachtvergoedingen. Wij hebben begrepen dat recent een nieuwe nota grondbeleid is opgestelddie binnenkort in het verdere besluitvormingsproces zal worden ingebracht.

Besluitvorming

Opzet van deze processtap is dat het college van burgemeester en wethouders eengrondexploitatie formeel opent en na afronding sluit. Wij hebben op basis van eendeelwaarneming de werking hiervan getoetst.

Bij 2 van de 4 geselecteerde grondexploitaties kon ons de besluitvorming van het college nietworden overlegd. Wij concluderen dat u de interne autorisatie van activiteiten in de betreffendegrondexploitaties onvoldoende zichtbaar heeft gemaakt. Wij adviseren u de besluitvorming doorhet college zichtbaar te maken per grondexploitatie.

Calculaties

De gemeente is momenteel bezig om de grondexploitatieberekeningen te actualiseren. Wij zullende actuele exploitatieberekeningen bij onze jaarrekeningcontrole betrekken. Bij deze tussentijdsecontrole hebben wij het proces van totstandkoming van de grondexploitatieberekeningenbeoordeeld met als doel het vormen van een oordeel over de betrouwbaarheid daarvan. Degrondexploitatieberekeningen worden opgesteld door de planeconomen, aan de hand van eenrekenprogramma. De grondexploitatieberekeningen worden intern gecontroleerd door deteamleider Vastgoedbeheer (VGB) en financieel adviseur. Deze interne controle wordt nietzichtbaar vastgelegd. Wij hebben de werking van deze interne controle en daarmee detotstandkoming van de grondexploitatieberekeningen daardoor niet kunnen beoordelen. Wijadviseren u de interne controle op de exploitatieberekeningen zichtbaar te maken.

Grondverwerving

Opzet van deze processtap is dat de kostprijs van de te verwerven grond wordt onderbouwd mettaxatierapporten. Vervolgens wordt een koopovereenkomst gesloten. De feitelijke overdrachtblijkt uit notariële akten. Wij hebben op basis van een deelwaarneming de werking hiervangetoetst. Bij 3 van de 3 geselecteerde grondaankopen konden ons de taxatierapporten,koopovereenkomsten en notariële akten niet worden overlegd. Wij concluderen dat detransparante totstandkoming van de betaalde kostprijs niet wordt aangetoond. Wij adviseren utaxatierapporten altijd op te laten stellen bij grondaankopen en ordentelijk te archiveren pergrondexploitatie.

Deloitte

133 januari 200707R0009

Aanbesteding

De opzet van het aanbestedingsproces ligt vast in het gemeentebrede inkoopbeleid. Relevant ishier te noemen dat de gemeente Schiedam door de gemaakte afspraken ('verplichtewinkelnering') is aangewezen op de ONS-groep voor het bouw- en woonrijpmaken. Wij hebbenop basis van een deelwaarneming de werking van het aanbestedingsproces getoetst. Van 2 van de3 geselecteerde uitgaven (bodemsanering en bouw- en woonrijpmaken) hebben wij geendocumentatie van de aanbesteding ontvangen. Bij één van de geselecteerde uitgaven hebben wijwel documentatie ontvangen. Dit betreft inhuur personeel. De opdrachtwaarde van deze inhuur ishoger dan € 50.000. Volgens het gemeentebrede inkoopbeleid dienen bij diensten hoger dan€ 50.000 vijf offertes te worden opgevraagd. De gemeente heeft voor deze uitgave één offerteopgevraagd. Het inkoopbeleid is daarmee niet nageleefd.

In de Kadernota Rechtmatigheid van 5 oktober 2006 is opgenomen dat het gemeentelijkinkoopbeleid geen verplicht onderdeel is van de rechtmatigheidscontrole. De Europeseaanbestedingsregels zijn uiteraard wel een verplicht onderdeel van de rechtmatigheidscontrole.De gemeente dient overigens te allen tijde wel aan te tonen dat objectief en transparant isaanbesteed. Wij concluderen dat uw gemeente dit niet heeft aangetoond. Wij adviseren u bijgrondexploitaties de aanbesteding conform uw inkoopbeleid uit te voeren en gedaneaanbestedingen ordentelijk te archiveren.

Grondverkopen

De totstandkoming van de verkoopprijs is onvoldoende transparant in opzet en werking. Welvindt autorisatie plaats door het college. Wij adviseren richtlijnen op te stellen voor deverkoopprijs. Wij geven u in overweging hierbij taxatierapporten te gebruiken en bijonderhandelingen met externen ten minste twee personen te laten deelnemen.

Administratie

In paragraaf 6.1.1 hebben we reeds genoemd dat geen projectadministratie wordt bijgehouden engeen zichtbaar budgetbeheer aanwezig is. Wij hebben daarom deze processtap als onvoldoendegekwalificeerd.

Toerekenen indirecte kosten

Er zijn geen duidelijke richtlijnen voor het toerekenen van indirecte kosten. De gemeente huurtprojectleiders en planeconomen in, waarbij de inkoopfacturen van deze inhuur rechtstreeks op degrondexploitatie worden verantwoord. Eigen medewerkers van het projectbureau en de afdelingVastgoed werken eveneens voor de grondexploitaties. De tijdsbesteding van medewerkers vanhet projectbureau worden niet toegerekend aan de grondexploitaties; de tijdsbesteding van demedewerkers van de afdeling Vastgoed wel. Wij adviseren u hierin gemeentebreed één lijn tetrekken.

Deloitte

143 januari 200707R0009

Interne controle

De gemeente voert geen interne controle uit op mutaties in grondexploitaties. In het kader van deinterne rechtmatigheidscontrole wordt momenteel gewerkt aan interne controleplannen.Vervolgstap is het opstellen van werkprogramma's. De uitvoering van interne controles staatgepland voor 2007. Wij adviseren u bij de interne controle onze hiervoor opgenomenbevindingen en aanbevelingen te betrekken.

6.1.3. Conclusie

Uit het voorgaande blijkt dat wij belangrijke risico's zien in de interne beheersing van het procesdat moet leiden tot een betrouwbare verantwoording van de cijfers in de jaarrekening. Debevindingen richten zich met name op de transparantie van de interne beheersing. Internebeheersing die niet zichtbaar is, kan niet door derden worden waargenomen. Dat wil nog nietpersé zeggen dat het ook echt niet goed gaat. Wij zien wel positieve aanknopingspunten:

• Procedures worden beschreven;

• Interne controleplan wordt opgesteld;

• Grondexploitatieberekening worden geactualiseerd.

6.2. Treasury

De gemeente Schiedam heeft een treasurystatuut. Hierin liggen onder andere regels vast tenaanzien van verantwoordelijkheden/bevoegdheden, functiescheidingen en maatregelen vaninterne beheersing. Daarnaast geldt de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). Wijhebben de treasury-activiteiten in 2006 van de gemeente gecontroleerd aan de hand van dittreasurystatuut en de Wet FIDO. Wij hebben naar aanleiding van onze controle de volgendeopmerkingen:

• In het treasurystatuut wordt vaak de functie Teamleider Staf Financiën genoemd. Dezefunctie is dit jaar opgeheven. De taken en bevoegdheden van deze functie zijn overgenomendoor de Teamleider Financiële Administratie. U hebt aangegeven dat het treasurystatuutmomenteel wordt aangepast, waarbij onder andere deze functieverwijzing wordt aangepast.

• In het treasurystatuut ligt vast dat betalingsopdrachten voorbereiden en versturen eenbevoegdheid is van de Kassier (eerste handtekening), waarbij autorisatie (tweedehandtekening) plaatsvindt door de Teamleider Financiële Administratie. Debetalingsorganisatie bij de gemeente Schiedam is echter anders ingericht: de tweedehandtekening kan ook worden gezet door de medewerkers Financieel beheer. Dit is nietconform het treasurystatuut. Wij geven u in overweging het treasurystatuut hierop aan tepassen.

Deloitte

153 januari 200707R0009

• In het treasurystatuut ligt vast dat de gemeente jaarlijks een rentevisie opstelt. De gemeenteSchiedam heeft voor 2006 geen rentevisie opgesteld. Wij adviseren u voor 2007 eenrentevisie op te stellen.

• Onderdeel van de treasury-activiteiten is het garanderen van geldleningen van instellingen uitSchiedam. Initiatieven voor gegarandeerde leningen komen vanuit de diverse vakafdelingenvan uw gemeente. Wij zien in het beoordelen van een aanvraag tot garanderen vangeldleningen een belangrijke rol weggelegd voor de medewerker Treasury. Wij adviseren uin de organisatie te borgen dat de medewerker Treasury altijd tijdig worden ingeschakeld bijhet garanderen van geldleningen.

• Gegarandeerde geldleningen zijn een risico voor de gemeente. De gemeente dientgegarandeerde geldleningen op te nemen in de jaarrekening bij de niet uit de balans blijkendeverplichtingen. De medewerker Treasury verwerkt de verstrekte garanties in de staat vangegarandeerde geldleningen op het moment dat de medewerker Treasury van de verstrektegarantie op de hoogte is. Wij signaleren een risico aangaande de volledigheid van degegarandeerde geldleningen. De volledigheid kan worden gecontroleerd aan de hand van deopgave van de financiers. Om het risico te beheersen is het van belang dat de gemeente vande instellingen informatie ontvangt over hun financiële positie. Daarnaast ontvangt degemeente van de financiers informatie over de hoogte van de gegarandeerde leningen. Voorde jaarrekening 2006 is het noodzakelijk dat het overzicht van gegarandeerde geldleningenwordt geactualiseerd naar de stand van 31 december 2006 op basis van informatie van deinstellingen én van de financiers.

• Onderdeel van treasury-activiteiten is het beheer van financiële vaste activa. Hierondervallen verstrekte geldleningen en deelnemingen. De verantwoordelijkheid voordeelnemingen ligt verspreid in de organisatie. In de financiële verordening van de gemeenteSchiedam is opgenomen dat ten minste eens in de vier jaar een nota verbonden partijen wordtopgesteld. Deze nota zal in 2007 worden opgesteld.

• In 2006 is VOF Toernooiveld opgericht. Dit is een samenwerking tussen de gemeente enwoningcorporatie Woonplus Schiedam. In de overeenkomst is vastgelegd dat beide partijeneen kapitaalstorting doen van € 1 miljoen. In de besluitvorming wordt echter gesproken overeen lening en in de administratie is de post ook als lening verantwoord. Kapitaalstortingen indeelnemingen dienen in de jaarrekening te worden gerubriceerd als kapitaal verstrekking. Wijadviseren u hierbij bij het opstellen van de jaarrekening rekening mee te houden. Wij zullende juiste rubricering in onze jaarrekeningcontrole betrekken.

• De gemeente dient uit hoofde van de Wet FIDO per kwartaal informatie te verstrekken overde renterisiconorm en de kasgeldlimiet. Wij constateren dat de gemeente Schiedam dezeinformatie tijdig heeft verstrekt. Uit de betreffende informatie blijkt geen overschrijding vande renterisiconorm of de kasgeldlimiet.

Deloitte

163 januari 200707R0009

• In 2006 hebt u een module van BNG aangeschaft, waarin het liquiditeitenbeheer en -prognose is ondergebracht. Vóór deze aanschaf had u een liquiditeitenprognose in excel. Hetbegroten in tijd en het mededelen van verwachte grote geldtransacties door de vakafdelingenaan de kassier en medewerker Treasury is een proces dat veel aandacht en betrokkenheid vande gehele organisatie vraagt. De betrouwbaarheid van de liquiditeitsprognose bij onvolledigeinformatieverstrekking is beperkt. Een betrouwbare liquiditeitsprognose is met name vanbelang om niet op korte termijn beslissingen inzake het beheer van de leningportefeuille,rekening/courantbeheer en eventueel kasgeldleningen te hoeven maken, zodat hier op basisvan prognoses de voor de gemeente beste financiële instrumenten kunnen worden ingezet.Wij concluderen dat de gemeente Schiedam door de module van de BNG voldoende wordtondersteund voor het optimaal invullen van de liquiditeitenprognose.

In het inmiddels aangepakte treasurystatuut is aandacht besteed aan deze opmerkingen. Hetaangepaste treasurystatuut zal begin 2007 aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

6.3. Kosten

Bij de kosten beoordelen we het budgetbeheer, de aanbestedingsprocedure en debetalingsorganisatie.

6.3.1. Budgetbeheer

De afdeling Financiën verstrekt aan de vakafdelingen budgetoverzichten. Hierin is de realisatieten opzichte van de begroting zichtbaar. Wij constateren dat analyses voornamelijk financieel-administratief van aard zijn. De rapportages worden vooral gebruikt voor het corrigeren vanboekingen. In de managementrapportages wordt in beperkte mate een inhoudelijke analysegegeven. In onze optiek zouden managementrapportages eveneens inzicht moeten geven in destand van zaken van de 3 W-vragen. Deze analyse van de voortgang van de 3 W-vragen komtniet of nauwelijks zichtbaar aan bod in de budgetrapportages. Wij adviseren u demanagementrapportages op dit punt uit te breiden.

In het kader van de rechtmatigheidscontrole dient de gemeente de begrotingsrechtmatigheid vande uitgaven en inkomsten vast te stellen. U hebt ons gevraagd in hoeverre binnen de gemeentegeborgd is of wijzigingen tijdig plaatsvinden. Doordat de relatie tussen het voorgenomen beleiden de daarbij behorende budgetten versus de realisatie van de beleidsvoornemens en deuitputting van budgetten nog onvoldoende zichtbaar wordt gemaakt door de budgethouders is hetrisico aanwezig dat voorstellen tot begrotingswijziging niet tijdig worden aangegeven bij decentrale financiële functie. Hierdoor is in opzet de begrotingsrechtmatigheid niet geheel geborgd.

Deloitte

173 januari 200707R0009

6.3.2. Aanbestedingsprocedure

De opzet rondom aanbesteden ligt vast in het gemeentelijk inkoopbeleid. Het vigerendeinkoopbeleid geldt vanaf 1 januari 2005. Met het inkoopbeleid maakt de gemeente zichtbaar datzij een transparante aanbesteding uitvoert. Wij hebben 23 aanbestedingsprocedures verdeeld overhet jaar beoordeeld.

Onze bevindingen zijn als volgt:

• 9 van de 23 geselecteerde aanbestedingen zijn niet conform het gemeentelijk inkoopbeleid.

• Van 7 van de 23 geselecteerde aanbestedingen zijn ons in het geheel geen stukken overlegd.Wij concluderen dat de gemeente de juistheid en rechtmatigheid van deze uitgaven niet heeftaangetoond.

Wij hebben de detailinformatie van onze bevindingen inzake de door ons getoetsteaanbestedingen verstrekt aan uw hoofd financiën.

De afgelopen jaren zijn bevindingen inzake het ontbreken van stukken of het niet volgen van hetinkoopbeleid door ons gerapporteerd. Wij zien hierin tot op heden geen vooruitgang. Hetontbreken van een transparante aanbesteding leidt tot een hogere fraudegevoeligheid. Wijadviseren u met klem in de nieuwe organisatie het belang van een transparante aanbestedingonder de aandacht te brengen, voor te schrijven dat het gemeentelijk inkoopbeleid moet wordengehanteerd én hierop controle uit te voeren. Het niet naleven van de aanbestedingsregels isonrechtmatig en kan leiden tot een afkeurend oordeel op dit punt.

6.3.3. Betalingsorganisatie

In paragraaf 5.2 Treasury hebben wij aangegeven dat de autorisatie van betalingen conform hettreasurystatuut zou moeten worden uitgevoerd door de Teamleider Financiële administratie. Deautorisatie van betalingen vindt echter ook plaats door medewerkers Financieel beheer. Defunctiescheiding in de praktijk is voldoende. Wij adviseren het treasurystatuut op de bestaandewerkwijze aan te passen. Wij hebben naar aanleiding van de deelwaarneming op debetalingsorganisatie geen opmerkingen.

6.4. Overige processen

In deze paragraaf besteden we aandacht aan debiteurenbeheer, overige opbrengsten, personeel,investeringen, uitkeringen en subsidieverstrekking. Wij hebben deze processen met normaleaandacht gecontroleerd. Wij gaan in deze paragraaf daarom met name in op specifiekebijzonderheden in 2006 en de follow-up van aanbevelingen gedaan in de managementletter 2005.

Deloitte

183 januari 200707R0009

6.4.1. Debiteurenbeheer

In de managementletter 2005 hebben wij gerapporteerd dat de leidraad invordering niet werdnageleefd. Wij constateren dat bij geen van onze waarnemingen exact of binnen de genoemdetermijnen invorderingsacties zijn uitgevoerd. Ten opzichte van eerdere jaren constateren wijechter wel duidelijk verbetering in de mate waarmee de termijnen worden overschreden. Wijadviseren u de ingezette lijn van verbetering vast te (laten) houden en de naleving van termijnente monitoren.

Invorderingsacties worden stopgezet indien een vordering is geblokkeerd. Daarbij is het vanbelang dat de reden van blokkering duidelijk is, dat dit intern op het juiste niveau isgeautoriseerd en dat wordt bewaakt dat wanneer de reden van blokkering vervalt, de blokkeringwordt opgeheven en weer wordt ingevorderd. Wij signaleren in dit proces een risico en adviserenu onafhankelijk controle te laten uitvoeren op de geblokkeerde vorderingen.

6.4.2. Plaatselijke belastingen en heffingen

In de managementletter 2005 hebben wij het volgende geschreven:

(...) Bij onze interim-controle 2005 hebben wij vastgesteld dat de door ons gesignaleerdeaandachtspunten nog steeds van toepassing zijn. Wij noemen als belangrijkste aandachtspunten:

• Functievermenging in het beheer van de applicatie ISHI. Uw teamleider Heffingen &Invorderingen geeft aan dat deze functievermenging in verband met de personele bezettingniet is op te lossen. Nadere controle op de door de applicatiebeheerders uitgevoerdehandelingen door middel van logging lijkt ook geen toereikende controle, omdat dezelogging kan worden beïnvloed door de applicatiebeheerders.

• De gebruikte applicatie ISHI is een intern ontwikkelde applicatie. Technische kennis overdeze applicatie is bij een zeer beperkt aantal personen aanwezig (zowel binnen als buiten degemeente Schiedam). De gemeente Schiedam huurt op dit moment de expertise in van eenmedewerker van ONS om aanpassingen aan de applicatie te kunnen maken. Deafhankelijkheid van de gemeente Schiedam van deze personen voor het beheer van deapplicatie maakt de gemeente op dit punt kwetsbaar. Wij geven u in overweging om deapplicatie te vervangen.

• Controle op de eindafrekening afvalstoffenheffing van ONS. Een gedegen controle op deeindafrekening van ONS vindt niet plaats. Wij adviseren u bij de eindafrekening van de ONSeen accountantsverklaring te vragen.

Deloitte

193 januari 200707R0009

Wij gaan hierna puntsgewijs in op de follow-up in 2006:

• De functievermenging is in 2006 niet opgeheven. Wij vinden dit een belangrijkaandachtspunt. Ons is medegedeeld dat dit met de vervanging van het pakket in 2007 wordtopgepakt.

• De mogelijkheden om over te gaan tot vervanging van de applicatie ISHI zijn ingezet. Definanciële middelen zijn door uw gemeenteraad hiervoor beschikbaar gesteld. Hetprogramma van eisen wordt opgesteld en aanbesteding zal in 2007 plaatsvinden.

• Bij de eindafrekening 2005 van ONS aangaande de afvalstoffenheffing is eenaccountantsverklaring ontvangen.

Naar aanleiding van onze interim-controle 2006 signaleren wij de volgende aandachtspunten:

• De gemeente kent een kwijtscheldingsbeleid voor enkele plaatselijke belastingen enheffingen. De procedure is dat kwijtscheldingen worden geautoriseerd door de teamleiderHeffing & Invordering. Wij constateren dat niet is gewaarborgd dat de teamleider Heffing &Invordering alle kwijtscheldingen autoriseert. In opzet kunnen kwijtscheldingen wordengeëffectueerd zonder dat hierop een toereikende controle en autorisatie heeft plaatsgevonden.Wij adviseren u interne controle op de volledigheid van de autorisatie van kwijtscheldingenuit te voeren.

• De gemeente gebruikt bij het team Heffing & Invordering geen volgregistratie van afgegevenbouwvergunningen. Hierdoor bestaat het risico dat voor de in aanbouw zijnde onroerendegoederen of bij waardeverhogende verbouwingen de WOZ-waarde op de peildatum nietvolledig wordt bepaald en de aanslag te laag is. Wij adviseren u de bouwvergunningen teregistreren en de voortgang van de bouw te monitoren. Via de koppeling met het kadasterworden periodiek nieuw toegevoegde onroerende goederen opgenomen in debelastingadministratie. Het risico van het ontbreken van opgeleverde onroerende goederen inde administratie is daarmee beperkt. De risico's zitten dan ook primair in het volledig entijdig verwerken van in aanbouw zijnde onroerende goederen of bij waardeverhogendeverbouwingen.

• In 2006 is de applicatie 'Waarderingshuis' geïmplementeerd. Met deze applicatie is degemeente in staat om woningen zelf te taxeren. De Waarderingskamer voert controle uit opde kwaliteit en voortgang van de uitgevoerde taxaties. De Waarderingskamer heeft zich in2006 kritisch uitgelaten over de voortgang van de door de gemeente Schiedam uitgevoerdetaxaties, waarbij door de Waarderingskamer is aangegeven dat 'kwaliteit voor kwantiteitgaat'. De Waarderingskamer heeft voorwaarden gesteld voordat de gemeente Schiedam magovergaan tot het opleggen van aanslagen voor 2007. Deze voorwaarden zijn inmiddelsingevuld.

Deloitte

203 januari 200707R0009

6.4.3. Overige opbrengsten

In deze paragraaf gaan wij in op secretarieleges en overige opbrengsten.

Secretarieleges

De gemeente voert een onafhankelijke kascontrole uit op de kas van de Stadswinkel. Dat ispositief. Bij een kascontrole is het van belang dat tegelijkertijd met het opnemen van de kas deaansluiting met de administratie wordt gemaakt. Dit vindt niet zichtbaar tijdig plaats. Uit degemaakte aansluitingen tussen de financiële administratie en het kasregister van de Stadswinkelblijken diverse verschillen, die overigens qua financieel belang zeer beperkt zijn.

Deze verschillen zijn verder niet zichtbaar uitgezocht of geanalyseerd. De doeltreffendheid vandeze aansluitingen is door het bestaan van verschillen beperkt. Het tellen en aansluiten vormt destart voor de nadere analyse van verschillen en juist deze laatste en belangrijkste stap ontbreekt.Wij geven u in overweging de doelmatigheid van deze aansluitingen te onderzoeken alsmede eennorm vast te stellen waarboven nadere gedetailleerde analyses moeten plaatsvinden. Hiermeekunt u invulling geven aan de doelmatigheid van de verrichte werkzaamheden.

Overige opbrengsten

In de managementletter 2005 hebben wij het volgende opgenomen:

• De markt- en havengelden worden door ONS geïnd. Door uw gemeente wordt geen nadere(zichtbare) controle uitgevoerd op de volledigheid van de door ONS afgerekende gelden. Inopzet loopt uw gemeente het risico dat de afdracht onvolledig is.

• Huuropbrengsten bestaan vooral uit de verhuur van sport- en recreatieruimten/terreinen.De verhuur hiervan vindt plaats bij de Dienst Sport- en Recreatie. Wij signaleren een risicoop additionele ongeregistreerde verhuur van ruimten/ terreinen die niet vooraf zijngereserveerd. Wij geven u in overweging leegstandscontroles uit te voeren.

• Bij het zwembad vindt geen kaartcontrole plaats na het passeren van de kassa. Hierdoorbestaat de mogelijkheid dat onbetaald toegang wordt verschaft. Of additionele maatregelengewenst zijn, is in hoge mate een kosten/batenafweging. Wij adviseren u deze risicoafwegingschriftelijk vast te leggen.

Bij onze interim-controle 2006 hebben wij vastgesteld dat de geconstateerde bevindingen enaanbevelingen voor de markt- en havengelden nog steeds van toepassing zijn. Wij adviseren bijde eindafrekening van ONS over alle opbrengstensoorten een accountantsverklaring te vragen.Uw college heeft inmiddels ONS met een brief hiervan verzocht.

Deloitte

213 januari 200707R0009

Ons is medegedeeld dat intern een risico-inschatting is gemaakt voor het missen van opbrengstenbij de verhuur van sport- en recreatieruimten/terreinen en het zwembad. Op basis van dezerisico-inschatting is door uw gemeente besloten geen aanvullende controlewerkzaamheden uit tevoeren en de bestaande werkwijze te handhaven.

6.4.4. Personeel

In de managementletter 2005 hebben wij uitgebreid stilgestaan bij het proces rond personeel. Bijonze interim-controle 2006 hebben wij vastgesteld dat de bevindingen en aanbevelingen nogsteeds van toepassing zijn.

Als belangrijkste aandachtspunten zien wij:

• Bevoegdheden in het salarisadministratiepakket zijn niet beperkt tot de taken van betrokkenmedewerkers. In 2006 is gebleken, bij nader onderzoek door een door Schiedam ingehuurdbureau, dat veel functionarissen in het salarisadministratiepakket bevoegdheden hebben omte muteren. Dat is een onwenselijke situatie. U hebt dit inmiddels onderkend. Wij adviseren ude bevoegdheden in het salarisadministratiepakket op korte termijn te beperken tot de takenvan de betrokken medewerkers.

• De onafhankelijke interne controle op de juistheid en volledigheid van doorgevoerdemutaties.

Wij adviseren u op deze punten op korte termijn actie te ondernemen.

In 2006 is de Wet openbaarmaking met publieke middelen gefinancierde topinkomens vankracht geworden. Dit houdt in dat in de jaarrekening inzicht moet worden gegeven in inkomensvan medewerkers boven het ministersalaris. Betaalde afkoopsommen vallen hier ook onder.Voor de jaarrekening 2006 is het noodzakelijk dat u zichtbaar heeft geïnventariseerd of dit bij degemeente Schiedam van toepassing is. Als dit van toepassing is, dient in de jaarrekening eentoelichting te worden opgenomen. Wij zullen dit bij de jaarrekeningcontrole controleren.

6.4.5. Investeringen

Wij gaan in onderstaand schema in op de follow-up van de bevindingen en aanbevelingen in demanagementletter 2005.

Bevinding en aanbeveling 2005

Verplichte winkelnering ONS met beperktesturingsmogelijkheden ONS. In het kader vanaansprakelijkheid afspraken maken met ONSover te hanteren aanbestedingsprocedures doorONS.

Follow-up in 2006

Ons is medegedeeld dat bij ONS eenaccountantsverklaring is opgevraagd inzake denaleving van de betreffende regels. Wij zullende ontvangst en de inhoud hiervan in onzejaarrekeningcontrole betrekken.

Deloitte

223 januari 200707R0009

Toepassing Europese Aanbestedingsregels eninterne inkoopbeleid onvoldoende. Deinkoopcoördinator alle inkopen latenbeoordelen op juiste toepassing van deEuropese Aanbestedingsregels en hetinkoopbeleid.

Toepassing inkoopbeleid van gemeenteSchiedam bij investeringen inonderwij shuisvesting onvoldoende. Door deverzelfstandiging van het onderwijs per 2006wordt de inkoop de verantwoordelijkheid vanhet bestuur van de stichting.

Bevinding en aanbeveling uit 2005 blijft staan.

Discussie bestaat over het eigendom van deonderwij shuis vesting. Economisch eigendomblijft mogelijk bij de gemeente liggen. Wijadviseren u bij investeringen inonderwij shuis vesting die door de gemeenteworden gefinancierd (via bijdrage of vanuiteigendomssituatie) het inkoopbeleid van degemeente Schiedam van toepassing teverklaren. Mogelijk is dit ook een juridischeverplichting.

6.4.6. Subsidieverstrekking

Onze bevindingen en aanbevelingen in de managementletter 2005 zijn met name gericht op derechtmatigheid van de subsidieverstrekking. De basis voor deze controle ligt in de AlgemeneSubsidieverordening van de gemeente Schiedam (hierna ASV). Wij hebben in demanagementletter 2005 gerapporteerd over het hanteren van termijnen en het ontbreken vanstukken. Bij onze interim-controle 2006 hebben wij vastgesteld dat in deze (formele) aspectengeen verbetering is opgetreden. In uw controleprotocol is opgenomen dat van uw interneregelgeving alleen de regels die betrekking hebben op 'recht, hoogte en duur' onder hetrechtmatigheidsbegrip vallen. Bij het uitwerken van het toetsingskader moet vervolgens deindeling van deze regels naar 'recht, hoogte en duur' zichtbaar worden gemaakt voor de ASV.Hierdoor hebt u de mogelijkheid om het niet naleven van de ASV op onderdelen niet mee telaten wegen in het rechtmatigheidsoordeel.

Onze gedetailleerde bevindingen zijn als volgt:

• Van 2 van de 5 gecontroleerde subsidies ontbreekt de aanvraag door de instelling. Ditbetekent dat de basis voor het gehele verdere traject van subsidieverstrekking ontbreekt. Het'recht' op het verlenen van een subsidie is daardoor niet objectief vast te stellen.

• Bij 3 van de 5 gecontroleerde subsidies zijn de termijnen genoemd in de ASV nietnagekomen.

Deloitte

233 januari 200707R0009

Naar aanleiding van onze interim-controle 2006 merken wij verder het volgende op:

• De gemeente heeft een nieuwe Algemene Subsidieverordening. Deze geldt voor subsidies dieworden verleend vanaf 1 januari 2006. De subsidies die jaarlijks worden verstrekt zijn nog opbasis van de oude subsidieverordening verstrekt, omdat deze vóór 1 januari 2006 wordenverleend. Wij hebben bij onze controle één subsidie gecontroleerd die is verstrekt op basisvan de nieuwe subsidieverordening. Dit is een incidentele subsidie. Hierbij is geconstateerddat de termijnen genoemd in de subsidieverordening niet zijn gehanteerd.

• In de managementletter 2005 hebben wij aanbevolen om de oude subsidieverordening tescreenen op regels waarvan de naleving niet goed is vast te stellen. Wij noemen in dit kaderals voorbeeld de verzekering van activa door de instelling. Wij constateren dat deze regel inde nieuwe subsidieverordening nog steeds is opgenomen.

6.5. Specifieke onderwerpen

6.5.1. BTW-compensatiefonds

In 2003 is het BTW-compensatiefonds van kracht geworden. Ook uw gemeente heeft hiermee temaken. Schiedam heeft in de jaren vanaf 2003 niet inzichtelijk kunnen maken dat de regelgevingrond het BTW-compensatiefonds juist is nageleefd. Hierdoor bestaat het risico dat bij controledoor de Belastingdienst blijkt dat de gemeente te veel BTW heeft teruggevorderd. Wij hebbendeze bevindingen in onze rapportages over 2003, 2004 en 2005 opgenomen.

In 2006 zijn stappen gezet om tot definitieve afspraken over de labelling met de Belastingdienstte komen. Dit is echter nog niet afgerond. Op basis van de eerste bevindingen over de labellingmoeten nog diverse wijzigingen in de labelling in de administratie worden doorgevoerd. Wijadviseren u de volledige en juiste wijziging voor 2006 en de voorgaande jaren expliciet temonitoren en de gemaakte wijzigingen te documenteren. Dit om achteraf de wijzigingen tekunnen traceren en hier in- en externe controle op mogelijk te maken.

Wij signaleren dat voor de jaarrekening 2006 nog werk moet worden verricht om deconstateringen van eerdere jaren over het BCF te kunnen oplossen en dat u daarbij medeafhankelijk bent van de reactie van de Belastingdienst.

6.5.2. Vrijwilligersbetalingen

Op uw verzoek zijn wij nagegaan in hoeverre uw gemeente aan de fiscale regelgeving rondvrijwilligersbetalingen voldoet. Hiervoor hebben wij navraag gedaan welk aantal vrijwilligerseen vergoeding krijgen en in welke mate de fiscale wetgeving wordt nageleefd. Wij hebbengeconstateerd dat binnen uw gemeente niet inzichtelijk is hoeveel vrijwilligers vanuit degemeente worden ingezet en daarvoor een vergoeding ontvangen.

Deloitte

243 januari 200707R0009

Wel is duidelijk dat vrijwilligersbetalingen niet via de gemeentelijke salarisadministratie wordenuitbetaald en er geen inzicht bestaat in de omvang van de uitbetaalde vergoedingen.

Wij concluderen dat uw gemeente het risico loopt dat de vrijwilligersbetalingen niet aan defiscale regelgeving wordt voldaan. Wij adviseren u te inventariseren aan wie uit hoofde vanvrijwilligerswerk betalingen zijn gedaan en vervolgens te toetsen of aan de fiscale regelsdaaromtrent is voldaan.

7. Jaarrekening 2006

Zoals gesteld in de inleiding hebben wij bij onze bevindingen en aanbevelingen in devoorgaande paragrafen reeds zoveel mogelijk aangegeven welke consequenties de bevindingenen aanbevelingen voor de jaarrekening hebben. In deze paragraaf geven wij de belangrijksteaandachtspunten weer:

• Opleveren uiteenzetting stand van zaken verkoop ONS Energie, inclusief onderbouwing metformele besluitvormingsmomenten en eventueel reeds gedane transacties;

• Opleveren stand van zaken en uitkomsten interne rechtmatigheidscontrole;

• Aantonen begrotingsrechtmatigheid kredieten en programma's;

• Opleveren volledig ingevulde en onderbouwde bijlage bij de jaarrekening inzake Singleinformation Single audit;

• Zichtbaar maken van de wijzigingen in de labelling BCF en kwantificeren en onderbouwenvan de vordering/schuld aan de Belastingdienst in het kader van de bijgestelde labelling.

• Opleveren geactualiseerde grondexploitatieberekeningen;

• Opleveren geactualiseerde staat van gewaarborgde geldleningen, inclusief onderbouwing;

• Inventariseren van de noodzaak tot opname van informatie in het kader van de Wetopenbaarmaking met publieke middelen gefinancierde top inkomens.

Ervaringen bij de jaarrekeningcontroles van de afgelopen jaren geven ons de volgendebelangrijkste aandachtspunten:

• Opnemen van verplichtingen voor investeringen;

• Aantonen juiste waardering debiteuren;

• Opleveren volledige onderbouwing tussenrekeningen;

• Onderbouwen mutaties in de reserves met raadsbesluiten;

• Onderbouwen juistheid en volledigheid van de voorzieningen.

Deloitte

253 januari 200707R0009

8. Conclusie

In deze managementletter zijn wij ingegaan op de interne beheersing bij de gemeente Schiedam.Wij constateren dat de primaire financiële processen (zoals factuurbehandeling,tussenrekeningenbeheer en betalingsorganisatie) op orde zijn. De beheersing van degrondexploitatie, de afwikkeling van het BCF, budgetbeheer, hantering van het inkoopbeleid enhet voorkomen van functievermenging in diverse systemen zien wij als belangrijksteaandachtspunten voor de gemeente. In het groeiproces van de rechtmatigheidscontrole heeft degemeente in 2006 belangrijke stappen gezet, maar is ook nog veel werk te verzetten.

In 2007 wordt de organisatiestructuur van de gemeente gewijzigd. De gemeente Schiedam heeftfinancieel-administratief gedurende enkele jaren de gevolgen van de vorige organisatiewijzigingmet zich meegedragen. Voor een goede start benadrukken wij dat het financieel-administratiefbeheer voldoende moet zijn ingebed in de nieuwe organisatie.

Hoogachte

DelöïttèvAccountants B.

drs. R

Bijlage(nO: Actualiteiten geï nten.

Deloitte

Bijlage 1 - 13 januari 200707R0009

Actualiteiten gemeenten

Ontwikkelingen bij gemeenten worden geïnitieerd door wijzigingen in de wet- en regelgeving. Indeze bijlage geven wij de actuele ontwikkelingen op dit gebied weer en doen aanbevelingendaarover.

1. Wet maatschappelijke ondersteuning

Met ingang van 1 januari 2007 zal de feitelijke invoering van de Wet MaatschappelijkeOndersteuning (hierna WMO) een feit zijn.

De gemeente Schiedam heeft de implementatie van de WMO samen met de gemeenteVlaardingen en Maassluis opgepakt. De gemeenteraad van Schiedam heeft de WMO-verordening voor 1 oktober 2006 vastgesteld, waardoor de gemeente per 1 januarihandelingsvrijheid behoudt.

Wij benadrukken dat de WMO belangrijke financiële consequenties heeft en dat hetnoodzakelijk is dat de gemeente de interne beheersing van deze uitgaven op een hoog niveauheeft.

Wij adviseren u de voortgang van de (beleids)ontwikkelingen en de financiële consequenties vande WMO te blijven monitoren.

2. Verhoogde aandacht voor fraude en integriteit

Bij onze controle krijgt analyse van de specifieke frauderisico's binnen de gecontroleerdeorganisatie een meer prominente plaats. Evenals in eerdere jaren moet uw organisatie inzichthebben in de frauderisico's. De internationale controlerichtlijnen schrijven voor dat dezefrauderisicoanalyse expliciet moet worden gemaakt en met de gemeente worden besproken. Indit kader heeft u reeds ten behoeve van de controle 2005 hiervoor een eerste aanzet gemaakt.

Door een wijziging van de Ambtenarenwet in maart 2006, met als gevolg dat elkeoverheidsorganisatie voortaan jaarlijks verslag dient uit te brengen over het gevoerdeintegriteitsbeleid, is dit onderwerp eens te meer op de agenda gezet. In de ambtenarenwet is nuonder andere geregeld dat van kwetsbare functies een overzicht dient te worden bijgehouden enmaatregelen dienen te worden getroffen ter voorkomen van integriteitsinbreuken. Dit betreftfuncties die extra risico's op integriteitsinbreuken met zich brengen in verband met onder meerhet werken met gevoelige informatie, het kunnen beschikken over geld en de omgang metzakelijke relaties.

Tot het voeren van het integriteitsbeleid horen ook het bewaken (o.a. door periodieke interneaudits), het rapporteren en het evalueren.

Deloitte

Bijlage 1 - 23 januari 200707R0009

Volgens een gegeven standaard zal de overheidswerkgever aan het politiek verantwoordelijkorgaan, in uw geval de gemeenteraad, jaarlijks een rapportage moeten uitbrengen over degetroffen integriteitsmaatregelen en -voorzieningen. Ook zal het college van burgemeester enwethouders als bevoegd gezag jaarlijks moeten rapporteren aan de ondernemingsraad.

Wij adviseren u de gevolgen van de wijziging van de Ambtenarenwet te inventariseren en testarten met datgene wat met ingang van 1 maart 2006 verplicht is gesteld.

3. Wet op de grondexploitatie

Op 1 september 2005 is aan de Tweede Kamer het wetsvoorstel van de Grondexploitatiewet(Grexwet) aangeboden. De meest in het oog springende wijzigingen in de Grexwet hebbenbetrekking op:

• de mogelijkheid voor gemeenten om eisen te stellen aan de concrete invulling van teontwikkelen locaties (locatie-eisen);

• om kosten te verhalen die samenhangen met de exploitatie van de betreffende gronden(kostenverhaal).

In het bestemmingsplan kunnen locatie-eisen worden opgenomen die betrekking hebben op deuitvoering ervan. Een voorbeeld hiervan is het opnemen van voorschriften omtrent te realiserenwoningbouwcategorieën. Daarnaast zal de gemeente een exploitatieplan moeten opstellen waarinondermeer een exploitatieopzet, omschrijvingen van werkzaamheden betreffende hetbouwrijpmaken, inrichting openbare ruimte en aanleg van nutsvoorzieningen moet zijnopgenomen.

Daarnaast komt er een wettelijk instrumentarium voor het kostenverhaal, bestaande uit eenverplichting tot kostenverhaal voor specifiek aan te wijzen gronden op basis van een vasteberekeningsmethode. De bijdrageverplichting wordt gekoppeld aan de bouwvergunning.

Ook komt er een limitatieve lijst van kosten die mogen worden verhaald. Onderdeel vanverhaalbare kosten worden ook kosten buiten het plangebied zoals aansluitwegen en anderebovenwijkse voorzieningen. Wanneer de grexwet zal worden ingevoerd is onzeker. Verwachtwordt pas in de loop van 2007, maar het is zeker mogelijk dat dit ook later zal worden. Degrexwet zal gevolgen kunnen hebben voor de gemeentelijke organisatie, noodzakelijke capaciteiten expertise. Wij adviseren u hierop zoveel mogelijk te anticiperen.

Deloitte

Bijlage 1 - 33 januari 200707R0009

4. Wetsvoorstel gemeenschappelijke regelingen

In het rapport "Democratische Legitimatie Intergemeentelijke Samenwerkingsverbanden" vanhet Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) zijn adviezen opgenomenom de democratische legitimatie van gemeenschappelijke samenwerkingsverbanden tevergroten. In dit rapport gaat het vooral om Gemeenschappelijke Regelingen. Het kabinet staatmet het Wetsvoorstel gemeenschappelijke regelingen op het standpunt om het bestuur van deGemeenschappelijke Regeling monistisch te laten. Een Gemeenschappelijke Regeling is volgenshet kabinet een verlengstuk van het lokaal bestuur. Het toezicht op GemeenschappelijkeRegelingen door de gemeenten zal worden versterkt en het toezicht van de provincies opGemeenschappelijke Regelingen zal geleidelijk worden afgebouwd. Het monistische karaktervan een Gemeenschappelijke Regeling betekent dat het Dagelijks Bestuur wordt gevormd uit hetAlgemeen Bestuur. De rol van eigenaar/bestuurder en klant/opdrachtgever wordt derhalve dooreenzelfde bestuurder (college van burgemeester en wethouderslid) ingevuld. Om toch dedemocratische legitimatie van Gemeenschappelijke Regelingen te versterken worden anderemaatregelen voorgesteld.

Zo kan het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling actief raadsleden bij de regelingbetrekken door te luisteren naar raadsleden, lesmodules voor raadsleden te ontwerpen, informatievia bijvoorbeeld internet toegankelijk te maken, informatie (agenda's en verslagen), drie wekenvóór vergaderingen van het AB/DB aan de gemeenteraden te sturen en raadsleden in een vroegstadium te betrekken bij belangrijke besluiten van het Algemeen Bestuur.

Voorts is het belangrijk dat de gemeenteraad via een Nota verbonden partijen meerjarig kadersstelt waarin onder andere duidelijke uitspraken worden gedaan over de rol alseigenaar/bestuurder, klant/opdrachtgever, te ontvangen diensten en producten, de financiëlebijdrage, tijdigheid en kwaliteit van de informatievoorziening zoals de begroting (vóór15 september), tussentijdse rapportages, de jaarrekening (vóór 15 april) risico's enuittredingsbepalingen. In de paragraaf verbonden partijen in de begroting en jaarrekening van degemeente kunnen deze zelfde onderwerpen jaarlijks dan terugkomen op de agenda. In deparagraaf verbonden partijen wordt het meerjarige beleid zoals opgenomen in de Nota verbondenpartijen per verbonden partij nader ingevuld voor komend jaar. Bij de paragraaf Verbondenpartijen in de jaarrekening wordt de uitvoering van dit beleid ten aanzien van en door deGemeenschappelijke Regeling verantwoord en geëvalueerd.

De gemeenteraad doet er ook goed aan periodiek het functioneren van een GemeenschappelijkeRegeling te evalueren. Hier kan ook de rekenkamer(functie) bij worden ingezet. Verder is heteen suggestie om een "werkgroep"samen te stellen uit ambtenaren van de deelnemendegemeenten, die een deskundig advies voor het college van burgemeester en wethouders schrijvenbij de begroting, jaarrekening (incl. accountantsrapportage) en tussentijdse rapportages van deGemeenschappelijke Regeling.

Deloitte

Bijlage 1 - 43 januari 200707R0009

In aansluiting hierop is het voorstel dat de Ministeries financiële middelen voormedebewindstaken (specifieke uitkeringen) niet rechtstreeks aan GemeenschappelijkeRegelingen uitkeert, maar altijd aan de deelnemende gemeenten. De gemeenten betalen dezegelden door en zijn "gedwongen"over de besteding van deze financiële middelenverantwoording af te leggen. Dit versterkt de aandacht voor het sturen, afleggen vanverantwoording en het houden van toezicht op deze Gemeenschappelijke Regelingen.

5. Wet electronische bekendmaking

Per 1 januari 2008 zullen naar verwachting de bekendmakingswet en enkele andere wettenwijzigen in verband met de electronische bekendmaking van algemeen verbindendevoorschriften. Het ministerie van BZK heeft hiertoe het wetsvoorstel, de Wet electronischebekendmaking in voorbereiding. Aanleiding voor deze wetswijziging is de opkomst van deelectronische media, in het bijzonder internet, en de daaruit voortvloeiende mogelijkheden omburgers snel, goedkoop en volledig te informeren. Naast het voordeel van kosteloze toeganggedurende 24 per dag ziet BZK ook andere voordelen van electronische publicatie van decentraleregelgeving: betere zoekopties, lagere administratieve lasten voor burgers en bedrijven voorraadplegen van de regelgeving, efficiency voordelen voor de lokale overheden (t.b.v. taken alshet voorbereiden van regelgeving, deregulering, uitvoering, handhaving en derechtmatigheidstoets).

Op grond van de huidige gemeentewet zijn gemeenten verplicht de inwerkingtreding en/ofwijzigingen van de gemeentelijke regelgeving bekend te maken door plaatsing van het besluit inhet gemeenteblad. In de praktijk maken gemeenten de besluiten doorgaans bekend door meldingin een huis-aan-huisblad met de mededeling dat dit besluit voor iedereen kosteloos ter inzage ligtop het gemeentehuis. De Wet electronische bekendmaking voorziet ook in wijziging van degemeentewet. De gemeentewet zal de mogelijkheid scheppen om gemeentelijke publicatiebladenelectronisch in plaats van in papierenvorm uit te geven. Daarnaast zal de huidige praktijk(bekendmaking via een huis-aan-huisblad met terinzage legging) in de gemeentewet wordenverankerd. De electronische bekendmaking wordt dus geen verplichting, maar een alternatiefnaast de bestaande wijzen van bekendmaking. Een derde wijziging in de gemeentewet betreft deverplichting tot electronische publicatie van decentrale regelgeving.

Consequenties voor gemeenten

• Gemeenten zullen worden verplicht hun eigen regelgeving in geconsolideerde1 vorm vooreen ieder electronisch beschikbaar te stellen via internet.

1 Alle wijzigingen in de regelgeving moet worden ingevoegd in de oorspronkelijke regeling tot één doorlopendetekst.

Deloitte

Bijlage 1 - 53 januari 200707R0009

De wetswijziging houdt echter rekening met de mogelijkheid dat in de toekomst andereelectronische media de rol gaan vervullen die het internet thans speelt. Deze verplichting zalnaar verwachting vanaf 2008 voor gemeenten worden ingevoerd. Gemeenten zullen eenmaligde geldende eigen regelgeving op internet moeten publiceren en moeten ditregelingenbestand daarna ook onderhouden.

In opdracht van BZK ondersteunt het projectteam Decentrale Regelgeving van AdviesOverheid.nl gemeenten bij het publiceren van decentrale regelgeving op internet. Meerinformatie over dit project kunt u vinden op: www.advies.overheid.nl/decentrale-reqelqevina/.

6. Omgevingsvergunning

Per 1 januari 2008 treedt de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (hierna Wabo) inwerking. Het doel van deze wet is de vele verschillende (in totaal ca 25)vergunningenprocedures, waaronder vergunningen in rijksregelingen zoals de milieu- bouw- enmonumentenvergunning en vergunningen in provinciale en gemeentelijke verordeningen testroomlijnen in de zogenaamde "omgevingsvergunning"2. Met de inwerkingtreding van ditwetsontwerp per 1 januari 2008 is één procedure gecreëerd waarlangs de omgevingsvergunningvan provincies en gemeentes wordt aangevraagd en verleend.

Voor de aanvrager biedt deze verandering aanzienlijke voordelen. De aanvrager hoeft niet langermeerdere vergunningaanvragen op verschillende plaatsen (gemeente, provincie, afdeling bouwenen wonen, afdeling milieu, brandweer etc.) in te dienen maar kan volstaan met een enkeleaanvraag. Daarnaast is er sprake van één vergunningprocedure, één set van indieningvereisten(die overigens per aanvraag wel kan verschillen), één doorlooptijd, éénrechtsbeschermingprocedure en één bevoegd gezag. De aanvrager weet daardoor relatief snelwaar hij aan toe is. Kortom de omgevingsvergunning leidt tot lastenverlichting aan de kant vande aanvrager.

Het project Omgevingsvergunning wordt door het huidige kabinet om die reden gezien als eenvan de maatregelen om de administratieve lasten3 van burger en bedrijf substantieel teverminderen. Al met al zal de volledige introductie en implementatie binnen de lokale overheidzeker 4 jaar ( en mogelijk meer) in beslag gaan nemen.

Consequenties voor gemeenten

Het gaat onder meer om bouwvergunning, monumentenvergunning, sloopvergunning, aanlegvergunning, gebruiksvergunning,milieuvergunning, meldingen milieu, uitwegvergunning, APV-vergunning, WVO-vergunning voor indirecte lozingen,reclamevergunning, mijnbouwvergunning.

- De invoering van de omgevingsvergunning zal moeten leiden tot een vermindering van het aantal vergunningen met 200.000en een administratieve lastenreductie van ca. 33 miljoen euro.

Deloitte

Bijlage 1-63 januari 200707R0009

Alle gemeenten een e-loketDe introductie en verdere implementatie van de omgevingsvergunning leidt ertoe dat allegemeenten, provincies en waterschappen hun organisatie dienen in te richten zodat elektronischeaanvragen kunnen worden ontvangen.

Noodzaak tot vergaande samenwerking met ondersteuning van ICTDe Wabo leidt tot de noodzaak dat gemeentes en provincies intensief met elkaar gaansamenwerken, omdat er een nauwe afhankelijkheid tussen beiden organisaties gaat ontstaan.Immers afhankelijk van de aard van het bedrijf is hetzij de gemeente hetzij de provincie voor alleaspecten van de omgevingsvergunning verantwoordelijk. Dat betekent bijvoorbeeld dat bij grotemilieuhinderlijke installaties de provincie niet alleen de milieuvergunning verleent maar ook debouwvergunning en alle andere aspecten. Provincies beschikken echter niet zelf over dergelijkeexpertise en zullen deze in de praktijk bij de gemeenten moeten betrekken. Hierdoor ontstaat -versterkt door de relatief korte proceduretijd - een noodzaak tot snelle uitwisseling vaninformatie. Zonder vergaande standaardisatie in de samenwerking en vergaande inzet van ICT isdat niet mogelijk.

ICT-implementatie- en integratietrajectenVanzelfsprekend zullen bestaande ICT-instrumenten geïntegreerd moeten worden. Daarnaastzullen ook nieuwe ICT-instrumenten geïmplementeerd moeten worden met alle consequentiesvan dien. Te denken valt aan:

• Implementatie van mid-office systemen (Integration- en message-brokers enWorkflowsystemen);

• Aanpassingen in back-office systemen (Vergunningverlening- en handhavingsystemen,Document Management Systemen);

• Implementatie van e-Loketten en Portals;• Integratie van hierboven genoemde systemen.

Noodzaak tot organisatieaanpassingDe introductie van de omgevingsvergunning leidt mogelijk ook tot organisatieaanpassingen.Strikt genomen kan een overheid na ontvangst van een e-omgevingsvergunningaanvraag alledocumenten afdrukken en vervolgens binnen de organisatie uitzetten op de gebruikelijke manier.Echter daar waar vroeger elke vergunning een eigen procedure kende en er niet of nauwelijksonderlinge afhankelijkheden tussen de verschillende vergunningen bestonden, zullen allevergunningaspecten nu binnen een procedure moeten worden afgehandeld en in eenvergunningdocument vertaald. Daarmee ontstaat mogelijk de noodzaak tot organisatorischeintegratie van de vergunningverlening.

Wij adviseren u tijdig te starten met dit omvangrijke project.