Bijlage H - Instructie Inpakken

8/7/2019 Bijlage H - Instructie Inpakken

1/10


2/10


3/10

Recensiehistorie

Versie Datum Recensent Opmerking

0.3 26 september M. Schram, J. IJsselstein, H van Oijen

Datum

1 november 2006

Titel

Inpakinstructie

Versie

1.2

Blad

2 van 9


4/10


5/10


6/10

2 Inventarislijsten en verzendlijsten.

2.1 Inventarislijst per portefeuille

Bij de instructie voor de inventarisaties is rekening gehouden met het kunnen printen van een inventarislijst

per portefeuille hulpkaarten of veldwerken. Deze lijst geeft tot op documentniveau informatie over wel/niet

aanwezig, formaat, bijlage etc. Een print van deze lijst wordt vooraan in elke portefeuille gelegd. Voor het

scannen is deze lijst belangrijk, om uitzonderingen (afwijkende formaten) te onderkennen en ook voor het

indexeren van bijlagen en onderbrekingen in de reeksen (afwezige documenten) te kennen. De

inventarisatielijsten worden naast de analoge vorm in de portefeuilles, ook in digitale vorm aangeboden. De

digitale vorm wordt centraal geselecteerd uit het systeem Inventarislijst. Om een correcte portefeuille-indeling

te krijgen moet de overzichtlijst van de indeling kort voor verzending worden aangeboden aan ICT ( Henk

Veen). Alleen dan kunnen correcte inventarislijsten per portefeuille worden geprint.

De documenten worden uniform in volgorde van nummering in de portefeuille opgeborgen, beginnend met het

laagste nummer en vervolgens oplopend. In die gevallen waar een andere volgorde gehanteerd is zullen

tijdens het voorbereiden voor het scannen de documenten in de juiste volgorde gelegd worden.

2.2 Verzendlijsten

Voor het verzenden naar het scanbedrijf worden de portefeuilles verpakt in verhuisdozen. Deze dozen

worden gestapeld tot pallets. Een verzending bestaat vervolgens weer uit meerdere pallets per vestiging. Voor

deze verzending wordt gebruik gemaakt van uniforme verzendlijsten. De lijst bestaat uit de totalen perportefeuille, conform de voortgangslijsten in de vestigingen en wordt uitgebreid met kolommen voor

mapnummer en nummer van de verhuisbox . Deze nummers dragen de index van de vestiging, waarvandaan

ze worden verzonden. De mappen, verhuisboxen en pallets worden aan de buitenkant duidelijk zichtbaar

voorzien van etiketten met deze nummering. Op deze wijze is op de centrale locatie direct duidelijk van welke

vestigingen de archiefdelen afkomstig zijn. Dit bevordert een snelle informatiestroom en geeft ook een goed

inzicht bij de verwerking. Bedacht moet worden, dat op de centrale locaties voor scannen en

controleren/inpakken NA/RHC de zendingen van meerdere vestigingen bij elkaar komen en dat daar wel

overzicht in moet blijven bestaan.

De verzendlijst gaat in analoge vorm ( print) met de verzending mee. Daarnaast wordt een digitaal exemplaar

verstuurd naar de mailbox van de Belastingdienst. Het betreft steeds de selectie uit de lijst van hetgeen bij de

betreffende zending hoort.

n.b. De verzendlijst is een door de vestiging zelf opgemaakt excel-document, gebaseerd op de

voortgangslijst. De portefeuille-indeling moet op deze lijst nauwkeurig worden bijgehouden en

aangepast.

2.3 Stickering van mappen, verhuisboxen, pallets

De stickers voor de portefeuilles ( mappen) worden uniek voor Nederland genummerd en bestaan uit een

vestigingscode van twee letters, gevolgd door de letter H ( hulpkaart) of V ( veldwerk) en een viercijferig

nummer voor de portefeuilles. Levering is bij voorkeur in alfabetische volgorde van Kadastrale gemeenten,

waarbij steeds met een gehele gemeente wordt afgesloten. Bij uitzonderlijk grote gemeenten kan op niveau

Datum

6 september 2007

Titel

Inpakinstructie

Versie

1.0

Blad

5 van 9


7/10

van een sectie worden afgesloten. De verhuisboxen krijgen ook een landelijk unieke nummering van

vestigingscode van twee letters, gevolgd door de letter H of V en daarna door drie cijfers. De pallets worden

niet genummerd, omdat per zending slechts enkele pallets zijn betrokken. Elke portefeuille wordt voorzien van

een sticker aan de voorzijde ( geprint of met de hand ingevuld). Voor de verhuisbox komt deze aan de in het

zicht liggende korte zijkant.

Een voorbeeld van een verzendlijst is opgenomen onder punt 4

Datum

6 september 2007

Titel

Inpakinstructie

Versie

1.0

Blad

6 van 9


8/10

3 Wijze van inpakken

De veldwerken en hulpkaarten worden verpakt in verhuisboxen, waarvan de bovenkant kan worden gesloten.

Hierdoor is er geen risico van uitvallende documenten. De afmeting van een verhuisbox is 48x32x36 (bxdxh)

Veldwerken:

De veldwerkportefeuilles worden in twee rijen in een verhuisbox geladen met de korte zijkant naar boven

gericht. De portefeuilles worden met de open zijde naar binnen opgeborgen, in dezelfde volgorde als in de

archiefkasten. Op deze wijze kunnen per verhuisbox twee rijen van ca. 12 portefeuilles worden ingepakt. Elke

box wordt voorzien van een inhoudslijst.

Hulpkaarten:

De hulpkaartportefeuilles worden liggend ingepakt, waarbij de mappen om en om worden gelegd. Hierbij

wordt de volgorde: laatste portefeuille onderin en de eerste bovenaan !. Je moet dus wel kijken hoeveel

portefeuilles in de betreffende box worden ingepakt. Deze volgorde is belangrijk, omdat de scanner dan op

volgorde kan werken, zonder eerst de box leeg te moeten halen. Er zullen ca. 15 mappen per box ingepakt

kunnen worden. Elke box wordt voorzien van een inhoudslijst.

Verhuisboxen/pallets

De verhuisboxen worden gestapeld tot pallets van 96x96x108 (bxdxh). Dit gebeurt door stapeling in 3 lagen

van elk 5 verhuisboxen. De stapeling gebeurt in (metsel)verband. Om de pallets komt een laag folie, om het

uitvallen van boxen uit de pallet tijdens het vervoer te voorkomen.

Grootformaten

De bijlagen met de afwijkende formaten model 65 en planformaat worden verpakt in sluitbare mappen/dozen

passend bij het formaat, waarbij model 65 en planformaten afzonderlijk worden verpakt. . Per zending worden

hiervan dezelfde gemeenten geleverd, als zijn opgenomen bij de normale formaten. Er wordt een lijst

opgemaakt met de nummers van deze grootformaten. De volgorde is gelijk aan de volgorde van de normale

documenten. Op deze wijze kan het scanbedrijf ook volgordelijk werken met het scannen van de bijlagen. De

map/doos wordt voorzien van een sticker met daarop het laagste en het hoogst genummerde document.

Veldwerken en hulpkaarten worden in afzonderlijke mappen/dozen ingepakt.

De lijsten worden als print bij de mappen/dozen ingesloten en tevens ook in digitale vorm verzonden naar deafgesproken mailbox van de belastingdienst.

Zie het voorbeeld onder punt 4

Omnibusveldwerken:

De omnibusveldwerken of dienstjaarveldwerken worden in aparte portefeuilles aan de belastingdienst

aangeboden. Het betreft steeds de eerste portefeuille(s) van de kadstrale gemeente. Deze portefeuille wordt

aangeduid met Gemeente en dienstjaar (bijv.: Aalst dienstjaar 1845-1859, Aalst dienstjaar 1860-1879 ). Er

wordt geen inhoudslijst toegevoegd. Wel worden aan de belastingdienst de indexbestanden ( excel-

Datum

6 september 2007

Titel

Inpakinstructie

Versie

1.0

Blad

7 van 9


9/10

documenten) geleved van de bij de verzending betrokken gemeenten. Als deze documenten er niet zijn,

omdat reeds een banderol /omslag met gegevens aanwezig is, dan wordt daarover een bericht in de mailbox

van de belastingdienst geplaatst: Geen excel-documenten met perceelindex aanwezig bij de

omnibusveldwerken. Dit voorkomt, dat men gaat zoeken naar iets wat er niet is.

4. Voordeelden:

Verzendlijst hulpkaarten

Vezendlijst Hulpkaarten Alkmaar

Zending Boxnummer Mapnummer Gem Code SectieVan Archief-

nummer

tot Archief-

nummer

1AMHB001 AMH0001 ABK00 A 1 128

1AMHB001 AMH0002 ABK00 B 1 153

1AMHB001 AMH0003 ABK00 C 1 203

1AMHB001 AMH0004 ADK00 A 1 150

1AMHB001 AMH0005 ADK00 A 151 300

1AMHB001 AMH0006 ADK00 A 301 450

1AMHB001 AMH0007 ADK00 A 451 589

1AMHB001 AMH0008 ADK00 B 1 150

1AMHB001 AMH0009 ADK00 B 151 267

1AMHB001 AMH0010 ADK00 C 1 108

1AMHB002 AMH0011 ADK00 D 1 150

1AMHB002 AMH0012 ADK00 D 151 300

1AMHB002 AMH0013 ADK00 D 301 450

1AMHB002 AMH0014 ADK00 D 451 600

1AMHB002 AMH0015 ADK00 D 601 708

1AMHB002 AMH0016 ADK00 E 1 150

1AMHB002 AMH0017 ADK00 E 151 228

1AMHB002 AMH0018 ADK00 F 1 15

1AMHB002 AMH0019 ADK00 G 1 3

1AMHB002 AMH0020 ADK00 H 1 6

1AMHB002 AMH0021 ADK00 I 1 3

1AMHB002 AMH0022 ADK00 K 1 150

1AMHB002 AMH0023 ADK00 K 151 331

1AMHB003 AMH0024 ADK00 L 1 198

1AMHB003 AMH0025 ADK00 M 1 2

Datum

6 september 2007

Titel

Inpakinstructie

Versie

1.0

Blad

8 van 9


10/10

Voorbeeld verzendlijst grootformaat hulpkaarten:

Verzendlijst model 65 vestiging Alkmaar

Zending boxnummer Kdstr. gemeente akr-code Sectie Archiefnr. Aanduiding

1AMA2 H0001 Abbekerk ABK00 A 90A

1AMA2 H0001 Abbekerk ABK00 B 101A

1AMA2 H0001 Abbekerk ABK00 B 102A

1AMA2 H0001 Abbekerk ABK00 C 191AMA2 H0001 Abbekerk ABK00 C 22

1AMA2 H0001 Abbekerk ABK00 C 85A

1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 C 74A

1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 D 31

1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 D 50

1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 D 65A

1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 F 3A

1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 F 21A

1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 G 65

1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 G 298A

1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 G 311A

1AMA2 H0002 Alkmaar AKMR01 A 415

1AMA2 H0002 Alkmaar AKMR01 A 448

1AMA2 H0002 Alkmaar AKMR01 A 733A

1AMA2 H0002 Alkmaar AKMR01 A 740A

1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 B 245

1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 B 740A

1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 32

1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 44

1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 489A









Datum

6 september 2007

Titel

Inpakinstructie

Versie

1.0

Blad

9 van 9

Bijlage H - Instructie Inpakken

Documents

Transcript of Bijlage H - Instructie Inpakken