Beter in - Businezz | De beste boeken voor jou€¦ · Praktische adviezen voor betere rapporten De...

113

978 90 395 2734 4

Beter in rapporteren

Beter in rapporteren helpt je om betere teksten te schrijven. Het gaat om langere zakelijke teksten zoals rapporten, papers, verslagen en scripties. In negen hoofd-stukken komen alle onderwerpen aan bod die belangrijk zijn als je beter wilt leren rapporteren: van ‘hoe zit een rapport in elkaar’ en ‘hoe begin je’ tot ‘hoe schrijf je aantrekkelijk’ en ‘hoe werk je de tekst netjes af’.

Praktische adviezen voor betere rapportenDe serie Beter in … onderscheidt zich door een laagdrempelige opzet, met een minimum aan theorie en een maximum aan direct toepasbare regels en voor-beelden. Alle regels én voorbeelden worden helder en systematisch gepresen-teerd in overzichtelijke tabellen.

Zo leer je sneller en doorzie je gemakke-lijker hoe je een goed rapport opbouwt.

Direct oefenenElk hoofdstuk in het boek sluit af met een duidelijke samenvatting en afsluitende oefeningen. Docenten kunnen hier ook gebruik van maken tijdens de lessen. Op AcademicX.nl vind je extra oefeningen bij elk hoofdstuk.

Een echte praktijkhulpBeter in rapporteren richt zich op hbo-studenten en is door de toegankelijke opzet zeer geschikt voor gebruik tijdens de les én voor zelfstudie. De combinatie van boek en portal maken dit product tot een echte praktijkhulp, gebaseerd op de vragen die leven in het onderwijs van nu.

Manon Rundervoort is hogeschooldocent bedrijfscommunicatie. Daarnaast werkt zij vanuit haar Schrijfpraktijk als freelance copywriter en trainer voor verschillende opdrachtgevers.

Eric Tiggeler is tekstschrijver en ontwikkelt communicatie-trainingen voor het Taalcentrum-VU. Hij schreef eerder onder andere Vraagbaak Nederlands, Check je tekst, Beter in spelling en Beter in Nederlands.

ru

nd

er

vo

or

t, tig

ge

ler


+ O N L I N E O E F E N I N G E N

Beter in rapporterenManon Rundervoort, Eric Tiggeler

Beter in rapporteren.indd Alle pagina's 08-01-14 15:29

Beter in rapporteren Manon Rundervoort, Eric Tiggeler

BIR-3.indd 1 20-12-13 15:11

Meer informatie over deze en andere uitgaven kunt u verkrijgen bij:BIM Media B.V. Postbus 162622500 bg Den Haagtel.: (070) 304 67 77www.bimmedia.nl

Gebruik onderstaande code om dit boek eenmalig toe te voegen aan je boekenplank op www.AcademicX.nl.Let op: je kunt deze code maar één keer gebruiken.

© 2014 BIM MediaAcademic Service is een imprint van BIM Media B.V.

Omslagontwerp: Studio Bassa, CulemborgOntwerp binnenwerk: Holland Graphics, Amsterdam

isbn 978 90 395 2734 4nur 113

Alle rechten voorbehouden. Alle intellectuele eigendomsrechten, zoals auteurs- en databankrechten, ten aanzien

van deze uitgave worden uitdrukkelijk voorbehouden. Deze rechten berusten bij Sdu Uitgevers bv en de auteur.

Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen, mag niets uit deze uitgave worden

verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of

op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder

voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Voor zover het maken van reprografi sche verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel

16 h Auteurswet, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting

Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit

deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich te

wenden tot de Stichting pro (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, Postbus 3060, 2130 KB

Hoofddorp, www.cedar.nl/pro). Voor het overnemen van een gedeelte van deze uitgave ten behoeve van com-

merciële doeleinden dient men zich te wenden tot de uitgever.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, kan voor de afwezigheid van

eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden de auteur(s), redacteur(en)

en uitgever deswege geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventueel voorkomende fouten en

onvolledigheden.

BIR-3.indd 2 20-12-13 15:11

3

Hoe gebruik je dit boek?

Beter in rapporteren helpt je om betere teksten te schrijven. Het gaat om langere zakelijke teksten zoals rapporten, papers, verslagen en scripties. In negen hoofdstukken komen alle onderwerpen aan bod die belangrijk zijn als je beter wilt leren rapporteren: van ‘hoe zit een rapport in elkaar’ en ‘hoe begin je’ tot ‘hoe schrijf je aantrekkelijk’ en ‘hoe werk je de tekst netjes af ’.

Maak de oefeningen op AcademicX.nlAcademicX.nl is de toets- en oefenportal van Academic Service. Daar vind je bij elk hoofdstuk uit het boek een aantal vragen en opdrachten. De feedback op je resultaten geeft direct aan welke onderdelen je speciale aandacht nodig hebben.

InloggenOm je te registreren en in te loggen op AcademicX.nl heb je een activerings-code nodig. Je vindt die code op de pagina hiernaast. Na registratie heb je onbeperkt toegang tot het extra studiemateriaal.

Persoonlijke voortgangAcademicX houdt je score bij, ook als je even stopt met de toets. Je kunt ook vragen overslaan, of teruggaan naar eerdere vragen. Dat is prettig, want soms verwerf je een bepaald inzicht als je wat meer vragen beantwoord hebt. Per toets zie je de score en de voortgang. Hierdoor kun je zelfstandig werken.

C Tips en waarschuwingen herken je aan deze opmaak.

Kijk op AcademicX.nl voor oefenmateriaal en extra uitleg.

BIR-3.indd 3 20-12-13 15:11

4

De serie Beter in …

Meer inzicht in de regels van de taalDe serie Beter in … onderscheidt zich door een laagdrempelige opzet, met een minimum aan theorie en een maximum aan direct toepasbare regels en voorbeelden. Alle regels én voorbeelden worden helder en systematisch gepresenteerd in overzichtelijke tabellen. Zo leer je sneller en doorzie je gemakkelijker hoe de Nederlandse taal werkt.Op de portal AcademicX.nl vind je informatie over bestaande en nieuwe titels in deze reeks, zoals Beter in spelling, Beter in Nederlands en Beter in gesprekstechnieken.

Voor wie?Beter in rapporteren richt zich op hbo-studenten. Door de systematische en laagdrempelige opzet is het zeer geschikt voor gebruik tijdens de les én voor zelfstudie. Het is een echte praktijkhulp, gebaseerd op de vragen en behoeften binnen het onderwijs van nu.

Waarom?Hbo-studenten van nu leren anders dan hbo-studenten van tien jaar geleden. Beter in … speelt daarop in. Overzichtelijke korte teksten, altijd een praktijk-gericht voorbeeld, en de portal AcademicX.nl met oefeningen en heldere feedback op onjuiste antwoorden.

Oefeningen: in het boek en onlinePer onderwerp test je je kennis in korte oefeningen; elk hoofdstuk sluit af met een heldere puntsgewijze samenvatting en afsluitende oefeningen. Op de portal AcademicX.nl vind je een begintoets bij het boek en extra oefenin-gen bij elk hoofdstuk.

BIR-3.indd 4 20-12-13 15:11

5

Inhoud

1 Een goed rapport schrijven, hoe doe je dat? 91.1 Inhoud van dit hoofdstuk 91.2 Wat is een rapport? 91.3 Uitgangspunten voor goede rapporten 91.3.1 De tekst is leesbaar 101.3.2 De tekst is doelgericht 101.3.3 De tekst is verzorgd en foutloos 101.4 Hoe ziet een rapport er eigenlijk uit? 111.4.1 Omslag en titelpagina 111.4.2 Van voorwoord tot bijlagen: de rapporttekst 111.5 Een goed rapport schrijven in acht stappen 131.6 Samenvatting 15

2 Stap 1: breng je opdracht in kaart 172.1 Inhoud van dit hoofdstuk 172.2 Bepaal waarover je gaat schrijven: wat is het onderwerp? 172.3 Weet voor wie je schrijft: wie is je lezer? 182.4 Bedenk wat je met je tekst wilt bereiken: wat is je doel? 192.5 Formuleer de vraag die je in de tekst beantwoordt 202.6 Samenvatting 232.7 Afsluitende oefeningen 24

3 Stap 2: verzamel informatie 273.1 Inhoud van dit hoofdstuk 273.2 Brainstormen 273.3 Informatie verzamelen: desk research en fi eld research 283.4 Samenvatting 303.5 Afsluitende oefening 30

4 Stap 3: bepaal de indeling 314.1 Inhoud van dit hoofdstuk 314.2 Selecteer en orden in een tekstplan 314.3 Kies een basisindeling 334.3.1 Basindeling voor een informerend rapport 334.3.2 Basindeling voor een verklarend rapport 354.3.3 Basindeling voor een adviserend rapport 354.3.4 Basindeling voor een beoordelend rapport 364.4 Veelvoorkomende formats voor rapporten 374.4.1 Het onderzoeksrapport 374.4.2 Het literatuurverslag 38

BIR-3.indd 5 20-12-13 15:11


6

4.4.3 Het refl ectieverslag 394.4.4 Het projectplan 404.4.5 Het projectverslag 404.4.6 Het stageverslag 404.4.7 Indeling van korte rapporten: memo’s en notities 414.5 Samenvatting 424.6 Afsluitende oefeningen 42

5 Stap 4: schrijf de eerste versie 455.1 Inhoud van dit hoofdstuk 455.2 Op gang komen met het schrijven 455.3 De inleiding: neem de lezer mee je rapport in 465.4 Het middendeel: orden in hoofdstukken en paragrafen 495.5 De conclusie: beantwoord de centrale vraag 505.6 De alinea: geef je informatie stap voor stap 515.7 Samenvatting 555.8 Afsluitende oefeningen 55

6 Stap 5: verduidelijk de samenhang 596.1 Inhoud van dit hoofdstuk 596.2 Voeg inleidende en afsluitende teksten toe 596.3 Kies goede titels en tussenkopjes 606.4 Gebruik structuurwoorden 626.5 Gebruik ondersteunende beelden 636.6 Samenvatting 646.7 Afsluitende oefeningen 64

7 Stap 6: maak je tekst overtuigend 677.1 Inhoud van dit hoofdstuk 677.2 Bouw je argumentatie goed op 677.3 Onderbouw met feiten en cijfers 697.4 Verwijs naar ander onderzoek 707.5 Gebruik voorbeelden 717.6 Gebruik herhalingen 717.7 Maak vergelijkingen 717.8 Samenvatting 727.9 Afsluitende oefeningen 72

8 Stap 7: schrijf heldere taal 758.1 Inhoud van dit hoofdstuk 758.2 Schrijf actief 758.2.1 Gebruik de lijdende vorm met mate 758.2.2 Wees voorzichtig met naamwoordstijl 778.3 Schrijf korte, heldere en eenvoudige zinnen 79

BIR-3.indd 6 20-12-13 15:11

Inhoud

7

8.3.1 De lange aanloop – houd het eerste zinsdeel kort 808.3.2 Beperk werkwoordstapels 818.4 Gebruik duidelijke woorden 818.5 Pas op voor stijlfouten 838.6 Let op spelling en correct Nederlands 848.7 Samenvatting 848.8 Afsluitende oefeningen 85

9 Stap 8: werk je tekst af 879.1 Inhoud van dit hoofdstuk 879.2 De vaste onderdelen van je rapport 879.3 Het omslag 889.4 De titelpagina 889.5 Het voorwoord 899.6 De samenvatting en de managementsamenvatting 909.7 De inhoudsopgave 929.8 De inleiding 949.9 De hoofdtekst: het middendeel 959.10 Het slot 959.11 De literatuurlijst 959.11.1 Titels van boeken, rapporten e.d. 979.11.2 Artikelen en webpublicaties 979.11.3 Bronverwijzingen in de lopende tekst 999.11.4 Bronverwijzingen via noten 1019.12 Bijlagen 1019.13 Tips voor de vormgeving van je tekst 1029.14 Samenvatting 1049.15 Afsluitende oefeningen 104

10 Antwoorden bij de oefeningen 109

BIR-3.indd 7 20-12-13 15:11

9

1 Een goed rapport schrijven, hoe doe je dat?

Wat is een rapport eigenlijk? Dat beschrijven we in dit eerste hoofdstuk. Daarbij besteden we ook aandacht aan de drie uitgangspunten die je altijd voor ogen moet hebben als je een tekst gaat schrijven.

1.1 Inhoud van dit hoofdstuk1.2 Wat is een rapport?1.3 Uitgangspunten voor goede rapporten1.4 Hoe ziet een rapport er eigenlijk uit?1.5 Een goed rapport schrijven in acht stappen1.6 Samenvatting

1.2 Wat is een rapport?Rapport is een algemene naam voor verschillende soorten teksten die je kunt schrijven voor je studie of werk. In plaats van rapport komen ook wel andere namen voor, zoals nota, verslag, notitie, scriptie, werkstuk en paper. Bovendien zijn er allerlei soorten rapporten:

■ onderzoeksplannen, onderzoeksverslagen; ■ adviesrapporten, evaluatierapporten, stage- en projectverslagen; ■ beleidsnota’s (om nieuw beleid te ontwikkelen en vast te leggen).

Ondanks de verschillen hebben al die soorten rapporten ook veel gemeen. Daarom gebruiken we in dit boekje het algemene woord rapport, maar de adviezen die we geven gelden ook voor veel van die vergelijkbare teksten. Soms zijn er wel verschillen, bijvoorbeeld in de opbouw van een rapport. Bij dat onderwerp besteden we daarom extra aandacht aan specifi eke soorten rapporten.

1.3 Uitgangspunten voor goede rapportenWat maakt een rapport tot een goede, eff ectieve tekst? Hieronder lees je drie belangrijke uitgangspunten voor goede rapporten. Deze uitgangspunten moet je altijd meenemen als je schrijft; dat minimaliseert de kans dat je rapport ongelezen blijft.

BIR-3.indd 9 20-12-13 15:11


10

1.3.1 De tekst is leesbaarEen rapport heeft een doel: ervoor zorgen dat de lezer zichzelf snel en met zo min mogelijk moeite kan informeren. Verplaats je dus in de lezer: een manager die een rapport moet doornemen om te weten wat voor organisa-tieadvies erin staat, zit niet te wachten op een lange en ingewikkelde tekst. Lezers scannen de tekst en willen snel tot de kernboodschap doordringen. Dus haken ze af bij moeilijke woorden en omslachtige volzinnen.

Uitgangspunt 1: Je schrijft voor de lezer.De tekst is leesbaar.

1.3.2 De tekst is doelgerichtJij schrijft je rapport met een doel, want je wilt iets van de lezer. Je wilt het bestuur van de bibliotheek informeren over de kwaliteit van de website van de organisatie. Of je wilt dat bestuur adviseren hoe ze hun website kunnen verbeteren. Alles wat in de tekst staat, moet bijdragen aan je doel. Je lezers zitten niet te wachten op bijzaken of uitweidingen: ze willen na het lezen direct een duidelijk beeld hebben. Wat moeten ze weten, vinden, doen?

Zorg er dus voor dat je weet welk doel je tekst dient, én zorg dat dat duidelijk uit de tekst blijkt. Welk doel je tekst heeft, bepaal je zelf (als je de tekst op eigen initiatief schrijft), of het moet duidelijk worden uit de opdracht. Is de opdracht niet duidelijk? Stel dan vragen aan je opdrachtgever over het onderwerp (hoe smal of breed moet je het opvatten?) en het doel (wat voor soort tekst moet het worden, wat moet de tekst bij de lezer bereiken?).

Uitgangspunt 2: Je schrijft de tekst met een doel. Alles wat erin staat, draagt bij aan dat doel.

1.3.3 De tekst is verzorgd en foutloosIs zorgvuldige afwerking van de tekst belangrijk? Ja! Lezers hebben een bepaalde verwachting. Hoe begin je, hoe bouw je de tekst op, welke indeling kies je, hoe sluit je af? Lezers verwachten dat schrijvers zich houden aan allerlei normen, of het nu om de lay-out gaat, om de indeling of de formule-ring. Dus houd je daar ook aan.

En natuurlijk verwachten lezers een foutloze tekst. Een bedrijf dat een rommelig opgemaakt rapport publiceert, maakt een slechtere indruk dan een bedrijf dat wél aandacht besteedt aan zijn presentatie. Schrijf dus een verzorgde tekst, die niet negatief opvalt door een beroerde afwerking.

BIR-3.indd 10 20-12-13 15:11


11

Uitgangspunt 3: Je besteedt tijd aan de afwerking. De tekst is verzorgd en foutloos.

1.4 Hoe ziet een rapport er eigenlijk uit?Een rapport bevat altijd een aantal vaste onderdelen. Daarnaast zijn er onderdelen die soms wel en soms niet in een rapport of verslag worden opgenomen. Hieronder presenteren we de vaste onderdelen in vogel-vlucht. Zo krijg je een beeld van de vaste onderdelen van elk rapport. Bij elk onderdeel staat aangegeven waar je er in dit boekje meer informatie over vindt.

1.4.1 Omslag en titelpagina

Hogeschool Spangion

Opleiding Bestuurskunde

Citymarketing voor Rotterdam

Leren van best practices

Hogeschool Spangion

Opleiding Bestuurskunde

Citymarketing voor RotterdamLeren van best practices

Amsterdam, oktober 2013

Emma Bodil

Begeleidend docent: G. Brouwer MBA

Omslag en titelpagina zijn het eerste wat je lezer ziet, maar je voegt ze als laatste toe: wanneer de tekst van het rapport klaar is. Wat zet je op omslag en titelpagina? Je leest meer over het omslag in 9.3 en over de titelpagina in 9.4.

1.4.2 Van voorwoord tot bijlagen: de rapporttekstHieronder zie je een voorbeeld van een inhoudsopgave bij een rapport. Dat geeft een goed beeld van de vaste tekstonderdelen. In dit voorbeeld gaan

BIR-3.indd 11 20-12-13 15:11


12

we uit van een veelvoorkomende tekstsoort: het onderzoeksrapport. Over andere soorten rapporten lees je meer in hoofdstuk 4.

33

4

4

4

5

Inhoudsopgave

Voorwoord

Samenvatting

Hoofdstuk 1 Inleiding1.1 Aanleiding voor het onderzoek1.2 Doelstelling van het onderzoek1.3 Onderzoeksvragen1.4 Belang van het onderzoek1.5 Leeswijzer

Hoofdstuk 2 Theoretisch kader: citymarketing en toerisme 2.1 Wat is citymarketing?2.2 Hoe stimuleert citymarketing het toerisme?2.3 Strategieën en doelgroepen

Hoofdstuk 3 Onderzoeksopzet .1 Definities.2 Methode van onderzoek

Hoofdstuk 4 Best practices: succesvolle citymarketing .1 Amsterdam

4.1.1 Activiteiten en keuzes4.1.2 Resultaten

.2 Utrecht4.2.1 Activiteiten en keuzes4.2.2 Resultaten

.3 Groningen4.3.1 Activiteiten en keuzes4.3.2 Resultaten

Hoofdstuk 5 Conclusies en aanbevelingen .1 Wat is de meest effectieve aanpak?

5.2 Het succes van de Amsterdamse benadering5.3 Aanbevelingen voor Rotterdam

5.3.1 Richt citymarketing op één kerndoelgroep5.3.2 Kies voor vraaggerichte promotie5.3.3 Benut de volledige marketingmix

Literatuurlijst

BijlagenBijlage 1 Resultaten interviewsBijlage 2 cbs-gegevens toerisme in de grote steden

Het voorwoordEen toelichting op het rapport. Zie 9.5.

BIR-3.indd 12 20-12-13 15:11


13

De samenvattingDe belangrijkste informatie uit het rapport in een notendop. Een sterk inge-korte versie wordt ook wel ‘managementsamenvatting’ genoemd. Zie 9.6.

De inleidingHier vertel je waarover je rapport gaat. Zie 5.3.

Het middendeel: de hoofdtekstDe kern van je rapport: helder geordende hoofdstukken en paragrafen. Over de opbouw daarvan lees je meer in hoofdstuk 4. Over het schrijven zelf lees je in de volgende hoofdstukken:

■ Hoofdstuk 5: een eerste versie schrijven ■ Hoofdstuk 6: de samenhang verduidelijken ■ Hoofdstuk 7: goed argumenteren ■ Hoofdstuk 8: heldere taal gebruiken

Conclusie en aanbevelingenHier geef je het antwoord op de vragen die je hebt behandeld. Lees meer in 5.5.

LiteratuurlijstJe vermeldt volgens vaste regels de bronnen die je hebt gebruikt. Zie 9.11.

BijlagenIn bijlagen geef je aanvullende informatie. Zie 9.12.

1.5 Een goed rapport schrijven in acht stappenDit boekje leert je hoe je in acht stappen een rapport schrijft. In de eerste vier stappen ben je vooral bezig om het zware werk te doen: nadenken, ontwerpen, ordenen én schrijven. Vanaf stap 5 werk je verder aan de kwaliteit van je concepttekst: je maakt de tekst beter leesbaar, sterker en overtuigender. In de laatste stap, stap 8, werk je je tekst netjes af.

1. Breng je opdracht in kaartDenk na over doel en doelgroep van je tekst, formuleer een hoofdvraag.

2. Verzamel informatie Verzamel alles wat je al hebt over dit onderwerp en voer waar nodig fi eld- en desk research uit.

BIR-3.indd 13 20-12-13 15:11


14

3. Bepaal de indelingSelecteer en orden je informatie, bepaal de structuur en onderdelen van je tekst, in hoofdlijnen.

4. Schrijf de eerste versieVul de indeling: schrijf de conceptversie van je tekst.

5. Zorg voor samenhangHelp je lezer: maak de rode draad zichtbaar.

6. Maak je tekst overtuigendZorg voor sterke argumenten.

7. Gebruik heldere taalControleer je stijl: maak het rapport lezergericht.

8. Werk je tekst afVoeg de laatste onderdelen toe, loop de tekst nog eens na.

Waarom niet meteen beginnen met schrijven?Zijn al die stappen in het schrijven wel nodig? Kun je niet beter meteen beginnen met schrijven? Dat lijkt verleidelijk, zeker als je in tijdnood zit. Dan heb je tenminste iéts op papier, want zo lijkt het of je al bezig bent met het defi nitieve resultaat. Toch is dat niet handig. Want als je zonder voorbereiding gaat schrijven, doe je verschillende dingen tegelijk. Je schrijft, maar je moet ook nadenken over de inhoud, en nadenken over wat waar komt. Het risico is groot dat je werk voor niets doet: je schrijft pagina’s die er uiteindelijk niet in passen, je bent veel bezig met formuleren en herformuleren. Daarom werkt het veel beter om de stappen hierboven te volgen.

Het voordeel van zo’n manier van werken is dat je niet met alles tegelijk bezig bent. Je bedenkt eerst een ruwe opzet voor de indeling; pas daarna ga je schrijven. Bovendien kun je je plan gemakkelijk bijstellen. Misschien ontdek je tijdens het schrijven dat een onderwerp toch niet zo belangrijk is als je dacht. Dan pas je je indeling aan: je kort een hoofdstuk in, of je draait twee paragrafen om. Omdat je werkt vanuit een plan, is het veel makkelijker om te schuiven en aanpassingen te doen en tóch overzicht te houden.

BIR-3.indd 14 20-12-13 15:11


15

1.6 SamenvattingRapport is een algemene naam voor verschillende soorten teksten die je kunt schrijven voor je studie of werk. In plaats van rapport komen ook wel andere namen voor, zoals nota, verslag, notitie, scriptie, werkstuk en paper. In dit hoofdstuk heb je kennisgemaakt met de uitgangspunten voor een goed rapport:

■ De tekst is leesbaar. Een rapport moet de lezer snel en met zo min mogelijk moeite informeren.

■ De tekst is doelgericht. Je schrijft je rapport met een doel, want je wilt iets van de lezer. Zorg er dus voor dat je weet welk doel je tekst dient én dat dat duidelijk uit de tekst blijkt.

■ De tekst is verzorgd en foutloos.

Een rapport bevat altijd een aantal vaste onderdelen: ■ omslag en titelpagina ■ voorwoord ■ samenvatting ■ inleiding ■ middendeel: de hoofdtekst ■ conclusie en aanbevelingen ■ literatuurlijst ■ bijlagen (eventueel)

Schrijven doe je in stappen. Dit boekje leert je hoe je in acht stappen een rapport schrijft. In de eerste vier stappen ben je vooral bezig om het zware werk te doen: nadenken, ontwerpen, ordenen én schrijven. Vanaf stap 5 werk je verder aan de kwaliteit van je concepttekst: je maakt de tekst beter leesbaar, sterker en overtuigender. In de laatste stap, stap 8, werk je je tekst netjes af.

BIR-3.indd 15 20-12-13 15:11

17

2 Stap 1: breng je opdracht in kaart

In het vorige hoofdstuk las je over het stappenplan om te komen tot een goed rapport. We starten nu met het doorlopen van deze stappen. In fase 1 begin je nog niet meteen met schrijven. Eerst bepaal je je opdracht: waarover gaatje rapport, wat is het doel van jouw rapport en voor wie schrijf je het?

2.1 Inhoud van dit hoofdstuk 2.2 Bepaal waarover je gaat schrijven: wat is het onderwerp?2.3 Weet voor wie je schrijft: wie is je lezer?2.4 Bedenk wat je met je tekst wilt bereiken: wat is je doel?2.5 Formuleer de vraag die je in de tekst beantwoordt2.6 Samenvatting2.7 Afsluitende oefeningen

2.2 Bepaal waarover je gaat schrijven: wat is het onderwerp?Voor je van start gaat, moet je bepalen waarover je gaat schrijven: wat is het onderwerp? Als je een tekst voor een opleiding of voor je werk schrijft, dan ligt dat onderwerp meestal al vast. Je krijgt een schrijfopdracht. Bijvoorbeeld:

■ Onderzoek hoe het komt dat het loopbaanbeleid bij … niet van de grond komt.

■ Ga na welke maatregelen nodig zijn om meer publiek te trekken naar winkelcentrum X.

Als je een afstudeerrapport schrijft, bepaal je meestal zelf je onderwerp. Kies dan een onderwerp waar je voldoende informatie over kunt vinden om het goed te kunnen behandelen in de beperkte tijd die je hebt. Onderzoek liever een ‘klein’ onderwerp diepgaand, dan een breed onderwerp oppervlakkig.

Het is heel belangrijk om je onderwerp af te bakenen. Studenten kiezen vaak een onderwerp dat te breed is. Hoe moet het niet, en hoe kan het beter? Twee voorbeelden.

BIR-3.indd 17 20-12-13 15:11


18

Een te breed onderwerp Goed, afgebakend onderwerp

De arbeidsmarkt in Nederland Veranderingen in de arbeids participatie van vrouwen in Nederland sinds de jaren zestig

Bescherming van Nederland tegen het water

De veiligheid van de dijken om de Waarderpolder

Vertel al in je inleiding tot welk deelgebied je je beperkt: ■ Mijn onderwerp, het asielbeleid in Europa, verandert op dit moment

sterk. Ik heb me daarom beperkt tot de beleidsmaatregelen die zijn aan-gekondigd in het Europese Beleidsprogramma 2013-2014. Alle beleid en regelgeving daarna laat ik buiten beschouwing.

Moet je onderwerp ‘nieuw’ zijn? Nee. Over vrijwel elk onderwerp dat zich leent voor een onderzoek, is wel iets geschreven. Wat wél nieuw moet zijn, is de vraag die je beantwoordt over dat onderwerp. Daarover lees je verderop in dit hoofdstuk meer.

2.3 Weet voor wie je schrijft: wie is je lezer?Als je een rapport schrijft, dan is het enorm belangrijk om stil te staan wie jouw rapport straks leest.Verschillende lezers vragen namelijk om verschillende teksten: korter of langer, makkelijker of juist met meer vakinhoudelijke diepgang. Bepaal daarom van tevoren je doelgroep: wie moeten je tekst straks lezen? Probeer een zo duidelijk mogelijk beeld te krijgen van je lezers. Stel jezelf daarom de volgende vragen over de lezers:

■ Wat is hun kennisniveau? Wat kunnen ze aan? Wat willen ze weten? ■ Hoeveel moeite willen ze doen om jouw tekst te lezen? Wat voor houding

hebben ze tegenover het onderwerp? Kritisch? Welwillend? Geïnteres-seerd? Onverschillig?

■ Zijn je lezers jong of oud? Hoogopgeleid of niet?

Als je weet voor wie je schrijft, kun je daarop keuzes voor de tekst baseren: ■ Schrijf je voor de mensen die op basis van jouw tekst een besluit moeten

nemen? Dan zullen ze vooral geïnteresseerd zijn in het advies en de onderbouwing, en minder in bijvoorbeeld een gedetailleerd verslag over de onderzoeksmethode. Je kunt er dan voor kiezen om het middenstuk van je rapport te wijden aan de resultaten van je onderzoek en je daaruit voortkomende advies. De gedetailleerde onderzoeksmethode kun je in een bijlage zetten, voor de specialisten die dat willen doorpluizen.

BIR-3.indd 18 20-12-13 15:11


19

■ Heb je (ook) lezers die minder thuis zijn in het onderwerp? Dan moet je misschien meer uitleggen, en moet je minder diepgaand op bepaalde onderwerpen ingaan. Als je voor vakgenoten schrijft, kun je wél de diepte ingaan. Voorzie je een lastige, kritische lezer? Dan breng je je conclusies misschien voorzichtiger en besteed je in je argumentatie meer aandacht aan de positie van je ‘tegenstanders’.

CGa niet te gemakkelijk uit van een lezer die je tekst graag wil lezen en die ongeveer even goed op de hoogte is als jijzelf. Houd rekening met een lezer die weinig geïnteresseerd is, weinig betrokkenheid heeft bij het onderwerp. Ook mensen die thuis zijn in het vak, hebben lang niet altijd zin en tijd om zich uitgebreid in een nieuw rapport te verdiepen.

2.4 Bedenk wat je met je tekst wilt bereiken: wat is je doel?Je weet over welk onderwerp je moet schrijven, en wie je lezer is. Maar dat alleen is niet genoeg om richting te geven aan je tekst. Wat wil je over dat onderwerp zeggen? Wat wil je met je tekst bereiken? Daarvan heb je misschien wel ongeveer een beeld in je hoofd, maar het is toch belangrijk om dat doel voor jezelf ook echt op te schrijven.

Met welk doel is je tekst op aarde? Is het doel om iets uit te zoeken, bijvoor-beeld een probleem te inventariseren? Hoe ver mogen je conclusies gaan: moet je een oordeel vellen, verwacht je opdrachtgever een advies om de situatie te verbeteren, of juist niet? Willen je lezers op basis van jouw tekst alleen een beeld krijgen van de huidige stand van zaken, willen ze ideeën vormen, willen ze een concreet voorstel of verwachten ze een compleet plan van aanpak? Ben je in drie pagina’s klaar, of verwachten ze een lang rapport? Zorg ervoor dat je een scherpomlijnd beeld hebt. Beginnen met schrijven alleen ‘omdat iemand erom gevraagd heeft’ is niet genoeg.

Formuleer het doel van je tekst dus zo specifi ek mogelijk.

Een te breed doel Goed, specifi ek doel

Na het lezen van mijn tekst weten mijn lezers meer over het werven van stagiairs via internet.

Na het lezen van mijn tekst weten mijn lezers wat de eff ectiefste methode is om stagiairs te werven via internet.

Na het lezen van deze tekst wil ik dat mijn lezer weet hoe het ervoor staat met de dijken om de Waarderpolder.

Na het lezen van mijn tekst is mijn lezer ervan overtuigd dat de dijken om de Waarderpolder moeten worden versterkt en verhoogd.

BIR-3.indd 19 20-12-13 15:11


20

Als je het doel van je tekst in een paar zinnen kunt formuleren, dan heb je daaraan houvast bij alle volgende stappen. Bij alles wat je toevoegt, kun je bepalen of het wel aansluit bij het doel van je tekst. Zo heb je sneller door of iets een bijzaak is. Want als het niet of maar zijdelings van belang is voor je tekstdoel, dan kun je het weglaten, kort behandelen of bijvoorbeeld als extra informatie in een bijlage opnemen.

Veelvoorkomende valkuilAls je het doel van je rapport niet helder krijgt, dan is de kans groot dat er iets schort aan de opdracht. En als je opdracht vaag is, wordt de tekst dat ook. Zorg er dus voor dat je duidelijkheid krijgt:

■ over het onderwerp (hoe breed of smal moet je dat opvatten?); ■ over het doel (wat wordt er van je verwacht, wat willen ze met je tekst?); ■ over de verwachte omvang (een rapport met samenvatting en bijlagen, of

een notitie van twee kantjes).

Als je je opdrachtgever van tevoren een kwartiertje om toelichting vraagt, kan dat vele uren aan verspilde schrijf- en leestijd schelen (en ook een hoop frustratie!).

2.5 Formuleer de vraag die je in de tekst beantwoordtZodra je weet wat je onderwerp is en ‘waar je heen wilt’ met je tekst, kun je de centrale vraag van je tekst formuleren. Op welke vraag van de lezer (de opdrachtgever) geef jij in dit rapport een antwoord? Centrale vragen zijn er in vier smaken: informerend, verklarend, beoorde-lend, adviserend. We geven van alle vier de soorten een aantal voorbeelden.

De centrale vraag: vier soorten

1. informerend (beschrijvend)

Je beschrijft, inventariseert, probeert meer inzicht te verschaff en, een probleem in kaart te brengen, knelpunten te signaleren.

Je ordent bestaande informatie over een situatie of verschijnsel.

Welke maatregelen zijn beschikbaar om bestaande bedrijfsgebouwen duurzamer te maken?

Welke maatregelen kiezen de grote steden om sociale onrust in probleemwijken te bestrijden?

Welke soorten spelcomputers en software worden gebruikt voor therapeutische doelen in verpleeghuizen?

Wat zijn de verschillen tussen het werk dat vrouwen deden in de jaren zestig van de vorige eeuw en nu?

BIR-3.indd 20 20-12-13 15:11


21

De centrale vraag: vier soorten

2. verklarend Je verklaart, legt oorzaken bloot.

Hoe komt het dat de website van zorginstelling X zo weinig wordt bezocht?

Hoe valt te verklaren dat de populariteit van grootschalige dancefestivals al twintig jaar sterk toeneemt?

Hoe komt het dat het welzijn van patiënten in verpleeghuizen verbetert door speltherapie?

Hoe komt het dat achterstandsgroepen in Rotterdam niet uit hun sociale isolement raken?

3. beoordelend Je ontwikkelt een positief of negatief oordeel, je toetst, je evalueert. Je stelt iets ter discussie.

Hoe realistisch is het plan om de helft van de energievoorziening in de provincie X te baseren op windenergie?

Zijn maatregelen om de werkomgeving aangenamer te maken van invloed op de ‘job satisfaction’?

Hoe toegankelijk is de website van bedrijf X voor de verschillende doelgroepen?

Is het eff ectief om ecoducten aan te leggen om natuurgebieden te herstellen die gescheiden worden door autowegen?

4. adviserend Je raadt iets aan: wat moet er gedaan worden om probleem X op te lossen?

Op welke manier kunnen we aardwarmte benutten voor de energievoorziening van Nederlandse huishoudens?

Welke spelcomputers zijn geschikt om aan te bieden bij ontspanningstherapie aan patiënten in verpleeghuizen?

Welke sociale media zijn geschikt om een promotieactie te organiseren voor kunstevenementen?

Welke maatregelen moet de overheid nemen om ervoor te zorgen dat de dijken om de Waarderpolder veilig blijven, ook bij stijgend waterpeil?

BIR-3.indd 21 20-12-13 15:11


22

Een informatieve vraag levert informerende teksten op: ze leggen uit hoe iets is. Ze zetten de feiten op een rij.De andere vragen leiden tot betogende, argumenterende teksten: ze leiden tot een verklaring, oordeel of advies. In zo’n tekst draag je argumenten aan om je verklaring, oordeel of advies te onderbouwen.

CIn dit boek hebben we het over centrale vraag. Andere woorden die je tegenkomt voor centrale vraag zijn: hoofdvraag, kernvraag, probleemstel-ling, vraag. Probleemstelling is echter een verwarrend woord: je tekst hoeft niet speciaal over een probleem te gaan.

Mag je meer dan één centrale vraag hebben?Elke tekst heeft maximaal één centrale vraag. Niet goed is dus een combina-tie van twee vragen in één ‘meervoudige hoofdvraag’:

■ Centrale vraag: hoe heeft de bedrijvigheid in de bouwsector zich de afgelopen jaren ontwikkeld en hoe kan de overheid die stimuleren?

Deelvragen/subvragenOm de centrale vraag te beantwoorden, moet je vaak eerst een aantal andere vragen beantwoorden. Deze noemen we deelvragen of subvragen. Een voorbeeld:

■ Hoofdvraag: wat zijn passende functies voor het toekomstige gebruik van het leegstaande kazernegebouw Y in gemeente Z?

– Subvraag 1: aan welke functies heeft de directe omgeving behoefte? – Subvraag 2: welke functies zijn haalbaar gezien het gemeentelijke

budget?

■ Hoofdvraag: hoe kan de provincie Limburg het toerisme in de well-ness-sector stimuleren?

– Subvraag: hoe heeft het toerisme in Limburg zich de afgelopen jaren ontwikkeld?

Voorbeelden van goede centrale vragenEen goede centrale vraag is specifi ek, afgebakend . Kies geen formulering die je op verschillende manieren kunt uitleggen, of een vraag die veel te breed is om binnen één rapport te behandelen:

Onduidelijke centrale vraag Nauwkeurige centrale vraag

Hoe zit het met de populariteit van dancefestivals in Nederland?

Welke maatschappelijke ontwikkelingen hebben ervoor gezorgd dat de populariteit van dancefestivals de afgelopen twintig jaar zo sterk is toegenomen?

BIR-3.indd 22 20-12-13 15:11


23

Onduidelijke centrale vraag Nauwkeurige centrale vraag

In dit verslag wil ik iets vertellen over de klantendienst van bedrijf X.

Is de klantendienst van bedrijf X effi ciënt georganiseerd?

Welke industriële lozingen vinden plaats in Europa?

Welke industrieën in de Europese Unie hebben de laatste vijf jaar cyanide geloosd?

Hoe formuleer je de centrale vraag?Moet je de centrale vraag ook echt als vraag formuleren? Doe dat in elk geval bij de voorbereiding van je onderzoek. In het rapport zelf kun je de kiezen uit verschillende formuleringen om dezelfde centrale vraag te introduce-ren. Hieronder zie je wat voorbeelden. Alleen het eerste voorbeeld bevat de letterlijke vraag:

■ In dit rapport staat de vraag centraal: hoe kan bedrijf X het ziekteverzuim binnen vijf jaar met 15% terugdringen?

■ In dit rapport beantwoorden we de vraag hoe bedrijf X het ziekteverzuim binnen vijf jaar met 15% kan terugdringen.

■ Dit rapport geeft enkele aanbevelingen over hoe bedrijf X het ziektever-zuim binnen vijf jaar met 15% kan terugdringen.

Maar formuleer de centrale vraag niet te vaag, zoals in dit voorbeeld: ■ Dit rapport gaat in op de maatregelen die bedrijf X kan nemen om het

ziekteverzuim binnen vijf jaar met 15% terug te dringen.

Nu is niet duidelijk welke vraag het rapport beantwoordt: wat vertelt het rapport over die maatregelen? Gaat het om bestaande maatregelen die dit rapport beoordeelt? Gaat het om nieuwe maatregelen die dit rapport adviseert? Zorg ervoor dat je zulke onduidelijkheid voorkomt; de lezer moet uit de vraag duidelijk kunnen afl eiden wat het doel van de tekst is.

CPas op voor vage beschrijvende werkwoorden als vertellen, ingaan op, behande-len. Ze zeggen wel over welk onderwerp je het gaat hebben, maar niet welke vraag je beantwoordt. Schrijf dus liever niet: In dit rapport ga ik in op … Wees specifi ek: In dit rapport beantwoord ik de vraag hoe …

2.6 SamenvattingDit hoofdstuk gaat over de eerste stap bij het opstellen van een rapport. Bij die stap begin je nog niet met schrijven: eerst bepaal je je opdracht. Waarover gaat je rapport, wat is het doel van jouw rapport en voor wie schrijf je het?

BIR-3.indd 23 20-12-13 15:11


24

■ Je bepaalt waarover je gaat schrijven: wat is het onderwerp? Het is heel belangrijk om je onderwerp af te bakenen.

■ Bedenk wat je met je tekst wilt bereiken: wat is je doel? Is het doel om iets uit te zoeken, bijvoorbeeld een probleemveld te inventariseren? Hoe ver mogen je conclusies gaan: moet je een oordeel vellen, verwacht je opdrachtgever een advies om de situatie te verbeteren, of juist niet? Formuleer het doel van je tekst zo specifi ek mogelijk.

■ Bepaal van tevoren je doelgroep: wie moeten je tekst straks lezen? Probeer een zo duidelijk mogelijk beeld te krijgen van je lezers: wat is hun kennis-niveau, wat voor houding hebben ze tegenover het onderwerp, zijn ze jong of oud, hoogopgeleid of niet?

Als je eenmaal weet wat je onderwerp is en ‘waar je heen wilt’ met je tekst, kun je de centrale vraag van je tekst formuleren. Op welke vraag geef jij in dit rapport een antwoord? Centrale vragen zijn er in vier smaken: informerend, verklarend, beoordelend, adviserend. Om de centrale vraag te beantwoorden, moet je vaak eerst een aantal andere vragen beantwoorden. Deze noemen we deelvragen of subvragen.

2.7 Afsluitende oefeningenOefening 1 Onderwerp voor rapport beoordelen

■ Een student Communicatiewetenschap krijgt als onderwerp een rapport te schrijven over mediagebruik. Hij formuleert als onderwerp ontwik-kelingen in de sociale media. Waarom is dat onderwerp – op die manier geformuleerd – niet geschikt voor een rapport?

■ Bedenk hoe je het onderwerp kunt aanpassen zodat het wel geschikt is om er een rapport over te schrijven.

Oefening 2 DoelstellingStel, een medewerker van een adviesbureau krijgt de opdracht: een rapport schrijven over de lokale overheid als werkgever voor schoolverlaters. Bedenk de mogelijke doelgroep en een mogelijke doelstelling voor zo’n rapport.

Oefening 3 Centrale vraagWat verstaan we in dit boek onder de centrale vraag?a. de doelstelling van de tekstb. de hoofdvraag die in de tekst wordt beantwoord c. het onderwerp van de tekstd. het belangrijkste thema van de tekst

BIR-3.indd 24 20-12-13 15:11


25

Oefening 4 Centrale vraag herkennenHieronder zie je drie centrale vragen. Geef aan om wat voor soort centrale vraag het gaat: informerend, verklarend, beoordelend of adviserend.

1. Hoe hebben de prijzen van vliegtickets in Europa zich ontwikkeld sinds de komst van RyanAir?a. beschrijvend b. verklarendc. beoordelendd. adviserend

2. Is het huidige plan voor gedeeltelijke vervanging van werknemers met zwangerschapsverlof wel kosteneffi ciënt?a. beschrijvendb. verklarendc. beoordelend d. adviserend

3. Hoe kan de gemeente Hilverdam de overlast van hangjongeren in het centrum verminderen?a. beschrijvendb. verklarendc. beoordelendd. adviserend

Oefening 5 Centrale vraag beoordelenWaarom is de volgende centrale vraag niet geschikt als basis voor een rapport?

■ Wat moet Het Streekdagblad doen om meer jongeren aan te spreken?

Doe een voorstel om deze centrale vraag anders te formuleren, zodat hij wel geschikt is als basis voor een rapport.

BIR-3.indd 25 20-12-13 15:11

113

978 90 395 2734 4


Beter in rapporteren helpt je om betere teksten te schrijven. Het gaat om langere zakelijke teksten zoals rapporten, papers, verslagen en scripties. In negen hoofd-stukken komen alle onderwerpen aan bod die belangrijk zijn als je beter wilt leren rapporteren: van ‘hoe zit een rapport in elkaar’ en ‘hoe begin je’ tot ‘hoe schrijf je aantrekkelijk’ en ‘hoe werk je de tekst netjes af’.

Praktische adviezen voor betere rapportenDe serie Beter in … onderscheidt zich door een laagdrempelige opzet, met een minimum aan theorie en een maximum aan direct toepasbare regels en voor-beelden. Alle regels én voorbeelden worden helder en systematisch gepresen-teerd in overzichtelijke tabellen.

Zo leer je sneller en doorzie je gemakke-lijker hoe je een goed rapport opbouwt.

Direct oefenenElk hoofdstuk in het boek sluit af met een duidelijke samenvatting en afsluitende oefeningen. Docenten kunnen hier ook gebruik van maken tijdens de lessen. Op AcademicX.nl vind je extra oefeningen bij elk hoofdstuk.

Een echte praktijkhulpBeter in rapporteren richt zich op hbo-studenten en is door de toegankelijke opzet zeer geschikt voor gebruik tijdens de les én voor zelfstudie. De combinatie van boek en portal maken dit product tot een echte praktijkhulp, gebaseerd op de vragen die leven in het onderwijs van nu.

Manon Rundervoort is hogeschooldocent bedrijfscommunicatie. Daarnaast werkt zij vanuit haar Schrijfpraktijk als freelance copywriter en trainer voor verschillende opdrachtgevers.

Eric Tiggeler is tekstschrijver en ontwikkelt communicatie-trainingen voor het Taalcentrum-VU. Hij schreef eerder onder andere Vraagbaak Nederlands, Check je tekst, Beter in spelling en Beter in Nederlands.

ru

nd

er

vo

or

t, tig

ge

ler


+ O N L I N E O E F E N I N G E N

Beter in rapporterenManon Rundervoort, Eric Tiggeler

Beter in rapporteren.indd Alle pagina's 08-01-14 15:29

Beter in - Businezz | De beste boeken voor jou€¦ · Praktische adviezen voor betere rapporten De...

Documents

Transcript of Beter in - Businezz | De beste boeken voor jou€¦ · Praktische adviezen voor betere rapporten De...