Beeldschermpresentaties binnen bedrijf en organisatie · Als vijfde punt wil ik de nabewerking...

VOORWOORD

Beeldschermpresentaties binnen bedrijf en organisatie

Iedere zichzelf respecterende organisatie of instelling beschikt vandaag de dag over een of meer-dere eenvoudige of wat uitvoeriger opgezette beeldschermpresentaties. Daarin wordt de kijker verteld en vooral getoond hoe het bedrijf/de organisatie functioneert, welke producten en dien-sten het levert en welke taak het in onze hedendaagse communicatie-intensieve samenleving vervult. Beeldschermpresentaties zijn van doorslaggevend belang voor een eff ectieve in- en externe communicatie. Afh ankelijk van het soort bedrijf/organisatie kan een corporate beeldschermpre-sentatie (of projectie) voorafgaan aan een rondleiding door het bedrijf/de productieafdeling. Soms is een fabriek/productiehal groot, stoffi g, gevaarlijk en vol lawaai en kan het de productie verstoren wanneer bezoekers er worden rondgeleid. Men kiest dan vaak voor een beeldscherm-presentatie. Soms ook is het beter om door middel van speciale (animatie)beelden in 2D of 3D een fabricageproces te visualiseren en zo te verduidelijken.

Presentatieruimte overbodig?Nu de mogelijkheden van het weergeven van beeldschermpresentaties via internet steeds breder én interessanter worden, zien we dat bedrijven en organisaties de informatie via beeld en geluid (audiovisuals) steeds meer via internet aanbieden. De presentatieruimte in het bedrijf is voor veel organisaties daardoor min of meer overbodig geworden. Een bezoeker en/of klant weet vandaag de dag al heel veel over de producten en diensten van dat bedrijf nog voordat hij of zij het bedrijf fysiek bezoekt. Dankzij Google en YouTube die hierbij een hoofdrol spelen. En niet te vergeten dankzij de corporate website en social media zoals Facebook en LinkedIn.

Dienstverlenende bedrijven en organisaties maken graag gebruik van opvallende en succesvolle cases, dus praktijksituaties, om in beeld en geluid helder en duidelijk te maken hoe zij te werk gaan en de klant helpen problemen op te lossen en vooral te voorkomen. Of om inzicht te geven in de specifi eke aanpak van het dienstverlenende bedrijf. Een beeldschermpresentatie kan over-tuigende beelden tonen met (ondersteunende) gesproken informatie om zodoende in korte tijd de soms complexe materie inzichtelijk(er) te maken. Een goede online beeldschermpresentatie kan, verpakt in een goede marketingcampagne, veel leads opleveren! Juist in deze tijd van econo-mische malaise en sterk dalende omzetten kan onder andere een sterke en optimale beeldscherm-communicatie (zoals via videomarketing) helpen om de cijfers te verbeteren. Want zien is kopen. Waarom zou je deze marketingtechniek dan niet optimaal inzetten?

10 Succesvolle Beeldschermpresentaties

Het belang van afwisseling en variatieBij congressen en symposia is afwisseling en variatie belangrijk. Sprekers zijn vaak te lang aan het woord. Ook mankeert er nogal wat aan de ondersteunende beeldscherm presentaties. Een ondersteunende beeldschermpresentatie brengt de kijker meteen midden in de materie en de problematiek van en rond het onderwerp. Vooral een korte introductievideo kan op een con-gres wonderen verrichten en schept meteen de juiste sfeer waardoor mensen veel ontvankelijker worden voor de aanvullende informatie van de spreker. Je kunt ergens wel een heleboel mooi gesproken woorden aan spenderen, maar dat korte indringende videootje of die goed verzorgde beeldschermpresentatie samengesteld met behulp van PowerPoint, Keynote of Prezi doet dat vaak veel beter, sneller en indien goed samengesteld, uitermate doeltreff end. En met een hoge herinneringswaarde! Immers, gesproken woorden zijn al snel vergeten.

Beeldschermpresentatie als rustpuntEr zijn tal van gelegenheden te bedenken waarbij een goede en dus eff ectieve beeldschermpresen-tatie (of projectie) van doorslaggevend belang is voor het behalen van de verkoopdoelstelling(en). Belangrijke presentaties maar zelfs minder belangrijke. Er is altijd wel een goede reden om een zakelijke presentatie met beeld en geluid te ondersteunen en er een (verkoop)gesprek voor te onderbreken. Een presentatie vervult namelijk niet zelden ook de functie van rustpunt. Vandaag de dag is het toepassen van audiovisuele ondersteuning in de vorm van beeldschermpresentaties meer regel dan uitzondering. En dat zal alleen maar fl ink toenemen.

Overal komen we beeldschermen en projecties tegen

11VOORWOORD

Wanneer is een beeldschermpresentatie succesvol?In dit boek komen de meest belangrijke beeldschermpresentatievormen aan de orde. Vanzelf-sprekend mag informatie over het geven van de presentatie zelf en de daarbij gebruikte hulpmid-delen niet ontbreken. Om te kunnen vaststellen óf de beeldschermpresentatie succesvol was, is niet alleen het beeld-schermprogramma van belang, maar vooral ook de onderdelen van de totale presentatie, zoals:

1. een voortreff elijke, geroutineerde spreker met ervaring en kennis van zaken;2. de juiste doelgroep;3. een goede en actieve interactie met de doelgroep;4. de juiste omgeving en sfeer;5. het juiste moment.

NabewerkingAls vijfde punt wil ik de nabewerking noemen. Wat gebeurt er ná het geven van de presentatie c.q. het zien van de beeldschermpresentatie? Ontvangen de kijkers (na voor jou te hebben geapplau-disseerd) een hand-out met de samenvatting van de presentatie? Is de totale presentatie (spreker, publiek en feedback) inclusief de losse beeldschermpresentatie op video opgenomen? Kan de beeldschermpresentatie een dag later thuis of op kantoor via SlideShare, YouTube of Facebook nog eens worden terugkeken en gedeeld met anderen? Het snel terug kunnen zien is ook belang-rijk voor mensen die de presentatie hebben gemist. Bij wie en hoe kunnen geïnteresseerden in de periode na de presentatie met vragen achteraf terecht?

Afdeling audiovisuele communicatieIn steeds meer bedrijven en organisaties worden thans (kleine) afdelingen audiovisuele commu-nicatie opgezet. Om dit boek compleet te maken wordt aangegeven hoe een dergelijke afdeling kan worden gerealiseerd en wat er zoal aan hard- en soft ware nodig is.

Den Haag, maart 2012

De auteur,

John M. Vijlbriefprogrammamaker Vijlbrief Media

vijlbrief@vijlbrief.nlwww.vijlbrief.nlwww.marketingnetwerk.tvwww.mntv.nl

HOOFDSTUK 1

Een schets van de tijd waarin we leven en het belang van beeldschermpresentaties

Zelf allerlei verschillende beeldschermpresentaties samenstellen? Met behulp van dit gevarieerde boek wordt dat mogelijk. Het wijst je de weg in presentatieland en gaat niet al te diep in op de technische zaken. Maar helpt op een zo relaxt en prettig mogelijke manier bij het vormgeven van informatieve presentaties. Zodat je redelijk snel over een beeldschermpresentatie beschikt waar-mee je voor de dag kunt komen. Uitgangspunt daarbij is gebruik te maken van betaalbare en be-kende soft ware waarmee jij zelf aan de slag gaat. Niet met de dure, zwaar professionele pakketten, maar met soft ware die voor de niet-professional redelijk snel onder de knie is te krijgen. Vandaag de dag zijn eff ectieve beeldschermpresentaties van doorslaggevend belang binnen de (marketing)communicatie. Alle beeldschermpresentatieopdrachten uitbesteden zou, zeker in deze tijd, een te grote aanslag op menig budget betekenen. Vandaar dit boek en deze benadering. Kijk vooral eens wat je allemaal zelf kunt doen. Dat is meer dan je denkt. Verbeter met behulp van dit boek je beeldschermpresentaties en bespaar waar mogelijk op de kosten van een project of de onderdelen daarvan. Ervaar bovendien hoe leuk het vervaardigen van beeldschermpresentaties kan zijn!

Boek én websiteDe bij dit boek behorende website www.vijlbrief.nl ondersteunt het leer- en oriëntatieproces. Zaken die in een statisch boek niet mogelijk zijn behandel ik daarom online. En op de site is heel wat te zien! Met je vragen en opmerkingen ben je via mijn e-mailadres [email protected] van harte welkom. Maak daar gerust gebruik van! Immers, we hebben een gemeenschappelijk doel: goed vormgegeven beeldschermpresentaties met impact realiseren waarbij we de kosten scherp in het oog houden! Laten we dus snel aan de slag gaan!

Hoe gebruik je dit boek?Vermoedelijk werk je al aan een beeldschermpresentatie en kwam je dit boek in de boekwinkel, op internet of bij iemand op zijn werk tegen. Je bladerde het door en zag dat er heel wat mogelijk is met behulp van allerlei beeldschermpresentatiesoft ware. Het inspireerde je wellicht. Je kunt nu meteen naar het hoofdstuk gaan waar je de gewenste of door jou al gehanteerde soft -ware aantreft met als doel je presentatie(s) te verbeteren. Toch hoop ik dat je begint met de hoofd-stukken over briefi ng, presentatievoorbereiding, tekstfase en vormgeving. Wellicht zit je met ver-schillende vraagstukken of zelfs met een ‘groot’ probleem. Met behulp van dit boek en de door mij geadviseerde aanpak los je bijna alle vraagstukken en problemen op.

CORPORATE BEELDSCHERMPRESENTATIES


Wat dit boek vooral niet isDit boek is echter geen zeer uitvoerig stap-voor-stap soft ware-instructieboek. Zoals hoe je tech-nisch en tot in de details met PowerPoint, iMovie of zo werkt. Dat wordt namelijk al in veel andere boeken haarfi jn uit de doeken gedaan. Hoewel ik hier en daar best in detail treed. Ik geef voorts aan waarom je juist voor bepaalde soft ware zou kunnen kiezen en beschrijf in grote lijnen hoe deze soft ware werkt, zodat je er snel mee aan de slag kunt en de basispresentatie kunt samen-stellen. Vooral door het zelf te doen leer je het meest. Gun jezelf wel tijd om te kunnen leren en vooral te experimenteren. Dit is dan ook de werkmethode waarvan ik uitga. In de loop der tijd ga je je designtechniek verder (sterk) verbeteren en perfectioneren.

LeermomentenBouw iedere dag een leermoment van een half uurtje of een uur in. Th uis of op de zaak. We leven in een tijd vol beeldcommunicatie. En dus is dit leerproces een zinvolle en zeer waardevolle in-vestering in jezelf en je bedrijf/organisatie. Als je een soft wareprogramma beter leert beheersen gaat er een wereld aan (presentatie)mogelijkheden voor je open. Je presentaties worden beter, eff ectiever. Terwijl jij er zelf steeds meer plezier in krijgt! Kennis is macht, luidt een zeer bekend spreekwoord. En eff ectieve, goed bekeken beeldschermpresentaties betekenen meer bekendheid en meer kansen op winstgroei op de korte én lange termijn!

MediapowerIn staat zijn om met behulp van beeld en geluid eff ectief te communiceren is anno 2012 van door-slaggevend belang om je product, dienstverlening, bedrijf/organisatie of jezelf onder de aandacht te brengen en vooral te houden. Daarbij zul je gebruik moeten maken van verschillende soft ware-programma’s. Want met één soft wareprogramma kom je er vandaag de dag helaas niet meer. Juist die mix aan beeldschermpresentatievormen zorgt voor communicatieve wervingskracht. Vooral in combinatie met de social media, want dan pas ontstaat de echte mediapower.

Kort en eenvoudigIn deze tijd moet je minimaal in staat zijn zelf je (basis)beeldschermpresentaties van a tot z samen te stellen en online te plaatsen. Communiceren doen we al lang niet meer alleen met behulp van de gedrukte media. Vooral (online) video wordt almaar populairder. Video-opslag en dataver-keer kost dankzij video sharingsites € 0,00. Waar kun je zulke deals nog maken? Videogebruik staat dankzij YouTube nummer 1 op internet! Wanneer we Googlen zien we in de zoekresultaten steeds vaker video clipicoontjes. En klikken daar bijna zonder nadenken op. Want:

• Kijken is namelijk leuker en gemakkelijker dan saaie teksten lezen. Of niet soms? • Video ligt het dichtst bij entertainment en het gevoel van ontspanning. • Video informeert razendsnel. Je kijkt liever meerdere keren naar een video dan dat je een las-

tige tekst twee of drie keer moet doorworstelen.

15CORPORATE BEELDSCHERMPRESENTATIES

SpanningsboogBelangrijke redenen dus om zelf korte en eenvoudige beeldschermpresentaties te gaan samen-stellen die een niet al te lange roulatietijd hebben. Van enkele dagen, een week tot hooguit een maand. De spanningsboog van mensen is namelijk kort en lijkt steeds korter te worden. Laat daarom iets zien en horen en dwing mensen niet meer om lange tekstblokken te lezen want dat doen ze nog nauwelijks. Zorg daarom steeds voor vernieuwing van je content. Want als je publiek het videoclipje heeft gezien komen ze deze niet nog eens bekijken maar verwachten nieuw gepro-duceerd materiaal! De in dit boek gehanteerde soft warepakketten zijn niet echt lastig om te leren. Er is vrijwel met-een na de installatie van de soft ware mee te werken. Dankzij Google en via YouTube is voldoende ondersteuning en uitleg te vinden over de besproken soft ware en over van alles en nog wat wat met de creatie van beeldschermpresentaties te maken heeft . Terwijl de leveranciers van de meeste soft warepakketten ondersteunende informatie op hun website(s) hebben staan (soms fl ink on-dersteund met schitterende, informatieve videoclips). Het internet staat vol met allerlei soorten beeldschermpresentaties. De meest gelikte maar ook onvoorstelbaar slecht vormgegeven presen-taties… Hulp kan voorts gevonden worden via verschillende fora en natuurlijk YouTube waar, naast bedrijven en organisaties, particulieren van over de gehele wereld je graag uitleggen hoe je met onder andere PowerPoint, Prezi (illustratie), Keynote of iMovie en dergelijke werkt. Jij wilt iets leren: de wereld helpt je daarbij!

Van boektitel naar defi nitieHet bedenken van een duidelijke titel voor dit boek was niet eenvoudig. Er zijn namelijk een aan-tal vaktermen in omloop die het werken met (interactief) beeld en geluid aanduiden.

Prezi Werkvenster


• Zo spreken we over de audiovisuele presentatie, ofwel de ‘AV’ (ook wel ‘audiovisual’ genoemd). • De term ‘corporate (identity) presentatie’ wordt daarnaast veelvuldig gebruikt, evenals ‘be-

drijfspresentatie’. • Naarmate het beeldscherm in zijn verschillende uitvoerings- en toepassingsmogelijkheden

(zoals op tv, smartphones, tablets, ultrabooks, e.d.) tijdens de overdracht van de boodschap in het communicatieproces steeds bepalender en meer regel dan uitzonderingen wordt, is het voor de hand liggend dat we nu spreken over ‘de beeldschermpresentatie’. Ook al is het pro-gramma een (interactieve) audiovisual.

• Maar wanneer we de presentatie via een of meerdere beamers projecteren op een projectie-scherm is de term beeldschermpresentatie dan nog wel juist? Ik denk van wel en wil daar niet moeilijk over doen. Vandaar de verzamelnaam ‘beeldschermpresentaties’ in de titel van dit boek.

Maar wat is dan precies een beeldschermpresentatie?

Defi nitie van een beeldschermpresentatieEen beeldschermpresentatie is het langs digitale weg vervaardigen en ordenen van een vooraf zorg-vuldig bedachte en ontworpen (interactieve) beeldenreeks die de boodschap bevat. Al dan niet voor-zien van muziek, spraak (voice-over) en geluidseff ecten. Met als taak en doel een bepaalde actie of meetbare reactie bij de doelgroep te realiseren.

Steeds vaker wordt het beeldscherm verticaal gebruikt


Saai en slecht vormgegevenIk vraag mij vaak af waarom bedrijven en organisaties genoegen nemen met saaie en slecht vorm-gegeven beeldschermpresentaties terwijl er zoveel meer van te maken is? Mogelijk vrezen ze dat het te veel tijd, energie en geld kost om het goed en vooral professioneel te doen. Niet iedereen is immers in staat om ‘even’ een geslaagde beeldschermpresentatie met impact te vervaardigen. Inderdaad, niet iedereen kan dat. Vaak ziet men er het nut niet eens van in en wordt er even snel iets, vaak met behulp van een slecht gekozen template, in elkaar gezet. Betekent dit dan dat de creatieve invulling, de totale vormgeving van een presentatie van ondergeschikt belang is? Bij me-nige presentatie vindt men dat inderdaad. Ik baseer dit op de vormgevingsresultaten, die in mijn ogen vaak onder de maat zijn. Bij een goed geslaagde beeldschermpresentatie met impact komt namelijk heel wat meer kijken. Een presentatie via beeld en geluid is voor een deel ook puur emo-tie. Ik hoor vaak de opmerking dat het om de communicatie gaat, ‘de boodschap’, en niet zozeer om ‘de emotie’. Het rationele boven het emotionele. Daar denk ik met heel veel praktijkjaren op mijn ‘kilometerteller’ duidelijk heel anders over. Er zitten verdorie nog aan toe toch geen zombies naar het beeldscherm te kijken? Hoewel… wanneer ik sommige beeldschermpresentaties zie, heb ik sterk het vermoeden dat je daar een zombie van wordt! Zo saai is de inhoud en sober de vormgeving. Op een dergelijke manier schiet je je doel communicatief gezien mijlenver voorbij. Mensen zijn wezens van vlees en bloed en reageren op beelden, klanken en kleuren.

EmotieEmotie speelt in vrijwel alle media en bij allerlei processen een doorslaggevende rol. De vorm-geving anno 2012 is belangrijker en bepalender dan ooit tevoren. Kleuren, beweging, muziek, de klankkleur van de spreekstem. Beelden en dus de vormgeving van de boodschap zijn het verleng-stuk van onze gesproken taal! In de vormgeving spreken we vooral een visuele taal. Grafi sche ele-menten, het lijnenspel, de verschillende beeldvlakken. En vooral de variatie en verrassing. Zoals ik onder andere in het afstudeerwerk 2012 van de studenten van de Koninklijke Academie van Beeldende Kunsten in Den Haag mocht ervaren.

Kleurrijke en gedurfde verschijningsvormen

Ieder jaar bezoek ik de open dag van de Koninklijke Academie van Beeldende Kunsten in Den Haag. Vooral

omdat ik altijd weer benieuwd ben naar het werk van de jongeren van dat jaar en op zoek naar talent. Eind

januari 2012 stapte ik wederom benieuwd het gebouw binnen. Bij de studierichting fotografi e viel meteen

op dat zich dit jaar uitzonderlijk fotografi sch talent manifesteert. De fotografi sche beelden zijn niet alleen

opvallend kleurrijk maar getuigen vooral van een doordachte vormgeving bij de opname ervan. Fotografi e

is vooral kijken voordat je de opname maakt. Al dan niet met een bepaald idee of ontwerp vooraf. Of gere-

gisseerd door de fotograaf wanneer met fotomodellen wordt gewerkt. Je ziet het bewijs dat de creatie van

beelden mede onder invloed van de digitale mogelijkheden sterk aan het veranderen is. En ten goede! Het

vormgegeven beeld wordt immers steeds belangrijker in het communicatieproces. Een deel van de studenten

van nu zijn de vormgevers van de zakelijke beeldschermpresentaties van de zeer nabije jaren. Met hun stijl

en opvatting hebben we nu al terdege rekening te houden. De tijd van statische vormgeving en nauwelijks


gedurfd kleurgebruik in beeldschermpresentaties loopt duidelijk ten einde. En dat is maar goed ook! Wat ik

bij de werkstukken van de studenten anno 2012 duidelijk vind uitstralen is emotie. Daarnaast is te zien hoe

sterk het gebruik van typografi e in de totale fotografi sche design wordt. Vooral het mixen van verschillende

fotografi sche beeldlagen valt op. Evenals het durven digitaal versnijden en opnieuw samenstellen van fotogra-

fi sche beelden. Rechttoe rechtaan bestaat niet meer. Dat zie je vooral duidelijk in de wijze waarop de jonge

ontwerpers het onderwerp of object binnen het kader van foto of video plaatsen. De jongeren vertalen wat

om hen heen gebeurt steeds sterker en dynamischer met behulp van beelden, ongeacht het medium. Of dit

nu fotografi e of video is. En weten daardoor het verhaal snel en sterk te visualiseren. Ik denk daarom dat het

goed is om jongeren zo veel mogelijk bij het ontwerpen van moderne beeldschermpresentaties te betrekken.

Want de wat oudere generaties zijn soms wat vastgeroest ondanks vele jaren ervaring en knowhow. Zij slaan

nauwelijks acht op de veranderingen in vormgeving, communicatiestijlen en -kanalen. Omdat velen een ‘eigen

stijl’ eropna blijven houden en te traag veranderen.

Nederland beschikt over voortreff elijke ontwerpers en vormgevers waarvan een aantal grensver-leggend design realiseren. Waarin durf herkenbaar is. Evenals het negeren van de wetten van de vormgeving. Ik leerde ooit dat je nimmer serif- en sans-serif-lettertypes (letters met of zonder schreefj es, dus van die kleine dunne streepjes onder en bovenaan de letter) met elkaar mocht combineren. Toen ik ooit in de vorige eeuw het Amerikaanse magazine Harper’s Bazaar in han-

De uniekheid van vormgeving (Boven: Boekomslagen Neville Brody, David Carson)


den kreeg, zag ik de combinatie van die twee: serif én sans-serif. Het was prachtig en zo krachtig en vernieuwend. Vandaag de dag lijkt binnen de vormgeving alles te zijn toegestaan en dat levert opvallend design op naast het nodige gepruts. Naarmate ik ouder werd, begon voor mij juist de opvallende vormgeving, ver van het geijkte, een steeds dominantere rol te spelen bij het vorm-geven van beeldschermpresentaties. Daarbij loop ik nog vaak tegen de beperkingen aan die een huisstijl mij oplegt. Toch vind ik daar altijd een acceptabele oplossing voor. Een tussenweg, een compromis.

Zien en horen waarom communicatie werktIk laat mij graag inspireren door het werk van toonaangevende grafi sche en audiovisuele vorm-gevers. Je kunt namelijk nooit een commerciële en eigen stijl ontwikkelen zonder dat je hebt kennisgenomen van het werk van ‘de groten’ op het internationale grafi sche vakgebied. Zonder te leren zien waarom het werk van anderen zo geweldig goed communiceert en mensen aanspreekt. Observeer en analyseer daarom het werk van anderen die PowerPoints, Prezi’s en videoclips ma-ken… Probeer onder woorden te brengen waarom een presentatie je raakt of juist in het geheel niet. Wat er wellicht aan ontbreekt, waarom het juist niet communiceert. Neem bijvoorbeeld het werk van grafi sch vormgever Neville Brody. Wie zijn boek ‘Th e Graphic Language of Neville Brody’ bestudeert kan vaststellen dat vormgeving geen enkele beperking hoeft te hebben en dat de vormgever volledig vrij en zonder grenzen moet kunnen en durven vormgeven. Ongeacht het medium. Want dan komen we tot nieuwe resultaten. Vooral bij David Carson zien we dat. Zijn vormgeving is totaal anders dan die van Neville Brody. Ik moest er zelfs aan wennen. Het is vooral zoeken naar opvallende vernieuwing en verbetering en dat vergt een zeker denken, durven en


vooral veel doen. Een ander multimediadesign-genie is de Amerikaanse Hillman Curtis. Bekijk zijn site en werk op mijn website www.vijlbrief.nl. Maar ook de video over Hillman Curtis, waar-van de link op mijn website is te vinden.

Presentatie moet ‘experience’ wordenBeeldschermpresentaties moeten vooral steeds meer een ‘experience’ worden om daardoor boven andere presentaties uit te kunnen stijgen en voldoende impact te veroorzaken. Opvallen doe je vandaag de dag vooral door anders te zijn en het dus ook echt anders aan te pakken, vooral in je beeldschermpresentaties. Daarom bedacht ik ooit de PowerDesignBox© (zie hoofdstuk 17 in dit boek) omdat ik een geheel andere vormgeving wilde uitproberen. Er is al zoveel van hetzelfde en men gaat maar door met het ‘uitspugen’ van datzelfde. PowerPoint werkt door middel van zijn templates veel van hetzelfde design natuurlijk in de hand. Ga daarom eens een paar haltes verder en kom met iets wat opvalt en daardoor beter in staat is te communiceren: het eigen ontwerp. Ook bij tentoonstellingen zien we dat fraai vormgegeven foto’s en illustratiemateriaal steeds groter en groter worden uitvergroot. Omdat klein gewoon niet opvalt en bovendien te weinig zegt, om over impact nog maar te zwijgen. Groot speelt veel beter in op ‘het experience-gevoel’ en de over-rompeling. Of nog sterker uitgedrukt: we moeten imponeren. Technisch is vandaag de dag veel mogelijk waarmee we imponerende beeldschermpresentaties kunnen realiseren. Waar we jaren geleden nog een televisietoestel in de expositieruimte zagen staan, zijn het nu meerdere grote LED-schermen naast en/of boven elkaar die dankzij speciale soft ware de videobeelden naadloos in elkaar kunnen laten overgaan. Of meerdere videobeamers die een naadloos panoramabeeld projecteren (zie video ISE-beurs op mijn website). Dat valt op, trekt de aandacht en zorgt voor die zo noodzakelijke impact.

‘Presentatietafel’Nog niet zo heel erg bekend is Samsungs en Microsoft s Surface. Een soort uit zijn krachten ge-groeide iPad uitgevoerd als een presentatiefel. Wie zijn organisatie eigentijds wil presenteren kan hiervoor kiezen. Het tafelblad bestaat uit een groot beeldscherm waarop we met onze vingers bestanden openen en kunnen slepen, foto’s verkleinen en vergroten en video’s starten. Deze tech-niek bestaat al een aantal jaren maar lijkt nu door te gaan breken vooral door het succes van Apple’s iPad. Waarom een klein beeldscherm als het nog veel en veel groter, ‘slimmer’ en inter-actiever kan? Met tafelpoten eronder zodat we er met zijn allen gezellig omheen kunnen zitten. Spellenmaker Jumbo ziet al veel toepassingsmogelijkheden. En jij? De corporate toepassingen zijn in ieder geval onbeperkt.

Maar ook voor militaire en medische doeleinden is dit presentatiemiddel inzetbaar. Casino’s ge-bruiken het al. Het lijkt mij ook iets voor de makelaardij. Of voor het lezen van de dagelijkse krant en tijdschrift en. Iedere pixel in dit grote beeldscherm fungeert bovendien als een soort camera en dat betekent dat wanneer we een digitale foto- of videocamera op de tafel plaatsen, de foto’s die op het geheugenkaartje staan dankzij de slimme Microsoft -soft ware in de tafel meteen worden gedownload en op de tafel uitgespreid, zodat we er met zijn allen naar kunnen kijken, de foto’s


verschuiven en uitvergroten, e.d. Ook een brochure die erop wordt neergelegd wordt herkend en meteen verschijnt op het tafelscherm beeldinformatie over de in de brochure besproken onder-werpen. De toepassingen voor restaurants zijn legio. Het oppervlak van de tafel bestaat uit zogenaamd gorilla glass en is waterbestendig/waterdicht. Een drinkglas dat erop wordt gezet is voorzien van een soort onderzettertje met een label (tag), zodat de tafelsoft ware deze input herkent. Rond het drinkglas wordt een interactief menu zichtbaar waarop nadere informatie over het drankje verschijnt. De aloude tafel in een restaurant zou voor dit soort informatietafels kunnen worden ingewisseld. Het menu verschijnt dan digitaal op het tafelscherm. Bekijk de video’s over deze informatietafels op mijn website.

MarketingcommunicatiestrategieBeeldschermpresentaties behoren onderdeel te zijn van de totale marketingcommunicatiestra-tegie. Marketing met behulp van video (lees: bewegende beelden met ondersteunende audio-informatie) biedt veel voordelen boven statische communicatievormen (zoals PowerPoints en foto’s) en mag in allerlei campagnes niet ontbreken. De media(vormen) dienen elkaar te onder-steunen en aan te vullen. Vooral aansluitende communicatie via internet (van YouTube tot en

Presentatietafel Samsung/Microsoft


met Facebook) is van doorslaggevend belang voor het behalen van de gestelde marketingcom-municatiedoelstellingen.

Beeldscherm versus gedrukte communicatie Het werken met beelden is te verkiezen boven het werken met teksten. Het lezen van teksten in documenten en op websites is tijdrovend en leidt vaker tot vergissingen of een andere interpreta-tie van de inhoud dan bij beeldcommunicatie het geval is. Een foto is duidelijk en ook een video-clip laat aan duidelijkheid niets te wensen over. Wanneer ik iets moet leren kies ik bij voorkeur voor video. Ik kijk liever dan dat ik een boek of document keer op keer moet doorlezen om de stof volledig te kunnen begrijpen. De combinatie van goed gedoseerde tekst en beeld spreekt mij overigens wel aan. Zolang teksten maar compact zijn. Lange tekstblokken worden op websites nauwelijks meer gelezen. Een kopzin, plaatje, videoclip en een paar woorden scoren veel beter. En worden langer onthouden. Een voor de hand liggende conclusie? In de praktijk valt dat nog aardig tegen want de meeste websites bevatten anno 2012 nog steeds veel lange tekstpassages die bovendien slecht leesbaar zijn vanwege de slecht gekozen letterkleur en korpsgrootte. Waarom ziet men dat niet? Een 6,5-punts letter kan echt niet.

Mediarijke communicatieDe ontwikkelingen gaan duidelijk richting internettelevisie, waardoor het gebruik van tekstblok-ken op sites sterk zal afnemen. Vooral de jonge generatie leest veel minder tekst en kijkt liever naar een videoclip of goede serie foto’s. We onthouden videobeelden bovendien beter dan teksten. De kleuren, vormen en afwisseling van beelden zorgen daarvoor. Welke afwisseling biedt een stati-sche tekst? Ik gebruik weleens de uitdrukking: gedrukte presentatievormen zwijgen. Audiovisu-ele communicatie is dynamisch en mediarijk, het bruist en vibreert. Het leeft en zorgt voor die noodzakelijke afwisseling waardoor de herinneringswaarde dagen later nog groot is. Wat bij een tekstdocument zeker niet het geval is. Daarvan herinnert men zich dagen later nog slechts enkele fl arden of… helemaal niets meer. Daarnaast is een gedrukte tekst niet interactief. Heel anders is dat bij het digitale magazine dat sterk in opkomst is.

Digitale magazinesDe ontwikkeling van de iPad (en tablet-achtigen) versnelt de acceptatie van het digitale magazine ten nadele van de gedrukte media. De e-Reader lijkt minder geschikt omdat zijn mogelijkheden te beperkt zijn. Op een iPad oogt het digitale magazine buitengewoon fraai: het leeft ! Het is een genot om op deze manier een tijdschrift door te bladeren en zelfs teksten te lezen. Waarbij foto’s of een video met een vingerbeweging tot leven worden gebracht (zie voorbeelden op mijn website). Zal dit de doodsteek voor de gedrukte media betekenen? De opmars van het digitale magazine zal ongetwijfeld razendsnel gaan. Getuige ook de enorm hoge verkoopcijfers van Apple’s iPad. Het is niet uitgesloten dat de gedrukte media sneller dan we nu denken vervangen worden voor digitale. Er zijn zoveel voordelen die pleiten voor digitaal waarbij ik alleen maar even kostenbesparing en milieu noem. Bewegende beelden met geluid hebben alles wat de gedrukte media ontberen. Om over interactiviteit nog te zwijgen. Probeer je eens in te denken wat het zou betekenen wanneer al


die gedrukte media verdwijnen. Wat is dan nog de functie van een boekwinkel? Zal het gedrukte boek of magazine iets unieks worden dat tegen hoge kosten alleen nog maar beschikbaar blijft voor liefh ebbers en verzamelaars? Lege boekenkasten en tijdschrift enrekken? Het wordt wellicht eerder dan we denken een feit. Vooral omdat de digitale verschijningsvorm zo enorm veel extra mogelijkheden toevoegt en zo eenvoudig en voordelig is om te distribueren. Ik heb vaak geroe-pen: ‘Print zal nooit verdwijnen.’ Ik zal dat echter nooit meer zo stellig en hard roepen…

Digitaal magazine op de iPad en smartphone

Tentoonstellingen en expositiesIn de wereld van tentoonstellingen en exposities neemt het gebruik van multimedia toe. Bij mul-timedia combineren we allerlei visuele en audiovisuele vormen. Van (enorme) foto-uitvergro-tingen tot en met videoprojectie op grote beeldschermen of zeer grote projectievlakken, zoals video-rondprojectie waarbij je als kijker in een ruimte staat en om je heen zich van alles af-speelt. Ook geluid in combinatie met geëxposeerde elementen en/of grote foto-uitvergrotingen


maken indruk. Waarbij een foto niet meer een plat vlak hoeft te zijn. Juist geometrische vormen waarop beelden worden geplakt of geprojecteerd zien we steeds vaker. Een mooi voorbeeld van multimediagebruik en projectie zien we in het vernieuwde Scheepvaartmuseum in Amsterdam. De bedenkers en samenstellers van de verschillende presentaties (die in Engeland en Duitsland zijn geproduceerd) hebben heel goed begrepen hoe je de bezoekers modern kunt informeren en vooral amuseren via een ‘experience’.

Scheepvaartmuseumpresentatie, foto’s: Mike Bink


Waarom we graag met beelden werken Eff ectieve beeldschermpresentaties worden dus steeds belangrijker in een wereld waarin com-municeren met behulp van (portable) beeldschermen met geluid (van smartphone tot en met iPad) sterk toeneemt en niet meer dan normaal is. Voor sales/marketing, training, ondersteuning van een lezing of presentatie ten behoeve van een expositie of tentoonstelling. We zijn allemaal bezig met communicatie om onszelf en/of de organisatie te presenteren. Het wordt steeds mak-kelijker gemaakt om via de smartphone ‘even’ een videoclip of foto naar iemand te zenden. Pre-sentatiesoft ware is ook via apps voor iPad (dus de tablet-achtigen) en smartphones beschikbaar. Een beeldschermpresentatie kan dus overal plaatsvinden. Maar ook op iedere plek en elk gewenst tijdstip gemaakt, gemonteerd en verzonden/gepubliceerd worden!

Dat is wel even wat anders dan zo’n tien jaren geleden! De steeds beter wordende internetband-breedte waarmee video- en beeldintensieve presentaties (behalve op een groot beeldscherm) via een smartphone of tablet kunnen worden weergegeven, maakt bijna alles realiseerbaar. Het is nog niet zo lang geleden dat we met diaprojectoren of grote videobeamers, zware geluidsboxen en audioversterkers moesten sjouwen om ergens een presentatie op een projectiescherm te kun-nen geven. De beamer is naast lichtsterker vooral draagbaar geworden. Op bijna elke locatie waar beeldschermpresentaties kunnen worden gegeven is een audiosysteem beschikbaar waarop simpel kan worden ingeplugd. De grote congres- en vergaderlocaties beschikken over beamers. Zendermicrofoons zijn heel compact geworden en bijna niet zichtbaar meer. Die luxe is er niet altijd geweest. Jarenlang heb ik lopen sjouwen met presentatieweergaveapparatuur die ook nog eens fl ink veel tijd vergde om op te bouwen én qua beeld en geluid in te stellen. Om over de aan-schafk osten van dat materiaal nog te zwijgen. Wat dat betreft zijn we er enorm op vooruitgegaan en blijft de techniek maar verbeteren en de toepassingen toenemen terwijl we de prijzen van hardware scherp zien dalen.

Apple’s Keynote Software


GebruikersvriendelijkIs het vervaardigen van een beeldschermpresentatie ook makkelijker geworden? In zekere zin wel. Presentatiesoft ware wordt namelijk steeds gebruikersvriendelijker. Of het daarmee voor de leek ook makkelijker is geworden om een presentatie samen te stellen, blijft de vraag. Uitbesteden van het produceren van een professionele beeldschermpresentatie (van idee tot en met gebruiks-klare presentatie) kan soms aardig in de papieren lopen. En kiezen voor een goedkope oplossing blijkt achteraf vaak op duurkoop uit te draaien. Vandaag de dag zijn er heel wat soft warepakket-ten waarmee je best zelf eenvoudige, maar ook wat meer gelikte presentaties kunt samenstellen. Het kost tijd om het samen te stellen en het zal altijd tijd blijven kosten. Maar je kunt wel (fl ink) op kosten besparen. En je hebt alles in eigen hand! Het maken van een beeldschermpresentatie is aangenaam werk. Ik doe het al 36 jaar en heb mij werkelijk nog geen dag verveeld. Nooit ben ik met tegenzin aan het ontwerp van een beeldschermpresentatie begonnen. Hoe complex het onderwerp/de materie ook is. Het vervaardigen van een beeldschermpresentatie hoeft namelijk niet moeilijk te zijn. Zolang vooraf maar helder en duidelijk is wie de doelgroep en wat de doel-stelling is.

Het ‘opdrachtgevoel’Ook al maak je de beeldschermpresentatie zelf, werk toch altijd vanuit de briefi ng alsof het een uitbestede opdracht betreft waarbij de producent (jij dus) eerst alle gegevens moet kennen voordat hij of zij aan de slag kan. Werk het presentatie-idee gedetailleerd uit. Maak ook een schetsmatige opzet met daarbij duidelijk aangegeven welke informatie op welke manier en waar binnen de presentatie moet worden gecommuniceerd. Zelden ben ik met een eerste ontwerp tevreden. Vaak volgen nog verschillende ontwerpen alvorens er één echt uitspringt die ook het juiste gevoel geeft . De opdrachtgever laat ik kiezen wat hem of haar het meest aanspreekt en wat naar haar of zijn idee het best bij het bedrijf of de organisatie/het product past. Voordat we een geslaagde beeld-schermpresentatie kunnen realiseren moeten we eerst de belangrijkste gegevens op papier zetten om vandaaruit verder te werken: op weg naar die geslaagde beeldschermpresentatie.

succesvollebeeldschermpresentatiesSoftwarekeuze, visualiseren, imponeren!

succesvollebeeldschermpresentatiesSoftwarekeuze, visualiseren, imponeren!

succesvolle beeldscherm

presentaties Joh

n M

. Vijlbr

ief

John M. Vijlbrief

PowerPoint, Prezi,

iMovie en meer

Dit boek behandelt het vervaardigen van opvallende, exclusieve, maar ook eenvoudige beeldschermpresentaties.

Het is uitstekend geschikt voor managers die ter ondersteuning van hun betoog een doeltreff ende beeldschermpresentatie moeten samenstellen. De belangrijkste en meest gebruikte beeldscherm-presentatieprogramma’s en hun onderlinge verschillen passeren de revue.

Het boek geeft antwoord op veelvoorkomende vragen als:• Wanneer kies ik voor PowerPoint, Prezi of Keynote? • Hoe maak ik snel een dynamische presentatie met slechts een

aantal foto’s en iPhoto? • Wanneer kies ik voor video en iMovie? • Hoe plaats ik mijn video op YouTube en mijn PowerPoint op

SlideShare?

De belangrijkste facetten komen zonder technisch al te diep te gaan aan bod. Denk daarbij aan: presentatiemiddelen, lay-out, huisstijl, muziek en commentaarstem. Dit boek is een waardevol naslagwerk dat beslist onder handbereik moet liggen. Want beeldscherm-presentaties worden steeds belangrijker.

John M. Vijlbrief is dé specialist op het gebied van eff ectieve beeldschermpresentaties. Al meer dan 36 jaar vervaardigt hij voor grote en bekende organisaties beeldschermpresentaties.

980

978 90 12 58327 5 Ë|xHSTALCy583275zSuccesvolle beelschermpresentaties compleet.indd 1 3/26/2012 11:29:07 AM

Beeldschermpresentaties binnen bedrijf en organisatie · Als vijfde punt wil ik de nabewerking...

Documents

Transcript of Beeldschermpresentaties binnen bedrijf en organisatie · Als vijfde punt wil ik de nabewerking...