Basishandleiding Loket · 2018-11-26 · Versie 2011-03 BASISHANDLEIDING loket.nl 8 Wanneer men...

Basishandleiding

Loket.nl

Versie 2011-03 BASISHANDLEIDING loket.nl 2

Inhoudsopgave

1. Wat is loket.nl ........................................................................................................................................ 4

1.1 Algemene werking van het systeem ...................................................................................................... 5

1.1.1 De verschillende soorten menu’s .......................................................................................................... 5

2 Verschillende soorten schermen ........................................................................................................... 7

2.1 Selectieschermen .................................................................................................................................. 7

2.2 Invoerschermen ................................................................................................................................... 10

3 Lists ..................................................................................................................................................... 11

4 Navigatie.............................................................................................................................................. 12

5 Signaal / Foutmeldingen ...................................................................................................................... 12

6 Helpschermen ..................................................................................................................................... 13

7 Filters ................................................................................................................................................... 13

8 Signalen............................................................................................................................................... 14

9 Mededelingen ...................................................................................................................................... 15

10 Historie en toekomstmutaties .............................................................................................................. 16

10.1 Historie ................................................................................................................................................ 16

10.2 Toekomstmutaties ............................................................................................................................... 17

11 Overzichten ......................................................................................................................................... 17

12 Salarismodule loket.nl ......................................................................................................................... 18

13 Werkgevergegevens loket.nl ............................................................................................................... 19

13.1 Loket.nl-ULSA ..................................................................................................................................... 19

13.2 Algemene regelingen salarismodule ................................................................................................... 20

13.2.1 Overwerkregeling ................................................................................................................................ 20

13.2.2 Onregelmatige dienst .......................................................................................................................... 20

13.2.3 Ploegentoeslag .................................................................................................................................... 21

13.2.4 Grondslaggegevens ............................................................................................................................ 21

13.2.5 Fondsen............................................................................................................................................... 22

13.2.6 Overige sociale lasten ......................................................................................................................... 22

13.2.7 Sociale uitkeringen en suppletie .......................................................................................................... 22

14 Werknemergegevens .......................................................................................................................... 23

14.1 Procedure invoeren nieuwe werknemer .............................................................................................. 23

14.1.1 STAP 1 Wizard nieuwe werknemer ..................................................................................................... 23

14.1.2 STAP 2 Diverse salarisverwerking en beloning................................................................................... 27

14.1.3 STAP 3 Overige arbeidsvoorwaarden ................................................................................................. 28

14.2 Vaste werknemermutaties ................................................................................................................... 28

14.3 Variabele werknemermutaties ............................................................................................................. 29

14.4 Collectieve mutaties ............................................................................................................................ 30

14.4.1 Collectieve vaste mutaties ................................................................................................................... 30

14.4.2 Collectieve variabele mutaties ............................................................................................................. 30

14.4.3 Loonkosten verdelen m.b.v. variabele mutaties .................................................................................. 33

15 Salarisverwerking ................................................................................................................................ 34


15.1 Procedure salarisverwerking ............................................................................................................... 34

15.1.1 STAP 1 Berekenen uren...................................................................................................................... 34

15.1.2 STAP 2 Mutatieverslagen .................................................................................................................... 35

15.1.2.1 STAP 2a Variabele gegevens ............................................................................................................. 35

15.1.2.2 STAP 2b Vaste werknemermutaties.................................................................................................... 36

15.1.3 STAP 3 Verlonen ................................................................................................................................. 36

15.1.4 STAP 4 Output salarisverwerking........................................................................................................ 36

15.2 Journaal ............................................................................................................................................... 39

15.3 Clieop03 .............................................................................................................................................. 39

16 Bijzondere aandachtspunten m.b.t. salarisadministratie ..................................................................... 40

16.1 Werknemers in- en uit dienst ............................................................................................................... 40

16.1.1 Uit dienst.............................................................................................................................................. 40

16.1.2 In dienst ............................................................................................................................................... 40

16.2 Afdrachtverminderingen ...................................................................................................................... 41

16.3 Eindheffingen....................................................................................................................................... 41

16.4 Herrekenen .......................................................................................................................................... 41

16.5 Betalingen aan werknemers die uit dienst zijn .................................................................................... 41

16.6 Excasso ............................................................................................................................................... 42

Externe partijen ................................................................................................................................................... 43

17 Loonaangifte / Eerstedagsmelding ...................................................................................................... 43

17.1 Loonaangifte ........................................................................................................................................ 43

18 Proforma .............................................................................................................................................. 44

19 Diversen .............................................................................................................................................. 45


1. Wat is loket.nl

Loket.nl is een webbased applicatie, waarmee u allerlei zaken kunt besturen, die te maken hebben met het in

dienst hebben en houden van personeel.

De enige voorwaarde is een voldoende uitgeruste PC en een internetaansluiting met voldoende bandbreedte.

Om optimaal te kunnen werken met loket.nl verwachten wij dat de PC voorzien is van de volgende opties:

Adobe Reader versie 8.0 (minimaal versie 6.0)

Explorer versie 7.0 of 8.0 (minimaal versie 6.0)

Office versie bij voorkeur minimaal 2003

Bij voorkeur Windows XP of Windows Vista

Met loket.nl zijn o.a. de volgende zaken mogelijk:

de salaris- en personeelsadministratie verzorgen;

meldingen verzorgen aan instanties als Belastingdienst en diverse pensioenfondsen;

proefberekeningen maken;

raadplegen overzichten en managementrapportages, zoals ziekteverzuim en signaleringen zoals jubilea,

verjaardagen, einde (tijdelijk) dienstverband, Poortwachter, etc..

Loket.nl is modulair opgezet. Alle onderdelen zijn echter wel geïntegreerd.

Het voordeel daarvan is dat de gebruiker aan de hand van zijn gebruikersprofiel, pro-actief wordt ondersteund

bij het doen van allerlei soorten meldingen.

Deze manier van werken bespaart de administrateur veel werk en de kans op het vergeten van bepaalde

handelingen is minimaal. Ook zijn hierdoor doublures uitgesloten.

Loket.nl bevat onder andere de volgende modules:

Basismodule

Personeelsregistratie

Proforma

Verstrekkingen

Opleidingen

Ziekteverzuim

Verlof

Beoordelingen

Digitale dossiervorming

Salarisverwerking

Import variabele mutaties

Module financieel

Employee Self Services


1.1 Algemene werking van het systeem

Loket.nl heeft een grafische gebruikersinterface. Dit betekent dat binnen loket.nl gebruik gemaakt wordt van

grafische elementen bekend uit de Windows-omgeving, zoals buttons, browsers etc. Keuzen worden hierbij

gemaakt door bijvoorbeeld met de muis op een button te “klikken” of een veld te selecteren door te

“dubbelklikken”.

De verschillende grafische elementen van het systeem worden in dit hoofdstuk behandeld.

De URL waarmee u loket.nl opstart is http://www.loket.nl.

Wanneer deze site wordt opgestart komt u in de algemene site van loket.nl.

Hier treft u allerlei handige informatie aan over loket.nl en een loginscherm.

Na het aanmelden met de juiste login en password komt u automatisch terecht in de productieomgeving van

loket.nl. U krijgt uiteraard alleen maar de werkgever(s) te zien waarvoor u geautoriseerd bent. De URL van de

met SSL beveiligde productieomgeving waarnaar u wordt doorgelinkt is : https://online.loket.nl/vsp.prd.loket/ .

Loket.nl kan uiteraard ook direct dmv deze URL worden opgestart. Vanuit veiligheidsoverwegingen dient in dit

geval naast de gebruikersnaam en wachtwoord ook een controlegeval ingevuld te worden.

1.1.1 De verschillende soorten menu’s

Menubalken

Na het aanmelden in loket.nl krijgt men toegang tot de werkgever(s) waartoe men is geautoriseerd. Bovendien

bepalen de gebruikersnaam en het wachtwoord tot welke functies de gebruiker binnen de werkgever toegang

heeft.

Wanneer de gewenste werkgever aangeklikt wordt dan zal het hoofdmenu van loket.nl verschijnen.

Iedere gebruiker kan zijn of haar wachtwoord wijzigen d.m.v. de functie “Wachtwoord wijzigen”. Na het opgeven

van het oude wachtwoord kunt u een nieuw wachtwoord opgeven.

Bij alle nieuwe gebruikers of wijzigingen van huidige wachtwoorden dient het nieuwe wachtwoord minimaal te

bestaan uit 8 posities waarvan het verplicht is dat minimaal 3 van de 4 onderstaande types moeten voorkomen:

Hoofdletter, Kleine letter, cijfer, speciaal teken(voorbeelden speciale tekens!@#$%^&*_?+).

Voorbeelden wachtwoord: Test0001of Tijdelijk01

We adviseren u uw wachtwoord regelmatig te wijzigen

Na het ingeven van het wachtwoord zijn er meerdere opties beschikbaar waaruit gekozen kan worden.

Wanneer voor het tabblad Dienstverbanden wordt gekozen, verschijnt o.a. de optie

Lijst dienstverbanden . Wanneer men hierop klikt verschijnen de aanwezige dienstverbanden. Na het

activeren van een dienstverband zal een nieuw tabblad menu verschijnen met hierin nieuwe opties.

Wanneer men weer terug wil naar het werkgeversmenu kan men op het tabblad werkgever klikken.

http://www.loket.nl/

https://online.loket.nl/vsp.prd.loket/


Pull down menu’s

Loket.nl maakt tevens gebruik van pull down menu’s.

Wanneer men in een tabblad menu een optie selecteert verschijnt een pull down menu waarin men een keuze

kan maken uit schermen die te maken hebben met de gekozen optie.


2 Verschillende soorten schermen

Binnen loket.nl is een tweetal schermen te onderscheiden:

1. Selectieschermen

2. Invoerschermen

2.1 Selectieschermen

Wanneer men gegevens van een dienstverband of persoon wil gaan benaderen dan dient eerst een selectie

uitgevoerd te worden van de persoon of dienstverband met behulp van de optie Dienstverband -> Lijst

dienstverbanden of lijst personen.

Wanneer men gegevens wil bekijken die te maken hebben met de persoonlijke situatie zoals gezin, opleiding

en personalia dan dient gekozen te worden voor de lijst Personen. Wanneer men gegevens wil bekijken die te

maken hebben met het dienstverband, zoals salaris, aantal werkuren e.d., dan dient gekozen te worden voor de

lijst dienstverband. Een persoon kan eventueel meerdere dienstverbanden hebben.

Gegevens die op persoonsniveau worden vastgelegd gelden automatisch voor meerdere dienstverbanden.

Onderstaand treft u een schematische voorstelling aan van de inrichting van loket.nl.


Wanneer men klikt op lijst Personen zal in eerste instantie de lijst gesorteerd worden op alfabetische volgorde

van de achternaam.

De sortering kan eenvoudig worden aangepast door op de kolomkop van het record te klikken waarop men

wenst te sorteren.

Op deze manier is het eenvoudig om bijvoorbeeld een sortering op geboortedatum te maken.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid gebruik te maken van zoekfuncties.

Indien u op zoek (in dit geval) onder “naam” klikt verschijnt onderstaand scherm. Hierin tikt u een deel van de

naam in en klikt vervolgens op de button “zoek”.


Het resultaat bestaat vervolgens uit namen waarin de combinatie van tekens voorkomt.

Om weer alle gegevens op het scherm te zien klikt u op “verwijder zoek filter”.

Als een selectie op persoon of dienstverband is gemaakt kan het voor komen dat er van een bepaald soort

gegeven meerdere records aanwezig zijn. Er verschijnt dan eerst een scherm met een aantal hoofdgegevens

van deze records. Zo kan bijvoorbeeld een werknemer meerdere opleidingen hebben of meerdere kinderen.

Ook kunnen er meerdere historische records voorkomen. Wanneer men vervolgens een record aanklikt dan

verschijnt een scherm waarin alle velden beschikbaar zijn.


2.2 Invoerschermen

Gegevens invoeren

Invoerschermen zijn schermen, die de gebruiker de mogelijkheid bieden voor de invoer van gegevens. Deze

invoer kan bestaan uit de te registreren gegevens.

Invoerschermen voor de registratie van gegevens zijn - afhankelijk van de autorisatie - steeds voorzien van een

aantal buttons. In eerste instantie verschijnen de velden in een raadpleegfunctie.

Indien nieuwe records moeten worden toegevoegd dan kiest men voor de button Toevoegen.

Moet een bestaand record gewijzigd of verwijderd worden dan kiest men voor Wijzigen of Verwijderen.

Bij de meeste velden is een tooltip opgenomen. Wanneer men een label van een veld met de muis raakt

verschijnt er help informatie over het bewuste veld.

Een aantal schermen is opgebouwd uit subschermen. In een aantal gevallen zijn die dichtgeklapt omdat de

hierin opgenomen velden incidenteel worden gebruikt.

Wanneer deze velden toch gebruikt worden, kunnen deze subschermen opengeklapt worden door op de balk te

klikken.

Wanneer men kiest voor wijzigen of toevoegen dan verschijnen op het scherm de buttons Toepassen en

Annuleren.

De button Toepassen zorgt ervoor dat de gegevens van het scherm worden opgeslagen in de bestanden van

loket.nl. De button Annuleren maakt de wijzigingen ongedaan zodat de wijzigingen niet worden

weggeschreven naar de bestanden. De oorspronkelijke waarde blijft in een dergelijk geval intact.


3 Lists

Veel velden bevatten een list. Door op de button van de list te klikken verschijnt een scherm met de inhoud van

een tabel. Uit dit scherm kunt u een keuze maken door op het geselecteerde veld met de muis te klikken of

door de optie te selecteren en vervolgens op de ENTER-toets te drukken. Tevens kunt u in een lange lijst de

eerste letter van de optie die u zoekt intoetsen. Een laatste mogelijkheid om door de lijst te lopen is in het veld

de pijltjes toetsen te gebruiken. De door u gemaakte keuze zal automatisch in het invoerscherm worden

ingevoerd. Het is niet mogelijk om in een veld, dat voorzien is van een list, een waarde in te vullen, die niet in

de daarbij behorende tabel is opgenomen. De inhoud van een aantal tabellen waar een button gebruikt kan

worden, kunt u zelf definiëren. Deze tabellen bevatten dus geen vaste geprogrammeerde waarden en zijn door

u zelf vrij in te vullen. Met de toetsen PageUp , PageDown en de Pijltjes toets kunt u door de lijst lopen. Als u

een list oproept, zal altijd de huidige selectie als eerste regel worden getoond. De tabellen die door u zelf te

bepalen zijn treft u aan in het onderdeel Werkgever -> Producten -> Tabellen.

De waarden van de overige tabellen staan vast. Deze algemene tabellen kunnen niet door u worden gewijzigd.

Verzoeken om in een bepaalde tabel een specifieke waarde te wijzigen of toe te voegen kunnen gericht worden

aan de helpdesk.

Het gebruiken van tabellen heeft een aantal voordelen zoals:

Uniformiteit, vastlegging van gegevens vindt op een eenduidige manier plaats

Beheersbaarheid, aanpassing van tabel vindt plaats op centrale plaats

Datum velden zijn ook voorzien van een button.

Wanneer op deze button geklikt wordt dan wordt er een kalender van de huidige kalendermaand getoond.

Wanneer u hier op de juiste datum klikt dan zal het veld met de betreffende datum gevuld worden.

Het is uiteraard ook mogelijk om een datum direct in te vullen zonder de button te openen.

In de functietabel is het mogelijk om functies in te voeren (maximaal 30 posities) en hieraan direct een

bijbehorende functiegroep te koppelen.

Wanneer u een andere functieomschrijving of functiegroep op de salarisstrook wil presenteren kunt u de velden

“Afw. functie” en/of “Afw. functiegroep” invullen.


Afhankelijk van de aangestuurde CAO is het mogelijk het veld “Standaard functie“ te vullen met een

standaardfunctie conform de CAO.

4 Navigatie

Wanneer u een bepaald scherm voor meerdere werknemers wilt benaderen, dan kan met behulp van de

onderstaande knoppen door het werknemersbestand gebladerd worden zonder dat u telkens de werknemer

dient te selecteren.

5 Signaal / Foutmeldingen

In loket.nl is een groot aantal controles ingebouwd.

Wanneer u in een scherm een aantal velden heeft gemuteerd, dan zal loket.nl controleren of een waarde is

toegestaan en of de ingevulde waarde in relatie tot een aantal andere ingevulde waarden correct is.

Wanneer loket.nl een fout constateert, dan zal (zullen) er boven in het scherm in het rood de geconstateerde

foutmelding(en) weergegeven worden. De fout dient eerst te worden gecorrigeerd voordat loket.nl de mutatie

accepteert. Naast foutmeldingen beschikt loket.nl ook over signaalmeldingen. Signalen worden in oranje

weergegeven en attenderen u op een ingevulde waarde.

Wanneer u echter kiest voor toepassen wordt de mutatie normaal verwerkt. Onderstaand voorbeelden van een

signaalmelding bij een werknemer die jonger is dan 15 jaar en een voorbeeld van een foutmelding bij een

foutief ingevoerd sofinummer.


6 Helpschermen

Voor een aantal schermen zijn helpteksten vastgelegd. Wanneer men kiest voor de button Help aan de linkse

kant van het scherm dan verschijnen aan de rechtse kant van het scherm per veld een aantal bijzonderheden.

Tooltips

Bij de meeste velden is een tooltip opgenomen. Wanneer men een label van een veld met de muis raakt

verschijnt er handige informatie over het bewuste veld.

7 Filters

Wanneer u voor een gedeelte van uw personeelsbestand gegevens wilt raadplegen of muteren dan kunt u een

filter activeren. Ook kan men kiezen voor een peildatum in het verleden. Op deze manier kan men historische

gegevens raadplegen. Een gekozen filter blijft voor de gebruiker tijdens een sessie actief. Wanneer loket.nl

wordt afgesloten en opnieuw wordt opgestart dan is de gemaakte filter niet meer actief.

LET OP!! Indien een filter wordt toegepast op basis van werknemersprofiel dient eerst de juiste

beloningsregeling te worden geselecteerd.


8 Signalen

In de signaleringenmodule wordt een agendafunctie opgenomen waardoor bepaalde op werkgevers-,

werknemers-, producten moduleniveau gedefinieerde gebeurtenissen worden gesignaleerd. Deze

signaleringen zullen bij het inloggen automatisch verschijnen. Iedere dag worden deze meldingen om 24.00 uur

gegenereerd. Voorbeelden van dergelijke signaleringen zijn:


Verjaardagen

Dienstjubilea

Afloop van tijdelijke contracten

Huwelijksjubilea

Pensionering

Einde proefperiode

Eigen signalen (HRM -> Eigen signalen zie onderstaand voorbeeld)

Diverse signaleringen m.b.t. de wet Poortwachter

Opname in pensioenregeling

Wanneer u een melding gezien en afgehandeld heeft dan kan de melding op “Gezien” geplaatst worden.

Meldingen zullen dan in het vervolg niet meer getoond worden.

9 Mededelingen

In loket.nl is een optie “Mededelingen” opgenomen. Op deze manier worden wijzigingen in de CAO, loonmodel

of specifieke aanpassingen voor één werkgever aangegeven.

Een mededeling op CAO- of loonmodelniveau zal uitsluitend bij werkgevers verschijnen die ook werkelijk van

deze CAO of loonmodel gebruik maken.


Door op dit bericht te klikken opent u het scherm met mededelingen (zie hierboven). Vervolgens selecteert u in

het scherm “Mededelingen openstaand” de nog niet gelezen mededeling (zie onderstaand voorbeeld).

Deze werkgever kan vervolgens, zodra de mededeling is gelezen, de status wijzigen in “Gezien”. Dan zal de

gelezen mededeling worden verplaatst naar het scherm “Mededeling historie” waar het alsnog kan worden

geraadpleegd.

10 Historie en toekomstmutaties

10.1 Historie

Indien gekozen wordt voor de optie “Toevoegen” bij een bepaald scherm dan zal er een nieuw scherm geopend

worden waarbij gevraagd wordt om de nieuwe ingangsdatum.

In de meeste gevallen wordt automatisch het voorgaande record afgesloten met de nieuwe ingangsdatum -1

dag.

Zodra een werknemer uit dienst gaat dan zullen alle schermen automatisch gevuld worden met de datum uit

dienst als einddatum.

Wanneer men historische informatie wil opvragen van een bepaald moment kan men d.m.v. een filter de

peildatum ingeven.

Loket.nl zal dan de situatie van de peildatum tonen.


10.2 Toekomstmutaties

In loket.nl bestaat de mogelijkheid om mutaties in te voeren die op een later tijdstip plaatsvinden.

De salarismodule zal de mutaties pas verwerken zodra de ingangsdatum is bereikt.

11 Overzichten

Loket.nl beschikt zowel op werknemersniveau als op werkgeversniveau over een groot aantal overzichten. De

hoeveelheid en het soort overzichten zijn afhankelijk van de afgenomen modules waarover u beschikt. De

overzichten zijn door loket.nl gedefinieerd en kunnen niet worden aangepast. De meeste overzichten worden

standaard in HTML- formaat getoond.

Het is verder mogelijk om de overzichten te exporteren naar de volgende formaten:

PDF

CSV

EXCEL (Minimaal Office 2003)

XML

MHTML

Onderstaand treft u een voorbeeld aan van een NAW lijst.

Indien u overzichten verder wil bewerken in bijvoorbeeld Excel of Access adviseren wij u hiervoor de

overzichten te gebruiken die staan onder Export gegevens ( Overzichten->Personeel -> Export gegevens)


12 Salarismodule loket.nl

In loket.nl kunnen de diverse gegevens van werknemer en werkgever, 24 uur per dag onafhankelijk van plaats,

benaderd worden.

Wanneer een organisatie beschikt over de salarismodule van loket.nl worden de gegevens die van belang zijn

voor de salarisadministratie direct doorgegeven aan de salarismodule van loket.nl. Na een controle van de

salarismutaties kan op elk gewenst moment de daadwerkelijke salarisverwerking worden opgestart. De output

kan door een organisatie zelf worden uitgeprint of dit kan uitbesteed worden aan het accountants- of

administratiekantoor. Loket.nl biedt CAO ondersteuning voor een groot aantal CAO’s. Voor deze CAO’s wordt

een aantal zaken automatisch bijgehouden. Voorbeelden hiervan zijn: de inrichting van salarisschalen,

bijhouden van de diverse pensioenfondsen, overwerk- en ORT-regelingen. Eventuele afwijkingen of

aanvullingen op de CAO worden voor de werkgever vastgelegd in de werkgevergegevens. Een organisatie

heeft in de salarismodule een of meerdere aansluitnummers.

In loket.nl worden de beschikbare aansluitnummers als werkgevers weergegeven.

Wanneer u in loket.nl een werkgever selecteert - en uiteraard beschikt over de vereiste autorisatie - dan kunt u

binnen deze werkgever de werknemergegevens benaderen.

Loket.nl is voor uw organisatie het transportmiddel voor het klaarzetten en verzenden van allerlei meldingen en

bestanden naar externe organisaties zoals Equens, Belastingdienst, UWV, arbodiensten, diverse

pensioenfondsen en externe financiële systemen.

Alle output kan online geraadpleegd worden zodat een papieren archief overbodig wordt.

De mutaties die in loket.nl vastgelegd worden voor de salarisadministratie kunnen wij onderscheiden in een

tweetal groepen.

De eerste groep bestaat uit de vaste of werknemersgegevens. Het adres van een werknemer is

bijvoorbeeld zo'n vast gegeven.

De tweede groep mutaties zijn de variabele gegevens. Deze gegevens hebben betrekking op één

loonperiode. Voorbeelden van variabele gegevens zijn de rubrieken uren gewerkt, overuren, eenmalig

uitkering etc.

Op het moment dat u alle mutaties in loket.nl heeft ingevoerd, kunt u op ieder gewenst moment van de dag zelf

de salarisverwerking opstarten. Binnen een zeer kort tijdsbestek heeft u hierna de beschikking over de volledige

output. In eerste instantie is het een proefbestand. Wanneer u na een eerste controle de output goedkeurt,

wordt de output definitief.


13 Werkgevergegevens loket.nl

13.1 Loket.nl-ULSA

Om tot een correcte berekening te komen, dient een aantal stuurgegevens van de werkgever te worden

vastgelegd. Het beheer van de inrichting van stuurgegevens van de salarisadministratie vindt plaats in een

apart onderdeel genaamd loket.nl-ULSA. Uiteraard zijn beide onderdelen direct met elkaar verbonden.

Loket.nl zorgt voor het bijhouden van de ondersteunde CAO’s. Een AK heeft zelf toegang tot loket.nl-ULSA en

kan loonmodellen, algemene werkgevergegevens en eventuele afwijkingen en/of aanvullingen op de CAO

muteren. Mutaties in de stuurgegevens van individuele relaties worden door de helpdesk van loket.nl beheerd.

Administrateurs die verantwoordelijk zijn voor het inrichten van Loonmodellen en Werkgevergegevens dienen

hiervoor de cursus Inrichting en Beheer te volgen.

CAO-gegevens (C) hebben het hoogste niveau, vervolgens loonmodelgegevens (L) en tot slot de

werkgevergegevens (W). In loket.nl worden meer dan 140 CAO’s ondersteund.

We kunnen de stuurgegevens in twee groepen onderscheiden:

1. Algemene cliëntgegevens, zoals

Werkgevergegevens

Arbeidsvoorwaardenregelingen welke betrekking hebben op het salaris. (ploegentoeslag,

onregelmatigheidstoeslag, overwerk %, grondslag vakantietoeslag etc.). Meestal worden deze zaken

op CAO niveau geregeld

Suppletieregelingen (ziekengeld, WAO, WW)

Fiscale- en sociale gegevens

Etc.

CAO

1

Loonmodel A(

bijv.

mndver

loning

Loonmodel B (

bijv. 4

wkn

verloni

ng)

Werkge

ver 4 Werkge

ver 5

Werkge

ver 1

Werkge

ver 2 Werkge

ver 3


2. (Loon)Componentgegevens

De looncomponenten zijn ingedeeld in categorieën,

bijv.:

Bruto vergoeding volgens tabel

Bruto vergoeding volgens tarief

Netto vergoeding

Netto-Bruto vergoeding

Bedrag per eenheid

Bruto inhouding

Netto inhouding

Fiscale bijtellingen

Per component wordt aangestuurd of deze meegenomen moet worden in de grondslag voor bepaalde

regelingen zoals vakantietoeslag en pensioengrondslag. Ook wordt per component aangegeven of de

component bij in of uit dienst treden van een werknemer gedurende een periode naar rato moet worden

berekend. Standaard wordt er steeds vanuit gegaan dat een component moet worden herrekend, m.u.v.

levensloop, spaarloon en bijdrage personeelsvereniging.

Het onderhouden van deze gegevens verdient bijzondere aandacht. Indien u aanpassingen op de

looncomponenten wenst, zal dit altijd in overleg met de helpdesk van het administratiekantoor plaatsvinden.

13.2 Algemene regelingen salarismodule

13.2.1 Overwerkregeling

Het overwerkpercentage kan worden gerelateerd aan het uurloon (afhankelijk van het aantal normuren), aan

het vast overeengekomen weekloon of maandloon (percentage indicatie 1, 2 of 3). Vaak is op CAO-niveau de

overwerkregeling ingevoerd. Op werkgeversniveau is het dan mogelijk om afwijkingen of aanvullingen op de

CAO op te geven.

De overwerkregeling kent per aansluitnummer vijf overwerkpercentages. De opgegeven percentages zijn

inclusief het normale uurloon.

Het aantal overuren wordt op werknemerniveau opgegeven.

Indien tijd voor tijd uren (t.v.t.-uren) worden ingevoerd zal uitsluitend de overwerktoeslag worden uitgekeerd

(exclusief het uurloon). Het aantal t.v.t.-uren wordt toegevoegd aan het saldo t.v.t.-uren.

Het saldo t.v.t-uren kan middels het opnemen van uren t.v.t. worden afgebouwd.

13.2.2 Onregelmatige dienst

De percentages voor onregelmatige dienst kunnen worden gerelateerd aan het uurloon (afhankelijk van het

aantal normuren), aan het vast overeengekomen weekloon of maandloon (percentage indicatie 1, 2 of 3).

Vaak is in de CAO de ORT-regeling al ingevoerd. Op werkgeversniveau is het dan mogelijk om afwijkingen of

aanvullingen op de CAO op te geven.

De regeling kent per aansluitnummer vijf percentages. De opgegeven percentages zijn exclusief het normale

uurloon. Hier wordt dus uitsluitend het toeslagpercentage vastgelegd.


Het aantal uren onregelmatige dienst wordt op werknemerniveau opgegeven. De opgegeven uren genereren

geen basisloon. Deze zullen via gewerkte uren moeten worden opgegeven. Middels de optie “Berekenen uren”

in loket.nl zal het aanmaken van gewerkte uren automatisch plaatsvinden. Hier wordt later nader op ingegaan.

13.2.3 Ploegentoeslag

De mogelijkheid bestaat om per aansluitnummer vijftien verschillende ploegen op te geven. Per ploeg kan het

aantal normuren per week, het percentage ploegentoeslag en - indien van toepassing - het bedrag

ploegentoeslag worden aangegeven.

Indien niet met ploegen wordt gewerkt dient bij ploeg 1 het gebruikelijk aantal uren te worden opgegeven

(bijvoorbeeld 38.00).

Vaak zijn in de CAO de ploegen al ingevoerd. Op werkgeversniveau is het dan mogelijk om afwijkingen op de

CAO op te geven.

Op werknemerniveau wordt aangegeven welke ploeg (normuren) van toepassing is

(scherm Dienstverband -> Arbeidstijd).

Tevens kan worden aangegeven hoe bij ploegentoeslag dient te worden omgegaan met overwerk.

Indicatie 0: Bij overwerk wordt het overwerkpercentage niet verhoogd met het percentage ploegentoeslag.

Indicatie 1: Bij overwerk wordt het overwerkpercentage verhoogd met het percentage ploegentoeslag.

Bijvoorbeeld: overwerk% = 150%

ploegentoeslag% = 20%

Het overwerk% bij ploegentoeslag bedraagt: 150% + 20% = 170%

Indicatie 2: Bij overwerk wordt het overwerkpercentage vermenigvuldigd met het percentage

ploegentoeslag.

Bijvoorbeeld: overwerk% = 150%

ploegentoeslag% = 20%

Het overwerk% bij ploegentoeslag bedraagt: 150% + (20%*150% )= 180%

13.2.4 Grondslaggegevens

Er kunnen vijftien grondslagen per aansluitnummer worden opgebouwd. Het resultaat van de grondslag wordt

gekoppeld aan een loontransactie. Hiermee wordt het mogelijk om een grondslag op te bouwen met een uit te

betalen resultaat. Bijvoorbeeld het opbouwen van een grondslag t.b.v. de uitbetaling van vakantietoeslag. Ook

kan een grondslag gebruikt worden om een component periodiek uit te betalen op basis van een percentage.

Voorbeelden hiervan zijn prestatietoeslag, persoonlijke toelage etc.

Tevens kan men een grondslag gebruiken voor het opbouwen van vakantieuren. Op het overzicht “inrichting

salarisverwerking” (zie Salarisverwerking->Overzichten->Inrichting salarisverwerking) wordt aangegeven

over welke componenten een grondslag wordt opgebouwd.

Vaak zijn in de CAO de grondslagen al ingevoerd. Op werkgeversniveau is het dan mogelijk om afwijkingen of

aanvullingen op de CAO op te geven.


13.2.5 Fondsen

De salarismodule van loket.nl biedt de mogelijkheid per aansluitnummer rekening te houden met 25 fondsen.

Indien de premie een percentage bedraagt dan worden hier de percentages aangegeven. Er wordt onderscheid

gemaakt in werknemer- en werkgeverpercentage. Verder kan de basis voor premieheffing hier worden

opgegeven zoals bijvoorbeeld Sociaalplichtig loon, een jaargrondslag of een aantal componenten dat

meegenomen moet worden voor de berekening van de premie.

13.2.6 Overige sociale lasten

Op basis van de sector waarin uw organisatie door het UWV is ingedeeld, worden de hieraan gerelateerde

premies gehanteerd. Wanneer een afwijkende premie voor het gedifferentieerde gedeelte van de WAO van

toepassing is, kan dit hier worden vastgelegd.

13.2.7 Sociale uitkeringen en suppletie

Zowel de uitkeringspercentages als de suppletie regeling worden in loket.nl vastgelegd. Deze standaard

instelling is voor alle werknemers van toepassing. Op werknemerniveau kan van deze regeling worden

afgeweken.

Alle voor een werkgever ingerichte stuurgegevens kunt u in loket.nl raadplegen op het overzicht

inrichting salarisverwerking (Salarisverwerking->Overzichten->Inrichting salarisverwerking)


14 Werknemergegevens

14.1 Procedure invoeren nieuwe werknemer

Het invoeren van een nieuwe werknemer bestaat totaal uit maximaal 3 stappen.

De basisgegevens van een werknemer kunnen worden ingevoerd met behulp van de wizard nieuwe

werknemer.

Hierna kan stap 2 uitgevoerd worden om eventuele individuele vergoedingen,inhoudingen en excasso’s op te

geven en mogelijk de stap 3.

14.1.1 STAP 1 Wizard nieuwe werknemer

De wizard “Nieuwe werknemer” selecteert u als volgt: “Dienstverbanden -> Nieuwe werknemer”.


Aandachtspunten:

EDM: standaard wordt hier “nee” gepresenteerd. Mocht u toch een EDM moeten inzenden dan kunt u

deze optie wijzigen.

Werknemersprofiel: indien hier een profiel aanwezig is en dit profiel wordt gekozen dan worden

automatisch de voor dit profiel geldende (pensioen)fondsen en grondslagen geactiveerd.


Personeelsnummer:

Loket.nl zal zelf een personeelsnummer voorstellen. Dit personeelsnummer kan door de gebruiker worden

overschreven. Dit nummer dient uniek te zijn binnen de werkgever en mag maximaal 10 posities bevatten.

Soort werknemer:

Op basis van de geselecteerde soort werknemer worden er default een aantal velden betrekking hebbend

op de sociale verzekeringen op de juiste waarde geplaatst.

Basis dienstverband:

Op basis van het geselecteerde “Basis dienstverband” worden er default een aantal velden zoals oa.

Afwijkende kleur LB tabel en diverse sociale verzekeringen op de juiste waarde geplaatst. Ook zullen de

juiste regels voor het bepalen van de loonheffing worden toegepast.

Nr. inkomstenverhouding:

Indien een medewerker meerder dienstverbanden heeft dient ieder dienstverband een uniek nummer

inkomstenverhouding te hebben. Wij adviseren het nummer inkomstenverhouding opvolgend te

nummeren.

Beroep: Bij bepaalde CAO’s dient tbv de gegevensuitwisseling een beroepencode te worden opgegeven

(bijv. bouw)

Periode salarisperiodiek: De vastgelegde periode zal in de signaleringenmodule worden meegenomen.

Één periode voorafgaand aan de vastgelegde periode zal een signaal verschijnen. Er zijn ook overzichten

beschikbaar ( Overzichten -> Personeel->Salarisperiodiek)

Afw. CAO aangifte en premiegroep sectorfonds: Alleen invullen indien niet de standaard CAO of

premiegroep gevolgd moet worden.

Berekenen uren:

Indien u berekenen uren op “ja” zet dan zal loket.nl, zodra u bij het starten van de salarisverwerking, voor

deze werknemer het aantal normuren meenemen in de verloningsperiode. Bij een oproepkracht zal hier

meestal “Nee” ingevuld worden.

Afw. SV dagen: Alleen invullen indien een werknemer volgens een vast patroon niet op ALLE werkdagen

werkt. Gemiddeld aantal dagen per loonperiode invullen. Indien dit veld gevuld is met een waarde >0 zal

loket.nl deze werknemer fiscaal gezien behandelen als een parttimer. De SV dagen worden automatisch

bepaald indien gebruik gemaakt wordt van het arbeidspatroon en de indicatie Afw. dagen/uren m.b.v.

rooster op “Ja” staat.

Afwijkende uren per week: Alleen invullen indien een werknemer in een vast patroon meer of minder uren

werkt dan de normuren. De afwijkende uren per week worden automatisch bepaald indien gebruik

gemaakt wordt van het arbeidspatroon en de indicatie Afw. dagen/uren m.b.v. rooster op “Ja” staat.

Uren gebroken periode rooster (alleen van toepassing indien gebruik gemaakt wordt van rooster):

Indien er sprake is van een gebroken periode (werknemer komt in de loop van een verloningsperiode in

dienst of gaat gedurende de verloningsperiode uit dienst) en er zijn roostergegevens bekend, dan worden

de normuren (en daarmee Uren gewerkt (001)) en dagen sociale verzekering (181) voor die periode

bepaald met behulp van het betreffende arbeidspatroon. Dit gebeurt automatisch tijdens “Berekenen uren”.

Uren periode m.b.v. rooster (alleen van toepassing indien gebruik gemaakt wordt van rooster)

Indien deze optie wordt geselecteerd dan worden in iedere verloningsperiode het aantal gewerkte uren

(001) en dagen sociale verzekering (181) bepaald met behulp van het arbeidspatroon.


Het gevolg hiervan zal zijn dat de betreffende werknemer een wisselend loon ontvangt per

verloningsperiode. Er is immers steeds sprake van een wisselend aantal uren.

LET OP !!! Wij adviseren u om deze optie uitsluitend te gebruiken bij werknemers met een uurloon die

volgens een vast arbeidspatroon werken.

Dagen dagvergoeding m.b.v. rooster (alleen van toepassing indien gebruik gemaakt wordt van rooster)

Deze indicatie zorgt er voor dat de nieuwe looncomponent “Dagen dagvergoeding”(178) wordt bepaald

met behulp van het ingevulde arbeidspatroon.

Indien bij een looncomponent de betalingsperiode “betaling per gewerkte dag” actief is (zie onderstaande

schermafdruk uit loket.nl-ulsa) zal loket.nl rekenen met de bepaalde “Dagen dagvergoeding”.

De automatisch berekende component “dagen dagvergoeding”(178) zal zichtbaar worden in de variabele

gegevens na het uitvoeren van de functie “Berekenen uren” .

De component “dagen dagvergoeding”(178) kan uiteraard ook handmatig in de variabele gegevens

worden opgegeven of aangepast. Deze looncomponent is beschikbaar onder de categorie “Uren”.

Afwijkende dagen/uren m.b.v. rooster

Met deze indicatie kan het aantal “afwijkende uren per week” en “Afw. SV-dagen per periode” automatisch

worden gevuld op het scherm arbeidstijd (zie hieronder).

Indien deze indicatie op “nee” staat dienen bovenstaande velden handmatig te worden gevuld.

In het arbeidspatroon kan voor de even- en oneven weken, de werktijd per dag worden ingevuld. Uiteraard

is het niet verplicht om met het arbeidspatroon te gaan werken, Indien u wel gebruik gaat maken van het

arbeidspatroon is het niet noodzakelijk om voor werknemers die op alle werkdagen hetzelfde aantal uren

werkzaam zijn het arbeidspatroon te vullen.

Arbeidspatroon:

In het arbeidspatroon kan voor de even- en oneven weken, de werktijd per dag worden ingevuld.

Uiteraard is het niet verplicht om met het arbeidspatroon te gaan werken. Indien u wel gebruik gaat maken

van het arbeidspatroon is het niet noodzakelijk om voor werknemers die op alle werkdagen hetzelfde

aantal uren werkzaam zijn het arbeidspatroon te vullen.

Functie:

Uit de opgebouwde functietabel kunt u hier een keuze maken.

De functie en functiegroep worden vervolgens uit deze tabel opgehaald en zullen ook op de

salarisspecificatie worden geplaatst.

Op de salarisspecificatie zal een omschrijving van max. 30 posities worden geplaatst. De functiegroep is

maximaal vijf posities groot. Indien vanuit de CAO de functies worden onderhouden kan hier de standaard


waarde “Algemeen”: worden toegepast. Na het invullen van de wizard kan op het algemene

dienstverbandscherm, onderdeel Organisatorische eenheid WN, bij het veld “Standaardfunctie” uit een

tabel de functie volgens CAO gekozen worden.

In loket.nl/ulsa kan geregeld worden welke functie standaard op de strook geplaatst moet worden.

Afw. functie / Afw. Functiegroep

Indien op de salarisspecificatie een afwijkende functie e/o functiegroep moet worden weergegeven of er is

geen functie geselecteerd, dan kan hier de betreffende waarde worden ingevuld.

Met behulp van de TAB-toets kunt u naar het volgende veld springen.

Wanneer er sprake is van bijvoorbeeld een afwijkend adres dan klikt u op de balk Afwijkend postadres

vervolgens verschijnt er een aantal velden dat gemuteerd kan worden.

Na het invullen van de betreffende gegevens drukt u op “Toepassen”.

Loket.nl controleert nog een aantal gegevens en zal mogelijk nog signaal en/of foutmeldingen genereren (zie

onderdeel signaal/foutmeldingen).

Wanneer er meldingen komen dan wijzigt u de ingevoerde gegevens en drukt hierna opnieuw op

“Toepassen”.

14.1.2 STAP 2 Diverse salarisverwerking en beloning

Wanneer bij een werknemer nog vergoedingen of inhoudingen van toepassing zijn kunnen deze componenten

gemuteerd worden in

Arbeidsvoorwaarden WN -> Beloning WN -> Periodieke vergoedingen WN of Arbeidsvoorwaarden WN -

> Beloning WN -> Periodieke inhoudingen WN.

Tip: U kunt de bovenstaande schermen middels de optie Arbeidsvoorwaarden WN -> Beloning WN -> Quick

view beloning WN direct benaderen en muteren.

Indien u het salaris en/of specifieke componenten zoals bijvoorbeeld spaarloon en levensloop wil overmaken op

een bank of gironummer dient u de gegevens in het onderstaande scherm te muteren.

Salarisverwerking -> Excasso (t.b.v. de bank- of girorekeningen van de werknemer).

Daarnaast kan het, afhankelijk van de CAO die u volgt, voorkomen dat u nog overige schermen moet

doorlopen. Onderstaand enkele voorbeelden hiervan:

Salarisverwerking -> Fondsen-> Werknemer fonds

Indien de pensioenpremies met vaste inhoudingen en/of afdrachten werkt of bij een werknemer afwijkende

percentages van toepassing zijn.

Salarisverwerking -> Vakantiefonds (t.b.v. vakantiefondsregelingen zoals Metaal en Schilders)

Salarisverwerking -> Diversen ( bijvoorbeeld indicatie premiekorting (bij bereiken 62 jarige leeftijd en/of

arbeidsgehandicaptenkorting is van toepassing) , bedrag arbeidsgehandicaptenkorting en jaargrondslag ABP).

Tip: U kunt de bovenstaande schermen middels de optie Salarisverwerking -> Quick view salarisverwerking

direct benaderen en muteren.


14.1.3 STAP 3 Overige arbeidsvoorwaarden

LET OP !!

Indien u gebruik maakt van de ziekteverzuim-module en/of MDV meldingen, dan is het van belang dat het

UWV en eventueel de arbodienst wordt gekoppeld aan de werknemer. Dit kan collectief plaatsvinden

(Arbeidsvoorwaarden -> Arbodienst&UWV > UWV of Arbodienst, buttonknop Collectief) of per

dienstverband. Deze mogelijkheid vindt u onder het dienstverband van de werknemer (Arbeidsvoorwaarden

WN -> Arbodienst&UWV WN -> UWV WN of Arbodienst WN, optie toevoegen)

Hier selecteert u het UWV en of Arbodienst.

Bij de meeste velden van bovenstaande schermen zijn Tooltips aanwezig met hierin helpinformatie over het

betreffende veld.

Zorg ervoor dat de diverse schermen de correcte ingangsdatum krijgen. Standaard wordt bij het toevoegen van

een nieuwe waarde op een scherm de eerste dag van de kalendermaand als ingangsdatum gekozen.

Voor werkgevers die aangesloten zijn bij Colland verschijnt in de wizard “Nieuwe werknemer” een veld “MDV

melding aanmaken” en geldt bovenstaande procedure niet.

14.2 Vaste werknemermutaties

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen vaste en variabele werknemermutaties. In dit onderdeel worden de

vaste werknemermutaties behandeld.

Vaste werknemermutaties worden standaard automatisch iedere loonverwerking meegenomen. Voorbeelden

van vaste componenten zijn het basisloon, een vaste reiskostenvergoeding en de inhouding en afdracht voor

een pensioenfonds.

Wanneer er bij bestaande werknemers wijzigingen voorkomen in de vaste mutaties, dan dient u een nieuw

record toe te voegen met een nieuwe ingangsdatum. Standaard wordt bij toevoegen de eerste dag van de

kalendermaand getoond. Dit kan uiteraard gewijzigd worden. Het oude record wordt in de meeste gevallen

afgesloten met de juiste einddatum ( ingangsdatum -1). De salarismodule van loket.nl zal salarismutaties voor

bestaande werknemers altijd per hele periode afhandelen. Voorbeeld: Wanneer een toelage wordt ingevoerd

per 5 januari en er wordt met een maandverloning gewerkt dan zal loket.nl de toelage voor de gehele maand

januari toepassen en niet naar rato. Het verschil zal dan met een aanvullende variabele mutatie gecorrigeerd

moeten worden. Wanneer de ingangsdatum ligt vóór de huidige verwerkingsperiode dan zal loket.nl een

herrekenstrook vervaardigen (zie onderdeel Herrekenen).


14.3 Variabele werknemermutaties

Variabele werknemermutaties worden alleen meegenomen bij de salarisverwerking voor de opgegeven

periode. Voorbeelden van variabele componenten zijn gewerkte uren, onbetaald verzuim en een

overwerkvergoeding. Vaste componenten kunnen in de meeste gevallen ook via variabele componenten

aanvullend of vervangend worden gemuteerd.

Een voorbeeld ter verduidelijking:

voorbeeld:

In de vaste werknemergegevens staat een reiskostenvergoeding ad. € 100,00. Deze € 100,00

reiskostenvergoeding zal automatisch bij iedere loonverwerking worden meegenomen. Indien eenmalig

€ 150,00 reiskostenvergoeding moet worden betaald kan dit via variabele gegevens worden opgegeven.

Hiervoor bestaan de onderstaande mogelijkheden:

1. Bij de variabele component reiskostenvergoeding wordt € 150,00 opgegeven. Deze variabele waarde

vervangt de vaste waarde in de personeelsgegevens.

2. Bij de variabele component wordt de € 50,00 reiskostenvergoeding aanvullend opgegeven. Hiervoor dient

de button achter de component op A geplaatst te worden. Deze waarde vervangt nu niet de vaste waarde

in de personeelsgegevens maar telt de variabele waarde hierbij op.

3. Indien de reiskosten, bijvoorbeeld vanwege ziekte, 1 periode niet uitbetaald mag worden kan de

component op N geplaatst worden. Hiermee wordt aangegeven dat in deze periode ook de vaste waarde

niet uitbetaald mag worden.

De gemuteerde variabele waarde wordt alleen voor de opgegeven periode meegenomen. De daarop volgende

periode zal weer automatisch de vaste waarde van € 100,00 worden meegenomen in de berekening.

Variabele mutaties kunnen worden vastgelegd met behulp van de optie Salarisverwerking -> Variabele

gegevens -> Variabele gegevens standaard of Variabele gegevens totaal.

1. Variabele gegevens (standaard):

In dit scherm worden alleen die componenten gepresenteerd waarbij in de componentdefinitie in

loket/ULSA de indicatie “standaard zichtbaar” op “ja” staat.

Hierdoor worden de variabele gegevens sneller opgebouwd.

De componenten die in dit scherm worden getoond, treft u ook aan in de browser variabele gegevens. Wij

adviseren u zoveel mogelijk dit scherm te gebruiken.

2. Variabele gegevens totaal:

Dit is het scherm dat voorheen werd gebruikt. Hierbij worden alle componenten gepresenteerd.

Vervolgens dient u de juiste periode te selecteren.

De mutatie dient gemuteerd te worden in de categorie waaronder de component valt.

Wanneer een variabele mutatie voor meerdere werknemers moet worden vastgelegd dan kan dit

uitgevoerd worden met behulp van de functie browser variabele gegevens of collectieve variabele mutatie.

Deze opties worden bij het onderdeel Collectieve mutaties verder toegelicht.


14.4 Collectieve mutaties

Naast individuele mutaties kunnen in loket.nl ook mutaties ingevoerd worden die voor alle werknemers of

groepen van werknemers van toepassing zijn. Meestal zal een collectieve mutatie ook alleen maar gelden voor

actieve werknemers. In zo’n geval dient, voordat een collectieve mutatie wordt opgestart, een filter te worden

uitgevoerd.

14.4.1 Collectieve vaste mutaties

Wanneer u voor meerdere werknemers een component wilt muteren dan kan in het betreffende menu met

behulp van de knop snel naar de volgende werknemer geschakeld worden zodat snel de mutaties kunnen

worden vastgelegd.

Wanneer er een zelfde aanvullende of vervangende vaste mutatie voor werknemers moet worden vastgelegd

dan kan hiervoor gebruik gemaakt worden van een van de opties die onder Collectieve mutaties aanwezig zijn.

De optie Collectieve mutaties treft u aan onder Werkgever -> Dienstverbanden -> Collectieve mutaties.

Onder de optie Beloning kunt u het basisloon of de pensioenuitkering collectief muteren.

Hierbij kan worden opgegeven of het basisloon c.q pensioenuitkering met een aanvullend bedrag of percentage

verhoogd moet worden. Tevens kan de methode van afronden worden opgegeven.

Onder de optie Overig kunnen verschillende componenten op dezelfde wijze collectief gemuteerd worden.

Bovendien kan hier ook collectief een aantal regelingen worden geactiveerd zoals een pensioenregeling of het

activeren van een grondslag vakantietoeslag.

14.4.2 Collectieve variabele mutaties

Onder Werkgever -> Dienstverbanden -> Collectieve mutatie -> Overig treft u de opties Variabele gegevens

en Browser variabele gegevens aan.

Wanneer een groot aantal dezelfde soort variabele mutaties met verschillende waarden per werknemer

vastgelegd moet worden, dan kan gebruik gemaakt worden van de browser variabele gegevens. Hierbij kan

gebruik worden gemaakt van een filter.

Wanneer een categorie geselecteerd is verschijnt het invoerscherm.


Hieronder een voorbeeld van een scherm:

Op een zeer snelle manier kunnen nu de mutaties ingevoerd worden.

De ingevoerde mutaties zijn na het invoeren zichtbaar op werknemersniveau bij variabele gegevens.

Het is ook mogelijk om variabele mutaties te importeren via een upload van een CSV bestand. Voorwaarde is

dat dit bestand in een bepaalde record lay-out is opgemaakt en dat het product “Import variabele mutaties”

door u wordt afgenomen. In een separate handleiding, online beschikbaar (Producten -> Handleidingen),

staan de speciale aandachtspunten van dit product beschreven.

In loket.nl is het mogelijk om exportsets te definiëren. Hiermee kan o.a. de samenstelling van de browser

variabele gegevens worden bepaald.

Een exportset kan gedefinieerd worden door eerst een omschrijving voor de exportset op te nemen en

vervolgens de gewenste looncomponenten aan deze exportset toe te voegen.

In de exportset kunnen componenten (component moet in loket.nl/ulsa op standaard zichtbaar “Ja” staan) uit

meerdere categorieën geplaatst worden zodat voor een werkgever een variabel scherm op maat gemaakt kan

worden.


(Zie onderstaande schermafdruk).

Deze optie is opgenomen onder:

Salarisverwerking -> Overzichten -> Exportsets loonresultaten -> Exportsets.

Vervolgens kan bij de browser variabele gegevens de gedefinieerde exportset geselecteerd worden.

Indien bij “Categorie of exportset” voor ExportSet wordt gekozen kan in de volgende regel “Categorie” de

gewenste exportset worden geselecteerd.

Verder kan het voorkomen dat voor alle werknemers een collectieve eenmalige mutatie vastgelegd moet

worden zoals een eenmalige uitkering of het uitbetalen van een opgebouwde grondslag.

Hiervoor kan in het menu Collectieve mutaties gebruik gemaakt worden van de optie variabele gegevens.

In de online handleiding “Grondslagen” (Producten -> Handleidingen ) treft u bijzonderheden aan van het

aansturen en uitbetalen van grondslagen (bijv. vakantietoeslag).


14.4.3 Loonkosten verdelen m.b.v. variabele mutaties

Één van de mogelijkheden met de optie verdelingseenheden is een loonkostenverdeling te maken.

Het scherm variabele gegevens bevat bij het invoeren een keuze “verdelingseenheid” (zie onderstaand

voorbeeld).

Indien u de loonkosten wilt verdelen kunt u per Verdelingseenheid “uren” invoeren. Er kunnen dus “gewerkte

uren” (of één van de overige zgn. uren voor normuren) op een Verdelingseenheid Inkoop, Werkplaats etc.

worden ingevoerd. De verdelingseenheid die direct in het scherm Variabele gegevens wordt gepresenteerd is

de eenheid die standaard in het scherm dienstverband voor de betreffende werknemer is vastgelegd. Hierop

zullen de loonkosten van de werknemer worden geboekt als er geen nadere verdeling hoeft plaats te vinden.

Op de standaard Verdelings-eenheid hoeft u bij vaste werknemers in principe geen gewerkte uren vast te

leggen. Deze uren worden via “Berekenen Uren” bepaald. Wel kunt u de overige uren vastleggen. Onder de

afwijkende Verdelingseenheden kunt u wel de differentiatie van gewerkte uren vastleggen.

Bij de verdeling worden alle loonkosten in de journalisering verdeeld naar de verhouding van de uren voor

normuren / deeltijdfactor. Welke uren hieronder vallen kan nagegaan in het overzicht Inrichting

salarisverwerking. (Een voorbeeld treft u hiervan onderstaand aan.)

Het is niet mogelijk specifieke componenten buiten de verdeling te houden.

We raden u aan uitsluitend de uren voor normuren deeltijdfactor (zie bovenstaand voorbeeld) op de

afwijkende verdelingseenheden te boeken.


15 Salarisverwerking

15.1 Procedure salarisverwerking

Nadat u de mutaties heeft ingevoerd dient u de uiteindelijke loonrun te verwerken.

Het verwerken van een loonrun bestaat uit totaal 4 stappen.

Deze stappen treft u aan onder de optie Werkgever -> Salarisverwerking

15.1.1 STAP 1 Berekenen uren

Bij de variabele gegevens worden o.a. aanvullingen en afwijkingen van de gewerkte uren ingevuld zoals

overuren, uren onbetaald verlof etc. De salarismodule van loket.nl heeft echter ook de gewerkte uren van een

periode nodig om het salaris te kunnen berekenen. Worden er geen gewerkte uren doorgegeven, dan zal er

geen bruto salaris worden vastgesteld.

Loket.nl berekent deze gewerkte uren per periode automatisch door de functie “Berekenen uren”.

Op werknemersniveau kan in het scherm ”gegevens verloning” aangegeven worden of voor deze werknemer

de gewerkte uren berekend moeten worden. Indien hier ja wordt opgegeven zal loket.nl de gewerkte uren

berekenen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het aantal dagen van de maand en de normuren per week van

de werknemer.

Bovendien wordt voor alle werknemers waarbij een grondslag (bijvoorbeeld vakantietoeslag) is geactiveerd en

waarvoor op het moment van het proces “berekenen uren” , voor die betreffende periode (periode verloning),

variabele gegevens aanwezig zijn, en in de inrichtinggegevens is bepaald dat in deze periode een grondslag (

bijvoorbeeld vakantietoeslag) moet worden berekend en/of uitbetaald , de indicatie “berekenen grondslag”

geactiveerd. Hierdoor zal voor deze werknemers in betreffende periode de grondslag worden berekend en/of

uitbetaald.

Voor meer informatie omtrent “Grondslagen” verwijzen wij u naar de online handleiding “Grondslagen”

(Producten->Handleidingen)

Wanneer men een mutatieverslag maakt van de variabele gegevens dan zijn hierop de berekende uren en

eventueel de indicatie “berekenen grondslag” per werknemer zichtbaar.

Onderstaand een tweetal voorbeelden hoe de gewerkte uren van een periode berekend worden:

Voorbeeld 1 berekenen uren ( fulltimer):

een werknemer werkt 40 uur per week.

De verloningsperiode heeft 20 werkdagen.

Met ploeguren van 40 uur per week levert dit 8 uur per dag op.

Totaal gewerkte uren in de betreffende periode = 20 * 8 = 160 uren.

Deze 160 uur worden met de functie berekenen uren automatisch berekend. Bij het aanmaken van een

verloningsrun zal de salarismodule het uurloon vermenigvuldigen met 160 om tot het salaris te komen.

Voorbeeld 2 berekenen uren ( parttimer):

Een werknemer werkt 24 uren per week


De verloningsperiode heeft 20 werkdagen.

Totaal gewerkte uren in de betreffende periode = 24/5 *20 = 96,00 uren.

Deze 96,00 uren worden met de functie berekenen uren automatisch berekend

Via de variabele gegevens behoeven alleen maar de afwijkende uren te worden opgegeven. Hierbij kan

gedacht worden aan uren vakantie, onbetaald verlof, ziek, etc. Het aantal gewerkte uren behoeft normaliter niet

te worden ingevuld. Deze uren kunnen automatisch worden berekend. Deze worden “gecompleteerd”. Dit

betekent dat het aantal gewerkte uren wordt berekend door het aantal normuren te verminderen met de

afwijkende uren die zijn opgegeven via de variabele gegevens.

Bijvoorbeeld:

Een werknemer heeft een dienstverband obv 40 uren per week.

De verloningsperiode heeft 20 werkdagen. In totaal dus 20 x 8 = 160 uren.

Hij neemt 24 uren vakantie. Dit geeft u op via de variabele gegevens.

Het systeem zal vervolgens het aantal uren completeren met 136 uren gewerkt.

Bij een normale verwerking zal berekenen uren altijd uitgevoerd moeten worden.

De procedure wordt alleen uitgevoerd voor werknemers waarbij aangegeven is dat de uren berekend moeten

worden Wij adviseren de functie Berekenen uren pas uit te voeren NA het invoeren van de overige mutaties.

15.1.2 STAP 2 Mutatieverslagen

Voordat de daadwerkelijke salarisverwerking opgestart wordt, adviseren wij een uitvoerige mutatiecontrole van

de ingevoerde vaste en variabele mutaties uit te voeren.

Wanneer er fouten geconstateerd worden dan kunnen deze gecorrigeerd worden vóórdat de salarisverwerking

opgestart wordt. Mutatieverslagen kunnen worden opgeroepen via de optie Werkgever -> Salarisverwerking

-> Mutatieverslagen.

15.1.2.1 STAP 2a Variabele gegevens

Er zijn een tweetal mutatieverslagen die te maken hebben met de variabele mutaties.

In de praktijk kunt u zelf bepalen welke van de twee verslagen u gebruikt:

1. Mutatieverslagen variabele gegevens

In het mutatieverslag variabele gegevens ( Salarisverwerking -> Mutatieverslagen) treft u de eenmalige

mutaties aan waaronder ook de zojuist berekende uren per werknemer.

Ook van de variabele mutaties worden tijdstip van muteren, de gebruiker die de mutatie heeft vastgelegd en de

status van de mutatie weergegeven. Bij de identificatie wordt de periode weergegeven waarin de mutatie is

opgegeven. De mutaties die vastgelegd zijn in de opgegeven selectieperiode worden op het overzicht getoond.

2. Variabele gegevens per loonperiode

Dit overzicht gebruikt u wanneer u een overzicht wilt hebben met hierop alle variabele mutaties die in de

eerstvolgende verloningsperiode meegenomen moeten worden.

Op dit overzicht worden ook totaaltellingen van de totalen per looncomponent voor de totale werkgever

gepresenteerd.


15.1.2.2 STAP 2b Vaste werknemermutaties

De vaste werknemermutaties treft u aan onder de optie Periodieke gegevens.

Wanneer een vaste mutatie meerdere keren in een salarisperiode is gemuteerd, dan wordt de laatst

vastgelegde mutatie verwerkt.

Verder wordt bij elke mutatie het tijdstip van muteren, de gebruiker die de mutatie heeft vastgelegd en de status

van de mutatie weergegeven.

15.1.3 STAP 3 Verlonen

Wanneer de mutatiecontrole heeft plaatsgevonden is het moment aangebroken dat de salarisverwerking gestart

kan worden. Dit kan op het moment dat de gebruiker het wenst, dus 24 uren per dag en 7 dagen per week.

De salarisverwerking kan opgestart worden via de optie Salarisverwerking -> Verlonen.

Indien het product “ESS” bij de werkgever is geactiveerd verschijnt er een veld “Beschikbaar ESS” waarbij

default de systeemdatum wordt ingevuld. Indien het de bedoeling is dat de werknemers pas later de

salarisstroken kan ophalen kan hier een afwijkende datum ingevuld worden. Ook kan een e-mailadres

opgegeven worden. Standaard wordt dit mailadres opgehaald vanuit het scherm Beloning. U kunt op dit

scherm eventueel een ander e-mailadres opgeven.

Wanneer de loonverwerking gereed is, zal er vanuit de mailserver van loket.nl een e-mail gestuurd worden naar

dit e-mailadres.

15.1.4 STAP 4 Output salarisverwerking

Wanneer de verloningsrun is aangemaakt kan via de optie Salarisverwerking -> Verloningsruns ->

Openstaand de output van de run geraadpleegd worden.

Wanneer bij datum afgehandeld direct een datum is ingevuld zal de run niet juist verwerkt zijn.

De reden van het niet correct afhandelen van de salarisrun zal worden weergegeven wanneer op de knop

Fout/ signaal wordt gedrukt. Herstel de fout of neem contact op met de helpdesk.


Wanneer de datum afgehandeld niet is ingevuld, dan heeft de output op dit moment de status PROEF. Indien

de button “Fout/Signaal” verschijnt adviseren wij ALTIJD eerst het verslag van de salarisverwerking te

raadplegen via de button “Fout/Signaal”. Ook in dit geval kunnen door de salarismodule signalen zijn

aangemaakt. Fouten kunnen er in dit geval niet meer aanwezig zijn. Als er geen verslag verschijnt, zijn er geen

signalen.

Op alle overzichten zal in de achtergrond met grote letters PROEF gedrukt staan.


Wij adviseren een eerste visuele controle van de output uit te voeren.

Wanneer op dit moment nog zaken geconstateerd worden die niet correct zijn, dan kan gekozen worden voor

de optie Annuleren.

Nadat de foutieve mutaties hersteld zijn, kan de verloning van deze periode opnieuw gestart worden. Wanneer

de output nu correct is dan kan voor de optie Goedkeuren gekozen worden.

De verloningsrun krijgt op dit moment de status DEFINITIEF en zal overgeheveld worden van “Verloningsrun

openstaand” naar “Verloningsrun goedgekeurd”.

Op dit moment kan de output verder afgehandeld worden.


15.2 Journaal

Standaard is bij een verloningsrun een journaal overzicht aanwezig.

Wanneer hierbij ook de grootboekrekeningen gewenst zijn dient u eenmalig de grootboekrekeningen per

component in te voeren (Salarisverwerking -> Grootboekrekeningen).

Indien u het overzicht in een ander formaat wenst dan zijn er diverse mogelijkheden onder de optie “Journaal

ULSA”.

Een cumulatief journaal over meerdere periodes kunt u aanmaken m.b.v. de optie Salarisverwerking ->

Overzichten -> Journaal cumulatief.

Wanneer u een interface bestand wil aanmaken voor een extern financieel systeem dient u te beschikken over

de module Financieel. Voor meer informatie en ondersteunde externe financiële systemen verwijzen wij naar de

online handleiding Journalisering (Producten -> Handleidingen).

15.3 Clieop03

Bij de intake/opstartprocedure is de manier van excasso vastgelegd. Hierbij bestaat de mogelijkheid om te

opteren voor een batch-aanlevering aan Equens, het downloaden van een clieop03-bestand t.b.v. telebanking

of handmatig betaling van de netto-bedragen.

Per verloningsrun kunnen meerdere clieop03-bestanden worden gepresenteerd namelijk netto salarissen,

spaarloonbedragen, levensloopbedragen en eventuele andere directe excasso’s.

Ook kan in de inrichting worden aangegeven dat één totaal clieop03 bestand gewenst is.

De velden “begunstigde bij bank / giro” dienen ervoor om de naam en woonplaats van de begunstigde in het

clieop03-bestand te plaatsen. Bij de meeste banken is dit een vereiste.

Daarnaast kunt u onder “datum verwerking” de gewenste verwerkingsdatum opgeven.

Als uw telebankingprogramma deze optie kent, zal met deze datum rekening worden gehouden.

Als u ervoor kiest om de naam en de plaatsnaam van de begunstigde in het bestand op te laten nemen en u bij

de excassogegevens geen naam en woonplaats heeft opgegeven, dan zal de naam en de woonplaats uit het

werknemerbestand worden ingevuld. Hierbij wordt rekening gehouden met wat u heeft opgegeven bij 'gebruik

achternaam'.

Op het “betalingsoverzicht” worden de naam en de plaatsnaam begunstigde alleen afgedrukt indien deze

afwijken van de gegevens in het werknemersbestand.


16 Bijzondere aandachtspunten m.b.t. salarisadministratie

16.1 Werknemers in- en uit dienst

16.1.1 Uit dienst

Indien een werknemer uit dienst gaat, dienen de datum uit dienst (laatst gewerkte dag) en de reden uit dienst te

worden ingevuld.

Loket.nl zal een controle uitvoeren of er nog mutaties aanwezig zijn met een latere ingangsdatum dan de datum

uit dienst. Wanneer dit het geval is dienen deze mutaties eerst verwijderd te worden voordat loket.nl de datum

uit dienst accepteert.

Indien een werknemer een datum uit dienst heeft (ongeacht welke datum dit is) worden de gewerkte uren

d.m.v. de functie berekenen uren automatisch naar rato van de verwerkingsperiode berekend. Om het aantal

uren juist te kunnen bepalen adviseren wij de functie “berekenen uren” in ieder geval net voor het opstarten

van de loonverwerking uit te voeren.

Indien een werknemer in de loop van een verloningsperiode (gebroken periode) in of uit dienst gaat, dient

tevens een aantal vaste componenten te worden herrekend. Of dit gewenst is, kan per component op

cliëntniveau worden aangegeven. Componenten die standaard niet op herrekenen staan zijn inhouding

personeelsvereniging, spaarloon en inhouding levensloop. Eventueel kan een component ook via de variabele

gegevens vervangend worden opgegeven.

Wanneer een werknemer gedurende een loontijdvakperiode in of uit dienst gaat dienen de loonheffing en

franchises /maximeringen voor de sociale werknemersverzekeringen per dag te worden bepaald. SV-dagen

worden voor een fulltimer bij een gebroken periode automatisch vastgesteld. Bij een parttimer die minder dan

vijf dagen in de week werkt en gedurende een loonperiode in of uit dienst gaat dient u zelf bij de variabele

gegevens in de categorie uren het veld “SV-dagen” te muteren met de daadwerkelijk gewerkte dagen.

16.1.2 In dienst

Via de wizard “Nieuwe werknemer” kan een nieuwe werknemer worden ingevoerd. Het persoonsnummer kan

zelf bepaald worden. Wel dient het een uniek nummer te zijn binnen de werkgever en mag het maximaal 10

posities bevatten. Het “personeelsnummer verloning” wordt automatisch gegenereerd. Het kan voorkomen dat

een persoon meerdere dienstverbanden heeft en dus meerdere personeelsnummers verloning. Wanneer er

gegevens op persoonsniveau gewijzigd worden (bijv. na verhuizing) dan wordt de mutatie automatisch voor

beide personeelsnummers verloning doorgegeven. Indien een werknemer gedurende een periode in dienst

komt, dient hiermee te worden omgegaan zoals eerder beschreven bij “Uit dienst”. Wanneer de datum in dienst

in een reeds afgesloten verloningsperiode ligt, dan dient u handmatig bij de variabele gegevens de gewerkte


uren van de reeds afgesloten verloningsperiodes op te geven. Wanneer een verloningsrun wordt opgestart

zullen automatisch salarisstroken worden vervaardigd van de actuele en voorliggende verloningsperiodes.

16.2 Afdrachtverminderingen

Het is mogelijk om afdrachtverminderingen op te nemen in de vaste gegevens van uw werknemer. Aangezien

deze afdrachtverminderingen niet op de salarisspecificatie verschijnen, is het mogelijk dat de bedragen in het

werknemersbestand gedateerd of niet meer van toepassing zijn.Wij verzoeken u deze gegevens periodiek te

controleren en eventueel aan te passen onder de optie Dienstverband -> Salarisverwerking ->

Fiscale gegevens ->Fiscaal (afdracht vermindering onderwijs) en/of Afdrachtverminderingen.

16.3 Eindheffingen

Voor iedere soort eindheffing is standaard een component beschikbaar.

Deze componenten treft u aan in de categorie “Fiscale bijtellingen/aftrek”.

16.4 Herrekenen

De salarismodule van loket.nl bevat een unieke herrekeningsmethodiek.

Bijna alle gegevens kunnen herrekend worden tot uiterlijk 1 januari van het voorgaande kalenderjaar.

De salarismodule van loket.nl herrekent altijd per hele periode.

Werkt u met een maandverloning en bij een bepaalde component wordt als ingangsdatum de 14e van de

maand ingegeven dan zal loket.nl deze mutatie per de 1e van de maand verwerken.

Het verschil moet u dan met een aanvullende variabele mutatie opgeven.

Wanneer een mutatie in het verleden wordt vastgelegd, dan moet altijd de waarde die het had moeten zijn

worden ingegeven. Loket.nl zal dan het verschil bepalen met de eventueel eerder opgegeven waarde. Het

gevolg zal zijn dat er een extra herrekenstrook bij de salarisverwerking vervaardigd wordt.

Wanneer de herrekenstrook over meerdere maanden gaat wordt op het runoverzicht het verschil per maand

weergegeven.

Loket.nl zal herrekeningen altijd uitvoeren tot 1 januari van het huidige kalenderjaar.

Indien een verloning over een voorgaand jaar (vanaf 2006) uitgevoerd moet worden dan dient deze run

aangestuurd te worden met de optie Werkgever->Salarisverwerking->Extra-> Verlonen voorgaand jaren.

Voor meer bijzonderheden betreffende verlonen over voorgaande jaren verwijzen wij u naar de online

handleiding “Samenvatting nieuwsbrieven” (Producten -> Handleidingen)

16.5 Betalingen aan werknemers die uit dienst zijn

Indien een werknemer uit dienst is bestaat nog steeds de mogelijkheid een nabetaling aan deze werknemer te

doen. Hierbij dienen enkele zaken bijzondere aandacht:

Bij de werknemer uit dienst is al een uit dienst datum ingevuld. De uren gewerkt worden niet meer automatisch

berekend. Dit is juist want deze werknemer heeft ook niet meer gewerkt. Daarnaast mag in dit geval tevens

geen enkele vaste component worden betaald/ingehouden. De nabetaling kan als herrekenmutatie worden


ingevoerd in de periode waarin de betaling eigenlijk had moeten plaatsvinden. Wanneer u toch in de huidige

periode de nabetaling wilt uitbetalen, dan dient u bij het vastleggen van de mutatie de soort strook op “bijzonder

tarief strook” te zetten.

16.6 Excasso

In loket.nl is het mogelijk het nettoloon, en het eventuele spaarloon- of levensloopbedrag door te boeken naar

een bank of gironummer.

Ook kunnen via de optie “Extra excasso” bedragen rechtstreeks aan derden betaald worden, bijvoorbeeld een

spaarrekening van betrokkene of derden.

In totaliteit kan per dienstverband voor maximaal tien componenten een excasso opgegeven worden waarvan

er maximaal vijf op de salarisstrook afgedrukt kunnen worden.

Deze opties zijn beschikbaar bij Salarisverwerking -> Excasso

Onderstaand treft u een voorbeeld aan van een overboeking naar een spaarrekening van betrokkene.

Tevens kunnen componenten worden gedefinieerd om deze via “excasso afgesplitst van netto” over te boeken

naar andere partijen, bijvoorbeeld loonbeslagen.


Indien bij een werkgever ook buitenlandse betalingen van toepassing zijn kan bij de werkgever het product

“Excasso Buitenland” worden geactiveerd . Vervolgens komt de menu-optie “Excasso buitenland” beschikbaar

met het onderstaande scherm:

Op dit scherm moeten alle gegevens worden ingevuld. Vanzelfsprekend moet niet tevens een normale excasso

worden aangemaakt voor dezelfde looncomponent.

In tegenstelling tot de huidige excasso wordt deze excasso niet aangemaakt bij het verloningsproces en het

goedkeuren van de loonrun. Dit betekent dat het ook mogelijk is om achteraf een looncomponent van een

buitenlands bankrekeningnummer te voorzien en een bestand aan te maken. Tijdens het verloningsproces

worden de buitenlandse betalingen gezien als kasbetalingen.

Om het bestand aan te maken kan bij een loonrun worden gekozen voor de menu-optie “Download BTL91” ,

waar het bestand kan worden gedownload.

Externe partijen

Na een loonverwerking dient er naar diverse externe partijen gegevensuitwisseling plaats te vinden. Loket.nl

heeft een directe koppeling naar de pensioenfondsen ABP en PGGM.

Na overleg met onze helpdesk kan de koppeling geactiveerd worden. De bestanden naar bovenstaande

organisaties worden dan automatisch periodiek aangemaakt.

De aangeleverde gegevens kunnen vervolgens worden in loket.nl worden geraadpleegd (Salarisverwerking ->

Externe partijen -> Overzicht aanleveringen PLO)

Verder kunnen er vanuit loket.nl door een gebruiker zelf diverse bestanden voor overige externe partijen

worden aangemaakt. (Salarisverwerking -> Externe partijen -> Aanleveren PLO).

Voor meer informatie betreffende bijzonderheden omtrent de gegevensuitwisseling externe partijen zijn er

verschillende handleidingen beschikbaar die op te vragen zijn bij de helpdesk.

17 Loonaangifte / Eerstedagsmelding

17.1 Loonaangifte

Bij het inrichten van een werkgever kan worden aangegeven of de loonaangifte individueel of collectief moet

worden aangemaakt. Het accountants- of administratiekantoor kan zelf het moment van individuele of

collectieve aangifte bepalen. In de online handleiding “Loonaangifte/EDM” (Producten -> Handleidingen)

wordt de procedure omtrent de loonaangifte uiteengezet.


Met een frequentie van 15 minuten worden de bevestigde loonaangiftes gekoppeld met de Belastingdienst.

aangeleverde XML bericht te kunnen inzien. Bevestig vervolgens de Openstaande loonaangifte.

Nadat de loonaangifte is bevestigd is de loonaangifte zichtbaar onder de optie “Bevestigde en verzonden

loonaangiftes.

Onder deze optie worden de responsemessages van de belastingdienst getoond.

18 Proforma

Loket.nl beschikt over een module Proforma.

Wanneer u over deze module beschikt en u kiest voor de optie Proforma wordt er een kopie aangemaakt van

de totale loket.nl-omgeving van een werkgever. U kunt hierna naar eigen wens proformaberekeningen

aanmaken. Dit kan voor bijvoorbeeld één werknemer maar ook voor het totale werknemersbestand. Dezelfde

output als bij een normale salarisverwerking staat hierbij tot u beschikking. Wanneer u de proformaomgeving

verlaat, worden alle resultaten uit de proformaomgeving verwijderd.


19 Diversen

Voor een nadere behandeling van een aantal onderwerpen uit deze cursus verwijzen we u naar de diverse

handleidingen die u online kunt raadplegen (Producten -> Handleidingen).

Beschikbare handleidingen:

* Basishandleiding ( cursushandleiding zonder cases)

* Grondslagen (o.a.vakantietoeslag)

* Loonaangifte/ EDM

* Samenvatting nieuwsbrieven loket.nl ( uitvoerige beschrijving van een aantal bijzonderheden in

loket.nl)

* Import variabele gegevens

* Journalisering

* Rekenregels

* Verlofmodule

* Ziekteverzuimmodule

* Beoordelingenmodule

* Dossiervorming

* Bouwverloning

* Specificatie import werknemer

* Activeren Employee Self Services (ESS) (voor providers)

* Handleiding Employee Self Services (ESS) (voor werknemers)

Basishandleiding Loket · 2018-11-26 · Versie 2011-03 BASISHANDLEIDING loket.nl 8 Wanneer men...

Documents

Transcript of Basishandleiding Loket · 2018-11-26 · Versie 2011-03 BASISHANDLEIDING loket.nl 8 Wanneer men...