Achtergrond

WEEKBLAD FACILITAIR24

EEN GOEDE WERKOMGEVING LEVERT EEN ORGANISATIE STRUCTUREEL GELD OP.

EEN DUURZAAM INGERICHT KANTOOR VERBETERT DE SAMENWERKING OP DE

WERKVLOER EN BEVORDERT DE ARBEIDSPRODUCTIVITEIT. DAT WAS DE STREK-

KING VAN EEN BIJEENKOMST RONDOM DE PRESENTATIE VAN HET BOEK 'DYNA-

MISCH WERKEN IN EEN DUURZAME OMGEVING' VAN PROVEN WORKSPACE.

Alles draait om afstanden overbruggen

Organisaties hebben verschillende beweeg-redenen om over te gaan op kantoren met op activiteit gerelateerde werkplekken. Bij TNT was het Green O!ce Project, onder-deel van het Planet Me-programma, aan-leiding voor de introductie van een nieuw concept. Bruggen- en tunnelbouwer Van Hattum en Blankevoort paste de inrichting van het kantoor aan op de veranderde vraag van de opdrachtgever (Rijkswaterstaat). Beide cases worden beschreven in de uit-gave van Proven Workspace. Tijdens de boekpresentatie in Hilversum gingen Flip Verwaaijen, algemeen directeur van TNT Real Estate, en Jaap Boneveld, voormalig directeur Bedrijfsbureau Van Hattum en Blankevoort, uitgebreid in op het verander-proces en hun beweegredenen om over te stappen op de nieuwe manier van werken.

Eigenlijk dekt de ondertitel van het boek 'Afstanden overbruggen' de lading nog be-ter. Alles draait om afstanden overbruggen. De afstanden tussen wonen en werken, maar ook de fysieke afstanden tussen de werkplekken en de psychische afstanden tussen functies binnen de organisatie. Bij dynamisch werken draait het om hoe orga-nisaties zijn ingericht en hoe de mensen daarin samenwerken. Een goede werkom-geving verbetert de samenwerking en ver-hoogt de arbeidsproductiviteit. Bovendien kan met een duurzaam kantoorconcept ook een huisvestingsprobleem worden opgelost

of voorkomen. Dat een dynamisch concept de organisatie ook nog structureel geld kan opleveren is mooi meegenomen.Volgens Proven Workspace gaat het om het juiste samenspel van ict, fm en hrm (men-sen, middelen en werkomgeving). ‘Door het aanpassen van de werkomgeving kan geld worden bespaard, maar dat moet geen doel zijn. Het gaat om het maximaal rendement

halen uit het samenspel van de aanwezige ruimte en de activiteit van de medewerkers. Door beter gebruik van beschikbare ruimte in het pand komen meer werkplekken per bruto vierkante meter beschikbaar, zonder dat medewerkers het gevoel hebben in een kippenhok te werken’, sprak Dries Krens van Proven Workspace. Dat zo’n concept werkt ondervonden medewerkers van TNT aan den lijve. TNT Pakketservice zocht na een periode van groei naar een oplossing om met een minimale investering toch 50 procent meer medewerkers onder te bren-gen in het hoofdkantoor. Na de uitbreiding van de werkplekken waren de werknemers verbaasd over de grootte van hun etage en de aangename inrichting.

GeneratieEen andere belangrijke beweegreden om het werkplekconcept aan te passen is de in-trede van de nieuwe generatie werknemer, namelijk de homo zappiens zoals profes-sor Wim Veen ze noemt. De jonge genera-tie vraagt om een flexibele organisatievorm met een sterk verandervermogen. Dit stelt andere eisen aan het managementteam en de medewerkers. Het gaat om een mentali-teitsverandering om ingesleten gedragspa-tronen doorbreken. En dat proces verloopt niet altijd even soepel, bleek uit de voor-beelden uit de praktijk die Flip Verwaaijen aanhaalde tijdens de bijeenkomst van Pro-ven Workspace. Personeel dat flexplekken

claimt omdat ze de vaste werkplek niet wil-len loslaten. Managers die horen te sturen op output, maar die maar moeilijk kunnen wennen aan medewerkers die hun werktijd flexibel indelen. Bij TNT was werken aan een duurzame organisatie aanleiding om na te denken over een ander werkplekconcept. 'Het klimaat verandert. De transportsector is verantwoordelijk voor bijna 20 procent van

de CO2-uitstoot. Ook wij dragen met onze pakketbezorging bij aan het vervuilingpro-bleem. Daarom vinden we dat we ook on-derdeel moeten zijn van de oplossing', aldus Verwaaijen. Een van de doelstellingen van TNT is om een toonaangevende rol te spe-len in de sector door verantwoordelijkheid te nemen. Het draait volgens de directeur van TNT Real Estate allemaal om fatsoen.

TotaalconceptEen veranderde vraag van de opdrachtge-ver was voor Van Hattum en Blankevoort reden om het werkplekconcept aan te pas-sen. Voorheen kreeg de firma een ontwerp dat moest worden uitgewerkt en gebouwd. Nu vraagt de klant – Rijkswaterstaat – om een totaalconcept. Om een goed ontwerp op tafel te krijgen moet er meer worden samengewerkt binnen de organisatie. Zo moet er meer en vaker worden overlegd

Aandacht verschuift van gebouw naar gebruiker

Foto

: TN

T

Dynamisch werken in een duurzame omgeving

Achtergrond

25WEEKBLAD FACILITAIR

door multidisciplinaire teams. Dat vraagt om een andere inrichting van het kantoor, een werkplekconcept dat de projectorga-nisatie ondersteunt. Er zijn nu speciale ruimtes waar de teams kunnen overleggen, maar ook zogenaamde expertruimten waar wordt gewerkt. Ook wilde de organisatie medewerkers binden en boeien door de huisvestingsfeer en niet door het aanbie-den van superhoge salarissen. De achterliggende gedachte is dat de me-dewerkers gaan voor de inhoud en het plezier wat ze beleven aan het werk in een stimulerende en prettige omgeving. Pro-ven Workspace ziet een verschuiving van de aandacht voor het gebouw naar de ge-bruiker. Het adviesbureau gaat uit van de organisatie als collectief en de dagelijkse praktijk en de medewerker als individu. De nieuwe manier van werken functioneert overigens ook zonder gebouw. Dat illus-

treert Proven Workspace zelf. ‘We werken waar dit het beste uitkomt. Thuis, onder-weg, in hotels en bij onze opdrachtgevers’, aldus Dries Krens tijdens de bijeenkomst. ‘We steken veel tijd en energie in teambuil-ding. Een keer per maand komen we bij elkaar om bij te praten, we plannen onze personeelsuitjes ieder kwartaal en we blij-ven met elkaar in contact door middel van webcams en instant messaging. Verder proberen we om afspraken met collega’s bij gezamenlijke opdrachtgevers tegelijkertijd te plannen zodat je elkaar re-gelmatig tegenkomt. In een tijd dat mobiel werken in opkomst is, kun je informatie onder collega’s altijd delen via virtuele net-werken.’ Gewaarschuwd wordt wel voor valkuilen. Activiteit gerelateerde werkplek-ken kunnen er prachtig uitzien, maar als het niet goed is ingevoerd kan het toch knellen. In de ontwerpfase moet voldoende

aandacht zijn voor de uitvoerbaarheid van het nieuwe concept. Ook moeten de bouw-kunde en de installatietechniek goed op elkaar afgestemd zijn. Tijdgebrek en finan-ciële gevolgen mogen geen reden zijn voor het sluiten van compromissen ten aanzien van het programma van eisen. Maar boven-al moeten de medewerkers zich verbonden voelen met het eindproduct. Dat kan alleen door uitwisseling van infor-matie en door vooraf rekening te houden met de bedrijfscultuur en management-stijl. ‘Gedragsverandering komt niet alleen tot stand door informatie, maar ook door meebeslissen. Een kleine aanpassing bin-nen het concept kan voldoende zijn om tegenstanders over de streep te trekken, bijvoorbeeld door een geweldig ko!eap-paraat aan te scha"en of een muurtje te verplaatsen.’ !"#$%& '%(")*+,!-

Alles draait om afstanden overbruggen

Bij TNT was werken aan een duurzame organisatie aanleiding om na te denken over een ander werkplekconcept.

Dynamisch werken in een duurzame omgeving