Titel PowerPointpresentatie

Implementatie interbestuurlijk toezichtBijeenkomst Duin- en Bollenstreek3 maart 2014

Het interbestuurlijk toezicht van de provincie Zuid-Holland

Toezicht op basis van vertrouwenInhoudWat is interbestuurlijk toezicht?Wet revitalisering generiek toezichtHoe geeft de provincie Zuid-Holland invulling aan het vernieuwde interbestuurlijk toezicht?Wat zijn de voordelen?Stappen en mijlpalen in 2014Vragen / discussie

1. Wat is interbestuurlijk toezicht?Toezicht: verzamelen van informatie over de vraag of een handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde eisen, het vormen van een oordeel hierover en het eventueel naar aanleiding daarvan zonodig interveniren.

Interbestuurlijk toezicht (IBT): toezicht provincie op wettelijke taakbehartiging gemeenten, waterschappen en beleidstoezicht

Wat is geen IBT: toezicht op bedrijven, instellingen, burgers

2. Wet revitalisering generiek toezichtInwerkinggetreden vanaf 1 oktober 2012Uitgangspunten:NabijheidEnkelvoudigheidSamenwerkende toezichthoudersSelectiviteit en terughoudendheidProportionaliteit

3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland invulling aan het vernieuwde IBT? (1)Uitgangspunten:1. Toezicht op basis van vertrouwen2. Sober: geen onnodige aanvullende administratieve lasten3. Proportioneel: interventie in redelijke verhouding tot tekortkoming 4. Risicogericht: toezicht waar risicos het grootst zijn

Bestuursovereenkomst per gemeente:Uitgangspunten en toezichtsregime provincieInformatievoorziening gemeente: Staat van de Gemeente3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland invulling aan het vernieuwde IBT? (2)

Risicogericht: informatie en oordeel op terreinen met grootste risicos Resultaat: integraal beeld per gemeenteFinancinRuimtelijke ordeningHuisvestingOmgevingsrechtExterne veiligheidArchief- en informatiebeheer

Staat van de Gemeente

3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland invulling aan het vernieuwde IBT (3)

Staat van de gemeente - systematiekOp basis van: Wet- en regelgevingAlgemene en aanvullende beleidskaders (archief en huisvesting verblijfsgerechtigden)

Toezichtregimes: algemene duidinggroen: het gevraagde (bijv. begroting, beleidsprogramma) is vastgesteld, tijdig aangeleverd, kwalitatief in orde / voldoet aan wettelijke verplichtingoranje: het gevraagde is vastgesteld en tijdig aangeleverd, maar voldoet slechts ten dele aan de gestelde criteria / wettelijke verplichtingrood: het gevraagde is niet vastgesteld of niet tijdig aangeleverd, en/of voldoet niet aan de gestelde criteria / wettelijke verplichting

4. Wat zijn de voordelen?Versterking horizontale verantwoordingDuidelijkheid over toezicht provincieGeen onnodige bemoeienis als zaken op orde zijn

5. Stappen en mijlpalen in 2014Inbedding in P&C-cyclus (jaarrekening 2013)Onderdeel programmaverantwoording cq. jaarverslagVerantwoording College B&W aan gemeenteraadVaststellen Staat van de Gemeente door gemeenteraadToezenden aan provincie (uiterlijk 15 juli 2014)Provincie maakt Staat van de Gemeenten (derde kwartaal 2014)Vaststelling GS en aanbieden aan PS (vierde kwartaal 2014)Statencommissie Bestuur en Middelen (eind 2014)

Wat gaat de provincie doen?Uitkomsten horizontaal toezicht ontvangen Berichten uit de media, van burgers verzamelenAfspraken maken over de beschikbaarstelling van informatie (informatiearrangementen)Zo nodig uitvoeren van Reality checksDesnoods interveniren via

De InterventieladderFoto: Theen MoyGenerieke informatievergaring volgensafspraken Informatie-arrangementSpecifieke informatie opvragen en validerenAfspraken over verbeteringAankondiging juridischeinterventieLaatste kans voor indeplaatsstellingSanctie indeplaatsst.SoberOp afstandUitgebreid Intervenirend Signaleren VervolgGemeenten zenden eigen StvdG in jaarrekening 2013 vr 15-7-2014Provincie stelt totale StvdG van de 65 gemeenten op 2-jaarlijkse evaluatie bestuursovereenkomsten met gemeenten / VZHGBegin 2015: evaluatie ervaringen met Wet Rgt

Nieuw interbestuurlijk archieftoezicht

Tot 1-10-2012NuBasis toezicht: ArchiefwetBasis toezicht: GemeentewetInspectiebezoeken door provincieGemeente levert info aan provincieWettelijk proactief optreden provincie, goedkeuringen voorafAchteraf ingrijpen provincie mogelijk via interventieladder Sanctie Archiefwet: Bestuursdwang mogelijk volgens regels AwbSancties Gemeentewet: Schorsen/vernietigen en in de plaats treden bij taakverwaarlozingGevolgen voor lokale overheden Versterking / verzwaring horizontaal toezicht (interne controle) Verplichte verslaglegging door zorgdrager Horizontaal toezicht op gehele archiefketen Oordeel van de Raad is essentieelFoto: Jan BanningHoe komt het verslag tot stand?

Ervaringen?Rol van de gemeentelijkArchiefinspecteur? Neemt deze het stokje over?Wie gebruikt model van de VNG?Wie stuurt het naar Waar staat je gemeente?

Hulpmiddel vanuit de VNG VNG HandreikingHorizontale verantwoordingArchiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPIs)

Tweede, Geactualiseerde versie APRIL 2013

19Wanneer grijpt Provincie in?Provincie ontvangt archiefverslag van gemeenten jaarlijks. Provincie zal afweging moeten maken in hoeverre de inhoud van het verslag voldoet aan de archiefwettelijke bepalingen.

Hiervoor is Aanvullend Beleidskader ontwikkeld.

Aanvullend beleidskader ArchieftoezichtTaakverwaarlozingscriteriaGebaseerd op Archiefwet en -regelgevingParallel aan de KPIs14 mei 2013 vastgesteld door GS

http://www.ipo.nl/sites/default/files/documents/aanvullend_beleidskader_interbestuurlijk_archieftoezicht.pdfFoto: Lisa NorwoodNieuwe Schoenen! 21Wanneer voldoe je niet?Bij . taakverwaarlozingAls een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een gevorderde beslissing neemt, een gevorderde handeling verricht of een gevorderd resultaat tot stand brengt

17 Taakverwaarlozingscriteria voor archiefbeheero.a.Achterstand bewerking/overbrengingOngeschikte archiefbewaarplaatsOntbreken kwaliteitssysteem

Zuid-HollandProvincie houdt rekening met de volgende risicofactoren:Hoe doet men het op het gebied van de Archiefwet? Hoe waren de prestaties in het verleden?Zijn er risicovolle omstandigheden, zoals nieuwbouw van een archiefruimte of -bewaarplaats, overgang naar digitaal, reorganisatie (herindeling, oprichting RUD)?Meldingen van andere interne of externe toezichthouders?Klachten van derden of meldingen in de pers op dit gebied?

Het IBT-beleid in Zuid-HollandBeeld

meeste gemeenten bezig met het invullen van de KPIs/opstellen van het archiefverslag Onduidelijk of archiefverslag onderdeel is van PCCWaterschappen en Wgr-regelingen nog niet mee bezig

Consequentie: bij gebrek aan informatie moet Provincie interventieladder beklimmen via:* stappen 1en 2: signaleren en informatie opvragen.

VOORBEELD

KPI-Verslag van een gemeente

Beoordeling Provincie aan de hand van Aanvullend BeleidskaderVorm van taakverwaarlozing op grond van de ArchiefwetgevingWettelijke basisWelke informatie heeft toezichthouder nodig? Nummers van de KPIsOordeel Toezichthouder1a. De Archiefverordening of, bij Wgr-regelingen, de voorziening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden ontbreekt en/of is niet gemeld aan GS.AW 30.1, 32.1, 35.1, 37.2 en 401.11.21.5Verordening voldoet en is aan GS toegestuurd. 3. Het beheer van archiefbescheiden voldoet niet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem of de zorgdrager past geen kwaliteitssysteem toe.AW 3, AB 11 en 12, Archiefregeling 162.1Het enige aspect van het kwaliteitssysteem bestaat uit de in 2010 geformuleerde eis dat de NEN-2082 moet worden toegepast. Onbekend is of die ook daadwerkelijk wordt toegepast. Alle andere aspecten van het kwaliteitssysteem ontbreken5b. De zorgdrager neemt een besluit tot aanwijzing van een archiefbewaarplaats die niet aan wet- en regelgeving voldoetAW 21, AW 31, 367.2De door het college in 1997 aangewezen archiefbewaarplaats voldeed op het moment van aanwijzing.14. De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is onjuist en/of onvolledig gebeurd. Archieven die niet als te vernietigen zijn aangemerkt (dus permanent te bewaren archieven) zijn vervangen zonder machtiging van gedeputeerde staten. Er is geen verklaring van vervanging opgesteld.AW 7, AB 6 en 85.3De vervangingsbesluiten voor vernietigbare bescheiden zijn beoordeeld door de gemeentearchivaris maar niet bekend gemaakt. De vervanging van te bewaren archiefbescheiden is nog niet aan de orde. Beoordeling VerslagEindoordeel voor deze gemeente9 x groen3 x geel7 x rood

Voorlopig eindoordeel: Rood

Vervolgstap: Verzoek aan B&W om plan van aanpak

Na consultatie van overige IBT-leden en GS.