Tetra uitvoering en opvolging

agentschap voor Innovatie

door Wetenschap en Technologie



TETRA

Uitvoering & opvolging

Oktober 2014

Luc De Buyser en Ellen Pelgrims

1

TETRA

Agenda

Verwelkoming

Wat willen we bereiken met TETRA projecten?

Overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden, samenwerkingsovereenkomsten)

Projectuitvoering en -opvolging

Uitgangspunten

Interactie met de doelgroep

Gebruikerspoll

Jaarlijks voortgangsverslag

Leverbaarheden/performantie-indicatoren

Opvolgen van bereik

Financiële status en cofinanciering

Verslaggevingmomenten (voortgangsverslag, tussentijds-/eindverslag, financieel verslag)

2

TETRA

Agenda

Verwelkoming

Wat willen we bereiken met TETRA projecten ?



Uitgangspunten


Projectbarometer


Leverbaarheden/performantieindicatoren

Opvolgen van bereik



3

Recente wetenschappelijke kennis en/of recente technologische inzichten en ontwikkelingen die publiek beschikbaar zijn …

Vertalen naar

Praktisch bruikbare informatie om die kennis toe te passen voor innovaties van producten, diensten en processen bij een grote (Vlaamse) doelgroep aan bedrijven en socialprofitondernemingen

Met

Relevantie voor het hoger onderwijs (studenten en docenten, practica-labo’s en cursussen)

4

TETRA TETRA

Wat willen we bereiken ?

TETRA

Agenda

Verwelkoming

Wat willen we bereiken met TETRA?



Uitgangspunten


Projectbarometer



Opvolgen van bereik



5

6

TETRA

Projectspecifieke voorwaarden / Samenwerking

IWT

Gebruikersgroep

(Samenwerkinsovereenkomst)

Overeenkomst

Samenwerkingsovereenkomst

Reglement

van Orde

Begunstigde(n)

TETRA

Projectspecifieke voorwaarden

IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen :

Algemene voorwaarden → op IWT website

Projectspecifieke voorwaarden: papieren documenten ter ondertekening door IWT en de begunstigde(n, 1 exemplaar naar IWT terugsturen

Tabel leverbaarheden en streefwaarden voor de KPI’s (Als bijlage projectspecifieke voorwaarden)

7

TETRA


Voordat deze overeenkomst door ons opgemaakt kan worden :

- Informatie in web-opvolgingstool nagekeken worden,

- Administratieve gegevens;

- Startdatum van het project;

- Feitelijke onjuistheden in kpi’s en leverbaarheden

- In de webtool na nazicht: “finaliseer” de inlichtingenfiche

Jullie krijgen daar eerstdaags mailbericht voor met de link.

Opletten met nieuwe login-accounts, want slechts 2 weken geldig

8

TETRA


Betalingen

Voorschot na ondertekening van de overeenkomst

Voorschot na ontvangst van documenten

Verklaring gebruikersgroep/schuldvordering (template op website)

Samenwerkingsovereenkomst(en) indien van toepassing

Projectfiche innovatienetwerk is aangemaakt en ingevuld

Daarna: jaarlijks voorschot, laatste schijf na afsluiting (def. steun)

betaling aan de hoofdaanvrager (hogeschool of universiteit), verantwoordelijk voor vergoeding andere uitvoerders

bijzondere voorwaarden zo snel mogelijk en binnen termijn

bepaald in overeenkomst

9

TETRA

Samenwerkingsovereenkomsten

Wat ?

Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie

Afspraken omtrent :

• uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en verslaggeving aan IWT

• bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept gebruikersgroep bijeen...)

• Behandeling van vertrouwelijke informatie (incl. achtergrondkennis)

• eigendomsrechten en gebruiksrechten

• afspraken inzake publicaties & mededelingen

• duur van de overeenkomst

• aansprakelijkheden en geschillenregeling

• ontbinding en vereffening

Dient door IWT goedgekeurd te worden !

10

TETRA

Agenda

Verwelkoming




Uitgangspunten


Projectbarometer



Opvolgen van bereik



11

Uitgangspunten:

i) Projectuitvoerders en gebruikers aanmoedigen om het projectverloop gestructureerd en actief op te volgen

• Stand van zaken van de leverbaarheden/mijlpalen?

• Financiële status ?

• Welke ondernemingen worden bereikt en met welk resultaat ?

• Goede en regelmatige interactie met de gebruikers en de ruimere doelgroep

• Hoe staat de doelgroep tegenover het projectverloop?

ii) Risico-inschatting van het projectverloop door IWT

iii) Portfolio-analyse, resultaten/effecten op programmaniveau

12

TETRA - Uitvoering en opvolging

Uitgangspunten

TETRA

Agenda

Verwelkoming

Wat willen we bereiken met TETRA ?



Uitgangspunten


Projectbarometer



Opvolgen van bereik



13

TETRA - Projectuitvoering en opvolging


Functionele gebruikersgroep

Een actieve en betrokken gebruikersgroep is van fundamenteel belang voor de slaagkansen van projecten gericht op het realiseren van innovaties bij een groep van bedrijven

Reglement van Orde (afsprakendocumenten) regelt taak/werking GG en rechten en plichten leden (template beschikbaar), ondertekening door leden GG + verklaring dat bedrijven RvO ondertekend hebben en schuldvorderingen uitgestuurd werden. Voor Tetra bevat deze verklaring ook steeds een clausule waarin de hoofdboekhouder van de organisatie tekent in te zullen staan voor het 'innen' van de co-financiering.

Essentieel om goed op de hoogte zijn van de mening van de bedrijven over het projectverloop en over de mogelijke toepassing van de projectresultaten in hun onderneming

Om de projectleiders te ondersteunen bij het verzamelen van gerichte feedback vanuit de gebruikersgroep, werd een hulpmiddel ontwikkeld

14



GEBRUIKERS

Relevantie van het project voor de gebruiker

Projectverloop en behaalde projectresultaten

Tevredenheid over ruimte en overleg binnen de gebruikersgroep

Tevredenheid over de behandelde punten tijdens de gebruikersgroep

Verwachtingen in verband met de toepassingen van de projectresultaten door de gebruiker

Gebruikerspoll (leden gebruikersgroep)

bevraging na elke vergadering van de GG (sensibiliseren/informeren leden) automatisch gekoppeld aan registratie aanwezigheden GG gebruiksvriendelijk, vergt weinig tijd van gebruikers/uitvoerders geaggregeerde resultaten naar projectuitvoerders

Projectgegevens, hier kan u enkel gegevens bekijken en eventueel een ander project waarvoor u ook verantwoordelijk bent selecteren

Gebruikersgroepleden, hier vult u de (contact)gegevens in van de leden van uw gebruikersgroep

Vergaderingen, hier maakt u vergaderingen aan en registreert u de aanwezigheden

Gebruikerspoll, hier kan u als projectuitvoerder de feedback van de gebruikers bekijken.





U kan het ONDERNEMINGSNUMMER van een onderneming of organisatie

opzoeken via de link naar de kruispuntbank

(http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoekwoordenform.html )

http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoekwoordenform.html

In welke mate is het onderwerp van het project nog steeds relevant voor uw onderneming

{scoren op schaal (i) zeer relevant; (ii) relevant, (iii) neutraal, (iv) minder prioritair, (v) niet langer relevant }

Hoe scoort u het projectverloop en de tot nu toe behaalde projectresultaten in functie van de te bereiken doelstellingen? { scoren op schaal (i) minder dan voorzien , (ii) zoals voorzien, (iii) beter dan voorzien

Hoe tevreden bent u over de ruimte voor interactie en sturing door de ondernemingen (gebruikers) binnen het project?

{ scoren op schaal : (i) zeer tevreden, (ii) tevreden, (iii) neutraal, (iv) ontevreden, (v) zeer ontvreden}

Hoe tevreden bent u met de behandelde punten in de gebruikersgroepvergaderingen? { scoren op schaal : (i) zeer tevreden, (ii) tevreden, (iii) neutraal, (iv) ontevreden, (v) zeer ontvrede}

Hoe hoog scoort u de (mogelijke) toepassing van concrete, bruikbare resultaten bij uw eigen onderneming (of uw ledenbedrijven) op korte termijn? [KT is tijdens of < 1 jr na afloop]

{ scoren op schaal: (i) de resultaten worden al toegepast in de onderneming (ii) de resultaten zullen wellicht binnen het jaar na afloop van het project worden toegepast in de onderneming, (iii) de resultaten zijn tot op heden op kt niet bruikbaar voor de onderneming, maar mits bedrijfsspecifiek vervolgonderzoek wel nog mogelijk in de toekomst (iv) de resultaten blijken niet bruikbaar voor de onderneming }



Responsabiliseren van de leden van de gebruikersgroep

Voldoende informeren over de opzet en het doel van de bevraging

motiveren om mee te werken aan de bevraging

Voldoende feedback geven over de resultaten van de bevraging (bespreken op volgende gebruikersgroep)

Best zo snel mogelijk na afloop van de vergadering de aanwezigheden ingeven

Verslagen gebruikersgroep (min. 2 per jaar) !



TETRA

Agenda

Verwelkoming


Stand van zaken overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden/samenwerkingsovereenkomsten)


Uitgangspunten


Projectbarometer


Opvolgen van bereik

Leverbaarheden/resultaatsindicatoren



22


Projectbarometer

PROJECTUITVOERDERS

Inhoudelijk verloop project t.o.v. werkplan

Behalen innovatiedoel

Interactie met doelgroep

Inzet van de middelen

Valorisatiekansen

6-maandelijks status aanvinken

Enkel bij afwijking verdere detaillering nodig Meldingen Toelichtingen

24

PROJECTBAROMETER Laat IWT toe om het globale projectverloop te volgen met een minimum aan administratie

Inhoudelijk verloop van het project (planning, leverbaarheden, mijlpalen)

zoals voorzien

kleine afwijking met beperkte invloed

grote wijziginguitvoering

Interactie met de doelgroep (o.a. via de gebruikersgroep)

goed (positief, interesse stijgt)

neutraal (interesse constant)

zwak (interesse daalt)

Haalbaarheid van het innovatiedoel (KPIs, doelstellingen)

zoals voorzien


grote wijziging

Inzet van de middelen (financieel, menskracht, cofinanciering)

zoals voorzien


grote wijzigingen

Gewijzigde externe omstandigheden of wijzigingen bij de begunstigden of uitvoerders

geen

kleine wijziging met beperkte invloed

grote wijziging


Projectbarometer

TETRA

Agenda

Verwelkoming




Uitgangspunten


Projectbarometer



Opvolgen van bereik



25


Voortgangsverslag

Jaarlijks voortgangsverslag = projectbarometer en specifieke aanvullingen:

Status vooropgestelde leverbaarheden

Status performantie-indicatoren (KPI’s)

1-op-1 bereik

Collectief bereik

Toelichtingen

Succesverhalen/relevante cases

Activiteitenoverzicht

26

TETRA

Agenda

Verwelkoming




Uitgangspunten


Projectbarometer



Opvolgen van bereik



27


Voortgangsverslag - leverbaarheden/performantie-indicatoren

Projectbarometer en specifieke aanvullingen:

Projectuitvoerders geven de status aan van de vooropgestelde leverbaarheden en performantie-indicatoren (KPI’s):

Twee types leverbaarheden:

projectspecifieke kennisontwikkeling (output, volgend uit activiteiten)

Collectieve kennisoverdracht (grotere schaal verspreiding van de projectspecifieke kennisontwikkeling)

Leverbaarheden worden ondergebracht in categorieën die gelijklopen over de programma’s heen

Mogelijk om nieuwe leverbaarheden toe te voegen tijdens het project

Geen uitvoerige beschrijving van de uitgevoerde activiteiten28


Voortgangsverslag - leverbaarheden

Status leverbaarheden

Categorie Omschrijving* Datum

verwacht

Voorzien

maar nog

niet gestart

Volledig

behaald

Lopend

zoals

voorzien

Lopend met

vertraging

Vroegtijdig

stopgezet

Projectspecifieke kennisontwikkeling

X1 XXXXXXXXX

X1 XXXXXXXXX

X3 XXXXXXXXX

… ….

Collectieve/generieke kennisoverdracht

Y1 XXXXXXXXX

Y2 XXXXXXXXX

• Beperkte set van meetbare PROJECTSPECIFIEKE sleutelfactoren waar het project goed moet in zijn opdat DOELSTELLINGEN (innovatiedoel) bereikt worden

“ KPI’s zijn bij voorkeur gericht op de verandering die men wil realiseren

bij de bedrijven in plaats van op de activiteiten die men zal uitvoeren”

• IWT legt geen gemeenschappelijke KPI’s op

“Wat relevant of cruciaal is voor project A, is veel minder van toepassing

voor project B”

• Onder te brengen in 4 grote blokken

• INNOVATIVITEIT

• BEDRIJFSBEREIK

• IMPLEMENTATIE

• ANDERE

• Streefwaarden getuigen van voldoende ambitieniveau en staan in verhouding tot het gevraagde steunbedrag


Voortgangsverslag - performantie-indicatoren

31

Status Key Performance Indicatoren (KPI’s)

KPI Bereikt Verwacht Cumulatief

Streefwaarden

overeenkomst

KPI 1 :

KPI 2

KPI 3

…


Voortgangsverslag - performantie-indicatoren

TETRA

Agenda

Verwelkoming




Uitgangspunten


Projectbarometer



Opvolgen van bereik



32

1 op 1 bereik

Unieke identificatie van de klanten (ondernemingsnummer)

Opvolgen van type activiteiten (definities) en direct resultaat van geleverde activiteit

Geen contractuele streefwaarden


Voortgangsverslag – ‘1 op 1’ en ‘collectief’ bereik

Activiteiten Direct Effect/Resultaat

A.1. Advies R.1. Directe toepassing kennis/methode

A.2. Validatie R.2. Opstart LT-Innovatieplan/strategie

A.3. Begeleiding R.3. Start (gesubsidieerd) project

A.4. Nazorg R.4. Nieuwe samenwerking

A.5. Matching

Activiteiten

A.1. Advies Analyses, bevragingen, tests, audits en andere activiteiten die tot doel hebben een gemotiveerd advies te verstrekken met betrekking tot een specifieke probleemstelling in het innovatieproces van het bedrijf en/of de identificatie van mogelijke innovatie-opportuniteiten. Dit zijn zaken die typisch in een klein rapport gegoten worden, en/of waar een substantiële tijdsinvestering tegenover staat.

A.2. Validatie Activiteiten die tot doel hebben om, in een bedrijfscontext, kennis/methodologieënte testen, te demonstreren ter validatie en als hulpmiddel bij de doorstroming naar en de implementatie in de ruime doelgroep.

A.3. Begeleiding Begeleiding bij de voorbereiding van een innovatieproject/traject in de onderneming, bij een IWT project, Europees project, project op eigen kracht...

A.4. Nazorg begeleiding (geen uitvoering!) vanaf de start van een innovatieproject/traject in de onderneming, bijv. een IWT project, Europees project, project op eigen kracht...

A.5 Matching Op een onderbouwde manier (men informeert zich grondig en begeleidt waar nodig) een bedrijf in contact brengen met een andere organisatie voor oplossingen van een specifieke innovatievraag, zowel binnen en buiten het VIN als internationaal


Voortgangsverslag – ‘1 op 1’ bereik


Opvolgen van bereik - 1 op 1 bereik

Resultaten

R.1. Directe toepassing kennis/methode

De aangereikte (nieuwe) kennis of methode wordt door het bedrijf toegepast, en biedt direct een oplossing.

R.2. Opstart LT-Innovatieplan/strategie

De onderneming werkte een lange termijn innovatieplan en/of -strategie uit.

R.3. Start (gesubsidieerd) project

De onderneming start een gesubsidieerd innovatieproject (uitvoering, niet de aanvraag van subsidies), of start een intern project op eigen kracht.

R.4. Nieuwe samenwerking

De onderneming start een nieuwe, aantoonbare samenwerking met een partner.


Voortgangsverslag – ‘1 op 1’ bereik

Betrokken

partner in het

consortium

Naam

Onderneming

Ondernemings-

nummer

Type

activiteit*

Direct

Resultaat

**

Organisatie naar

wie wordt

doorverwezen***

IWT -

project-

nummer

****

Andere

subsidies,

bv EU

****

xxxx xxxxxx1 xxx-xxxxx-xx1 A4 R3 NVT NVT

xxxxxx1 xxx-xxxxx-xx1 A4 R4 VIGC NVT EFRO-

xxxxx

xxxxxx2 xxx-xxxxx-xx2 A3 R3 NVT XXXXX1

xxxxxx3 xxx-xxxxx-xx3 A3 R2 NVT XXXXX2

xxxxxx3 xxx-xxxxx-xx3 A2 R4 FIT NVT

Starter Starter A3 NVT XXXXX3

*Voor elke afzonderlijke activiteit (1 activiteit kan meerdere contacten omvatten) en/of direct resultaat een nieuwe lijn;

** Er kunnen verschillende resultaten optreden of een resultaat kan evolueren over de tijd. Elk nieuw resultaat wordt geregistreerd

via een nieuwe lijn;

***Rapporteren op organisatieniveau;

****Indien de activiteit of het resultaat te linken is aan een door de onderneming ingediend IWT-project, wordt het projectnummer

van het IWT-project in kwestie gerapporteerd. Indien er een link is met een Europees of ander niet-IWT project, geef dit dan ook aan

via bv acroniem.

COLLECTIEVE ACTIES

- Geen unieke identificatie van aanwezigen collectieve acties, de klemtoon wordt gelegd op het aantal verschillende bedrijven dat bereikt wordt

- Directe effecten van collectieve acties worden niet systematisch gerapporteerd (wel in eigen belang van project om dit op te volgen –responsabilisering nodig)

Datum Naam/Omschrijving* Partner ** # bereikte

ondernemingen

xx-xx-20xx xxxxx1 NVT 20

xx-xx-20xx xxxxx2 VITO 10

xx-xx-20xx xxxxx3 IC-OVL 15

xx-xx-20xx xxxxx4 NVT 18

*Studiedagen, workshops, seminaries, demonstraties of andere (netwerking)events die rechtstreeks verband houden met het uitvoeren van een VIS-project en waarop minimaal 5 verschillende bedrijven aanwezig zijn.** Organisatie waar eventueel mee wordt samengewerkt


Voortgangsverslag – collectief bereik

Verslagen gebruikersgroep (gekoppeld aan vergaderingen)

Toelichtingen (indien relevant)

Succesverhalen of relevante cases

Activiteitenoverzicht ingezette menskracht toegewezen aan 1 van de 5 vaste activiteitscodes (PM:

Projectmanagement, PN: Platformwerking/netwerking, OKV: Onderzoeksactiviteiten/kennisverwerving/vertaling, CK: Collectieve kennisverspreiding, AIO: Activiteiten met individuele ondernemingen)

38

prestaties voor de periode……... tot………..

type activiteit*

naam personeelslid aantal gepresteerde

mensmaanden in

deze periode

cumulatief

totaal


Voortgangsverslag – wat nog ?

TETRA

Agenda

Verwelkoming




Uitgangspunten


Projectbarometer



Opvolgen van bereik



39

TETRA- Projectuitvoering en opvolging

Financiële status en co-financiering

Geen jaarlijkse financiële status (kostenstaat), wel in

projectbarometer financiële status aangeven – afwijkingen

dienen toegelicht te worden !

Financiële verslaggeving is onderdeel van het eindverslag, wordt

gebundeld door coördinator of kan individueel aangeleverd worden

Welke kosten zijn aanvaardbaar: zie handleiding TETRA

personeelskost (reële kost, gestaafd met loonfiches) + overige kost

(max. 40.000 EUR/VTE, belangrijkste posten toelichten)

92,5% subsidie, financiering van resterende 7,5% via bijdragen van

de doelgroepbedrijven

Status van de gerealiseerde co-financiering + op welke manier de co-

financiering gerealiseerd werd

40

TETRA

Verwelkoming




Uitganspunten

Opvolgen van bereik


Projectbarometer




41


Verslaggevingsmomenten

42


Verslaggevingsmomenten

43


Verslaggevingsmomenten – eindverslag/valorisatiefiche

Eindverslag

cfr. Voortgangsverslag

Toelichting behaalde projectresultaten

Toelichting aanwending projectresultaten bij de doelgroep

Verantwoording van de gemaakte kosten (financieel verslag + co-financiering)

Valorisatiefiche

één jaar na afloop

Update bereik, directe resultaten

44

TETRA

Info

Verslagen naar [email protected] (kopie naar projectadviseur)

Toekomst → opvolging via digitaal platform

Website http://www.iwt.be/subsidies/tetra

Template Projectbarometer

Template Voortgangsverslag

E-tool voor gebruikersbevraging

Communicatie/vragen:

Mailbox ([email protected])

e-tool voor gebruikersbevraging ([email protected])

e-tool voor opvolging ([email protected])

45

mailto:[email protected]

http://www.iwt.be/subsidies/tetra




Koning Albert II-laan 35, bus 16

B-1030 Brussel

Tel.: +32 (0)2 432 42 00

Fax.: +32 (0)2 432 43 99

E-mail: [email protected]

www.iwt.be



Tetra uitvoering en opvolging

Government & Nonprofit

Transcript of Tetra uitvoering en opvolging