Implementatie interbestuurlijk toezichtDe nieuwe rol van gemeente en Provincie

19 september 2013

Even voorstellen

Peter Diebels

Voorheen:• Adjunct-provinciaal archiefinspecteur

Nu:• Provinciearchivaris Zuid-Holland • Toezichthouder Interbestuurlijk toezicht (IBT)

Hoe was het ook alweer?

Provinciaal archiefinspecteur :• Toezicht op de archiefzorg van

gemeenten, waterschappen,

gemeenschappelijke regelingen en

regionale politiekorpsen• Toezicht op beheer bij gemeenten, etc. zonder

benoemde archivaris

• Toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven bij de eigen provinciale organisatie

SPECIF

IEK

GENERIEK

2012 –

een nieuwe weg ingeslagen

Fot

o: C

huck

Cok

er

Wet Revitalisering Generiek Toezicht

• Versterking van horizontale verantwoording en kwaliteitsborging binnen overheden

• Vertrouwen• Toezicht door naast hogere overheid• Sober, selectief en proportioneel

Ingegaan op 1 oktober 2012!

Hoe gaat de provincie opereren?

• Provincies gaan nieuwe normen toepassen in kader van Interbestuurlijk toezicht (IBT).

• Door toezichthouders vanuit de provincie

• Ingrijpen pas na bestuurlijk overleg

Wat gaat de provincie doen

• Wet Rgt per 1 oktober 2012

• GS Zuid-Holland: november 2012 / 14 mei 2013:– Bestuursovereenkomsten met gemeenten– Gemeenten: leveren jaarlijks informatie in een eigen StvdG

als onderdeel v.d. jaarrekening – Provincie maakt StvdG voor alle gemeenten en stelt

toezichtregime vast– Domeinen: financiën, ruimtelijke ordening, externe veiligheid,

huisvesting verblijfsgerechtigden, omgevingsrecht / Wabo, archief- en informatiebeheer

Wat gaat de provincie doen?

• Uitkomsten horizontaal toezicht ontvangen – artikel 124h Gemeentewet - een wettelijke basis

voor een verplichting tot verstrekking van systematische informatie

• Berichten uit de media, van burgers verzamelen• Afspraken maken over de beschikbaarstelling van

informatie (informatiearrangementen)• Uitvoeren van ‘Reality checks’• Desnoods interveniëren via…

Het IBT-beleid in Zuid-Holland

Een IBT Netwerk, bestaande uit:• Toezichthouders op de terreinen:

• Financiën, • Ruimtelijke ordening, • WABO (handhaving, milieu, bouwen en wonen), • Huisvesting, • Externe veiligheid en • Archieven

Nu dus …. Generiek Toezicht!

2. StvdG als ‘pilot’

• November 2012 – april 2013: StvdG ingevuld met informatie die provincie heeft verzameld

• Waarom StvdG als ‘pilot’?

a. Uittesten van het model (werkt het?)

b. Nulmeting: gegevens kunnen vergeleken worden met gegevens van gemeenten vanaf 2014

• StvdG krijgt pas echt betekenis als gemeenten

bestuursovereenkomst tekenen en gevraagde informatie onderdeel wordt van eigen P&C-cyclus (horizontale verantwoording)

3. Toelichting op systematiek• Bepaling toezichtregime op basis van Toezichtkader (Bijlage A

bij bestuursovk): – Wet- en regelgeving– Algemene en aanvullende beleidskaders (archief en

huisvesting verblijfsgerechtigden)

• Toezichtregimes: algemene duiding– “groen”: het gevraagde (bijv. begroting, beleidsprogr.) is

vastgesteld, tijdig aangeleverd, kwalitatief in orde / voldoet aan wettelijke verplichting

– “oranje”: het gevraagde is vastgesteld en tijdig aangeleverd, en voldoet ten dele niet aan de gestelde criteria / wettelijke verplichting

– “rood”: het gevraagde is niet vastgesteld of niet tijdig aangeleverd, en/of voldoet niet aan de gestelde criteria / wettelijke verplichting

 

Ruimt. ordening

WABO (toezicht, handhaving en milieu)

WABO (toezicht, bouwen en wonen)

Externe veiligheid

Financieel Toezicht (begroting 2013)

Financieel Toezicht (meerjaren- raming 2014-2016

ArchiefHuisvesting verblijfsge-rechtigden

Groen 66 58 8 9 53 47 19 63

Oranje  - 9 27 49  - 13 39 4

Rood 1  - 32 9 12 5 9 0

gemeenten  67 67 67 67 65* 65* 67 67

4. Tabel: Nulmeting / ‘eerste stand’ StvdG per beleidsterrein

* Op 1-1-2013 zijn de gemeenten Molenwaard en Goeree-Overflakkee gevormd, die per die datum nog geen begroting 2013 en meerjarenraming 2014-2016 hebben ingediend.

Vervolg

• Toezenden bestuursovereenkomsten en ondertekenen vóór 1-10-2013

• Gemeenten zenden eigen StvdG in jaarrekening, te beginnen in jaarrekening 2013

• Provincie stelt totale StvdG van de 67 gemeenten op • 2-jaarlijkse evaluatie bestuursovereenkomsten met gemeenten /

VZHG: eind 2014• Begin 2015: evaluatie ervaringen met Wet Rgt

Gevolgen voor Archiefwet

• Vereenvoudiging van het stelsel van interbestuurlijk toezicht

• Toezicht verschuift van Archiefwet naar Gemeentewet en Provinciewet

• Provinciaal toezicht uit de Archiefwet– einde specifiek toezicht door GS– einde provinciaal archiefinspecteur

Alle toezicht uit de wet?

Resterend specifiek provinciaal toezicht in de Archiefwet

• Artikel 13.3: machtiging opschorting overbrenging archieven ouder dan 20 jaar door GS

• Artikel 15.4: beperking openbaarheid archieven ouder dan 75 jaar door GS

• Artikelen 30.1, 32.2, 35.1 en 37.2: melding van de Archiefverordeningen aan GS

Nieuw interbestuurlijk archieftoezicht

Tot 1-10-2012 Nu

Basis toezicht:

Archiefwet

Basis toezicht:

Gemeentewet

Inspectiebezoeken door

provincie

Gemeente/waterschap

levert info aan provincie

Wettelijk proactief

optreden provincie,

goedkeuringen vooraf

Achteraf ingrijpen provincie

via interventieladder

Sanctie Archiefwet:

Bestuursdwang mogelijk

volgens regels Awb

Sancties Gemeentewet:

Schorsen/vernietigen en in

de plaats treden bij

taakverwaarlozing

Gevolgen voor lokale overheden

• Versterking / verzwaring horizontaal toezicht (interne controle)• Verplichte verslaglegging door zorgdrager • Horizontaal toezicht op gehele archiefketen• Oordeel van de Raad / Algemeen Bestuur essentieel

Foto: Jan Banning

De Interventieladder

Fot

o: T

heen

Moy

Generieke informatievergaring volgensafspraken Informatie-arrangement

Specifieke informatie opvragen en valideren

Afspraken over verbetering

Aankondiging juridischeinterventie

Laatste kans voor indeplaatsstelling

Sanctie indeplaatsst.

Sob

erO

p afstandU

itgeb

reid

? Interveniërend ?

Signaleren

Het Verslag

• Het afleggen van de verantwoording is niet vrijblijvend.– Verantwoording moet regelmatig worden afgelegd. – Verantwoording dient schriftelijk te geschieden.

(verslag)• Verslag wordt gestuurd naar de raad of algemeen

bestuur en naar de Provincie.• Provincie mag daarnaast additionele gegevens

opvragen.• Op basis van die informatie & het verslag kan nader

onderzoek ingesteld worden.

Hoe komt het verslag tot stand?

Gemeentelijk

archiefinspecteur neemt

stokje over!

Hulpmiddel vanuit de VNG

Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen

Wanneer grijpt Provincie in?

• Provincie ontvangt verslagen van gemeenten, waterschappen en Wgr in principe jaarlijks.

• Provincie zal afweging moeten maken in hoeverre het verslag voldoet.

Hiervoor is Aanvullend Beleidskader ontwikkeld.

Aanvullend beleidskader Archieftoezicht

Taakverwaarlozingstoetsingscriteria– Gebaseerd op Archiefwet en -regelgeving– Parallel aan de KPI’s

http://www.ipo.nl/sites/default/files/documents/aanvullend_beleidskader_interbestuurlijk_archieftoezicht.pdf

http://www.ipo.nl/sites/default/files/documents/aanvullend_beleidskader_interbestuurlijk_archieftoezicht.pdf

Fot

o: L

isa

Nor

woo

d

Wanneer voldoe je niet?Bij …. taakverwaarlozing

Als een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een gevorderde beslissing neemt, een gevorderde handeling verricht of een gevorderd resultaat tot stand brengt

17 Taakverwaarlozingscriteria voor archiefbeheer

Achterstand bewerking/overbrenging

Ongeschikte archiefbewaarplaats

Niet aangepaste verordening

Wanneer grijpen we in?

• Toetsen van toegezonden informatie aan toezichtscriteria (17) - match met KPI’s

• Voldoet situatie aan wet-en regelgeving?

• Ja: niets doen

• Nee: ingrijpen

• Meer info nodig: opvragen

• Indeling gemeenten in risico-categorieën

• Afweging per geval

Kansen en risico’s nieuw interbestuurlijk toezicht

• Kans: Gemeenten en waterschappen verbeteren eigen kwaliteit systematisch

• Kans: Toezicht meer intersectoraal, gelijkvormig

• Risico: Van proactief optreden provincie → achteraf optreden ….. Te laat? Bv. Archiefdepots, vervanging

• Risico: Horizontaal toezicht afwezig, (te) vrijblijvend of strategisch niveau niet betrokken. KPI’s→ tactisch, uitvoerend

Het IBT-beleid in Zuid-Holland

‘Vertrouwen op en ruimte geven aan de zelfsturing van gemeenten’ (uit Nota GS)

1. Afsluiten van Bestuursovereenkomsten met alle zorgdragers, te beginnen met gemeenten

(Intenties en praktische afspraken)

2. Opstellen van Staat van de Gemeenten:

Integrale weergave beoordeling gemeenten

Het IBT-beleid in Zuid-Holland

Beeld archieven

• meeste gemeenten nog niet bezig met het invullen van de KPI’s

• waterschappen en Wgr-regelingen evenmin.

Gevolg: bij gebrek aan informatie moet provincie veelvuldig de interventieladder beklimmen via:

* stappen 1en 2: signaleren en informatie opvragen.

Zuid-Holland

Provincie houdt rekening met de volgende risicofactoren:

• Hoe doet men het op het gebied van de Archiefwet? • Hoe waren de prestaties in het verleden?• Zijn er risicovolle omstandigheden, zoals nieuwbouw

van een archiefruimte of -bewaarplaats, overgang naar digitaal, reorganisatie (herindeling, oprichting RUD)?

• Meldingen van andere interne of externe toezichthouders?

• Klachten van derden of meldingen in de pers op dit gebied?

Vorm van taakverwaarlozing op grond van de Archiefwetgeving

Wettelijke basis Welke informatie heeft toezichthouder nodig? Nummers van de KPI’s

Oordeel Toezichthouder

1a. De Archiefverordening of, bij Wgr-regelingen, de voorziening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden ontbreekt en/of is niet gemeld aan GS.

AW 30.1, 32.1, 35.1, 37.2 en 40

1.11.21.5

Verordening voldoet en is aan GS toegestuurd.

3. Het beheer van archiefbescheiden voldoet niet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem of de zorgdrager past geen kwaliteitssysteem toe.

AW 3, AB 11 en 12, Archiefregeling 16

2.1 Het enige aspect van het kwaliteitssysteem bestaat uit de in 2010 geformuleerde eis dat de NEN-2082 moet worden toegepast. Onbekend is of die ook daadwerkelijk wordt toegepast. Alle andere aspecten van het kwaliteitssysteem ontbreken.

5b. De zorgdrager neemt een besluit tot aanwijzing van een archiefbewaarplaats die niet aan wet- en regelgeving voldoet

AW 21, AW 31, 36 7.2 De door het college in 1997 aangewezen archiefbewaarplaats voldeed op het moment van aanwijzing.

14. De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is onjuist en/of onvolledig gebeurd. Archieven die niet als te vernietigen zijn aangemerkt (dus permanent te bewaren archieven) zijn vervangen zonder machtiging van gedeputeerde staten. Er is geen verklaring van vervanging opgesteld.

AW 7, AB 6 en 8 5.3 

De vervangingsbesluiten voor vernietigbare bescheiden zijn beoordeeld door de gemeentearchivaris maar niet bekend gemaakt. De vervanging van te bewaren archiefbescheiden is nog niet aan de orde.

•Kennis, deskundigheid•Ervaring

Maak er gebruik van!

Toezicht blijft

VRAGEN ??

Bedankt!!!