ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST ...Rechterlijke organisatie Met uitzondering van de...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

9

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE

ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

door

Kathleen DEVOLDER

Brussel 2008

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE

ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

door

Kathleen DEVOLDER

Brussel 2008

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden.

WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager,

naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het

oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Adm. bewaartermijn De administratieve bewaartermijn wordt bepaald door het Directoraat-

generaal Rechterlijke organisatie en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De administratieve bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. Het directoraat-generaal kan deze termijnen immers te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg

met het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie

weergegeven

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie - Archiefselectielijst

DIRECTEUR-GENERAAL

BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST Datering Administratieve

bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - - -

BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Datering Administratieve


Disciplinaire dossiers 2003-heden 10 jaar vernietigen

Thematische dossiers (werkdossiers) 2003-heden 10 jaar bewaren

Begrotingsdossiers 2003-heden 10 jaar vernietigen

SECRETARIAAT VAN DE DIRECTEUR-GENERAAL



- - - - -



Jaarverslagen en organogrammen 2000-heden 10 jaar bewaren

Briefwisseling 2003-heden 10 jaar bewaren

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie – Archiefselectielijst

Dossiers inzake het Directiecomité

Agenda’s, notulen, documentatie over besproken onderwerpen, aantekeningen van de directeur-generaal

2003-heden 10 jaar bewaren

Dienstnota’s van de voorzitter van de FOD Justitie aan de leden van het directiecomité


Dienstorders van de directeur-generaal Rechterlijke organisatie aan de verschillende diensten

selecteren: mededelingen inzake vervangingen (bijvoorbeeld tijdens

ziekteverlof, tijdens de kerstvakantie) vernietigen

Originele samenwerkingsprotocollen 2003-heden 10 jaar bewaren

Adviezen van de inspecteur van Financiën 2003-heden 10 jaar vernietigen

Ministeriële en koninklijke besluiten 2003-heden 10 jaar vernietigen Het betreft geen originele besluiten

Jaarlijkse verslagen over de werking van de rechtbanken (in toepassing van artikel 340 par. 2, 2° van het Gerechtelijk Wetboek)

2003-heden 10 jaar vernietigen Dubbels van de werkingsverslagen bewaard door de Juridische dienst

9


Mercurialen

Redevoeringen gehouden ter gelegenheid van de plechtige opening van het nieuwe gerechtelijk jaar


Personeelsdossiers van het personeel van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie

Met uitzondering van de personeelsdossiers van de diensten Personeel RO I en RO II die beheerd worden door de Coördinatie- en steundienst

2003-heden

tot het betrokken

personeelslid de dienst verlaat

vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door de stafdienst Personeel & Organisatie

Betekeningen door personeelsleden 2003-heden 10 jaar vernietigen

Agenda’s en processen-verbaal van de ministerraad 2003-heden 10 jaar vernietigen

COÖRDINATIE- EN STEUNDIENST



- - - - -



Dossiers inzake bijzondere reglementen van de rechtbanken 1840-heden 100 jaar bewaren

10


Excel-document met overzicht van de werkzaamheden inzake bijzondere reglementen

2004-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers inzake de basisoverlegcomités opgericht per rechtsgebied van het hof van beroep (wet van 25 april 2007).

Bevatten agenda’s en verslagen van de vergaderingen


Databank van de follow-up van de parlementaire vragen 2004- heden 10 jaar vernietigen

In feite betreft het drie databanken: er wordt onderscheid gemaakt tussen Senaat, Kamer van Volksvertegenwoordigers en mondelinge vragen

Personeelsdossiers van de ambtenaren van de diensten Personeel RO I en RO II en van het Directiesecretariaat

2004-heden

5 jaar na het vertrek van

het betrokken personeelslid

vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door de stafdienst Personeel & Organisatie

Dossiers inzake het beheer van de bureaubenodigdheden en van de fotokopieertoestellen van de diensten Personeel RO I en RO II


Dossiers inzake zendingen van magistraten naar het buitenland 2005-heden 5 jaar vernietigen

Omzendbrieven van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie 2004-heden 10 jaar bewaren

11


Elektronische versie van de omzendbrieven van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie


Dossiers inzake het beheer van de kilometercontingenten, de reis- en verblijfskosten en de fietsvergoeding voor magistraten en het personeel van griffies en parketsecretariaten


AFDELING STATISTIEKEN



- - - - -



Statistische gegevens betreffende hoven en rechtbanken 1979-heden 10 jaar bewaren Niet volledig gepubliceerd

Statistische gegevens betreffende faillissementen en concordaten 1979-heden 10 jaar bewaren Niet gepubliceerd

Excel-bestand per type statistiek per jaar 1996-heden 10 jaar bewaren

Word-bestanden met omschrijvingen van de statistische rubrieken (metadata) 1996-heden 10 jaar bewaren

12


DIRECTIE P&O RO

DIENST PERSONEEL RECHTERLIJKE ORDE – AFDELING RO I



- - - - -



Individuele dossiers van magistraten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, plaatsvervangers en stagiairs

1983-heden

30 jaar na het overlijden, het ontslag of de pensionering

bewaren

Individuele dossiers van rechters in handelszaken 1983-heden


bewaren

Weddendossiers van magistraten en stagiairs 1983-heden


bewaren Dit dossier wordt na het vertrek van het personeelslid toegevoegd aan het individueel dossier

Weddenfiches van magistraten en stagiairs 1967-heden


vernietigen

Dossiers van kandidaat-notarissen, niet geslaagd voor het vergelijkend examen


13


georganiseerd door de benoemingscommissies voor het notariaat

Dossiers van kandidaat-notarissen, geslaagd voor het examen (laureaten) 2002-heden 30 jaar bewaren Deze dossiers komen bij de individuele

dossiers terecht

Dossiers van kandidaat-magistraten Geslaagd voor het magistratenexamen, maar nog niet benoemd. De dossiers worden geklasseerd per vacature


Dossiers van kandidaat-gerechtsdeurwaarders

Dossiers geklasseerd per vacature


Dossiers “Mutaties” Staten: veranderingen in wedden van de magistraten die doorgegeven worden aan de Centrale dienst vaste uitgaven die instaat voor de betaling van de wedden


Jaarlijkse begroting 1990-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers inzake de toekenning van eretekens aan de leden van de rechterlijke orde

1990-heden 10 jaar bewaren De originele koninklijke besluiten worden bewaard door de dienst Algemene zaken van de FOD Justitie

Alfabetisch repertorium van de personeelsleden in dienst Fiches met naam, geboortedatum, adres, datum van indiensttreding, opeenvolgende


14


posten en functies (historiek van de carrière) en nummer van het individueel dossier

Alfabetisch repertorium van de personeelsleden die de dienst verlaten hebben

Idem. Als personeelsleden de dienst verlaten, wordt hun steekkaarten apart geklasseerd

?-heden 50 jaar bewaren

Databank “Person” 2000-heden 100 jaar bewaren

Kardex

Overzicht van het personeel per rechtbank én per graad

1967-heden 50 jaar vernietigen Bevat dezelfde gegevens als het alfabetisch repertorium en de databank

Registers met de samenstelling van de hoven en rechtbanken

Overzicht van het personeel per rechtbank en per graad. Geeft de lijst van de magistraten in functie, met de datum van de indiensttreding en van het verlaten van de dienst

1832-1967 30 jaar bewaren

Alfabetische steekkaarten met de samenstelling van het personeel van de hoven en rechtbanken

Een fiche per rechtbank; bevat de lijst van de magistraten met de datum van hun indiensttreding en hun uitdiensttreding, en de nummers van de individuele dossiers


Vervolg op de registers. Deze steekkaarten worden sinds 1 januari 2007 niet meer aangevuld en/of gebruikt. De gegevens van de registers en steekkaarten werden overgenomen in het hierna vermelde bestand “Historique”

15


(Word-)bestand “Historique” met de samenstelling van het personeel van de hoven en rechtbanken


DIENST PERSONEEL RECHTERLIJKE ORDE – AFDELING RO II



- - - - -



Individuele personeelsdossiers

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de dossiers van personeelsleden in actieve en non-actieve dienst (deze laatste worden in de kelder bewaard)

1950-heden tot het

overlijden van de ambtenaar

selecteren: de dossiers van de hoofdgriffiers, de griffiers-hoofd van

dienst, de hoofdsecretarissen en de secretarissen-hoofd

van dienst bewaren

Individuele personeelsdossiers van schoonmaaksters en van bodes ter terechtzitting

1950-heden tot het

overlijden van de ambtenaar

vernietigen

Databank “Person” 1990-heden 100 jaar bewaren

Databank “LOG-TE” Dit is de voorloper van “Person”

?-1990 30 jaar vernietigen De gegevens van “LOG-TE” werden overgenomen in “Person”

16


Elektronisch repertorium van het gerechtelijk personeel “Archives OJ II” Excel-lijst met volgende gegevens: archiefnummer, naam, voornaam, datum en reden van vertrek

1990-heden 100 jaar vernietigen De gegevens in “Archives OJ II” bevinden zich ook in “Person”

Individuele loonfiches 1955-19661 75 jaar vernietigen

Individuele loonfiches - “Kardex” 1969-heden

tot het overlijden of

uitdienst-treding van de

ambtenaar

selecteren: de fiches van de hoofdgriffiers,

de griffiers-hoofd van dienst,

de hoofdsecretarissen en de secretarissen-hoofd

van dienst bewaren

Deze loonfiches worden na het vertrek (ontslag, pensioen, overlijden) van de ambtenaar toegevoegd aan diens individueel dossier en zullen dus samen met de individuele dossiers van de diensthoofden bewaard worden

Algemene dossiers per griffie of per parket Briefwisseling tussen de dienst RO II en de hoofdgriffiers of hoofdsecretarissen betreffende het beheer van het personeel van de griffies en parketsecretariaten (aanvragen tot uitbreiding van het kader, benoeming van bijkomend personeel enzovoort)

1987-heden 5 jaar vernietigen Deze dossiers werden in de praktijk reeds na 10 jaar vernietigd door de dienst


1 Dit is de periode waarin de dienst zelf instond voor de berekening van de wedden. In oktober 1966 nam het Ministerie van Financiën deze taak over.

17


Dossiers inzake de organisatie van examens Het betreft hier geen examenuitslagen. Het examen van de geslaagde kandidaten wordt geklasseerd in hun individueel dossier

1987-2006 15 jaar vernietigen

Dossiers inzake het toekennen van burgerlijke en nationale eretekens aan het personeel van de rechterlijke orde


Dossiers inzake het toekennen van het Kruis der Ontsnapten

Het Kruis der Ontsnapten werd ingesteld op 25 februari 1944 door de Belgische regering in ballingschap in Londen. Dit ereteken werd uitgereikt aan diegenen die tijdens de Tweede Wereldoorlog ontsnapten uit België, uit een ander bezet land of uit Duitsland, en naderhand hun patriottisme bewezen.

1945-? 10 jaar bewaren

De dossiers bevatten interessante informatie omdat de aanvrager moest aantonen dat hij, na zijn of haar ontsnapping, ofwel in een weerstandsgroep had gediend, ofwel wegens vaderlandsliefde minimum drie maanden in de gevangenis had gezeten, ofwel clandestien had gereisd “om deel te nemen in België’s actie tot voortzetting van de oorlog”.

DIENST OPLEIDING RECHTERLIJKE ORDE



Databank begroting dienst 1990-heden 10 jaar vernietigen

18


BESCHEIDEN BETREFFENDE

DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dossiers inzake opleidingen

Bevatten: 1° briefwisseling met de sprekers en met de Hoge Raad voor de Justitie; 2° nota aan de minister en de comptabiliteit; 3° briefwisseling met de deelnemers; 4° omzendbrieven; 5° reservatieformulieren voor lokalen, seminariecentra, simultaanvertaling enz.


Databank van de opleidingen Bevat volgende gegevens: nummer dossier, code, data, thema van de opleiding, organisator, maximale kostprijs van de opleiding


Teksten van lezingen gegeven tijdens de opleidingen 1990-heden 5 jaar vernietigen

Deze teksten worden bezorgd aan de Commissie voor de modernisering van de rechterlijke orde die ze on-line ter beschikking zal stellen (mits toegangscode) 2

Evaluatieformulieren van de opleidingen 1990-heden 3 jaar vernietigen

Principedossiers

Dossiers inzake vragen over opleiding in het buitenland, informatica- en taalcursussen, enz.


2 Opgericht bij wet van 20 juli 2006 (Belgisch Staatsblad, 1 september 2006).

19


Eindwerken van magistraten gemaakt in het kader van de managementscursus 1998-2007 10 jaar bewaren

Dossiers inzake het examen dat toegang verleende tot de magistratuur (vóór de oprichting van de Hoge Raad voor de Justitie)


Dossier inzake het vergelijkend toelatingsexamen voor de gerechtelijke stage


JURIDISCHE DIENST



- - - - -



Dossiers van de juridische dienst 1995-heden 30 jaar

selecteren: enkel de dossiers m.b.t. de voorbereiding van

wetsontwerpen bewaren

Lijst van de dossiers 1995-heden 30 jaar bewaren

DPR-dossiers (droit de procédure-procesrecht)

?-2004 30 jaar selecteren in overleg met het Rijksarchief

Het betreft dossiers overgedragen door de Dienst Gerechtelijk recht (Directoraat-generaal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden) krachtens een beslissing van het directiecomité in oktober 2004

20


Lijst van de DPR-dossiers ?-2004 30 jaar bewaren

AJB-dossiers (assistance juridique-juridische bijstand)

Principedossiers inzake juridische bijstand


Lijst van de principedossiers (Word) 2005-heden 30 jaar bewaren

Rapporten van het OBFG (Ordre des barreaux francophones et germa-nophones) en van het OVB (Orde van Vlaamse Balies)

Papieren en elektronische versie


Jaarlijkse verslagen over de werking van de rechtbanken (in toepassing van artikel 340 par. 2, 2° van het Gerechtelijk Wetboek)


De verslagen over de werking van de rechtbanken voor de jaren 2000-2004 worden bewaard in de Bibliotheek van de FOD Justitie

DIRECTIE LOG & ICT RO

DIENST GEBOUWEN



- - - - -

21


BESCHEIDEN BETREFFENDE

DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Budgetdossiers van mevr. P. Liekens, diensthoofd 1999-heden 10 jaar vernietigen

Principedossiers 1930-heden 50 jaar bewaren

Algemene dossiers

Deze dossiers bevatten: de aanvraag van de rechtbank, de vastlegging, een kopie van bestelbon, de originele offertes, briefwisseling, de nota aan de inspecteur van Financiën, briefwisseling van/met de firma’s die niet weerhouden werden, enz. Er wordt onderscheid gemaakt tussen Nederlandse en Franse dossiers. De dossiers zijn alfabetisch geordend op adres

1940-heden

tot 10 jaar na de bezetting

van het gebouw

vernietigen

Onderhoudsdossiers 1940-heden tot 10 jaar na

opzegging van het contract

vernietigen

Databank van de onderhoudscontracten lopende over meerdere jaren 2000-heden 20 jaar vernietigen

Werkdossiers van mevr. P. Liekens, diensthoofd 1990-2007 10 jaar vernietigen

Het betreft dubbels van dossiers van bouwprojecten (algemene dossiers of dossiers van de architecten en ingenieurs)

22


Werkdossiers: opvolging van lopende bouwprojecten

Deze dossiers bevatten: verslagen van vergaderingen, werkplannen, plattegronden enz. Geen officiële stukken; deze bevinden zich in de algemene dossiers

1990-2007 10 jaar

bewaren in afwachting van de opmaak van een

archiefselectielijst voor de archieven van

de Regie der Gebouwen (zie p. 49)

Plattegronden 1980-2007 10 jaar

bewaren in afwachting van de opmaak van een

archiefselectielijst voor de archieven van

de Regie der Gebouwen (zie p. 49)

Veiligheidsdossiers 1999-heden

tot het verlaten van het gebouw

of substitutie

van de veiligheids-installatie

selecteren: de veiligheidsdossiers van

enkele bijzondere gerechtsgebouwen

bewaren

Parlementaire vragen 1990-heden 10 jaar vernietigen Gepubliceerd

DIENST MATERIEEL



- - - - -

23




Aankoopdossiers en briefwisseling betreffende aanvragen vanwege de rechtbanken


Principedossiers, bijzondere bestekken, ev. offertes en stalen verbonden aan een bijzonder bestek


Drukwerkmodellen (voor briefpapier, enveloppen, mappen en registers) 1970-heden

tot substitutie door nieuw

model vernietigen

Aankoopdossiers wagens 2000-heden 10 jaar vernietigen

Parlementaire vragen 1990-heden 10 jaar vernietigen

DIENST BUDGET RO



- - - - -




Vastleggingsdossiers 2001-heden 5 jaar vernietigen

24


Aankoopdossiers (meubilair, telefonie, kledij, informatica enzovoort) 1993-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers kleine uitgaven (boeken, juridische abonnementen voor de magistraten)


Dossiers griffie- en secretariaatskosten 2001-heden 5 jaar vernietigen

Geldvoorschotten: kopieën facturen, verantwoordingen 2000-heden 5 jaar vernietigen

Vereffeningen 1993-heden 5 jaar vernietigen

Dubbels van facturen uitgestelde vergoedingen 2001-2007 5 jaar vernietigen

Briefwisseling

o.a. met de Post en met de gerechtelijke diensten (aanvragen voor bijkredieten voor kleine uitgaven bijvoorbeeld)


Principedossiers 1995-2004 10 jaar vernietigen

Dossiers inzake verzekeringen (OMOB) 1998-2002 10 jaar vernietigen

Dossiers rekeningen gerechtelijke politie 1996-2001 5 jaar vernietigen

De bevoegdheid inzake gerechtelijke politie werd in 2001 overgedragen aan de federale politie. Deze dossiers bleven achter in de kelder

25


Circulaires en dienstnota’s (mededeling van de kredieten en richtlijnen inzake griffiekosten)


Dubbels van schuldvorderingen wasserij (voor het wassen van de gordijnen van het justitiepaleis) en voor de bewakingsdienst


Belastingsaangiften De dienst doet aangifte van betalingen aan de Directe belastingen


Processen-verbaal van de vergaderingen van de Commissie van advies inzake de overname van de gerechtelijke gebouwen


Personeelsdossiers 1990-heden 10 jaar vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door de stafdienst P&O

Dienstnota’s van de FOD Justitie en van het Directoraat-generaal 1990-heden 10 jaar vernietigen

Aanvragen voor treinbiljetten 1990-heden 5 jaar vernietigen

Databank van NMBS-bulkbiljetten voor dienstverplaatsingen 2000-heden 5 jaar vernietigen

Fiches van de meterstanden van de fotokopiemachines van de Belgische gerechtelijke diensten


26


Fiches van de papiervoorraad van de fotokopiemachines, printers en faxtoestellen van de Belgische gerechtelijke diensten


Aankoopdossiers van de fotokopiedienst 2001-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers van de kopie- en offsetmachines (huurmarkt) 1990-heden 10 jaar vernietigen

Facturen fotokopiemachines en papier 1990-heden 10 jaar vernietigen

‘Diversen’ (dossiers inzake aankoop van onderhoudsproducten voor fotokopiemachines, slechte werking van fotokopiemachines enz.)


Dossier inzake het wagenpark van RO II (kilometerstanden van de wagens, facturatie van herstelling van de wagens van de parketten en parketten-generaal)


DIENST ICT



- - - - -



Aankoopdossiers 1998-heden 10 jaar vernietigen

27


Briefwisseling met gerechtelijke diensten 1998-heden 10 jaar vernietigen

Principedossiers 1998-heden 10 jaar vernietigen

DIRECTIE SPECIFIEKE EXPERTISECENTRA

DIENST STRAFREGISTER



- - - - -



Veroordelingsbulletins van de hoven en rechtbanken in strafzaken, nl. bulletins van veroordeling, van internering en van opschorting

1945-heden

tot het overlijden van de betrokken

persoon

vernietigen

Kardex

Alfabetische steekkaarten van de veroordeelden. Deze bevatten volgende gegevens: naam, voornamen, geboortedatum en -plaats, dossiernummer, naam van vader en moeder

ca. 1900-heden


persoon

vernietigen

Fichesysteem gebruikt vóór de invoer van de veroordelingen in een databank (vanaf oktober 1988). Deze fiches worden vandaag nog steeds gebruikt voor opzoekingen naar personen geboren voor 1930

28


Databank van de veroordelingen tot criminele, correctionele of politiestraffen

1945-heden


persoon

bewaren

DIENST GERECHTSKOSTEN



- - - - -



Principedossiers 19de eeuw-heden 50 jaar bewaren

Inventaris van de principedossiers, getiteld: “Classement des dossiers de principe. Mise à jour le 1er septembre 1999”

Dit is een herwerkte versie van een oudere inventaris (vermoedelijk uit de jaren zestig)


Dubbels van de kostenstaten 2000-heden 5 jaar vernietigen De originelen worden verzonden naar het Rekenhof

Betaalopdrachten aan de FOD Financiën 1995-heden 15 jaar vernietigen

Regularisaties van de betalingen voor het Rekenhof 1995-heden 15 jaar vernietigen

29


30

ARCHIEVEN VAN DE COMMISSIE VOOR

GERECHTSKOSTEN IN STRAFZAKEN

Registers met handgeschreven verslagen

Bevat volgende gegevens: data, aanwezigen, nr. dossier, korte inhoud van het debat, beslissing


Processen-verbaal van de vergaderingen van de Commissie voor gerechtskosten in strafzaken


Dossiers van de Commissie voor gerechtskosten in strafzaken 1930-heden 10 jaar bewaren

Inventarissen van de dossiers van de Commissie 1968-heden 10 jaar bewaren

Informatieportaal van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie 2003-heden niet van

toepassing bewaren na elke grondige

aanpassing

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST ...Rechterlijke organisatie Met uitzondering van de...

Documents

Transcript of ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST ...Rechterlijke organisatie Met uitzondering van de...