Anticiperen op de toekomst Michiel de Klein

Dit artikel is mede tot stand gekomen met medewerking van Pieter Veenema, hoofd ICT en productie bij Quote Media. Quote Media is een uitgeverij die voor velen tot de verbeelding spreekt. Dat komt niet in de laatste plaats door een van haar boegbeelden: het tijdschrift Quote en haar spraakmakende hoofdredacteur. Maar er is meer. Quote Media heeft als kerncompetentie

het maken van tijdschriften. Zij realiseert zich dat het uitgeven van tijdschriften op de korte en langere termijn alleen rendabel kan zijn wanneer de redactionele workflow verbetert Zij realiseert zich ook dat het noodzakelijk is zich voor te bereiden op multimediale uitgeefactiviteiten. In dit artikel willen de auteurs schetsen hoe Quote Media anticipeert op de toekomst. We beschrijven de aanpak en resultaten van een project gericht op het efficiënt realiseren van een tijdschrift.

Blauwdruk voor alle bladen?

Quote Media wil al een aantal jaren de kostenstructuur in de vooral creatief gestuurde productieketen van de maandbladen verbeteren. Een ambitieuze doelstelling om dit in een slag voor al haar uitgaven ook gelijk te realiseren. De lancering van ‘In magazine’ leek een goede aanleiding het anders te gaan doen. Niet meer volgens de bestaande structuren, maar op een nieuwe wijze. Redactieprocessen beter afstemmen, automatisering optimaal inzetten en partnership met diverse externe partijen beter regelen. Kortom, een nieuwe redactionele worklfow met behoud van alle creatieve vrijheden. De nieuwe werkwijze is een blauwdruk geworden voor de (her)inrichting van alle producties bij Quote Media. Er is aandacht besteed aan de schaalbaarheid van de oplossingen in het project. Anticiperen op nieuwe mediavormen is een must en de flexibiliteit van de infrastructuur in de toekomst vormde de belangrijkste randvoorwaarde.

1

We zijn geslaagd! Er is een unieke blauwdruk ontwikkeld voor het produceren van bladen. Met behulp van deze blauwdruk zijn de processen ingericht voor het maken van het nieuwe weekblad. Dit weekblad is vanaf het eerste nummer geproduceerd volgens het ontwikkelde systeem. En dat is geen sinecure voor een uitgeverij die tot dan toe uitsluitend maandbladen op de markt heeft gebracht. Het eerste nummer is op de markt gebracht conform de oorspronkelijke planning en werd op uiterst efficiënte wijze geproduceerd. En naar nu blijkt kan de blauwdruk op redelijk eenvoudige wijze worden toegepast voor andere bladen, nieuwe bladen en voor digitaal publiceren. Quote Media beschikt door dit project over een aantal preferred suppliers die samenwerken met elkaar en met Quote Media. Een samenwerking die niet incidenteel is maar van strategische aard. En last but no least heeft Quote Media haar organisatie anders ingericht. De verantwoordelijkheid voor de processen binnen de keten en de daaraan gekoppelde ict-infrastructuur is bij één persoon komen te liggen. Dit heeft geleid tot duidelijkheid en transparantie, een integrale planning en eenduidige verantwoordelijkheid binnen de realisatieprocessen. Het management van Quote Media realiseert zich dat binnen haar organisatie de basis is gelegd voor de toekomst en gaat de ontwikkelde blauwdruk uitrollen naar haar overige uitgeefproducten. Terugkijkend naar de resultaten van dit project hebben we geconcludeerd dat een aantal factoren bepalend is geweest voor het succes. En eerlijk is eerlijk: vooraf waren we ons niet bewust van al deze factoren. De belangrijkste factoren lichten we kort toe.

Rol van het management

Het management van Quote Media stimuleert binnen de gehele organisatie ondernemerschap. Dat betekent dat zij bereid is risico’s te nemen. Het effect hiervan is dat risico’s niet worden vermeden, maar dat er oplossingen worden gezocht om risico’s snel inzichtelijk te maken en beheersbaar te houden. Medewerkers binnen de organisatie vertonen ondernemend gedrag. Het management van Quote Media had vanaf de start veel vertrouwen in het project en straalde dit ook uit, zowel intern als extern. Het management heeft zich gerealiseerd dat de kerncompetentie van Quote Media primair uitgeven is en dat de organisatie niet gewend is aan projectmanagement. Op dat laatste vlak hebben zij het project gefaciliteerd.

De greenfield-situatie

Het project is gestart in een greenfield-situatie. Dat wil zeggen: er lag een opdracht om voor een nieuw weekblad de processen optimaal in te richten. Daardoor waren we in de gelegenheid de processen vooraf te definiëren. We hadden geen last van vastgeroeste werk- en denkpatronen of van posities en belangen. Nadat het proces was

2

gedefinieerd, zijn we gaan uitwerken welke functies noodzakelijk zijn in de realisatieprocessen. Voor deze functies zijn maatwerkprofielen opgesteld. Op basis van die profielen zijn nieuwe mensen aangenomen. Zij beschikken allen over de noodzakelijke competenties. Het was niet nodig af te breken of af te leren, we konden uitsluitend bouwen. En dat is voor alle betrokkenen zeer inspirerend en motiverend. Om bij de laatste opmerking aan te sluiten: iedereen wil gaan voor de lancering van een nieuwe titel. De deadline stond vast en de lancering van het nieuwe tijdschrift stond gepland. De druk om te presteren was hoog, ontsnappen aan de deadline was onmogelijk. Enthousiasme en druk gingen hand in hand. Het project is niet uitgelopen op de planning. En dat in een periode waarin het uitlopen van planningen gemeengoed is geworden en algemeen geaccepteerd wordt. De koppeling van het project aan de lancering van een nieuwe titel is een voorbeeld van niet-risicomijdend gedrag. Een van de factoren voor succes.

Projectleiding Het project is getrokken door een team van vier personen: de CFO van Quote Media, het hoofd ICT en een interne projectleider die ondersteund werd door een extern deskundige. De interne projectleider Pieter Veenema kent iedereen binnen de organisatie en kan hierdoor relatief snel schakelen en beschikt over voldoende proces- en detailkennis. Hij werkt in de lijn van het management en krijgt daarbij het volledige vertrouwen. Daarnaast kreeg hij de mogelijkheid om te acteren als een ondernemer binnen de onderneming. Dit heeft invloed gehad op het tempo: geen vertraging maar versnelling. De externe adviseur Michiel de Klein bracht kennis in, ervaring van vergelijkbare projecten, hield de projectleider en leden van het projectteam een spiegel voor, bracht structuur aan en assisteerde bij het maken van keuzes. Door hem te koppelen aan de interne projectleider kon deze zijn ‘normale’ taken blijven uitvoeren en kon er tegelijkertijd tempo worden gemaakt.

Leveranciers In het project hebben we gekozen voor een onconventionele aanpak in de manier waarop we zijn omgegaan met de leveranciers. Concurrenten hebben we niet apart van elkaar gesproken maar gezamenlijk. Zo zaten we op een bepaald moment om tafel met zes leveranciers inclusief de lithograaf waarvoor het werk langzaam verdwijnt met de nieuwe werkwijze. Ze hebben gezamenlijk de opdracht gekregen een werkend systeem te bouwen dat geïmplementeerd was op het tijdstip waarop het eerste nummer zou worden gelanceerd. Alleen onder deze nadrukkelijke condities konden zij participeren in het project. Geen discussie tussen Quote Media en deze partners over wie waar voor verantwoordelijk is. Geen

3

afschuiven maar samen toewerken naar het resultaat was het gevolg. Ook voor de leveranciers lag er een dubbele uitdaging: een werkend systeem opleveren en een bijdrage leveren aan de lancering van een nieuw weekblad. Dat geeft een extra inspiratie. Bovendien is het succes van Quote Media ook hun succes: de basis voor een strategische vorm van samenwerking.

Waarom is dit bijzonder?

Het project is op meerdere fronten bijzonder. Er is daadwerkelijk een totaaloplossing gerealiseerd voor de gehele keten. Een keten die loopt van het ontwikkelen van content tot en met het leveren van een kant en klare pdf aan het grafische bedrijf. Bovendien is er niet alleen een oplossing ontwikkeld maar ook geïmplementeerd. Vanaf het eerste moment functioneert het ontwikkelde concept, en is gerealiseerd in een relatief korte tijd. In januari lag er een plan en in mei vond de lancering van het tijdschrift plaats en was de oplossing geïmplementeerd. En tot slot is een basis gelegd voor de verdere uitbouw van de strategische samenwerking tussen Quote Media en de leveranciers op dit terrein. Een samenwerking die gericht is op multimediaal uitgeven. Helaas is het weekblad inmiddels gestopt, maar de redacties van de andere Quote-bladen staan inmiddels te trappelen om gebruik te maken van de nieuwe redactionele workflow.

4