AFAS: Betaalbare bedrijfssoftware voor iedereen.

AFAS Profit:

de meest moderne gentegreerde bedrijfssoftware van Nederland.Geschikt voor iedere organisatie, in iedere branche en vanaf 5 medewerkers.afas.nl

OVER AFAS

OVER PROFIT

PROFIT ALGEMEEN

CRM

LOGISTIEK

PROJECTEN

HRM/PAYROLL

FINANCIEEL

FLEXIBELE STANDAARDSOFTWARE

OVERZICHT FUNCTIONALITEIT

AFAS SERVICES

Inhoudsopgave Over AFAS ERP Software Waarom Profit ERP-software? Over AFAS ERP Software AFAS ERP Software B.V. uit Leusden is een dynamisch, solide en eigenzinnig softwarebedrijf met 300 enthousiaste medewerkers. Met het flexibele en gentegreerde ERP-softwarepakket: AFAS Profit, zijn meer dan 10.000 bedrijven in Nederland, Belgi, Luxemburg en op de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. Rechtstreeks contact met de eindgebruiker AFAS levert de software direct aan de eindgebruiker, zonder tussenkomst van dealers. Door de rechtstreekse relatie met de eindgebruiker weet AFAS wat er in de markt leeft. Naast het direct contact met consultants en supportmedewerkers, zijn er gebruikersdagen en inspraaksessies met de productontwikkelaars. Deze ervaring wordt direct vertaald in de functionaliteit en het gebruiksgemak van onze software. Waarom Profit ERP-software? Efficinter werken is noodzakelijk om als bedrijf te overleven. Succes vereist een solide en flexibele basis, zeker voor bedrijven die willen groeien. Uw klanten en medewerkers worden steeds kritischer en uw organisatie zal op hoog niveau moeten kunnen opereren. U zult uw dienstverlening steeds sneller en beter moeten organiseren. Onze ERP-software zorgt voor efficinte processen en lagere kosten, zodat u uw klanten en medewerkers optimaal kunt bedienen. Meer doen met minder mensen, zonder op kwaliteit in te leveren, is de grote uitdaging waar veel organisaties voor staan. De software ondersteunt u daar mee. Is uw organisatie klaar voor Profit ERP, de meest moderne en complete ERP-software van Nederland? Met meer dan 10.000 klanten beschikt AFAS over vele succesverhalen. Dagelijks gebruiken vele bedrijven, organisaties en instellingen onze software naar volle tevredenheid. Lees de succesverhalen op afas.nl/succesverhalen of afas.nl/fotoverslagen Wat is Profit ERP AFAS Online Algemeen: (Management)Informatie binnen handbereik CRM: Uw klanten echt centraal Logistiek: Optimale logistieke handelingen Projecten: Realtime projectinzicht HRM/Payroll: Inzicht in P&O- en Payrollprocessen Financieel: Realtime inzicht in alle financile processend Informatie en flexibiliteit op maat Alle functionaliteiten op een rij AFAS Dienstverlening 2 2 4 5 7 8 10 12 14 16 18 20 22

AFAS is kerngezond en groeit gecontroleerd

Altijd realtime inzicht in alle processen binnen uw hele organisatie2

Alle afdelingen werken met n softwarepakket, geen losse modules meer3

OVER AFAS

OVER PROFIT

PROFIT ALGEMEEN

CRM

LOGISTIEK

PROJECTEN

HRM/PAYROLL

FINANCIEEL

FLEXIBELE STANDAARDSOFTWARE

OVERZICHT FUNCTIONALITEIT

AFAS SERVICES

Ik wil niet investeren, maar wel mijn hele bedrijf automatiseren.

Een pc met internet is alles wat u nodig heeft

Wat is Profit ERP? Profit ERP is n gentegreerd softwarepakket, waarmee u alle afdelingen van uw organisatie probleemloos automatiseert. De software is volledig online (via internet) te gebruiken, maar kan ook op uw eigen systemen draaien. De keuze voor n gentegreerde oplossing is een keuze voor efficiency. U kunt de software van AFAS huren, hierdoor zijn investeringen vooraf overbodig en betaalt u een vast bedrag per maand. Meer informatie op bladzijde 5. Profit ERP bestaat uit: CRM, HRM, Payroll, Financieel, Logistiek, Projecten, Abonnementen, Fiscaal, Workflow- & Documentmanagement en beschikt tevens over de volledig gentegreerde modules Competentiemanagement en Cursusmanagement. Voor kleinere bedrijven tot maximaal 5 medewerkers is er Profit Small Business: het kleine complete zusje van AFAS Profit.

Profit HRM/Payroll Per maand worden er in Nederland meer dan 1.000.000 verloningen verzorgd met de personele software van AFAS en daar komen dagelijkse vele loonstroken bij. Profit Accountancy Met meer dan 850.000 fiscale aangiftes met Profit Fiscaal is AFAS Accountancy Software marktleider in Nederland. Profit Accountancy bestaat uit: CRM, HRM, Payroll, Financieel, Uren/ Declaraties, Fiscaal, Workflow- & Documentmanagement. Uiteraard zijn deze producten ook als deeloplossing inzetbaar. Voor kleinere kantoren is er Profit Accountancy Lite, het kleine complete broertje van Profit Accountancy Meer informatie op afas.nl/profit

AFAS Online ERP Met AFAS Online beschikt u over de nieuwste generatie zakelijke ERP-software via internet. Nooit meer zelf software installeren, onderhouden en updaten. Meer dan 25% van alle klanten van AFAS werken online. AFAS Online biedt transparantie voor een vast bedrag per medewerker, per maand. U gebruikt AFAS Online in combinatie met Profit ERP of onderdelen daarvan. Bij Profit Online ERP is applicatiebeheer inclusief. In tegenstelling tot veel online applicaties, beschikt u met AFAS Online over de complete, uitgebreide functionaliteit van Profit ERP. Met AFAS Online werkt u met Profit ERP alsof het op uw eigen pc draait! Meer informatie op afasonline.nl Huren of kopen? Het huren van ERP-software heeft veel voordelen. Zonder investeren profiteert u toch van nieuwe software om uw klanten optimaal van dienst te zijn en te besparen op tijd en geld. Een vast bedrag per maand per medewerker geeft u financile ruimte om te blijven ondernemen. Meer informatie op afas.nl/huren

4

Automatiseringskosten worden flexibel Automatiseringskosten worden flexibel5

4

OVER AFAS

OVER PROFIT

PROFIT ALGEMEEN

CRM

LOGISTIEK

PROJECTEN

HRM/PAYROLL

FINANCIEEL

FLEXIBELE STANDAARDSOFTWARE

OVERZICHT FUNCTIONALITEIT

AFAS SERVICES

Ik wil klantinformatie eenvoudig vastleggen en delen.Uw eigen agenda volledig gentegreerd in de Profit Agenda

Ontwikkelingen rondom uw organisatie volgen elkaar in een razend tempo op. Zo wilt u op elk moment van de dag beschikken over de laatste prospect-, klant- en leveranciersgegevens. Door de integratie van AFAS Profit met Microsoft Exchange heeft u snel toegang tot de laatste informatie over alle organisaties en personen waarmee u zaken doet, of zaken wilt doen. Bent u onderweg? Met uw PDA gekoppeld aan Profit vindt u alles realtime en vliegensvlug. Uw medewerkers moeten altijd en overal kunnen beschikken over de laatste informatie om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Overzicht en inzicht, daar draait het om. Profiteer optimaal van uw (bedrijfs-) agenda Een e-mail van uw klant of prospect legt u met n muisklik vast in het juiste dossier en de Profit Agenda. Deze is via Exchange gesynchroniseerd met Microsfot Outlook, zodat u nooit een afspraak mist of juist een dubbele afspraak maakt.

Signalen: uw digitale knoop in de zakdoek Na het bijwerken van de agenda ziet u via het intranet van Profit (ProfitWeb) alle openstaande acties en signalen. Een signaal attendeert medewerkers op belangrijke gebeurtenissen, zoals een jubileum, het overschrijden van een betalingstermijn of het scoren van een belangrijke order. Een stuk extra flexibiliteit die de betrokkenheid van medewerkers bij uw organisatie vergroot. AFAS Profit genereert signalen op een door u vast te stellen tijdstip en toont deze bij door u geselecteerde gebruikers. De gebruiker leest het signaal, onderneemt actie en handelt het signaal af. Op deze manier worden iedere dag de zaken afgehandeld die op dat moment belangrijk zijn. U krijgt standaard meer dan tachtig uitgewerkte signalen voor alle Profit-producten meegeleverd. Op basis van deze signalen kunt uw eigen zakelijke inspiratie gebruiken om nieuwe signalen maken. Het is ook mogelijk om een signaal te koppelen aan een workflow of e-mail.

Managementinformatie Continu inzicht in trends en stuurgetallen zijn essentieel binnen de organisatie en elke afdeling. Alle informatie is op n plaats te vinden en zelf samen te stellen. Dankzij dynamische cockpits en rapporten kunt u alle beslissingen van vandaag en morgen nemen op basis van trends en actuele cijfers. Complete managementinformatie op maat voor zowel de directie als het management. Om vandaag de dag winstgevend te blijven, moet u niet alleen uw interne bedrijfsprocessen op orde hebben, maar ook de communicatie met uw leveranciers en klanten moet zo optimaal mogelijk verlopen. Waardevolle informatie uit alle klantprocessen bekijkt u realtime via cockpits. Deze geven u een betrouwbaar en actueel beeld op de door u zelf gedefinieerde afdeling- of organisatie indicatoren.

Procesautomatisering dankzij workflows Een workflow borgt alle processen binnen uw organisatie, zorgt voor inzicht en overzicht, zodat u alle processen op een standaardmanier kunt beheren. Niet alleen voor u, maar voor de hele organisatie, afhankelijk van de gekozen autorisatie. Op elk willekeurig moment kunt u de status van het proces volgen, analyseren en rapporteren. Standaard worden specifieke workflowmodellen meegeleverd. Uiteraard kunt u ook uw eigen workflows samenstellen en de door AFAS meegeleverde workflows op maat maken. Proces-automatisering in optima forma, dankzij de volledig gentegreerde moderne ERPsoftware van AFAS. Meer informatie op afas.nl/algemeen

Realtime managementinformatie onder andere op uw PDA

Realtime inzicht in alle klantprocessen6 7

OVER AFAS

OVER PROFIT

PROFIT ALGEMEEN

CRM

LOGISTIEK

PROJECTEN

HRM/PAYROLL

FINANCIEEL

FLEXIBELE STANDAARDSOFTWARE

OVERZICHT FUNCTIONALITEIT

AFAS SERVICES

Mijn medewerkers weten precies welke acties ze nog moeten ondernemen.De kwaliteit van het contact tussen een organisatie en haar zakenrelaties is afhankelijk van informatie die medewerkers ter beschikking staat. Met de gentegreerde CRM-oplossing zijn al uw klantgegevens centraal opgeslagen en voor de juiste medewerkers beschikbaar. Bovendien voorziet Profit CRM in het vastleggen van de juiste verbanden tussen personen en organisaties. Ook kan een persoon aan meerdere organisaties worden gekoppeld. Het systeem is daarbij flexibel in te richten naar uw eisen en wensen. Meerwaarde van CRM Gewoon je werk doen met CRM klinkt eenvoudig en is het ook. Maar de echte meerwaarde van CRM komt pas bovendrijven als dit gentegreerd is met andere onderdelen. In het dagelijkse verkoopproces werken met meerdere applicaties leidt tot problemen. Niet bij Profit CRM: alles draait immers om de klant. De afspraken met de klant liggen vast in de Profit Agenda. De tevredenheid van de klant en alle offertes zijn keurig geborgd in zijn eigen digitale dossier. Voor iedereen inzichtelijk, zodat alle medewerkers beschikken over de gewenste en actuele informatie. Alle informatieverwerking rondom een klant verloopt gemakkelijk en overzichtelijk. Met Profit CRM kijkt u met n interface over alle afdelingen heen en heeft u inzicht in de klantprocessen. Maak, test en zend uw e-mailing Wilt u meer omzet halen uit bestaande en nieuwe klanten? Houd uw prospects en klanten op de hoogte van uw organisatie, uw diensten en producten. Voor het maken, beheren en versturen van (e-)mailingen heeft u geen technische of software specifieke kennis (zoals HTML) nodig. Met Profit CRM verstuurt u vanuit Profit op eenvoudige wijze een gepersonaliseerde e-mail. Of het nu een e-nieuwsbrief, een leadgenererende mailing of een uitnodiging voor een evenement is, u verstuurt het snel dankzij de Exchange- of Outlook-koppeling met Profit. Alle verstuurde digitale mailingen worden opgeslagen in de betreffende dossiers. Inzicht in het verkoopproces Nieuwe klanten zijn van levensbelang. In de forecast van Profit kunt u het verkooptraject van begin tot eind volgen en managen. U kunt snel nagaan hoeveel offertes er uitstaan en om welke redenen uw offertes zijn geaccepteerd of afgewezen. Hierdoor ontstaat waardevolle informatie over uw prijzen, concurrentie en dienstverlening. Ook heeft u altijd zicht op het slagingspercentage per klant of de resultaten per verkoper binnen uw organisatie. Daarnaast weet u wat er de komende maanden in de pijplijn zit qua orders en omzet. Gedetailleerde afwijzing- of succesanalyses zijn hierdoor eenvoudig te maken. Profiteer van uw klanten CRM is zo oud als de weg naar Rome. De oude kaartenbak van vroeger met persoonlijke en sociale informatie van de klant is allang achterhaald. Uw klant wil nog steeds persoonlijk benaderd en goed genformeerd worden. Om de moderne, mondige klant goed te benaderen, is echter heel veel informatie en vooral combinatie van informatie nodig. Profit CRM vormt hierin de basis voor goed relatiemanagement. De kracht van gentegreerd werken En klantenbestand, n cursus, n applicatiebeheerder en n look & feel van de software borgen de acceptatie en het werkplezier van uw medewerkers. Alle klantinformatie bij de hand en veel handigheidjes: Koppeling tussen (bedrijfs)agenda en het digitaal dossier; Snelle mailmerge naar Excel en Word met n druk op de knop; Vastleggen van e-mail vanuit Outlook in het dossier in n handeling; Logische snelkoppelingen door uw medewerkers naar eigen inzicht te plaatsen. Meer informatie op afas.nl/crmDe digitale klantenkaart in Profit

Alles draait om de klant!8

Het lijkt gemaakt voor mij!9

OVER AFAS

OVER PROFIT

PROFIT ALGEMEEN

CRM

LOGISTIEK

PROJECTEN

HRM/PAYROLL

FINANCIEEL

FLEXIBELE STANDAARDSOFTWARE

OVERZICHT FUNCTIONALITEIT

AFAS SERVICES

Ik verdien mijn geld met een efficint en effectief logistiek proces.Weergave Artikelcockpit Duidelijk overzicht van factuurregels inclusief status

Bij Profit Logistiek draait alles om gebruiksgemak, snelheid en overzicht. Vanuit Profit Logistiek maakt u vanuit een nieuwe of bestaande klant direct een offerte aan, waarbij automatisch de juiste klantgegevens, artikelinformatie en prijsafspraken worden meegenomen. Vanuit Profit mailt u deze offerte gelijk naar de klant. Geen Word- of Exceloffertes meer met verkeerde prijzen of adressen en op alle afdelingen altijd werken met dezelfde gegevens. Van zand tot klant Uw klant is akkoord met de offerte? Met n druk op de knop zet u uw offerte om in een verkooporder. Veel informatie in offertes, orders en facturen gebruikt u steeds opnieuw. Denk hierbij aan documentteksten, speciale afspraken en leveringsvoorwaarden. U kunt deze centraal beheren en koppelen aan uw huisstijl en betreffende standaard. Uw offertes, orders, pakbonnen en facturen zijn dus afgestemd op uw bedrijf en altijd actueel. Uw handelsmarge is gegarandeerd Op elk moment kunt u in Profit de status volgen van uw offerte of order. Nog snel op verzoek van de klant enkele wijzigingen doorvoeren? Geen enkel probleem. Iedereen werkt met hetzelfde digitale document en elke wijziging kunt u in het digitaal dossier van de klant terugvinden. Er is nooit meer een offerte of getekende klantopdracht zoek. Werkt u met prijsstaffels, kortingen, samenstellingen, serienummer, EDI, meerdere magazijnen, eenheden en partijregistratie? U kunt het allemaal kwijt in Profit Logistiek. Ook kunt u zelf een digitale catalogus aanmaken met afbeeldingen van de artikelen en de juiste prijzen voor die specifieke klant. Bang dat uw medewerkers teveel korting verlenen? De instelling marge per artikel zorgt ervoor dat uw marge altijd zeker is.

Snel en foutloos digitaal factureren Ook de facturering van artikelen, activiteiten of samenstellingen verloopt snel en foutloos. Met n druk op de knop worden de facturen naar de klant gemaild. Is nog niet elke klant zover? In het klantprofiel kunt u aangeven of de factuur per post of per e-mail verstuurd wordt. Optimaal inzicht in de status van de facturen zorgt voor rust en duidelijkheid voor alle betrokken afdelingen. Omdat alle voorwaarden, informatie en prijzen reeds in een eerder stadium zijn vastgelegd, hoeft u alleen de juiste factuurgegevens te selecteren en uw factuur is klaar. Een prettig idee. Bovendien wordt uw factuur automatisch in de juiste financile administratie geboekt en verwerkt. Nadat u de factuur volledig heeft voltooid, zijn de betreffende dagboeken bijgewerkt en staat de openstaande post bij uw debiteur. Klaar om betaald te worden. Facturen verzamelen en digitaal verwerken Ook het verzamelen van facturen en creditnotas zijn voorzien in Profit Logistiek. De facturen kunt u in een keer en per e-mail versturen aan uw klanten. Dit scheelt u veel tijd en geld. Profit slaat de verstuurde facturen automatisch op in het digitale dossier van de klant. Geen kostbaar papieren archief, waarbij de zoektocht naar die ene factuur altijd teveel tijd kost. Via de klant of de openstaande post zoomt u eenvoudig door naar de betreffende factuur. Innovatie in Profit Logistiek Is snelheid en nauwkeurigheid geboden met het inboeken of orderpicken van uw goederen? Profit Logistiek beschikt over uitgebreide mogelijkheden om handscanners en andere innovatieve scantechnieken te koppelen. Menselijke fouten worden uitgesloten en de snelheid van handelen neemt toe. Vele organisaties gingen u voor en profiteren dagelijkse van de vele voordelen van Profit Logistiek. Meer informatie op afas.nl/logistiek

Professionele offertes zijn ons visitekaartje10 11

OVER AFAS

OVER PROFIT

PROFIT ALGEMEEN

CRM

LOGISTIEK

PROJECTEN

HRM/PAYROLL

FINANCIEEL

FLEXIBELE STANDAARDSOFTWARE

OVERZICHT FUNCTIONALITEIT

AFAS SERVICES

Ik wil totale grip op mijn projecten.Projectinformatie voorhanden op de digitale projectkaart

Met Profit Projecten houdt u eenvoudig overzicht over alle uw externe en interne projecten, de begrote en gerealiseerde uren, de budgetten en alle overige projectgegevens. Uw projectgegevens zijn door de volledige integratie met CRM, Financieel en HRM altijd up-to-date. Op deze manier voorkomt u pijnlijke financile verrassingen en houdt u optimale controle over alle projecten van uw organisatie. Projecten lijden of leiden? In de projectcockpit ziet u van dag tot dag de voortgang van uw interne en externe projecten. De door de medewerkers geregistreerde uren in de nacalculatie zijn netjes bijgewerkt en kunnen gematched worden met de begroting in de voorcalculatie. Uren zijn automatisch gekoppeld aan de juiste kostprijs en verkoopprijs. Tevens kunnen deze uren automatisch aan uw klanten worden gefactureerd. Vanuit Profit Financieel worden inkoopfacturen rechtstreeks geboekt op het project. Totale controle geeft rust en overzicht bij u en uw projectmedewerkers. Medewerkers zijn de basis Vanuit Profit HRM worden de gegevens van de medewerkers up-to-date gehouden. Zit een medewerker nog in de juiste organisatorische eenheid, is een medewerker ziek of heeft hij een andere functie met een ander salaris gekregen? Al deze zaken bepalen of iemand uren kan registreren en tegen welk tarief in de nacalculatie van Profit Projecten. Wordt iemand ziek of gaat deze persoon met vakantie, dan staan deze uren automatisch in de nacalculatie verwerkt. De uren kunnen nooit per ongeluk gefactureerd worden en worden tevens getoond in de Profit Agenda. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om de gewerkte uren van bepaalde medewerkers te verlonen in Profit Payroll op basis van de daadwerkelijk gewerkte uren. Automatisch elke maand het juiste salarisstrookje zonder handmatige aanpassingen.

Controle is beter Het vastleggen van de uren in de nacalculatie is tevens mogelijk via ProfitWeb, het intranet van Profit. Via internet even inloggen aan het einde van de dag, de uren registreren en eventueel een taak afhandelen. U en uw medewerkers hebben altijd optimaal inzicht. Bij de invoer van de uren controleert Profit automatisch of de ingevoerde gegevens geldig en compleet zijn. Met de standaardrapporten en uitgebreide mogelijkheden tot managementrapportage kunt u snel analyseren hoe het staat met de projectkosten, -opbrengsten, onderhanden werk, directe en indirecte uren.

Tijdens uw vakantie gaat het werk door Tijdens uw verlof of ziekte, kunt u zich door een collega laten vervangen. Uw eigen autorisatie is dan gedurende uw afwezigheid beschikbaar voor de door u aangegeven vervanger. Bij de inrichting kunt u aangeven om welke taken het gaat. Zo kunnen bijvoorbeeld workflows en signalen gewoon afgewerkt worden en ontstaan geen wachtrijen met taken. Meer informatie op afas.nl/projecten

Periodieke facturen Bij terugkerende facturen, bijvoorbeeld omdat u werkt met onderhoudscontracten of abonnementen, kunt u gebruik maken van Profit Abonnementen. Deze periodieke facturen kunt u uitstekend automatiseren, zodat deze altijd en op het juiste moment worden gefactureerd. Bovendien kunt u in Profit Abonnementen eenvoudig alle abonnementeneigenschappen zoals verlengingstermijn, opzegtermijn en factureringsinterval aanpassen. Meer informatie op afas.nl/abonnementen

Uren boeken via Windows Explorer

Help uw medewerkers snel en slim te werken12 13

OVER AFAS

OVER PROFIT

PROFIT ALGEMEEN

CRM

LOGISTIEK

PROJECTEN

HRM/PAYROLL

FINANCIEEL

FLEXIBELE STANDAARDSOFTWARE

OVERZICHT FUNCTIONALITEIT

AFAS SERVICES

Ik wil inzicht in essentile medewerkersprocessen.Het digitale smoelenboek

Het vak van de P&O manager en salarisadministrateur verandert in snel tempo. Besteedden deze afdelingen tot voor een paar jaar geleden nog veel tijd aan administratieve handelingen, tegenwoordig worden hele andere eisen gesteld en zijn de verwachtingen vanuit de organisatie en medewerkers drastisch veranderd. Meer tijd voor beleid Weet u precies hoe uw organisatie ervoor staat? Heeft u in n oogopslag inzicht in de voor belangrijke managementinformatie? U wilt net als iedere zichzelf respecterende P&O-manager in Nederland- dagelijks realtime inzicht hebben in belangrijke ken- en stuurgetallen, zodat u op tijd kunt bijsturen. U wilt immers niet achter de feiten aanlopen! Dit is het uitgangspunt waarop AFAS haar HRM/Payroll-software (Profit HRM/Payroll) heeft gebouwd. AFAS maakt deze gegevens op een eenvoudige manier inzichtelijk met onder andere de HRM-cockpit. Een verzameling van gegevens die u naar eigen wens kunt samenstellen en die u ieder moment van de dag de actuele stand van zaken toont. Zo bent u niet alleen trendsetter, maar kunt u ook anticiperen en informeren!

Van administreren naar profiteren Hoeveel tijd besteedt u daadwerkelijk aan beleid? Dagelijks wordt u geconfronteerd met de afhandeling van administratieve zaken, zoals het verwerken van papieren verlofaanvragen, het wijzigen van NAW-gegevens van medewerkers, het uitprinten en versturen van salarisstroken en natuurlijk het printen en distribueren van het personeelshandboek. Met Profit HRM/Payroll vindt de invoer plaats bij de bron. Veel processen worden gestuurd door workflows en digitaal verwerkt. Dit verkleint de kans op fouten en het bespaart u enorm veel tijd en geld. Employee Self Service (ESS) De basisgedachte achter ESS is dat informatie voor iedereen (geautoriseerd) toegankelijk en raadpleegbaar is. Zo zijn de medewerkergegevens (ziek, verlof, dossier, opleidingen, wagenpark, etc.) direct oproepbaar door de medewerker en/of de manager. Daarnaast kunt u de medewerker meer zelf laten doen, zoals het muteren van zijn eigen NAW-gegevens en het aanvragen van verlof. Hiermee verhoogt u de betrouwbaarheid van de gegevens aanzienlijk, zal de werkdruk verminderen en het werkplezier toenemen.

Manager Self Service (MSS) Niet alleen medewerkers, maar ook het management kan uw taken verlichten door bepaalde activiteiten en handelingen digitaal te verwerken. Zo kan de verwerking van een verlofaanvraag, studieaanvraag of declaratie eenvoudig worden geaccordeerd door de manager. Meer informatie op afas.nl/HRM Het verloningsproces: n druk op de knop Salarisverwerking is in de visie van AFAS een logisch gevolg van de registratie van personeelsgegevens. Als de gegevens van medewerkers, looncomponenten en maandelijkse mutaties - zoals uren en overwerk - goed zijn vastgelegd, is verlonen niet meer dan n druk op de knop. Feitelijk vindt de salariscontrole plaats in het primaire proces: het vastleggen van personeelsgegevens. De output de (digitale) loonstrook is dan altijd juist! Tijdens het verlonen worden journaalposten, loonstroken, betaalbestanden pensioenbestanden en de loonaangifte automatisch aangemaakt.

Digitale loonstrook Na de verwerking en accordering van de salarissen in Profit Payroll kunnen de loonstroken digitaal verstuurd worden naar de medewerker. Deze ontvangt in zijn inbox een e-mail met in de bijlage de (eventueel met een wachtwoord beveiligde) loonstrook in PDF-formaat. Deze digitale loonstrook wordt ook automatisch in het dossier van de medewerker geplaatst, zodat inzicht en controle achteraf altijd mogelijk blijft. Meer informatie op afas.nl/payrollProformaberekening op scherm Digitale loonstrook

Inzicht in P&O-beleid is onmisbaar14 15

OVER AFAS

OVER PROFIT

PROFIT ALGEMEEN

CRM

LOGISTIEK

PROJECTEN

HRM/PAYROLL

FINANCIEEL

FLEXIBELE STANDAARDSOFTWARE

OVERZICHT FUNCTIONALITEIT

AFAS SERVICES

Financile processen moeten duidelijk en eenvoudig zijn.Goedkeuren inkoopfactuur met workflow

Geen wirwar aan financile transacties, maar een duidelijke structuur in de dagboeken en overzichten. Met vele dagelijkse verkoop- en kostenmutaties vanuit Projecten, Logistiek, Abonnementen en/of Payroll is overzicht en controle essentieel. Financile eenvoud Medewerkers op de financile administratie zijn vaak bezig met registreren. Afdelingen leveren gegevens aan die handmatig omgezet worden naar journaalposten in het financile pakket. Profit Financieel is volledig gentegreerd met CRM, Fiscaal, Abonnementen, Logistiek n Projecten. Door deze integratie verdampen veel registrerende werkzaamheden en is dubbele invoer verleden tijd. Hierdoor kunt u boekhouden met het licht uit. Profit verzorgt de foutgevoelige en repeterende boekingen. U kunt zich bezighouden met echt belangrijke zaken zoals het informeren van het management en de overige medewerkers, de controle op debiteuren en crediteuren en het inzichtelijk maken van de financile cijfers.

Onmisbare financile hulpmiddelen Naast de registrerende werkzaamheden zijn er vele financile processen die van groot belang zijn voor de realisatie van uw financile doelstellingen. U volgt ze op de voet en ze zorgen ervoor dat u achteraf niet voor verrassingen komt te staan. Zo kunt u in Profit Financieel gebruik maken van volledig gentegreerde functionaliteiten zoals: Budgetteren met reserveringen, verplichtingen en budgetscenarios; Vaste Activa met automatische afschrijvingen; Inlezen en automatisch verwerken van bankafschriften; Workflow inkoopfactuur, vrijgeven voor betaling na de digitale goedkeuring; Digitaal factureren (e-factureren), alle inkoop- en verkoopfacturen automatisch verwerken en archiveren. Aanmanen en betalen De klant is koning maar moet wel betalen. Het aanmaningsproces zorgt dat u bovenop uw geld kunt zitten. Een duidelijk signaal naar uw afnemers. Dankzij vele standaardrapportages en overzichten verloopt dit

proces bijna geheel automatisch. U stuurt op de uitzonderingen. Fouten herstellen in plaats van corrigeren Inzicht en overzicht zijn belangrijk voor elke organisatie. Of het nu gaat om n administratie of om meerdere, u wilt precies de juiste informatie zien. Foutjes liggen altijd op de loer en dus is eenvoud van groot belang. Fouten kunnen snel en makkelijk opgespoord worden en bij de bron worden hersteld. Hierdoor zijn er geen vervelende gevolgen die u later veel tijd en geld kosten om op te sporen en te verklaren. Financile managementinformatie op maat Continu de financile vinger aan de pols van uw organisatie: Kengetallen, trendanalyses, geavanceerd of eenvoudig. U heeft ze nodig om uw afdeling en organisatie te sturen. Alle gegevens uit de diverse onderdelen komen samen in Profit Financieel en geven u een helder en transparant totaalbeeld, zodat u op tijd en op basis van actuele feiten de juiste beslissingen neemt. Meer informatie op afas.nl/financieel

De debiteuren cockpit Overzicht betalingsgegevens van een debiteur

Continu de financile vinger aan de pols16 17

OVER AFAS

OVER PROFIT

PROFIT ALGEMEEN

CRM

LOGISTIEK

PROJECTEN

HRM/PAYROLL

FINANCIEEL

FLEXIBELE STANDAARDSOFTWARE

OVERZICHT FUNCTIONALITEIT

AFAS SERVICES

Ik wil de beste standaardsoftware, maar toch flexibel zijn.AFAS Profit is een generiek maar alles behalve standaard ERP-softwarepakket. Wie weet welke informatie u volgend jaar nodig heeft om uw dienstverlening op peil te houden? Elk standaardveld, maar ook alle door u zelf aangemaakte velden kunt u in Profit tonen en gebruiken voor managementinformatie. In een rapport of in een weergave, in Word, in Excel of in PDF-formaat, alles is mogelijk. Optimale flexibiliteit om uw eigen rapportages te maken en te onderhouden voor de toekomst. Haal eruit wat erin zit Volledig gentegreerd zijn de rapportage- en analysemogelijkheden met de rapportgenerator of via Excel. Naast de meer dan 500 standaardrapportages, kunt u zeer eenvoudig deze bestaande rapporten aanpassen. U heeft hiervoor geen technische kennis nodig van de database. Anderzijds heeft u de mogelijkheid om eigen rapportages te ontwikkelen. Geen lastige databasenamen, maar gewoon de benamingen zoals u deze in de schermen tegenkomt. Naast het op het scherm presenteren van gegevens, kunt u hier ook een Excel, PDF, CSV, webpagina of XML- bestand van genereren. Deze kunt u ad hoc laten draaien, maar ook via een scheduler in het menu opnemen. Standaard, maar helemaal op maat Ultieme flexibiliteit creert maatwerk, maar wel beheersbaar en ondersteunbaar. Profit is een standaard ERP-softwareapplicatie, maar wel vergaand aan uw eigen wensen aan te passen. Om meer en extra informatie in het systeem vast te leggen, kunt u aan de vaste bestanden vrije velden en tabellen toevoegen. Deze velden kunt u vervolgens plaatsen op zelf te definiren tabbladen in de volgorde die u wilt. Deze vrije velden en tabellen zijn dan helemaal standaard geworden. U kunt er net zoveel mee doen als u wenselijk acht. U kunt zelf vrije bestanden aanmaken en deze gentegreerd koppelen aan bestaande bestanden. Op deze manier automatiseert u elke losse Excel in uw organisatie en kunt u bedrijfsspecifieke behoeften, regelingen en processen uniform beheren. Persoonsgebonden lay-out De lay-outs van de diverse schermen voor het maken van bijvoorbeeld een offerte, order, mutatie in een dagboek of het vastleggen van uren, kunt u naar eigen inzicht aanpassen om efficint en consistent te werken. Heeft u bijvoorbeeld geen klanten buiten de EU, dan verwijdert u gewoon het veld vreemde valuta. Dat scheelt uw medewerkers weer een extra veld om in te vullen.

Rapport artikel stamkaart met afbeelding

Vrije velden en tabbladen naar eigen wens te definiren

Maatwerk binnen de standaard!18 19

OVER AFAS

OVER PROFIT

PROFIT ALGEMEEN

CRM

LOGISTIEK

PROJECTEN

HRM/PAYROLL

FINANCIEEL

FLEXIBELE STANDAARDSOFTWARE

OVERZICHT FUNCTIONALITEIT

AFAS SERVICES

Profit ERP: de meest moderne gentegreerde bedrijfssoftware.Het startscherm van AFAS Profit ERP

Algemeen Rapporten,meerdan 500 rapporten meegeleverd Signalen,meerdan100 signalen meegeleverd Analysegenerator,meer dan 60 analyses meegeleverd Gentegreerde workflows Gentegreerd documentmanagement ProfitAgenda Digitaaldossier Importerenstambestanden en mutaties Vrijebestanden,velden, tabellen en tabbladen Gentegreerdewebfunctionaliteit ProfitOfficeConnector ElektronischeUitwisseling Belastingdienst CRM Relatiemanagement Campagnes Digitaaldossier Prospectbeheer Prospectdossier Forecast (E-)mailingen

Financieel Meerdere administraties Verbijzonderentot5 dimensies Automatischverdelen verbijzonderingen Multi-valuta RekeningCourant Auditfileen Auditfile XML Automatischbetalen crediteuren Automatischeincasso debiteuren Importeren bankafschriften Telebankieren Budgetterenmet budgetscenarios Reserveringenen verplichtingen WetKeten Aansprakelijkheid Transitorischeposten Kredietbeperking& betalingskorting Vastejournaalposten Debiteurenbewaking Crediteurenbewaking Consolidatie Kolommenbalans Proef-/Saldibalans BTW/ICTaangifte

Verslaglegging VasteActiva Scanoplossingen HRM Sollicitanten Vacature Organigram WetPoortwachter Koppelingnaar urenregistratie Week-enwerkroosters Bezettingsoverzicht Uitgebreide verzuim- & verlofregistratie Employee & Manager Self Service (ESS/MSS) In-&uit-dienst wizard Signalengenereren (o.a. Poortwachter) Wagenparkbeheer Vacaturebank Digitaal personeelsdossier HRM-cockpit Registratie personeelsleningen Opleidings-en cursusbeheer

Logistiek In-enVerkoop Offertes Pakbonnen Facturering Voorraad Handelsfuncties over meerdere financile administraties Magazijnbeheer Goederenontvangst Magazijnoverboeking en -opboeking Meerdere magazijnlocaties Inventarisatie Prijzenen kortingen Barcodes Serienummers CBS-aangifte EDI Artikelcockpit Samenstellingen Confrontatiemet Financieel Integratiemet webshops IntegratiemetDWS Payroll Digitaleloonstrook Proformaberekening

Profit CAO Ondersteuning wet- en regelgeving Salarisverwerkingsplan Salarisverwerkingscockpit Mailenenindossier opslaan van loonstroken en jaaropgave Loonschalen Automatische periodieke schaalverhogingen Boekenloonmutaties Verwerken& raadplegen salaris Kosten-enjournaalpostanalyse Standenregister Loonmutatieoverzicht per periode Terugwerkende kracht berekening (TWK) Vrijinrichtbarelay-out van de loonstrook Aanmaken betaalbestand Journaliseren CAO-onderhoud DigitaleArbo-melding Digitalebestanden verschillende pensioenfondsen

Rapportensets Loonaangifte Projecten Voorcalculatieen offertes Nacalculatie/urenregistratie Voorraadadministratie Meerderedimensies Projectfases Projectdossier Termijnfacturatie Uurtjefactuurtje Handmatigefactuur Enartikelbestand met Logistiek Conceptfacturering Workflow- en Documentmanagement Documentenbeheer via ProfitWeb Procesautomatisering Workflowmanagement Abonnementen Periodiekfactureren

De productstrategie van Profit ERP

Gentegreerd samenwerken is de sleutel tot succes en kostenbesparing.20 21

OVER AFAS

OVER PROFIT

PROFIT ALGEMEEN

CRM

LOGISTIEK

PROJECTEN

HRM/PAYROLL

FINANCIEEL

FLEXIBELE STANDAARDSOFTWARE

OVERZICHT FUNCTIONALITEIT

AFAS SERVICES

Ik wil van te voren weten waar ik aan toe ben.Consultancy en Support zorgen ervoor dat u tijdens en na de implementatie probleemloos kunt werken met AFAS Profit. De onderdelen Support, Consultancy en de AFAS Klantportal zijn dan ook belangrijke zaken die uw aandacht verdienen. Consultancy De aanschaf van software binnen uw organisatie heeft grote invloed op uw medewerkers, bedrijfsprocessen en voorzieningen. Er moet worden geanalyseerd op welke wijze de primaire bedrijfsprocessen kunnen worden ondersteund. Daarnaast moeten medewerkers worden getraind in het gebruik van de functionaliteit. Het aanschaffen van nieuwe software kan zelfs aanleiding geven de bedrijfsprocessen opnieuw te evalueren en waar nodig aan te scherpen. De afdeling Consultancy voert deze werkzaamheden uit of biedt hierin ondersteuning. De steeds grotere complexiteit van organisaties en de enorme flexibiliteit van de software vereisen een grote inhoudelijke kennis. Goed gefundeerde keuzes maken is dan ook van groot belang. De AFAS-consultant helpt u daarbij. AFAS werkt volgens Prince2projectmanagement of de eigen SIMPEL-methode. Support Het AFAS Support Center biedt u ondersteuning via twee kanalen. Het meest gebruikte kanaal is uw eigen klantportal op www.afas.nl. U logt in op de beveiligde website van AFAS en op uw persoonlijke pagina kunt u zelfstandig zoeken naar het antwoord op uw vraag via de FAQ-database (veelgestelde vragen). Wist u dat ruim 80% van onze klanten hier een oplossing op zijn/haar vraag vindt? Kunt u de oplossing niet vinden, dan stuurt u direct vanuit de desbetreffende FAQ een vraag in en kunt u LIVE de status van uw vraag volgen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om direct telefonisch contact op te nemen met een van onze gespecialiseerde supportmedewerkers. ITO-gecertificeerd Het AFAS Support Center is sinds november 2004 ITO-gecertificeerd en is in 2010 hergecertificeerd. De certificering vormt het bewijs van een klantgerichte dienstverlening. ITO staat voor Instituut voor Telecom Organisaties en is een certificeringsinstantie die wordt aanbevolen door onder andere het ministerie van Economische Zaken. De ITO-certificering voorziet in een jaarlijkse audit, waarbij ITO-medewerkers incognito met het AFAS Support Center bellen. AFAS dient zich te conformeren aan de vastgestelde norm waarop de certificering heeft plaatsgevonden: maximaal 60 seconden wachttijd, goede uitleg geven aan de klant en toezeggingen nakomen. AFAS is het eerste softwarebedrijf dat het certificeringstraject succesvol heeft afgelegd en haar certificering weet te continueren. De AFAS klantportal Via www.afas.nl/klantportal komt u -nadat u bent ingelogddirect in uw persoonlijke, beveiligde klantportal terecht. Deze klantportal is onderdeel van de AFAS-website. Hier kunt u heel veel zelfstandig uitvoeren en beheren: Oplossingen zoeken in de FAQ- (veelgestelde vragen) database Incident insturen Support, status bijhouden Support Wijzigen contactgegevens Aanmaken contactpersonen Abonneren nieuwsbrief Downloaden licentie Ophalen bezoekverslagen Inschrijven cursussen Afspraak maken Consultancy Online enqute invullen klanttevredenheid Downloaden updates Aanvragen nieuwe versie En nog veel meer!G EC

ERTIFICEER

D

Het AFAS Support Center is ITO gecertificeerd

Enthousiaste en professionele AFAS medewerkers staan voor u klaar!22 23

www.afas.nlAFAS ERP Software BV Philipsstraat 9 Postbus 310 3830 AJ Leusden Tel: 033-43 43 883 info@afas.nl