Advies- en coachingsvaardigheden Marijke Theunis 1.

1

Advies- en coachingsvaardighedenMarijke Theunis

1. 2

© Human Challenge 2008

Programma

Inzicht in de aspecten van HR advieswerk

De verschillende rollen van de management adviseur

De fasen van het adviesproces

Begeleiden van veranderingen

Projectorganisatie en HR professionaliteit

1. 3


Kennismaking

Wie

Welke functie, bedrijf, context

Mijn leerpunt als HR Business Partner

Verwachtingen

1. 4


Wat is adviseren?

1. 5


Invloed uitoefenen

Op een individu, groep of organisatie

Met het oog op een verandering- Iets nieuws leren

- Beleid, structuur, procedures

Geen directe invloed op uitvoering

Adviseur <=> manager

Wat is adviseren?

1. 6


1. Uw vakgebied

Functieclassificatie, Competentiemanagement, opleidingstrajecten, loopbaanontwikkeling, ken- en stuurgetallen, …

2. Interpersoonlijke vaardigheden

Contactvaardigheid, Assertiviteit, Luisteren, Samenwerken, Resultaatgerichtheid, Sensitiviteit, Flexibiliteit, klantgerichtheid, Coachen

3. Adviesvaardigheden

Drie soorten vaardigheden

1. 7


De expert

De partner

De uitvoerder

Verantwoordelijkheidbij de cliënt

Verantwoordelijkheidbij de adviseur

De rollen van de adviseur

1. 8


De expert - rol

De cliënt huurt in

Adviseur beslist en lost de problemen op

Valkuilen

Essentiële informatie kan ontbreken

Gebrek aan persoonlijke betrokkenheid

Misverstand over succes/falen

1. 9


De uitvoerder - rol

De cliënt huurt in

Adviseur speelt een ondergeschikte rol

Valkuilen

Afhankelijk van de competenties van de manager

Weerstand bij het feedback geven of bijsturen

1. 10


De partner - rol

Samenwerking cliënt - adviseur

Samen probleem oplossen

Valkuilen

Vervallen in rol van expert (vb tijdsdruk)

Onduidelijkheid met betrekking tot de rol van partner

1. 11


Oefening: Rollen van de HR business partner

1. 12


Heldere verwachtingen !

Duidelijkheid over de wederzijdse rol

Van bij de start

‘Wat verwacht u van mij?’

‘Hoe ziet u uw eigen rol?

‘Wat is mijn mandaat?’

1. 13


Operationele focus

Processen Mensen

Strategische partnerHR strategie(ën) definiëren gebouwd

op de business strategie

Change agentOrganisatieontwerp en -ontwikkeling, en change

management

Employee championMenselijk kapitaal ontwikkelen

door effectieve interactie met de workforce

Admin. expertImplementatie en uitvoering van

effectieve en efficiënte administratieve systemen en

processen

Strategische focus

1. 14

1. Oriëntatie

3. Implementatie

4. Evaluatie & follow up

2. Onderzoek & Ontwerp

4 Fasen

1. 15


De fasen van het adviesproces

Duur en omvang van fase per opdracht verschillend

Elke fase vraagt specifieke vaardigheden

Taakverdeling Interne Klant – adviseur

Respect voor de opeenvolgende stappen(is verantwoordelijkheid van de adviseur)

1. 16


De vraag van de klant coachen

Naar ‘De chemie van het coachen – ©Human Challenge & ReFITco

1. 17

Oefening: de teambuilding

1. 18


Coachend vragen stellen

Probleem verkennen

Oplossing verkennen

Wie vragen stelt, leidt het gesprek !

1. 19


Een gesprek voorbereiden

Welk doel streef ik na?

- Cfr fase/rol als adviseur

- Checklist

Met welke gesprekspartner heb ik te maken?

- Achtergrond, kennis, verwachting, stijl,…

Algemeen gespreksmodel

20

1. Aanleiding en doel of intentie van het gesprek meedelen (geen verborgen agenda)

2. Duurtijd en verloop van het gesprek aangeven (de ander de kans geven om zich hierin te vinden)

3. Het gesprek voeren zoals gepland – structuur bewaken (De inhoud is tweerichtingscommunicatie, het proces varieert volgens uw aanpak)

4. Afspraken maken en/of bevestigen (duidelijk en concreet: wie doet wat)

5. Het gesprek afronden (bedank uw gesprekspartner)

1. 21


Oefening: POP gesprekken

22

Adviseren is schak(el)en

Non – directief gedrag

Neutraal gedrag Directief gedrag

LuisterenEmpathie en begrip tonenSamenvatten wat de ander zegtOpen vragen stellenDoorvragen op wat de ander zegtReflecteren

Doel afstemmenAgenda & tijd afstemmenAgenda bewakenTijd bewaken

Conclusies trekkenUitleggen waaromInstructies gevenFeedback gevenOpdrachten gevenBeoordelen

1. 23


Doe aan marketing

Diegene die spreekt, verkoopt zijn idee(Indisch spreekwoord)

1. 24


HR – projectmanagement

Heldere doelstellingen, draagvlak

- Eenduidig

- Voor de verschillende betrokkenen

Omgevingsanalyse: verken uw arena

- Wie, belangen, invloed, commitment

Project - communicatie

Begeleiden van veranderingen

1. 25


SMART - doelstelling

Specifiek

Meetbaar

Aanvaardbaar

Resultaatgericht

Tijdsgebonden

1. 26


‘opleidingsbeleid’

Specifiek : - Welke, Wie, Wat, Waar?

Meetbaar/vaststelbaar- Mijlpalen: nota goedgekeurd, gecommuniceerd, in gebruik…

Aanvaardbaar - Commitment van de organisatie – zie omgevingsanalyse

Resultaatgericht- Wat brengt het op?

Tijdsgebonden- (tussen) timing

1. 27


De dynamiek van een HR – project

Kenmerken van het project

Kenmerken van de omgeving

-> checklist

28

Beslissers

Wie beslist over het project?

UitvoerdersWie voert de taken

binnen het project(team) uit?

LeveranciersWie stelt er mensen, middelenof deskundigheid beschikbaar

tegen vergoeding?

GebruikersWie gebruikt het resultaat of

ondervindt daar de gevolgen van?

HRadviseur

Verken uw arena

1. 29


De belangen inventariseren

De belangrijkste actoren

Richt u vooral op de beslissers

Bondgenoten of tegenstrevers?

Haalbaarheid van het project?

1. 30


Invloed en commitment

In welke mate heeft de actor belang bij het project?

In welke mate heeft de actor invloed op het project

-> commitment analyse

-> communicatieplan

31

Inschatten van commitment

CGeïnformeerd houden

AHoofdrolspelers

DMinimale

inspanning

BGemotiveerd

houden

Grootbelangbij het

project

Geringbelangbij het

project

Weinig invloedop het project

Veel invloedop het project

1. 32

Verandering?

1. 33


Effecten van verandering

Geplande verandering wordt positiever ervaren dan ongeplande.

Geplande verandering gaat samen met het gevoel iets te winnen, ongeplande het gevoel iets te verliezen.

Op geplande veranderingen kan men zich voorbereiden, ongeplande komen onverwacht.

Aan geplande veranderingen nemen wij actief deel, ongeplande veranderingen zien wij als opgelegd en wij zien onszelf vaak als slachtoffer.

Geplande veranderingen leiden meestal tot minder stress dan ongeplande.

1. 34


1. Ontkenning

2. Woede

3. Nostalgie

8. Commitment

7. Zich aanpassen

6. Keuze/besluit4. Angst

5. Marchanderen

Het weerstandsdal

1. 35


Weerstand = natuurlijke reactie- voorspelbaar, maakt deel uit van elk veranderingsproces dat van buiten af

komt

Hoe ingrijpender de verandering, hoe groter de psychologische impact- Meer mensen zijn betrokken (direct/indirect)

- De kans op weerstand verhoogt (verlies van zekerheden)

Verschillen in persoonlijke beleving en emotionele reactie- Weerstandsdal: ander ritme, gedragsvormen

- Sommigen blijven steken in een bepaalde fase

Verandering & weerstand

1. 36


Psychologische weerstand

Eigen belang:- angst om waardevolle verworvenheden te verliezen (status,,

toepasbare kennis,….)

Onbegrip: - ze begrijpen niet waarom de verandering nodig is

Wantrouwen:- ze hebben onvoldoende vertrouwen in de beslissingen van het

management

Onzekerheid:- schrik voor het onbekende

1. 37


Communicatie• Zo vroeg mogelijk, duidelijke boodschap waarom de verandering

nodig is + de krijtlijnen

Participatie• Betrek medewerkers zoveel mogelijk in de implementatie

(hoe gaan we dit realiseren)• Dit is tijdsintensief doch bevordert het engagement• Helpt om eventuele problemen op te sporen en om de verschillen in

perceptie te kennen vb tussen managers en medewerkers die de verandering moeten doorvoeren.

Strategieën om weerstand te voorkomen, verminderen

1. 38


Zorg dat je kan onderhandelen

- Een (tijdelijke) toegeving kunt doen om acceptatie en goedkeuring te krijgen

Geef voldoende tijd- Realistisch actieplan, geen te strakke deadlines

(top) management support

- Zichtbare ondersteuning van hogerhand onderstreept het belang van de verandering

Strategieën om weerstand te voorkomen, verminderen

1. 39

Signalen herkennen

Begrip tonen

Het gesprekbeëindigen

Op dezelfde wijzedoorgaan

Meta – communicatie

De cliënt wordtuitgenodigd om zijn weerstand te benoemen.

Gesprek verloopt verder

constructief

De cliënt zal het tot nu toe besprokeneonthouden.

Verder zettenna een

time – out.

Waarde van wat reeds besproken

is, kan teniet gedaan worden.

Emotionele reacties.Goede

verstandhouding aangetast

De weerstand dieu ziet, benoemen.Stilte inbouwen.De cliënt laten

reageren.

1. 40


Hints & Tips

Van bij aanvang het doel, de functie en de richting van de verandering duidelijk maken

Tijdens het proces

- Vasthouden aan hoofddoelen

- Flexibel blijven tav de route

Bewaken van de E-balans (individueel/groep)

- Beschikbaarheid, aanmoedigen tot praten

- Luisteren, ruimte geven aan emoties

http://www.teamapproach.com/teamfiles/manager.jpg

1. 41


Effectieve begeleiding

Individuele invalshoek

- Respect voor de verschillen in beleving

- Beroep doen op kwaliteiten van andere mensen

- Op termijn confronteren met niet-acceptabel weerstandsgedrag

Helpen veranderen

- Oude gedragspatronen ontmoedigen, onmogelijk maken (niet drastisch)

- Nieuw gedrag aanmoedigen en waarderen.

1. 42


Meting adviesvaardigheden

Zelfperceptie

Feedback van anderen

Analyse en interpretatie

Persoonlijke ontwikkelingsplan

Advies- en coachingsvaardigheden Marijke Theunis 1.

Documents

Transcript of Advies- en coachingsvaardigheden Marijke Theunis 1.