Admin Guide 2019 Admin-Guide (1).pdf · De standaard instelling is dat managers goals kunnen...
14
Admin Gids Trakstar Mei 2020
Transcript of Admin Guide 2019 Admin-Guide (1).pdf · De standaard instelling is dat managers goals kunnen...
Admin GidsTrakstar
Mei 2020
Trakstar Admin Guide
Let wel: Hoe het Dashboard er uitziet is afhankelijk
van de instellingen van jouw site
1. Aantal Medewerkers (actief)
2. Aantal beoordelingen die over dedatum zijn
3. Het aantal dagen voordat
beoordelingen helemaal klaar moeten
zijn
4. Aantal actieve beoordelingen, inclusief
de status (Goals & Notes, Scoring, etc.)
5. Aantal zelf-reviews die bezig zijn,
inclusief de status
6. Aantal uitstaande 360 graden feedback
verzoeken inclusief status
7. ‘What’s New’ uitnodigingen en nieuws
updates van Trakstar HQ
8. Statistieken van de acties die de
gebruikers hebben ondernomen in de
laatste 30 dagen.
9. Het aantal emails verzonden door
Trakstar gedurende de laatste 30
dagen.
10. Activiteiten overzicht per rol
gedurende de laatste 30 dagen.
Administrator Dashboard
Trakstar Admin Guide
1. Zorg dat je inlogt als Administrator.
2. Klik op de Employees tab en selecteer een medewerker
Het aanpassen van medewerkers informatie
Trakstar Admin Guide
3. Klik op Edit
4. Update de gewenste medewerkers informatie en klik op Save
Hier kun je zaken aanpassen zoals de naam, het personeelsnummer, emailadres, login-
naam en het wachtwoord resetten. Her kun je ook iemand manager maken en
eventuele groepen toewijzen (bijvoorbeeld de vestiging of afdeling). Groepen kun je
maken onder de tab settings/groups.
Trakstar Admin Guide
Edit Review InformatieHier kun je de Manager, functie en het Process aanpassen. De base-date is
meestal de datum van in diensttreden.
Let wel:Als je de Manager of functie aanpast, vraagtTrakstar jou wat je wilt doen met de
huidige review. Je hebt de keuze tussen: Cancel, waarmee je de scores verliest de
al ingebracht waren maar de goals en de notities blijven bewaard. je kunt ook
kiezen voor "Leave" waarmee je de medewerker pas na de huidige cyclus
overbrengt naar de nieuwe positie. Daarmee wordt de medewerker nog
beoordeeld op zijn huidige functie en dus niet de toekomstige.
Als je de manager aanpast dan heb je de mogelijkheid om de review over te dragen
waarmee de nieuwe manager de beoordeling overneemt.
Trakstar Admin Guide
"Bulk" Editing Medewerkers Informatie:1. Selecteer de medewerkers en vervolgens op Bulk Edit.
Dat doe je door het vakje voor de naam aan te klikken.
2. Klik op het pijltje om een uitklapmenu te zien, verander de gegevens en klik op Save.Op deze manier update je de zaken allemaal in 1 keer bij de geselecteerde
medewerkers. Klik op save om het op te slaan!
Je kunt ook Welkoms Emails in bulk verzenden vanaf hier.
1. Vanuit het medewerkersprofiel selecteer ‘log in as User’Hiermee kun je Trakstar als deze gebruiker inzien en acties ondernemen. Trakstar
houdt in de logfiles bij wie de actie heeft ondernomen.
2. Als je weer terug wilt keren als Admin klik dan op“Return” in de rechter bovenhoek of op demedewerkers initialen (of foto).
Trakstar Admin Guide
Inloggen als Employee
TRAKSTAR PRO-TIP Dit is een mooie manier om jouw
medewerkers te helpen en hun vragen te
beantwoorden. Je kijkt als het ware met hen
mee en je kunt ze helpen met de volgende
stap.
Trakstar Admin Guide
Future ( toekomstige beoordeling)
Een toekomstige beoordeling voeg je toe als manager
of medewerker om alvast doelen te stellen voor de
volgende periode, terwijl de huidige beoordeling nog
loopt. Zowel de medewerker als de manager heeft de
mogelijkheid deze aan te maken.
Goals and Notes
Hier tref je alle beoordelingen aan die zich nu in de
Goals and Notes fase bevinden. Deze kunnen nog niet
gescoord worden maar de medewerker en de manager
kunnen aantekeningen en doelen(goals) toevoegen.
Scoring
Deze lijst laat alle reviews zien die nu in scoring staan.
Ook de beoordelingen die te laat zijn. Als je een aanklikt
zie je in de timeline een indicatie van de voortgang in
elke stap van het Review Proces: de zelfbeoordeling,
360 feedback, de Managers review, en de (eventuele)
route voor goedkeuring.
Archived ( gearchiveerd) Deze lijst laat alle gearchiveerde beoordelingen zien in
Trakstar. Archived reviews zijn documenten die
afgerond zijn. De medewerker kan zijn eigen afgeronde
beoordelingen zien, de manager van alle aan hem
rapporterende medewerkers. Uitsluitend de
administrator kan gearchiveerde beoordelingen uit het
archief halen (unarchive) en deze in een fase terug
brengen zodat er nog veranderingen kunnen worden
aangebracht.
Reviews
lscoring Appraisals: Status Report/Reset Gudel
ltmp1 JVlgrl Aprl 1 \/\lat d1t betek,entl IVVat kun Je doen tl. De medewerker is nog niet begon- .
[Q] nen met de zelfbeoordeling of nog niet klaar .
� De manager Is nog n let begonnen met de beoordeling of nog niet k laar
� De medewerker heeft de zelfbeoo r- .
�
deling nog n Iet gedaan.
✓ � De manager heeft beoordeeld
� Medewerker is klaar met de zelf- .
beoordeling Manager moet nog beginnen of is
✓ ()nog niet geheel klaar
. Dit kan voor een A.dmln een .
moeiUjke situatie zijn omdat je niet 1 weet wat je moet doen .... Bewaren 1 lof weggooien ... 1
.
.
� Medewerker is klaar .
� Manager is klaar . Goedkeuring moet nog worden
0 l9 gedaan
1� Alles is klaar! .
0 0 0
Hier is nog niets gedaan
Geduld hebben of mensen aansporen te starten
A.a nspo ren medewerker of de moge I ij kh e id voor zelfbeoordeling "overriden� Daarmee vervalt de optie voorde medewerker
Log in als de manager en kijk of er al wat klaar is. Vraag de manager zijn/haar werk a1 te ma ken en de volgende stap te zetten In het proces Doe het invullen van de rest namens de
manager door op n/a te scoren. Dit lx>-
waard alles wat de medewerker zelf heeft ingevuld Maak een PDF van de beoordeling in de huidige stand en zet deze In de Employee folder Of cancel de beoordeling en gooi all,e.s weg en begin helem aa I opnieuw
Als het allemaal te lang duurtvoordat we een vervolgst.ap gezet wordt Kun je als ad min bepalen deze door te zetten en ze te archiveren. Als er meerdere beoordel ingen in deze status zijn kun je dit in "bulk" doen.Als hetermaar 1 is log dan In als de a pprove r en doe het voor deze.
Archiveer de beoord el in g a Is ad min. Dit is de makkelijkste situatie. Je kunt ook de optie "auto-archive · acti'veren. Dan '.1.10rden de beoordelingen direc.t na de goedkeuring automatisch gearchiveerd
Trakstar Admin Guide
Het proces instellen/bepalen.
In het Proces definieer je alle stappen/mogelijkheden die
gevolgd moeten worden. Hierbij moet je denken aan het
goedkeuringspad, het schema, de frequentie , wel/geen self-
review. Je hebt ook de mogelijkheid om verschillende
processen naast elkaar te gebruiken.
Overview
Processen
Goals Hier bepaal je of een medewerker wel of geen doelen kan stellen. De standaard instelling is dat managers goals kunnen toevoegen en aanpassen. Daarvoor moet er wel een Goals sectie zijn opgenomen in de review van de medewerker. Als je dit aan zet, dan kan de medewerker dus zelf ook goals toevoegen.
Scoring Window Hier bepaal je het aantal dagen voor de due date (dat is de dag dat alles klaar moet zijn) dat managers/medewerkers hebben om de review te doen. Je kunt hier differentiëren tussen de dagen van de medewerker en manager.
360-rater FeedbackHier zet je de mogelijkheid voor managers aan om feedback van anderen, binnen en buiten de organisatie te vragen. Hier kun je ook bepalen of de 360 graden feedback geanonimiseerd gegeven kan worden. Als je dat hier activeert kan NIEMAND zien wie de feedback gegeven heeft, zelfs de Administrator niet.
Goedkeuringspad Hier staan 4 opties voor een"route for approval". Kies hier degene die het best bij jouw organisatie past, inclusief het geheel weglaten er van.
Automatisch ArchiverenTrakstar biedt je de mogelijkheid om reviews automatisch te archiveren als alle stappen zijn afgerond.
Trakstar Admin Guide
Schema
Base Date vs. Specific Date
Hier bepaal je of je kiest voor de due date (de dag dat
het proces afgerond moet zijn) in lijn met de Base
Date/Date of Hire.
Bijvoorbeeld: medewerkers worden jaarlijks
beoordeeld op de dag dat ze in dienst zijn gekomen.
Hiermee zorg je voor een spreiding.
Specific Date: hiermee bepaal je een einddatum
gedurende het jaar wanneer voor iedereen de
beoordeling klaar moet zijn. Dus allemaal tegelijk.
Bijvoorbeeld: Medewerkers worden per kwartaal
beoordeeld (March 31, June 30, September 30, and
December 31). Dus verdeeld over 4 vaste momenten in
het jaar.
One-time vs. Recurring
Eenmalig: Dit is een datum die slechts 1 keer in het
schema voor komt. Hiermee zou je bijvoorbeeld de
datum kunnen zetten voor een evaluatie aan het
eind van de proeftijd.
Herhalend: Deze data komen telkens weer terug in
het door jou bepaalde schema.
De data in het proces hebben effect op de komende
reviews. Het aanpassen van de datum heeft geen effect
op reviews die al toegewezen zijn aan gebruikers. Als je
deze wilt veranderen doe je dat bij de reviews.
Trakstar Admin Guide
Handtekening
Deze handtekening vraagt niet om een handeling in Trakstar.
Hiermee reserveer je uitsluitend ruimte voor een handtekening
op een print van de beoordeling. Als je het proces 100% digitaal
wilt houden kun je ook voor een digitaal alternatief kiezen door
in het goedkeuringspad de medewerker op te nemen die zijn
review voor goedkeuring met accorderen. Dit alternatief is in
combinatie met een logbestand, het feit dat iemand uitsluitend
met een persoonlijk wachtwoord kan inloggen, voldoende om
de fysieke handtekening te vervangen.
Trakstar Admin Guide
Hoe wil je de score zien? Er zijn veel mogelijkheden en je kunt
dit naar jouw wens aanpassen.
Numeriek De eindscore is zichtbaar als een gemiddelde op een schaal van 1 tot (een gekozen nummer), met een te selecteren aantal decimalen achter de komma.
Achterstevoren: Net als de numerieke weergave maar dan is de 1 de hoogste/beste score. Op z'n Duits dus.
Percentage: De eindscore is zichtbaar als een percentage. Ook hier met de mogelijkheid voor decimalen. VOORBEELD: 75,33%
Verborgen: Hiermee verberg je de scores. "Hidden" scores worden overigens wel bepaald dus je kunt er een overzicht van maken maar de score is niet zichtbaar voor de manager of medewerker.
Range: Met deze optie kies je een woord als beschrijving van de eindscore. Die woorden kun je zelf bepalen. Onvoldoende tot uitstekend bijvoorbeeld.
Je kunt de range in combinatie met de andere score
formatting opties gebruiken. Dan krijg je dus een 8,2 (goed).
De score hoeft niet lineair te verlopen. Je kunt dit aanpassen.
Score Formatting
TRAKSTAR PRO-TIP Jouw keuze voor de
Score Formatting moet
in lijn zet met de sores
van de ratingscale. IStel
je gebruikt een 5-
puntschaal dan moet je
dat ook laten
terugkomen in de
eindscore. Dit kun je ook
doen in de beschrijvende
vorm van de range.
Trakstar Admin Guide
Login Name: Dit is de unieke inlog van
jouw organisatie die je gebruikt om in
te loggen bij Trakstar. Hou dit zo
simpel/kort mogelijk want dit moet je
onthouden als medewerker. Een
afkorting is vaak prettig.
Full Name: Dit is de naam die je leest
in de tabpagina van de gebruikers
Web Browser.
Time Zone and Locale: Hier stel je de tijdzone
in waarin je gevestigd bent. Dit kan op
individuele basis worden aangepast als je
medewerkers hebt die elders zijn gevestigd.
Company Logo and White Labeling: Hier kun
jouw logo uploaden die in Trakstar wordt
gebruikt (ook in de PDF's). Als je wenst kun je
het logo in de linker bovenhoek terug laten
komen i.p.v. het Trakstar logo.
Email Notifications: Aanzetten/
uitzetten van email notifications voor
de hele site. Hier bepaal je of Trakstar
mailtjes kan/mag sturen naar jouw
gebruikers. De enige mail die ALTIJD
wordt verzonden is de "Welcome
Email’ die de nieuwe inloggegevens
naar de gebruiker stuurt.
Company Settings
