6/5, Alden Biesen – 28/5, Brugge P 1

6 mei 2009, Alden Biesen

28 mei 2009, Brugge

Comenius “monitoring dagen”

Comenius “monitoring dagen”

focus: verslaggeving

P 2

Verslaggeving Comenius Schoolpartnerschappen: programma

• Verslaggeving – algemeen• Tussentijds verslag• Eindverslag – inhoudelijk• Eindverslag – financieel• Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken• Controle & “afrekening” door het NA

6/5, Alden Biesen – 28/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”

P 3

Verslaggeving: enkele algemene aandachtspunten

• documenten www.epos-vlaanderen.be > Programma’s > Comenius > downloads

• 1 exemplaar volstaat• Datum, handtekening & stempel niet

vergeten• Taal: NL en/of ENG (maar zie verder)

6/5, Alden Biesen – 28/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”

P 4

Tussentijds verslag: wat, wanneer & wie?

• Wat? – Cf. formulier op de website– Is tussentijdse zelfevaluatie– Wordt gebruikt voor monitoring doeleinden door het NA

(signaalfunctie)• Wanneer? 30/6/2009• Wie?

– ENKEL als het contract loopt t.e.m. 2009-2010 (= projecten goedgekeurd in 2008)

– Door ELKE partner, voor het EIGEN NA (= in de eigen taal) MAAR structuur/inhoud van de vragenlijst overal gelijk(aardig)

– In principe GEZAMENLIJK in te vullen (MAAR: in de mate van het mogelijke)

– Mag voor EPOS in het NL of ENG MAAR vergeet extra vragenlijst (enkel voor VL scholen) niet!

• IS DIT ALLES? JA!

6/5, Alden Biesen – 28/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”

P 5

Eindverslag: wat, wanneer & wie?

• Wat? – Cf. formulier op de website– Is finale zelfevaluatie– Wordt door NA gebruikt voor bepaling beurssaldo– Eindproduct meesturen: graag (als het kan) !

• Wanneer? 30/9/2009• Wie?

– ENKEL als het contract loopt t.e.m. 2008-2009 (= projecten goedgekeurd in 2007)

– Door ELKE partner, voor het EIGEN NA (= in de eigen taal) MAAR structuur/inhoud van de vragenlijst overal gelijk(aardig)

– In principe GEZAMENLIJK in te vullen (MAAR: in de mate van het mogelijke)

– Mag voor EPOS in het NL of ENG (of “mix”)

• IS DIT ALLES? NIET ALTIJD (maar toch bijna!)

6/5, Alden Biesen – 28/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”

P 6

Financiële verslaggeving: principes

• ENKEL bij het eindverslag!• Bestaat ENKEL uit het invullen van rubriek

12– Cf. formulier– Kruis het aantal contractueel gefinancierde

mobiliteiten aan– Vul één tabel per mobiliteitsactiviteit in (1 per

projectmeeting bvb)– Voeg – ENKEL indien expliciet gevraagd door het

NA – de “bewijsstukken” toe (zie verder)

6/5, Alden Biesen – 28/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”

P 7

Financiële verslaggeving: principes (vervolg)

• Budget = beurs => niet 100% kostendekkend (hoewel…)

• Contract: max. beursbedrag:– 80% na ondertekening– Saldo = max. 20%, o.b.v. eindverslag en

afhankelijk van “afrekening” door NA (zie verder)

• Uitgaven moeten plaatsvinden binnen de contractperiode

• Overige principes: cf. bijlage II bij contract

6/5, Alden Biesen – 28/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”

P 8

Illustratie bij Bijlage II (D, laatste alinea) v/h contractUitgangspunt: afgesproken min. aantal mobiliteiten = 12

OPGELET: alinea kan geschrapt worden via addendum bij contract, MITS uitdrukkelijke vraag v/d school en akkoord van het NA

6/5, Alden Biesen – 28/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”

Gerealiseerd aantal mobiliteiten

Erkend aantal mobiliteiten

Berekening/toelichting

7 lkn + 5 lln = 12

7 lkn + 5 lln = 12

het “perfecte” aantal…

8 lkn + 7 lln = 15

8 lkn + 4 lln = 12

Aantal lkn als referentie; méér mobiliteiten mag maar worden niet allemaal gefinancierd

6 lkn + 6 lln = 12

6 lkn + 5 lln = 11

Aantal lkn als referentie; 1 ll minder (want minder dan 50%)

3 lkn + 7 lln = 10

3 lkn + 2 lln = 5 Aantal lkn als referentie; 1 ll minder (want minder dan 50%)

P 9

Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken

• Waarom? aantal gerealiseerde mobiliteiten bewijzen

• Wat? aanwezigheidsattest, verstrekt door de ontvangende school/organisatie én (zo mogelijk/relevant) kopie van reistickets en/of instapkaarten

• Hoelang bijhouden? t.e.m. 5 jaar na laatste betaling door/aan NA

6/5, Alden Biesen – 28/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”

P 10

Controle & “afrekening” door het NA

• Controle door het NA:– controle interimverslag (100%)– “monitoring bezoeken” (= ondersteunend) ter plaatse,

tijdens het project, op initiatief van het NA (o.b.v. analyse interimverslagen) of op vraag van de scholen

– “on the spot checks” (= controle) ter plaatse (min. 2), tijdens het project, op initiatief van het NA

– Controle van het financieel verslag “op bewijsstukken” (10%) (=> bewijsstukken enkel opsturen op expliciete vraag van het NA!)

– Geen “in situ audit visits” meer na afloop v/e project

6/5, Alden Biesen – 28/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”

P 11

Controle & “afrekening” door het NA (vervolg)

• Bepaling van de uiteindelijke beurs aan de hand van aantal gerealiseerde (ontvankelijke + relevante) mobiliteiten + kwaliteit (cf. bijlage II bij het contract)

• Bepaling & uitbetaling van het saldo:– Beursvoorschot van 80% dat de school al ontving (=1)– Totale beurs na “afrekening” door het NA (=2)– Saldo = (2) – (1) (negatief saldo = terugvordering)

6/5, Alden Biesen – 28/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”

P 12

• EPOS-nieuwsbrief: inschrijven aub!• Contactseminaries:

– 18-22/11, Brugge (kleuter & lager)– 2-6/12, Alden Biesen (TSO/BSO)– Al inschrijvingen uit NL, RO, PL, HU, ES, RO & D; nog geen

uit Vlaanderen…• Ideeën i.v.m. “monitoring dagen” welkom !• Vragen?

6/5, Alden Biesen – 28/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”

Als afsluiter…