18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge P 1 18 mei 2010, Alden Biesen 27 mei 2010, Brugge Comenius...

18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge P 1

18 mei 2010, Alden Biesen

27 mei 2010, Brugge

Comenius “monitoring dagen”

Comenius “monitoring dagen”

focus: verslaggeving

P 2

Verslaggeving Comenius Schoolpartnerschappen: programma

• Verslaggeving – algemeen• Tussentijds verslag• Eindverslag – inhoudelijk• Eindverslag – financieel• Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken• Controle & “afrekening” door het NA• “EST”

Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

P 3

Verslaggeving: belangrijke algemene aandachtspunten

• 2 NIEUWIGHEDEN: online eindverslagen + “EST”

• documenten voor INTERIMverslagen www.epos-vlaanderen.be > Programma’s > Comenius > downloads

• Voor EINDverslagen én ONLINE én op papier ! documenten op bovenstaande link = “klad-versie”

• 1 exemplaar volstaat• Datum, handtekening & stempel niet vergeten• Taal: NL en/of ENG (maar zie verder)


P 4

Tussentijds verslag: wat, wanneer & wie?

• Wat? – Cf. formulier op de website– Is tussentijdse zelfevaluatie– Wordt gebruikt voor monitoring doeleinden door het NA

(signaalfunctie)• Wanneer? 30/6/2010• Wie?

– ENKEL als het contract loopt t.e.m. 2010-2011 (= projecten goedgekeurd in 2009)

– Door ELKE partner, voor het EIGEN NA (= in de eigen taal) MAAR structuur/inhoud van de vragenlijst overal gelijk(aardig)

– In principe GEZAMENLIJK in te vullen (MAAR: in de mate van het mogelijke)

– Mag voor EPOS in het NL of ENG MAAR vergeet extra vragenlijst (enkel voor VL scholen) niet!

• IS DIT ALLES? JA!


P 5

Eindverslag: wat, wanneer & wie?

• Wat? – Cf. gedeeltelijk ingevuld ONLINE formulier waarvan de link u

zal doorgemaild worden! Formulieren op de EPOS-website (cf. supra) als “kladversie”!

– Is finale zelfevaluatie– Wordt door NA gebruikt voor bepaling beurssaldo– Eindproduct meesturen: graag (als het kan) !

• Wanneer? 30/9/2010• Wie?

– ENKEL als het contract loopt t.e.m. 2009-2010 (= projecten goedgekeurd in 2008)

– Door ELKE partner, voor het EIGEN NA (= in de eigen taal) MAAR structuur/inhoud van de vragenlijst overal gelijk(aardig)

– In principe GEZAMENLIJK in te vullen (MAAR: in de mate van het mogelijke)

– Mag voor EPOS in het NL of ENG (of “mix”)• IS DIT ALLES? NIET ALTIJD (maar toch bijna!)


P 6

Financiële verslaggeving: principes

• ENKEL bij het eindverslag!• Deel van ONLINE verslagformulier (format: ???)• “kladversie”: rubriek 12 van formulier op EPOS-

site: – Kruis het aantal contractueel gefinancierde mobiliteiten

aan– Vul één tabel per mobiliteitsactiviteit in (1 per

projectmeeting bvb)– Voeg – ENKEL indien (achteraf) expliciet gevraagd door het

NA – de “bewijsstukken” toe (zie verder)


P 7

Financiële verslaggeving: principes (vervolg)

• Budget = beurs => niet 100% kostendekkend (hoewel…)

• Contract: max. beursbedrag:– 80% na ondertekening– Saldo = max. 20%, o.b.v. eindverslag en

afhankelijk van “afrekening” door NA (zie verder)

• Uitgaven moeten plaatsvinden binnen de contractperiode

• Overige principes: cf. bijlage II bij contract


P 8

Financiële verslaggeving: principes (vervolg) Bijlage II : de financiën

• A. Volledig beursbedrag MITS– uitvoering van de activiteiten & behalen van de doelstellingen– uitvoering van het contractuele minimum aan ontvankelijke en relevante

mobiliteitsactiviteiten• B. Vermindering/terugvordering van de beursbedragen:

– (mobiliteits)activiteiten en resultaten niet zoals gepland en niet relevant => volledige terugvordering

– i.f.v. niet-gerealiseerde vs. geplande mobiliteiten (cf. voorbeeld)• C. Definitie van transnationale mobiliteitsactiviteit• D. Definitie van ONTVANKELIJKE mobiliteitsactiviteiten (cf. volgende slide i.v.m.

laatste alinea – ENKEL contracten 2008!)• E. Definitie van RELEVANTE mobiliteitsactiviteiten (=> interpretatie en

beoordeling: door NA!)• F. Vermindering van het vereiste minimum aantal mobiliteiten => contractwijziging

mogelijk• G. Uitzonderlijke gevallen => contractwijziging mogelijk• Bijvoorbeeld: verhoogd aandeel van leerlingenmobiliteit (bij Multilaterale

partnerschappen) mogelijk (via contractwijziging) o.w.v. voorzien in de aanvraag (= quasi-automatisch) OF uitzonderlijke omstandigheden (= te bespreken)

18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”

P 9

Toelichting bij bijlage II-B en D

Afgesproken totaal aan mobiliteiten

Vereist minimum aan mobiliteiten van lkn

Toelichting

4

3

8

5

12

7

24

13

Steeds de helft + 1!

Uitgangspunt : aantal lkn-mobiliteiten als referentie (min. 50% + 1) !

2008 : letterlijk in contract, dus élke wijziging op dit punt vereist contractaanpassing (zélfs indien OK volgens aanvraag)2009: enkel contractwijziging vragen indien NIET OK volgens aanvraag2008+2009: elke andere substantiële wijziging OOK melden !


P 10

Toelichting bij bijlage II-B en D

Aantal afgesproken mobiliteiten (contract)

Aantal uitgevoerde mobiliteiten

Aantal mobiliteiten die in aanmerking komen voor financiering

12

8 lkn + 6 lln = 14

Max. 8 lkn + 4 lln = 12

12

6 lkn + 6 lln = 12

Max. 6 lkn + 5 lln = 11 => 1 “kwijt”

24

4 lkn + 20 lln = 24

Max. 4 lkn + 3 lln = 7 => 14 “kwijt” !

Uitgangspunt : aantal lkn-mobiliteiten als referentie (min. 50% + 1) !

2008 : letterlijk in contract, dus élke wijziging op dit punt vereist contractaanpassing (zélfs indien OK volgens aanvraag)2009: enkel contractwijziging vragen indien NIET OK volgens aanvraag2008+2009: elke andere substantiële wijziging OOK melden !


P 11

Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken

• Waarom? aantal gerealiseerde mobiliteiten bewijzen

• Wat? aanwezigheidsattest, verstrekt door de ontvangende school/organisatie én (zo mogelijk/relevant) kopie van reistickets en/of instapkaarten

• Hoelang bijhouden? t.e.m. 5 jaar na laatste betaling door/aan NA


P 12

Controle & “afrekening” door het NA

• Controle door het NA:– controle interimverslag (100%)– “monitoring bezoeken” (= ondersteunend) ter plaatse,

tijdens het project, op initiatief van het NA (o.b.v. analyse interimverslagen) of op vraag van de scholen

– “on the spot checks” (= controle) ter plaatse (min. 2), tijdens het project, op initiatief van het NA

– Controle van het financieel verslag “op bewijsstukken” (10%) (=> bewijsstukken enkel opsturen op expliciete vraag van het NA!)

– Geen “in situ audit visits” meer na afloop v/e project


P 13

Controle & “afrekening” door het NA (vervolg)

• Bepaling van de uiteindelijke beurs aan de hand van aantal gerealiseerde (ontvankelijke + relevante) mobiliteiten + kwaliteit (cf. bijlage II bij het contract)

• Bepaling & uitbetaling van het saldo:– Beursvoorschot van 80% dat de school al ontving (=1)– Totale beurs na “afrekening” door het NA (=2)– Saldo = (2) – (1) (negatief saldo = terugvordering)


P 14

“European Shared Treasure – EST”

• Cf. contract, art. 6: “disseminatie”• Europese databank met eindresultaten van

Partnerschappen in Comenius, Leonardo da Vinci én Grundtvig

• Vanaf Partnerschappen 2008:– Vanaf juni:

• per Partnerschap wordt project in EST gecreëerd met 1 gemeenschappelijk deel en school-specifiek deel per partner

• gemeenschappelijk deel wordt al deels ingevuld o.b.v. gegevens uit de aanvragen

• Elk NA geeft “paswoord” aan eigen Comenius-scholen– Juni-september: scholen voeren “hun” projectresultaten in;

coördinerende scholen voeren bovendien ook gemeenschappelijke gegevens in

– November-december: NA’s selecteren “Star-projects”• Info: algemene EST-brochure + “guide to EST data input”


P 15

Als afsluiter…

• EPOS-nieuwsbrief: inschrijven aub!• Contactseminaries:

– 14-17/10, Duitsland– 27-31/10, Slovenië– 17-21/11, Brugge (kleuter & lager)– 1-5/12, Alden Biesen (buitengewoon onderwijs)

• Al inschrijvingen uit NO, DE, PL, EE en CRO !– Andere? Verwacht! www.epos-vlaanderen.be

activiteiten contactseminaries

• “Ideeënbus”: reacties verwerkt – suggesties welkom!


P 16 Comenius “monitoring dagen”

VRAGEN ???

18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge

18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge P 1 18 mei 2010, Alden Biesen 27 mei 2010, Brugge Comenius...

Documents

Transcript of 18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge P 1 18 mei 2010, Alden Biesen 27 mei 2010, Brugge Comenius...