Bij Hulshof f Archiefbeheer kunt u uw archieven ook digitaal opslaan. Zo bespaart u niet alleen ruimte, maar ook tijd. In een fractie van een seconde kunt u de juiste documen-ten vinden. Vanaf cd, netwerk of zelfs via internet. Bovendien beschikt u altijd over de laatste, actuele versie van een dossier. Kortom, een moderne en slimme manier om uw bedrijfsinformatie op te slaan.

DIGITAAL ARCHIEFBEHEER

BesprekenDigitalisering gaat als volgt in z’n werk. Direct na ontvangst van uw opdracht, inventariseert een adviseur van Hulshoff uw wensen. Hoe vaak wilt u uw documenten inzien? En hoe snel? Gaat het om volledige digitalisering of wilt u uw bestaande digitale dossiers aanvullen? Met alles wordt rekening gehouden. Samen bespreken we een werkwijze en stellen we een plan-ning op.

VerwerkenVervolgens worden de documenten gescand en gedigitaliseerd. Onze op maat vervaardigde systemen zijn overigens niet aan één operating system gebonden. Het maakt dus niet uit of u Windows NT, Unix of Linux gebruikt.

OpslaanDe dossiers die zijn gedigitaliseerd, kunnen bij Hulshoff ook worden opgeslagen. Zie voor meer informatie de factsheet “Archiefbeheer”.

MaatwerkOnze manier van digitaliseren is uitgebreid toepasbaar. Voor iedere klant, iedere opdracht of ieder type document wordt opnieuw gekeken wat de beste weg is naar het gewenste resul-taat. De exacte prijs voor digitalisering, is dan ook per klant verschillend. Dit hangt af van een aantal factoren, zoals de kwaliteit van de te scannen documenten, aan welke eisen het systeem moet voldoen voor u, en of u zelf al iets kunt voorbereiden.

In principe kunt u alles aan Hulshoff uitbesteden, van scannen, het toekennen van dossier-nummers tot en met indexeren. Maar u kunt er ook voor kiezen om een gedeelte zelf te doen. We bieden onze klanten ook de mogelijkheid om de opslag van de informatie (plus alle taken die hiermee samenhangen) aan Hulshoff over te laten. Wilt u een document gebruiken? Geen probleem. U hoeft daarvoor alleen maar in te loggen op het systeem van Hulshoff.

> ARCHIEFBEHEER> DIGITALISERING

> PROJECTVERHUIZINGEN

> DIGITALISERING

MEER DIGITALE SERVICES

Hulshoff Digitalisering biedt u verder de mogelijkheid om online uw archief en uw ingekomen post in te zien. Met beide services bespaart u tijd én geld.

Scanning on demand Scanning on demand is de nieuwste digitale ontwikkeling op het gebied van archiefbeheer. Eén dienst die drie handige services omvat. Zo kunt u met scanning on demand een deel van uw archief beschikbaar stellen via internet. Verder kunnen de inhoud en bijzonderheden van opgeslagen dozen worden bijgehouden en opgevraagd. En tot slot kunt u gespecificeerde stukken beschikbaar maken via internet. Deze stukken kunnen dan binnen 15 à 20 minuten, waar ook ter wereld, geleverd worden. Kortom, scanning on demand biedt de voordelen van een digitaal archief, tegen de kosten die vergelijkbaar zijn met het opslaan van de archieven in papieren vorm.

Digitale postbezorgingDe naam zegt het al. Met digitale postbezorging, neemt Hulshoff de zorg voor al uw (inko-mende) post digitaal uit handen. Uw ingekomen post kunnen wij direct scannen en digitali-seren. Het werkt snel en eenvoudig. De post wordt bezorgd bij Hulshoff, direct gedigitaliseerd en vóór 9 uur ’s morgens verspreid. Het is ook mogelijk om de post via internet te bekijken, bijvoorbeeld voor medewerkers die thuis werken of beginnen. Met digitale postbezorging kunt u snel en gemakkelijk uw post inzien, en bespaart u bovendien flink op archiverings kosten.

Archief en dossier transportHebt u een origineel (papieren) dossier nodig? Dan zorgen wij voor een veilig transport. Onze eigen koeriersdienst met vaste chauffeurs staan garant voor een tijdige levering.

Voor het bezorgen van de archieven gelden drie gegarandeerde levertijden: • De volgende dag (gegarandeerde levering binnen 24 uur).• Dezelfde dag (’s morgens besteld: ’s middags geleverd).• Spoedbezorging (gegarandeerde levering binnen 2 of 3 uur afhankelijk van de regio).

10 REDENEN OM VOOR HULSHOFF DIGITALISERING TE KIEZEN.

In principe kan iedereen uw documenten digitaliseren. Maar als je het echt goed wilt doen, moet je met een groot aantal aspecten rekening houden. Bij Hulshoff weet u zeker dat aan alle belang-rijke criteria wordt voldaan. Op een innovatieve manier. En met de modernste technologie.

1. We houden ons aan de Archiefwet 1995 Deze stelt wettelijke eisen aan digitalisering. In bepaalde gevallen moet zelfs toestemming worden verkregen van het Ministerie van OC&W. Daarom hebben we medewerkers met een SODII en/of VVA opleiding in dienst.

2. We weten alles over autorisatie.Wie mag welke gegevens op welk moment inzien? Onze adviseurs vertellen u graag meer over procedures en autorisatie. 3. We leveren kwaliteit volgens de regels.We weten precies aan welke wettelijke regels de kwaliteit moet voldoen. Zo vragen röntgenfoto’s en bouwtekeningen om een andere kwaliteitseis dan facturen.

4. We zorgen voor de juiste indexering Aan digitale documenten moeten kenmerken (metadata) worden gekoppeld om ze op ieder moment te kunnen herkennen. We zorgen ervoor dat dit proces vlekkeloos verloopt.

5. We hebben hardware voor elk projectDe apparatuur die door ons wordt gebruikt, wordt afgestemd op het project. Het scannen van alle formaten is mogelijk.

6. We geven onafhankelijk softwareadviesHulshoff Digitalisering is een onafhankelijke organisatie en kan u daardoor objectief adviseren bij de keuze van de software die voldoet aan de vooraf in overleg gestelde eisen.

7. Onze bezorging is snel, voordelig en betrouwbaarZowel de transporten als koeriersdiensten worden in eigen beheer tegen kostprijs uitgevoerd.

8. We hebben een mobiele scanstraat Hiermee kunnen we op elke locatie scannen. Dus ook gewoon bij u op kantoor.

9. We zorgen voor één vast aanspreekpunt.Per project krijgt u één vast aanspreekpunt. Deze bepaalt met u de projectinrichting, tijdsplanning en kwaliteitsborging.

10. We zijn 100% betrouwbaar Op onze medewerkers kunt u vertrouwen. We eisen van hen een geheimhoudingsverklaring en een bewijs van goed gedrag.