Op zoek naar het zout in de zee

Fred Jacob & Charles Jeurgens

Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 2

De opgave

Het doel van informatiehuishouding is tweeledig:– het ondersteunen van processen in organisaties (zoals

beleidsvorming en -uitvoering en verantwoording);– het waarborgen van democratische, juridische en

historische waarden (zoals transparantie, de belangen van rechtzoekenden en het behoud van cultureel erfgoed).

(Algemene Rekenkamer, Informatiehuishouding van

het Rijk)

Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010

Nieuwe aanpak van selectie

• 3 bewegingen– Van theoretische handelingen naar feitelijke werkprocessen– Waardering van de achterkant naar voor de voorkant– Van smalle waardering naar brede waardering

• 5 stappen– Stap 1: systeemanalyse– Stap 2: risicoanalyse– Stap 3: trendanalyse– Stap 4: informatiedriehoek– Stap 5: selectielijst

Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010

Twee opdrachten & twee sporen

• Aanpak achterstanden 1976-2005 (ca 800 km1)– Spoor A: Methode CAS/PWAA– Spoor B: Methode NA

• Duurzaam maken van de toekomstige informatiehuishouding door waardering te integreren in informatiemanagement– Informatie is duurzaam toegankelijk– Informatie is vindbaar– Informatiehuishouding is transparant

Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 5

Pilot prioritering en versnelling archiefbewerking

• VROM: testcase in de praktijk

• Opgave bij VROM– DG Milieu

• Prioriteringsschouw: uitgaan van wat wordt aangetroffen• Logische schouw: institutionele basis• Toepassing analyse-instrumenten

» Systeem» Trend» Risico

Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 6

Resultaten pilot bij VROM

Systeem

Trend

Systeem en trend

Risico

Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 7

Hoe nu verder?

• Van waardering naar selectie en van selectie naar bewerking• Van dweilen naar beheersen

Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 8

Stelling 1

• Het is goed dat waardering en selectie vanuit een risicoperspectief georganiseerd worden. Het gaat erom dat we onze keuzes kunnen verantwoorden, ook al gooien we teveel weg.

Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 9

Stelling 2

• Digitalisering van de informatiehuishouding lost alle problemen rondom waardering en selectie wel op. Dus waar maken we ons druk over.

Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 10

Stelling 3

• In een informatiehuishouding van de overheid die op orde is, wordt de rol van de DIV ten opzichte van de proceseigenaren erg belangrijk.

Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 11