100624 peak 1 ja maar, marjolein kan niet surfen (klaverstijn & dochez kok)

Surf’s Up

KennisLAB zomercongres24 juni 2010

Rob Klaverstijn & Patrick Dochez Kokministerie van VWS

JaMaar®Marjolein kan niet surfen

Project ‘Marjolein’Digitalisering Documenthuishouding

ministerie VWS

KennisLAB Zomercongres 2010

24 juni 2010

Even voorstellenRob Klaverstijn

Senior Adviseur Informatiestrategie minVWSProjectcoördinatie project ‘Marjolein’

Patrick Dochez KokProjectleider Digitalisering minVWSProjectcoördinatie project ‘Marjolein’

Marjolein SchaapstraBeleidsambtenaar minVWSNaamgeefster project ‘Marjolein’

3Surf’s Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010

Hoe lang nog?

Ben jij bang voor het nieuwe werken?


DigitaliseringMin VWS

DigitaliseringMin VWS

INLEIDINGINLEIDING

AANPAK PROJECTAANPAK PROJECT

Dagprogramma

TIPSTIPS

BEVINDINGENBEVINDINGEN

OPZET SYSTEEMOPZET SYSTEEM

DA’S TOCH MOEILIJK

middag

middag

middag

ochtend

WERKING SYSTEEMWERKING SYSTEEM

continu (Lounge)

middag

ochtend+middag

PROJECT‘MARJOLEIN’

PROJECT‘MARJOLEIN’

ochtend


PROJECT ‘MARJOLEIN’

Rob KlaverstijnSenior Adviseur InformatiestrategieMinVWS

Achtergrond - Waarom digitaliseren?

VWSVWS

Maatschappelijkeontwikkelingen

Eigen bedrijfsvoering

Ontwikkelingen wet- en regelgeving

Rijksbrede overheids-

programma’s


Achtergrond - Waarom ?

•Waar staat wat? Wie heeft wat?

•Wat is de laatste versie?

•Waar staat de laatste versie?

•Is dit wel alles?

•Wie heeft hier aan gewerkt?

•Wanneer is wat verstuurd?

•Ik zoek …

•Wie heeft dat dossier meegenomen?

•Wat is hiervan de status?

•Hier was toch een email over gestuurd?

•Wat wanneer overbrengen naar het

archief?

Kwaliteitsverbetering informatiehuishouding

Pijnpunten nu:

• Dingen kwijt• Niet correct

• Niet compleet

• Vinden is weleens problematisch

• Veel gegevens elders in deelarchieven

• Als in gebruik door anderen, dan niet beschikbaar

• Nog steeds veel kopiëren op papier• Meervoudige opslag van hetzelfde


Achtergrond - Doelstelling

“Door digitalisering van de documenthuishouding de

a) vindbaarheid, toegankelijkheid, volledigheid, authenticiteit en beschikbaarheid van ontvangen/opgeslagen/verzonden documenten sterk verbeteren en

b) de voortgang en de bewaking van werkprocessen sterk te verbeteren”

“Door digitalisering van de documenthuishouding de

a) vindbaarheid, toegankelijkheid, volledigheid, authenticiteit en beschikbaarheid van ontvangen/opgeslagen/verzonden documenten sterk verbeteren en

b) de voortgang en de bewaking van werkprocessen sterk te verbeteren”


Startpunt – lessons learned (VWS Digidoc 2001-2003)• Beschouw een dergelijk project als een ingrijpend veranderingstraject en niet als een technisch project

• Begin niet zonder de nadrukkelijk commitment van de ambtelijke leiding

• Zorg voor een transparant en zichtbaar project

• Beleg project niet uitsluitend bij externe adviseurs

• Benoem op sleutelposities in het project eigen medewerkers met voldoende kennis, tijd en mandaat

• Voorkom als (te) star ervaren digitale werkprocesondersteuning

• Start nooit een pilotimplementatie zonder dat door-en-doorgetest is

• Zorg voor voldoende financiële reserves


Achtergrond - Uitgangspunten• gehele kernministerie

• standaardisering en uniformering werkwijzen

• geleidelijke invoering

• inrichting in nauwe samenwering met organisatie/gebruikers

• uitvoerig proberen en toetsen

• wordt hét systeem voor elkeelke medewerker VWS-kerndepartement(incl. management)

• wordt hét systeem voor allealle documenten, mail e.d. (content) van het VWS-kerndepartement

• rekening houden met wet- en regelgeving en standaarden en rijksbrede ontwikkelingen

• samenwerken met de andere (FileNet) ministeries


Projectaanpak - Planhierarchie

Projectplan

Digitalisering document-

huishoudingVWS

2008

Projectplan

Digitalisering document-

huishoudingVWS

2008Plan van aanpak

Proef-implementatie

2008

Plan van aanpak

Proef-implementatie

2008

I- en IT-visie&

Informatiseringsagenda VWS2007-2012

2007

I- en IT-visie&

Informatiseringsagenda VWS2007-2012

2007

Programma ‘Digitaal werken’


Projectaanpak – Groeimodel

digitaledocumenthuishouding

VWS-breed

proefsysteem

demosysteem

tijd

ma

te v

an

(d

igit

ale

) fu

nct

ion

ali

teit

2007 2008

begrijpen

geloven

uitdragen

2009 20102002 2003 2011 20122004 2005 2006

P-Direkt

Digidoc

Subsidieplein

ideeëngedachtenplannen

beslissen

bedenken

gebruiken

ve

ran

de

rstr

ate

gie


Release 1

DM/WFM

RM

2009 2010

Besluit VWS

Uitgesteld (prio 2 lijst)Uitgesteld (prio 2 lijst)

Proefperiode 1

Bevindingen proefperiode 1Bevindingen proefperiode 1

Uitgesteld (nieuwe fu’s)Uitgesteld (nieuwe fu’s)

Subdossiers (wetgeving/projecten)Subdossiers (wetgeving/projecten)

Inrichting RMInrichting RM

Projectplanning

jan mrtfeb apr mei jun

Release 2

Proefperiode 2


DA’S TOCH MOEILIJK

Digitaliseren / Digitaal werken:Ja, maar … digitaliseren is toch ontzettend moeilijkJa, maar … digitaliseren is toch simpel

Ja, maar … digitaliseren is helemaal niet nodig

Ja, maar … daar hebben wij helemaal geen behoefte aanJa, maar … daar zitten mijn medewerkers helemaal niet op te wachten

Ja, maar … dat is toch iets voor secretariaten

Ja, maar … dat is toch niets voor onsJa, maar … moet ik dan alles van scherm lezen

Ja, maar … mag ik dan niets meer printen

Ja, maar … dat is toch iets voor de archiefjongensJa, maar … mijn huidige functie dan

Ja, maar … moet dat nou

Ja, maar … ik kan helemaal niet surfen !


100624 peak 1 ja maar, marjolein kan niet surfen (klaverstijn & dochez kok)

Documents

Transcript of 100624 peak 1 ja maar, marjolein kan niet surfen (klaverstijn & dochez kok)