100624 peak 3 making waves bij ez (nienke meijer)

24 juni 2010

Making waves

Digitalisering bij EZ

24 juni 2010

Inhoud

Meevaren op de golven van een ander

Deining makenVerantwoordelijkheid nemenClustersupport

Waar surfen we naar toe?

Nienke Meijer

Adviseur Informatiemanagement /

Projectleider Clustersupport

Ministerie van Economische Zaken

24 juni 2010

Making waves: digitalisering bij EZ3

Meevaren op de golven van een ander

24 juni 2010


Hier werk ik …

… meestal

24 juni 2010


Hier ben ik mee bezig

24 juni 2010


Kantoorinnovatief werken =

Belangrijke versneller voor digitalisering bij EZ

Informatie moet tijd- maar vooral plaatsonafhankelijk beschikbaar zijn

EN THUIS

Golf meepikken!

24 juni 2010


1e golf: ATLAS (2005-2007)

Gefaseerde uitrol per dienst

Aandacht voor opleiding, ordening en procedures

Ondersteuning met name vanuit projectorganisatie

MEZ

DGET DGOI DGBEBDGEP

Stafdirecties

24 juni 2010


Resultaat uitrol ATLAS eind 2007

Documenten zijn digitaal bij alle diensten binnen het kerndepartement

Functionaliteiten: DM, RM, verblijfplaatsenadministratie (geen digitale routering/workflow)

Medewerkers registreren zelf

maar….

24 juni 2010


Maar…

ATLAS wordt naast het bestaande werkproces en opslagmedia gebruikt

Hoe kan dat nou?

Lijnmanagement onvoldoende bewust is van eigen verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding

Inrichting en ondersteuning sluiten onvoldoende aan op de behoeften van de klant

Onvoldoende gebruik van de mogelijkheden van de software

24 juni 2010


Wat doe je dan?

Deining maken!

De techniek moet op orde zijn

24 juni 2010


2e golf: optimalisatie ATLAS (2008-2009)

Hoe laat je de golven de juiste kant oprollen?

Benadruk gezamenlijke verantwoordelijkheid

Professionalisering van DIV

24 juni 2010


Herbevestiging commitment

Een directeur in de stuurgroep ATLAS

Een ATLAS sponsor in het MT

Clustersupport

Iedereen neemt verantwoordelijkheid

24 juni 2010


Professionalisering ondersteuning

Beter en breder opleidingsaanbod ATLAS

Groter: samengaan DIV-secties en postkamer

Gerichter: Clustersupport

24 juni 2010


Wat is clustersupport?

Een kadootje: 100 uur extra ondersteuning om informatiehuishouding van het cluster op orde te krijgen

Maar dat krijg je niet voor niets:

er is een inspanningsverplichting van het cluster en manager

24 juni 2010


Individuele gebruikersondersteuning

Conflicterende wensen tav informatievoorziening binnen hetzelfde proces/dossier

Manager onvoldoende betrokken

Issues als gevolg van het ontbreken van onderlinge afspraken niet geagendeerd

Kennis over systeem en procedures onderling niet gedeeld

24 juni 2010


Clustersupport

Manager formuleert ambitie

Manager om knopen door te hakken en issues bespreekbaar te maken

Kennis en ideeën over gebruik van informatie worden binnen cluster gedeeld

Documentmanager onderhoudt contact met cluster

Flexibele ondersteuning van gezamenlijk proces

Projectmatig werken

24 juni 2010


Hoe kom je binnen?

Sponsors openen deuren binnen eigen dienst

Documentmanager brengt clusters aan

Werkwijze Clustersupport

24 juni 2010


Waar begin je?

Wat doe ik?

Wat doe jij?

Wanneer?

Wat wil je bereiken?

Ambitie


Intake:

Kennis maken

Wederzijdse verwachtingen

Ambitie benoemen

Plannen

24 juni 2010


Waar staat het cluster?

Meten: Is de informatie op orde: volledig, toegankelijk, betrouwbaar?

Luisteren: welke belemmeringen ervaar je?

Kijken: hoe voer jij je werk uit en welke informatie gebruik je daarbij?

> Hoever staan we van ons doel af?

Ambitie


24 juni 2010


Deining maken om het gat te dichten

Acties voo

r

DIV

Acties voor

cluster

Werkafspraken maken

Verantwoordelijkheden beleggen

Informatie verzamelen

Plegen van achterstallig onderhoud

Opleiden

Kwaliteitszorg

Ordenen

Helpen bij achterstallig onderhoud


En dan…

24 juni 2010


Hoe gaat dat nu in de praktijk?

24 juni 2010


Wat heb je nodig? - Uitrusting

Analysemodel om informatie te analyseren: Hoe bepaal je volledigheid, tijdigheid, betrouwbaarheid etc.

Benchmark: hoe verhoudt het informatiegedrag van het cluster zich tot de geformuleerde ambitie

Interventiecatalogus: overzicht producten en diensten van DIV, maar ook acties voor het cluster zelf

24 juni 2010


Wat heb je nodig? - Succesfactoren

Commitment vanuit het lijnmanagement van de dienst (sponsor)

Voldoende capaciteit om interventies binnen afgesproken tijd uit te voeren, zowel bij DIV als bij het cluster

Een manager met ambitie

Kennis van het werkproces: vind een sparringpartner bij het cluster

Goede afspraken: concreet, meetbaar, realistisch

Nazorg: evalueren en contact onderhouden

24 juni 2010


Resultaten

Positief

Klant enthousiast

Medewerkers geven aan dat zij “gehoord” worden, minder weerstand

Concrete oplossingen voor dagelijkse problemen

Zichtbare resultaten

Maar:

Werven van clusters lukt niet bij elk DG

Managers wel bewust van verantwoordelijkheid, maar zelf ATLAS gebruiken….

Managers

Secretaresses 1.0 Secretaresses 2.0

medewerkers

DIVAcceptatie-

drempel

24 juni 2010


Waar surfen we naar toe?

Toekomstplannen voor clustersupport

Alle informatieproducten en -diensten opnemen (web/intranet, DIV en kenniscentrum)

Jaarlijkse werkplanning met diensten afspreken

Processupport: interventies gericht op een proces (betalen; advisering MR; beantwoorden burgerbrieven etc.)

Visie voor vervolg digitalisering in oktober 2010

100624 peak 3 making waves bij ez (nienke meijer)

Documents

Transcript of 100624 peak 3 making waves bij ez (nienke meijer)