100624 tube 1 surf me a letter (jan van dommelen)

Surf me a letter

Digitalisering van de afhandeling van burgerbrieven bij SZW

Jan van Dommelen

Richard Hovinga

Agenda

1.Digitalisering bij SZW2.Waarom burgerbrieven digitaal

afhandelen?3.Wat betekent dit voor …?4. Procesarchitectuur Pilot

Burgerbrieven5.Schermvoorbeelden/dashboard6. Ervaringen en geleerde

lessen…7.Toekomst digitalisering bij

SZW

Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 3

Digitalisering bij SZW: stand van zaken

- Personeelszaken via P-Direkt (SAP)

- Facturen en boetes via Hermes (SAP)- Nebo bij Inspectie Werk en Inkomen (Sharepoint)- I-Net (maatwerk) en DIWA (Sharepoint) bij de Arbeidsinspectie- Europese en andere subsidies bij het Agentschap SZW (Filenet)- CAO-systeem Uitvoeringstaken Arbeidsvoorwaardenwetgeving (maatwerk)

- Beleidsdossiers via Rijksportaal (Filenet)

- DVS (Digitaal Verantwoording Systeem voor Gemeenten, SAP)

- Bezwaar en beroep zaken in Octopus

- Begrotingsbehandeling in Socrates

- Burgerbrieven via Pilot Burgerbrieven (Filenet)

- Uitnodigingen Minister en Staatssecretaris (Docman)

- Oriëntatie op invoering van Digidoc2 van BZK bij SZW (Filenet)

- …


Waarom burgerbrieven digitaal afhandelen?

- Ontwikkelagenda SZW, moderne toerusting van de medewerkers

- Voordelen:

- Efficiëntere stukkenstroom

- Er raken geen stukken meer zoek, weten waar het stuk “ligt”

- Alle eerdere versies blijven beschikbaar en raadpleegbaar

- Voor (beleids)medewerkers ontstaan meer mogelijkheden om samen aan documenten te werken Plaats- en tijdonafhankelijk werken

- Specifiek voor de pilot burgerbrieven:

- Kleinschalig beproeven digitaal werken binnen SZW

- Scherp krijgen eisen/wensen

- Voorbereidend op digitalisering stukkenstroom SZW-breed


Wat betekent dit voor … ?

- De beleidsmedewerker

- De leidinggevende

- Secretariaat

- Archiefmedewerker

- Het wordt zichtbaar hoe lang iets duurt (dashboard)

- Sneller aanzet tot bezinning verbetermogelijkheden


Procesarchitectuur Pilot Burgerbrieven

- Oorspronkelijk uitgangspunt DigiJust van Ministerie van Justitie (bloemblaadjesmodel)

- Sluit niet helemaal aan bij gebruik bij SZW: de steller wil nietsteeds zaak terug… alleen als er iets niet goed gaat.

- Een deel van het proces verloopt nog analoog (op papier van en naar minister/staatssecretaris), maar digitaal proces is leidend.


Percentage brieven op tijd


Ervaringen en geleerde lessen… (1)

- Gebruikers willen geen afstand doen van de pilotomgeving

- Goed dat er geen schaduwsysteem heeft gedraaid

- Discipline bij gebruik blijft noodzakelijk

- Technische problemen moeten echt zijn opgelost (imagoschade)

- Ondersteuning van gebruiker belangrijk, ook na uitrol

- Voorbeeld gedrag management is belangrijk


Ervaringen en geleerde lessen… (2)

- Digitaal lezen van grote documenten op beeldscherm niet prettig.Er zal nog veel geprint worden zolang de schermen niet prettig lezen

- E-mail afhandeling wegens omslachtigheid nog niet meegenomen

- Proef procesbewaking vanaf telewerkplek bevalt prima

- “Single Sign-on” zeer wenselijk

- In- en uitchecken moet gebruikersvriendelijker

- Commentaren moeten eenvoudig(er) zijn toe te voegen

- Tweede beeldscherm voor DIV-ers (anders gaan ze printen)


Toekomst digitalisering bij SZW

- SZW gaat niet voor de ontwikkeling van een eigen systeem,samenwerken met andere departementen verdient de voorkeur

- Oriëntatie op invoering van Digidoc2 bij SZW (besluitvorming)

- Stapsgewijze invoering

- Ambassadeurs zoeken/draagvlak

100624 tube 1 surf me a letter (jan van dommelen)

Sports

Transcript of 100624 tube 1 surf me a letter (jan van dommelen)