Public Procurement in Germany

© October 2006 1

Auftragsberatungszentrum Bayern e.V. (ABZ) Orleansstraße 10 81669 Munich Germany phone: +49 89 5116475

1. Welke is de wetgeving inzake overheidsopdrachten? Boven de drempelbedragen? In Duitsland valt die wetgeving onder federale wetgeving. De federale “Länder” heeft een aantal bijkomende regelgevingen uitgevaardigd die van toepassing is voor overheidsopdrachten boven de drempelbedragen. Volgende wetgeving is van toepassing:

− • Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) - Act Against Restraints of Competition

− • Die Vergabeverordnung (VgV) - Regulation on Public Procurement, and

− • Die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) - Regulations on Tender Procedures for Supplies and Services,

− Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) - Regulations on Tender Procedures for Public Works,

− Die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) - Regulationson Tender Procedures for Services by Free-lancers

The VOL, VOB and VOF zijn heel belangrijk voor inschrijvers. Onder de drempelbedragen? Ze vallen onder de financiële wetgeving en verwijzen in grote mate naar VOB en VOL om ervoor te zorgen dat er een eenvormigheid is in de verschillende sectoren (diensten, werken, leveringen). VOF is echter niet relevant. In bepaalde gevallen vallen overheidsopdrachten onder geen enkele wetgeving (bv. Bavarian communities vallen niet onder VOL, maar wel onder VOB). Tal van overheidsinstanties maken geen gebruik van de bestaande wetgeving voor overheidsopdrachten onder de drempelbedragen. Desondanks moet de concurrentie gegarandeerd worden. Hiervoor dienen verschillende offertes worden gevraagd van mogelijke contactanten. De keuze van de uiteindelijke contractant wordt vrijelijk bepaald door de aanbestedende overheid. Bijkomende wetgeving zijn de Richtlijn overheidsopdrachten voor KMOs, de Richtlijn Environment, enz.

2. Wat zijn de nationale en regionale media voor de publicatie van bekendmakingen van contracten? Boven de drempelbedragen Kennisgevingen van contracten die onderworpen zijn aan EU-regelgevingen moeten gepubliceerd worden in het bijvoegsel bij het Official Journal of the European Communities en in de TED database. Ze kunnen bijvoorbeeld via de ETIS database verkregen worden. Onder de drempelbedragen

Public Procurement in Germany

© October 2006 2

Auftragsberatungszentrum Bayern e.V. (ABZ) Orleansstraße 10 81669 Munich Germany phone: +49 89 5116475

Contracterende overheden in Duitsland zijn meestal ook verplicht tot het publiceren van kennisgevingen van contracten die onder de EU-drempelbedragen vallen. De contracterende overheid heeft echter wel het recht het publicatiemedium te kiezen. Competitieoproepen die als een eerste niveau voor beperkte of onderhandelde procedures aangewend kunnen worden, worden ook in zekere mate gepubliceerd. Als de contracterende overheid tot het publiceren van een inschrijvingsaankondiging beslist, kan het medium vrij geselecteerd worden. De ETIS database beslaat een brede waaier aan Duitse inschrijvingsaankondiging onder de drempelbedragen. 3. Welke aanwervingsprocedures worden gebruikt? Boven de drempelbedragen Alle aanwervingsprocedures zoals voorzien op Europees niveau zijn vermeld in het Duitse publieke aanwervingsrecht voor contracten boven de EU-drempelbedragen. Vanaf daar kunnen Duitse publieke overheden kiezen tussen de ‘open procedure’, de ‘beperkte procedure’, de ‘onderhandelde procedure’ en de ‘competitieve dialoog’. Aangezien de competitieve dialoog een nogal nieuwe procedure is, is het momenteel niet wijd verspreid in Duitsland. Onder de drempelbedragen Onder de drempelbedragen stipuleert de Duitse aanwervingswetgeving fundamenteel dezelfde procedures, maar onder andere namen. ‘Öffentliche Ausschreibung’ (publieke kennisgeving) correspondeert met de ‘open procedure’; ‘Beschränkte Ausschreibung’ (beperkte kennisgeving) omvat de zelfde stappen als de ‘non open procedure’. Een oproep tot competitie kan gebruikt worden als eerste niveau voor overheidsopdrachten in de Alpenregio’s. ‘Freihändige Vergave’ (vrije kennisgevingsprocedure) kan gelijk gesteld worden met de ‘onderhandelde procedure’. Een oproep tot competitie kan als een eerste niveau aangewend worden. Momenteel bestaat de ‘competitieve dialoog’ niet onder de drempelbedragen. 4. Welke tijdslimieten moeten in beschouwing genomen worden? Welke limieten zijn van toepassing boven de drempelbedragen? De tijdslimieten die van toepassing zijn voor aanbiedingen boven de drempelbedragen zijn gespecificeerd in de EU-leidraden. Welke limieten zijn van toepassing onder de drempelbedragen?

Public Procurement in Germany

© October 2006 3

Auftragsberatungszentrum Bayern e.V. (ABZ) Orleansstraße 10 81669 Munich Germany phone: +49 89 5116475

Er zijn geen specifieke tijdsbeperkingen van toepassing onder de drempelbedragen. De regelgevingen voor contractprocedures melden enkel “geschikte tijdslimieten”. In de praktijk zijn de tijdslimieten onder de drempelbedragen meestal korter dan die verschaft in de EU-leidraad. Tip: In aanvulling tot de hierboven vermelde tijdslimieten, kunnen de contracterende overheden in Duitsland een deadline stellen voor het verzoeken om de contractdocumenten. Hou in gedachten dat je niet langer aan een procedure kunt deelnemen als je deze deadline mist en niet op tijd om de contractdocumenten verzocht hebt. Welk bewijs kan gevraagd worden in de loop van een aanvraag? In Duitsland moeten aanbieders het bewijs gespecificeerd in de EU-leidraad voor overheidsopdrachten leveren zowel voor inschrijvingen onder als boven de EU-drempelbedragen. De kwalificatiecriteria die gecontroleerd worden met de vereiste documenten zijn opgesomd in het VOL (§ 7 en 7a), het VOF (§ 7) en het VOB (§ 8 en 8a). Bijkomstig kan specifiek regionaal bewijs gevraagd worden. 5. Wie wint? Welke toekenningscriteria zijn van toepassing? Welke criteria zijn van toepassing boven de drempelbedragen? In principe wordt het contract toegekend aan de economisch meest voordelige aanbieder. De economisch meest voordelige aanbieder correspondeert niet noodzakelijk met de laagste prijs. Het wordt meestal bepaald op basis van prijs, kwaliteit en variabele criteria overeenkomstig het contract in kwestie. In Duitsland is het afwegen van de criteria nu verplicht, hoewel niet altijd gepubliceerd in de kennisgeving. Bijkomstig moet de aanbieder geselecteerd worden in verband met ervaring, financiële capaciteit en betrouwbaarheid. Overeenkomstig het principe van open competitie moeten zoveel mogelijk aanbieders de kans hebben een aanbod te doen. Alle aanbieders (die natuurlijk aanbieders van andere EU lidstaten en van derde landen omvatten) moeten gelijk behandeld worden. De regelgeving met betrekking tot overheidsopdrachten verbiedt uitdrukkelijk contracterende overheden met potentiële aanbieders te onderhandelen. Echter, gesprekken met aanbieders met als doel het verdrijven van twijfels over aanbieders en hun aanbod zijn toegelaten. Het is niet toegestaan criteria in beschouwing te nemen die niet gerelateerd zijn aan de overheidsopdrachten wanneer contracten uitgereikt worden. Er zijn echter sommige specifieke bepalingen die in rekening genomen moeten worden bij het uitreiken van contracten op een Europees of regionaal niveau. Bijgevolg is het bijvoorbeeld toelaatbaar om zowel kleine en middelgrote ondernemingen als leden van de liberale beroepen tot een redelijke graad toe te laten bij het uitreiken van overheidsopdrachten. Wanneer publieke contracten die een effect hebben op de omgeving uitgereikt moeten worden, zal bepaald worden of en welke omgevingsvriendelijke / milieuvriendelijke oplossingen door de aanbieders voorgesteld worden.

Public Procurement in Germany

© October 2006 4

Auftragsberatungszentrum Bayern e.V. (ABZ) Orleansstraße 10 81669 Munich Germany phone: +49 89 5116475

6. Praktische gids voor overheidsopdrachten in de Alpenregio’s. Welke criteria zijn van toepassing onder de drempelbedragen? Onder de drempelbedragen is het principe voor de economisch meest voordelige aanbieder fundamenteel hetzelfde. Bijkomende criteria worden echter veel vaker gebruikt, bijvoorbeeld – in het geval van equivalente aanbieders – een preferentiële behandeling van bedrijven die leertijden en beroepsonderwijs aanbieden of in beroepsonderwijssystemen (onder het collectieve akkoord voor lonen en salarissen) participeren. Deze regelgeving is niet van toepassing op buitenlandse kandidaten. 7. Waar kan ik een klacht indienen? Voor aanbieders boven de drempelbedragen: In Duitsland is wettelijke bescherming georganiseerd in twee stappen voor kandidaten boven de EU-drempelbedragen. Eerst herziet de ‘Vergabekammer’ (overheid van eerste instantie) als administratieve autoriteit de uitbestedingsprocedure, als een tweede stap de ‘Beschwerdegericht’ (Hof van Beroep als tweede instantie) die een juridische herziening verschaft. Vooraleer een herzieningsprocedure voor de Vergabekammer geopend wordt, moeten bedrijven de contracterende overheid contacteren en een klacht opstellen (Rüge). De Rüge is extreem belangrijk en moet neergelegd worden van zodra een schending van de regelgevingen evident is tijdens een aanbiedingsprocedure. Nadat de klacht neergelegd is, neemt de Vergabekammer maatregelen op verzoek en neemt, na een mondeling verhoor, haar beslissing binnen een periode van vijf weken. In geval van een negatieve beslissing is het mogelijk in tweede instantie een klacht bij het Hof van Beroep binnen twee weken in te dienen. Het Hof van Beroep kan de beslissing van de Vergabekammer herroepen. Hou in gedachten dat herzieningsprocedures kosten inhouden. De competente ‘Vergabekammern’, d.i. de autoriteit in eerste instantie, is vermeld in elke aanbiedingsaankondiging boven de drempelbedragen. Voor aanbieders onder de drempelbedragen: In het geval van procedures voor overheidsopdrachten onder de EU-drempelbedragen, kan er enkel klacht ingediend worden bij de superviserende overheid. Deze klacht heeft echter meestal geen wettelijke gevolgen voor de contracterende overheid; het moet veeleer beschouwd worden als een administratieve actie. Bijkomstig kan om een schadeclaim verzocht worden.