Toepassing van de regelgeving overheidsopdrachten op VZW’s , verenigingen,…

Toepassing van de regelgeving overheidsopdrachten op VZW’s,

verenigingen,… Interpretatieve omzendbrief

Christof Impens, jurist

Afdeling Overheidsopdrachten

8 juni 2013 2

Personeel toepassingsgebied Wet Overheidsopdrachten

Art. 2, 1°, d) van de Wet van 15.06.2006 (catch-all-bepaling):

de personen, welke ook hun vorm en aard mogen zijn, die op de datum van de beslissing om tot een opdracht over te gaan :

• opgericht zijn met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn, en

• rechtspersoonlijkheid hebben, en

• waarvan

– ofwel de werkzaamheden in hoofdzaak gefinancierd worden door de overheden of instellingen vermeld in 1°, a, b of c ;

– ofwel het beheer onderworpen is aan het toezicht van die overheden of instellingen ;

– ofwel de leden van de directie, van de raad van bestuur of van de raad van toezicht voor meer dan de helft door die overheden of instellingen zijn aangewezen ;

8 juni 2013 3

Voorafgaande opmerkingen

• Noch oprichtingswijze, noch privaatrechtelijke statuut (bv. vzw, nv,...) is van belang (functionele interpretatie)

• Cumulatieve voorwaarden

• Tijdstip waarop voorwaarden moeten ingevuld zijn: datum van beslissing om tot een opdracht over te gaan

– Bv. beslissing van raad van bestuur om de opdracht te starten

– Niet datum waarop overeenkomst gesloten wordt

8 juni 2013 4

Overzicht

1.a) Opgericht met specifiek doel...

b) voorziet in behoeften van algemeen belang...

c) ...andere dan van industriële of commerciële aard

2. Rechtspersoonlijkheid

3. Bijzondere overheidsinvloed

8 juni 2013 5

1. a) Opgericht met specifiek doel

• Sterk aan belang ingeboet

• Niet van belang:

– statuten of reden van oprichting

– al dan niet opgericht door overheid

• Uitgangspunt: activiteiten die daadwerkelijk worden uitgevoerd

– Gewijzigd activiteitenpatroon kan OO-wetgeving van toepassing maken

8 juni 2013 6

1. b) Voorzien in behoefte van algemeen belang

• Uitgangspunt: specifieke opdracht of doelstelling

• Niet van belang:

– aard van de entiteit

– industriële/commerciële activiteiten die worden uitgeoefend

• Aan belang ingeboet:

– Algemeen belang wordt vrij snel erkend

– Vaak wordt besloten dat een welbepaalde behoefte een algemeen karakter heeft van zodra de overheid betrokken is bij een welbepaalde entiteit

8 juni 2013 7

1. b) Voorzien in behoefte van algemeen belang

• In hoofdzaak: behoeften waarin de overheid om redenen van algemeen belang besluit zelf te voorzien of waarin ze een beslissende invloed wil behouden

• Aanknopingspunten uit rechtspraak:

– Activiteit komt onrechtstreeks ruimere gemeenschap van personen ten goede

→ niet enkel rechtstreekse gebruikers, ook onrechtstreekse gevolgen voor de gemeenschap (bv. organisatie van jaarbeurs handel en economie)

– Verplichting voor overheid om activiteit te behartigen als derden het niet doen binnen bepaalde termijn (bv.: lijkbezorging overlijdensaktes)

– Activiteit heeft verband met openbare ordehandhaving

8 juni 2013 8

1. c) andere dan industriële of commerciële aard

• Uitgangspunt: OO-wetgeving niet van toepassing indien doelstelling entiteit (hoewel van algemeen belang) van een zuiver industriële of commerciële aard is

• Overheid wil in deze behoeften voorzien op een andere wijze dan door het aanbieden van goederen/diensten op de markt, er spelen niet-economische belangen

activiteiten louter om inkomsten te vergaren, in concurrentie met private initiatieven

• Moeilijk te beoordelen

8 juni 2013 9

1. c) andere dan industriële of commerciële aard

• Indicaties van ind./comm. aard uit rechtspraak:

– (sterke) concurrentie met marktspelers

– verliezen worden niet gecompenseerd, economisch risico wordt zelf gedragen

– geen overheidsfinanciering

– goederen of diensten worden op de markt aangeboden

• Steeds in concreto nagaan, het zijn slechts indicaties

Bv.: bestaan van sterke concurrentie met private ondernemingen betekent niet automatisch dat er geen sprake is van een algemeen belang dat niet van ind. of comm. aard is

8 juni 2013 10

Infectietheorie

• Eén taak om te voorzien in behoeften van algemeen belang andere dan ind./comm. aard

→ entiteit = aanbestedende overheid

• Zelfs uiterst beperkt deel van taken

• Alle contracten vallen onder OO-wetgeving, ook de contracten i.v.m. ind./comm. activiteiten

• Boekhoudkundige scheiding van geen belang

• Steeds binnen eigen rechtspersoonlijkheid: geen 'infectie' door activiteiten van andere rechtspersonen

8 juni 2013 11

2. Rechtspersoonlijkheid

• Op zich heel duidelijk: entiteit heeft RP of niet

• Echter: ook zonder RP kan een entiteit (‘dienst’) die aan de andere voorwaarden voldoet aanzien worden als een aanbestedende overheid, door verbondenheid met overkoepelende (moeder)organisatie die aan alle voorwaarden voldoet

• Overkoepelende entiteit treedt op als aanbestedende overheid, aangezien zij wel RP heeft

8 juni 2013 12


• Voldoende dat één van de volgende criteria vervuld is:

– Werkzaamheden in hoofdzaak gefinancierd door overheden of publiekrechtelijke instellingen

– Beheer onderworpen aan toezicht van overheden of publiekrechtelijke instellingen

– Aanwijzing meer dan helft van directieleden, raad van bestuur of raad van toezicht door overheden of publiekrechtelijke instellingen

8 juni 2013 13


1) Werkzaamheden gefinancierd

– In hoofdzaak = meer dan de helft

– Alle financieringsbronnen van overheidswege (rechtstreekse subsidiëring maar ook studiebeurzen, kijk- en luistergeld, etc.)…

– …die de activiteiten van de entiteit financieren of ondersteunen zonder dat daar specifieke tegenprestatie tegenover staat

– Dus geen overheidsfinanciering: vergoedingen in kader van een overeenkomst betreffende onderzoekswerk, adviesverlening…

Bv.: overheidsopdracht die men uitvoert voor de Vlaamse overheid

– Ook door entiteiten die onder catch-all-bepaling vallen

8 juni 2013 14


– Berekening:

Verhouding tussen alle commerciële inkomsten en alle inkomsten uit overheidsmiddelen (vanuit verschillende overheden samen)

Op jaarbasis = begrotingsjaar waarin gunningsprocedure start

Bij voorkeur: één jaar voorafgaand aan de datum van de beslissing om tot een opdracht over te gaan als berekeningsbasis

Alternatief: aan begin van begrotingsjaar een raming van inkomsten opmaken

8 juni 2013 15


2) Onderworpen aan toezicht

– Uitgangspunt: effectieve toezicht op de entiteit (functioneel)

ontbreken van specifiek controlemechanisme betekent niet meteen dat er niet aan dit criterium voldaan is

– Loutere controle achteraf onvoldoende

– Toezicht zorgt voor afhankelijkheid, overheid kan besluiten van de entiteit beïnvloeden

– Indicaties: commissaris(sen), controle op jaarrekeningen en lopende beheer, bevoegdheid om entiteit te ontbinden, opvolgen grote lijnen van het beleid kan opgelegd worden

8 juni 2013 16


3) Aanwijzing bestuur

– Overheid heeft daadwerkelijke aanwezigheid in bestuursorganen

– Concrete samenstelling van directie, raad van bestuur of raad van toezicht nagaan

– Weinig interpretatieproblemen in de praktijk

8 juni 2013 17

Gesubsidieerde opdrachten van privé-personen

• Cascade-systeem:

– Voldoet men aan voorwaarden van art. 2, 1°, d) van de Wet Overheidsopdrachten?

→ Ja: AO voor alle opdrachten

→ Neen: elke opdracht apart bekijken

– Gesubsidieerde opdracht: art. 13

→ Voorwaarden voldoen: AO voor deze opdracht

• Enkel plaatsingsregels moeten gerespecteerd worden

8 juni 2013 18


• Drie cumulatieve voorwaarden:

– Drempelbedrag wordt bereikt

– Rechtstreekse subsidie voor meer dan 50% door overheden of publiekrechtelijke instellingen

– Bepaalde werken of diensten

• Strengere regeling mogelijk o.b.v. Wet, MB, besluit van leidend ambtenaar die subsidies toekent,...

8 juni 2013 19


1) Drempelbedrag

– Europese drempelbedragen:

• Werken: 5.000.000 euro (excl. BTW)

• Diensten: 200.000 euro (excl. BTW)

– Telkens geldig voor twee jaar

→ nieuwe bedragen op 1 januari 2014

8 juni 2013 20


2) Subsidie voor meer dan 50%

– Enkel de rechtstreekse subsidie die uitsluitend voor deze opdracht bestemd is

– Indien afkomstig van meerdere overheden: samentellen (ook EU of buitenlands)

– Berekeningsbasis percentage: geraamde bedrag van de opdracht (of het gesubsidieerde deel ervan)

bv.: raming werken 6 miljoen euro, slechts één perceel van 3 miljoen wordt gesubsidieerd tegen 80%

→ 50% niet bereikt (slechts 2,4m gesubsidieerd)

8 juni 2013 21


3) Bepaalde werken of diensten

– Geen leveringen

– Werken:

• Civieltechnische aard

• Ziekenhuizen, scholen, sporthal,...

– Diensten: verbonden met bovenvermelde werken (ontwerp, toezicht op uitvoering,...)

Overheidsopdrachten: de basics

8 juni 2013 23

Algemene principes

• Mededinging

• Forfaitaire grondslag

• Geheimhoudingsplicht

• Europese beginselen: non-discriminatie, gelijke behandeling en transparantie

8 juni 2013 24

Inleidende stappen

• Behoeftebepaling

– Budget? Timing?

– Eventueel marktverkenning

• Omschrijving van de opdracht

• Kwalificatie van de opdracht (W/L/D)

• Raming van de opdracht

Weerslag op niveau van mededinging, keuze van gunningsprocedure

8 juni 2013 25

Gunningsprocedures

• Standaardgunningsprocedures: steeds mogelijk, zonder motivering:

– Aanbesteding (open of beperkt)

– Offerteaanvraag (open of beperkt)

• Uitzonderingsprocedures: enkel in bepaalde gevallen mogelijk:

– Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMB)

– Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OPZB)

– Andere (concurrentiedialoog,…)

8 juni 2013 26

Overzicht volgens waarde van de opdracht

• Tot 8.500 euro aanvaarde factuur

• Tot 85.000 euro OPZB Diensten bijlage II, B van de Wet: 200.000 €

• Tot 600.000 (W) of 200.000 (L/D) euro OPMB L/D = Europese drempel. Geldig voor 2 jaar, nieuwe

drempelbedragen op 1 januari 2014

• Daar boven aanbesteding of offerteaanvraag

8 juni 2013 27

Aanvaarde factuur

• Geraamd én goed te keuren bedrag tot 8.500 euro excl. BTW

• In feite toepassingsgeval van OPZB (OPZB gesloten met aanvaarde factuur), maar kortweg ‘aanvaarde factuur’ genoemd

• Zeer eenvoudige procedure (geen bestek, geen offertes,…)

• Opgelet: verboden om opdracht op te splitsen in kleinere deeltjes, zodat aanvaarde factuur kan gebruikt worden

8 juni 2013 28

Aanvaarde factuur

• Keuze 1, 3 of meer marktspelers moet objectief gebeuren:

geen favoritisme

niet altijd dezelfde

op basis van kwalitatieve selectie (eigenhandig of via informele ronde)

8 juni 2013 29

Aanvaarde factuur

• Hoe?

– Rechtstreeks naar één marktspeler stappen of, indien aangewezen, drie marktspelers

• Condities opvragen

• Catalogus, website bekijken

– Bestelbrief opmaken en versturen (fax/e-mail)

– Factuur aanvaarden en betalen

• Betalingstermijn: factuurvoorwaarden van opdrachtnemer (tenzij betalingstermijn uit KB Uitvoering uitdrukkelijk van toepassing werd verklaard)

8 juni 2013 30

Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (tot 85.000 euro)

• Geraamd én goed te keuren bedrag tot 85.000 euro zonder BTW

• Drempelbedrag is enige voorwaarde, geen verdere motivering noodzakelijk ( andere toepassingsgevallen OPZB)

• Bestek niet verplicht maar aan te raden

8 juni 2013 31


• Hoe?

– Minstens 3 marktspelers worden gelijktijdig uitgenodigd om een offerte in te dienen

– Offertes worden ingediend tegen vooropgestelde datum (e-mail toegestaan), geen wettelijke minimumtermijnen

– Onderzoek naar de ontvankelijkheid (bv. enkel uitgenodigde deelnemers mogen offerte indienen)

– Beoordeling van offertes o.b.v. gunningscriteria

– Voorlopige rangschikking van de offertes

– Mogelijkheid om te onderhandelen

8 juni 2013 32

Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (tot 85.000 euro)– Definitieve rangschikking

– Check RSZ-attest best gerangschikte inschrijver

– Opmaak van gunningsbeslissing en gunningsverslag met motivering

Opm: Puntenverdeling mag slechts reflectie zijn van de woordelijke motivering maak notities bij gezamenlijke beoordeling van offertes, schrijf uit wat je goed en slecht vindt aan de offertes

– Kennisgave van resultaat aan deelnemers

Kunnen achteraf de gunningsbeslissing en het gunningsverslag opvragen

– Sluiting (= totstandkoming van de opdracht) mag meteen bij kennisgave van resultaat

8 juni 2013 33


• Keuze van 3 marktspelers:

– Ofwel eigenhandig o.b.v. beschikbare informatie

– Ofwel na een informele selectieronde

• Geen favoritisme

• Niet steeds dezelfde

• Eventueel kwalitatieve selectiecriteria opnemen

8 juni 2013 34

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels)• Geraamde bedrag niet hoger dan:

– Werken: 600.000 euro zonder BTW

– Leveringen en diensten: Europese drempel (momenteel: 200.000 euro zonder BTW)

• Drempelbedrag is enige voorwaarde, geen verdere motivering noodzakelijk ( andere toepassingsgevallen OPMB)

• Bestek en gunningscriteria verplicht

• Bekendmaking (nationaal)

8 juni 2013 35

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels)• Hoe? twee mogelijkheden:

– Standaard bij OPMB: twee stappen

– Beneden de Europese drempels: één stap (vereenvoudigde OPMB)

• Wat te kiezen?Verloop in twee stappen kan vooral interessant zijn wanneer er veel geïnteresseerden worden verwacht: aantal geselecteerden kan worden beperkt minder offertes om te beoordeling in tweede stap

8 juni 2013 36

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels)1. Verloop in één stap (vereenvoudigde OPMB)

– Opmaak bestek:

• Uitsluitingsgronden (= verwijzing naar de wetgeving)

• Kwalitatieve selectiecriteria

• Gunningscriteria

– Bekendmaking (nationaal) met bestek

– Indieningstermijn: minstens 22 dagen

– Onderzoek naar de ontvankelijkheid (bv. enkel uitgenodigde deelnemers mogen offerte indienen)

– Beoordeling offertes:

• Kwalitatieve selectie

• Gunningscriteria

8 juni 2013 37

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels)

– Voorlopige rangschikking

– Eventueel onderhandelen

– Definitieve rangschikking

– Onderzoek naar uitsluitingsgronden en RSZ-attest van best gerangschikte inschrijver

– Gunningsbeslissing en gunningsverslag opmaken

– Informatie aan inschrijvers (Gunningsbeslissing en gunningsverslag in bijlage)

– Sluiting mag meteen bij kennisgave van resultaat

8 juni 2013 38

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels)2. Verloop in twee stappen

1. Indiening kandidaatstellingen

• Opmaak selectieleidraad met kwalitatieve selectiecriteria

• Bekendmaking, met selectieleidraad

• Indieningstermijn: minstens 15 dagen

• Onderzoek ontvankelijkheid

• Beoordeling a.d.h.v. kwalitatieve selectiecriteria

• Onderzoek uitsluitingsgronden en RSZ-verplichtingen van kandidaten die voor selectie in aanmerking komen

• Selectiebeslissing

• Informatie aan niet-geselecteerden

8 juni 2013 39


2. Indiening offertes

• Opmaak bestek met gunningscriteria

• Geselecteerden worden uitgenodigd om offerte in te dienen + bestek in bijlage

Uitnodiging mag niet verstuurd worden vóór de niet-geselecteerden ingelicht zijn, dus ten vroegste op zelfde ogenblik

• Indieningstermijn offertes: minstens 15 dagen

• Onderzoek ontvankelijkheid (bv. enkel uitgenodigde deelnemers mogen offerte indienen)

• Ingediende offertes worden beoordeeld o.b.v. gunningscriteria

8 juni 2013 40


• Voorlopige rangschikking

• Eventueel onderhandelen

• Definitieve rangschikking

• Onderzoek naar uitsluitingsgronden en RSZ-verplichting van best gerangschikte inschrijver

• Gunningsbeslissing en gunningsverslag, met motivering

• Informatie aan de inschrijvers (gunningsbeslissing en gunningsverslag in bijlage)

• Sluiting (= totstandkoming van de opdracht) mag meteen bij kennisgave van resultaat

8 juni 2013 41

Aanbesteding of offerteaanvraag

• Steeds mogelijk, ongeacht bedrag

• Gelet op soepelere procedures (OPZB/OPMB) minder nuttig beneden bepaalde drempels

• Aanbesteding: enkel prijs als gunningscriterium offerteaanvraag: meerdere gunningscriteria mogelijk

• Tevens keuze tussen verloop in één stap (open) en twee stappen (beperkt)

min of meer hetzelfde als bij OPMB

8 juni 2013 42


• Verschillen met onderhandelingsprocedures:

– Geen onderhandelingen

– Contact met inschrijvers niet toegelaten bij aanbesteding (buiten bepaalde gevallen) of zeer beperkt bij offerteaanvraag

– Openingszitting

Geen al te grote administratieve last, komt er voornamelijk op neer om naast een uiterste indieningsdatum ook een specifiek lokaal aan te duiden

– Onderzoek naar regelmatigheid van de offerte: bv. ontbrekende documenten, voorbehouden kan ‘sneller’ leiden tot onregelmatigheid van de offerte (= niet mee in beoordeling)

– Sluiting: aparte brief

8 juni 2013 43


• Bijkomende verplichtingen boven Europese drempels:

– Europese bekendmaking, naast Belgische bekendmaking

– Weging van de gunningscriteria en subgunningscriteria

– Wachttermijn (W: halve Europese drempel)

– Bekendmaking gunning van gesloten opdracht

8 juni 2013 44


• Minimale indieningstermijnen:

Belgische bekendmaking Belgische + Europese bekendmaking

Open procedure 36 d 52 d

Beperkte procedure – kandidaatstellingen

15 d 37 d

Beperkte procedure – offertes

15 d 40 d

8 juni 2013 45

Raming

• Zo goed mogelijk: impact op graad van mededinging en keuze van de procedure

• Op basis van beschikbare informatie (bv. voorgaande jaren)

• Eventueel (vrijblijvende) marktverkenning

• Alles inbegrepen (bv. herhalingen, verlengingen, percelen…)

• Geheimhouding

• Opgelet met ramingen dicht bij een drempel (bv. 85.000 euro zonder BTW)

8 juni 2013 46

Kwalitatieve selectie

• Heeft betrekking op de inschrijver in zijn geheel, niet op de concrete opdracht

Is deze onderneming bekwaam om de opdracht uit te voeren, heeft zij voldoende middelen, ervaring,…

• Tweeledig:– Financiële en economische draagkracht

• Bv.: minimale jaarlijkse omzet in afgelopen 3 jaar

• Bv.: passende bankverklaring

– Technische bekwaamheid

• Bv.: aantonen van ervaring door middel van referenties

• Bv.: beschrijving van beschikbare personeel (dat de opdracht kan uitvoeren) met CV’s,…

8 juni 2013 47

Kwalitatieve selectie

• Inschrijver kan zich beroepen op draagkracht van andere entiteiten

• Ontbrekende documenten kunnen na de opening nog opgevraagd worden

• Aanwending van de selectiecriteria:

– Open procedures: altijd als minima opleggen (voor zover mogelijk)

elke inschrijver die voldoet wordt meegenomen in de beoordeling

– Beperkte procedures: werken met minima niet verplicht en ook niet steeds nuttig, zeker bij selectiebeperking

8 juni 2013 48

Gunningscriteria

• Beoordeling van het concrete aanbod van de inschrijvers

• Prijs, aanpak, kwaliteit van voorgestelde team (dat de opdracht zal uitvoeren),…

• Als u documenten opvraagt en wil beoordelen, moeten die elementen terug te vinden zijn in de gunningscriteria

• Evaluatie:

– Let op met computerprogramma’s of formules

geschreven motivering in gunningsverslag is allerbelangrijkst

– Werk met een beoordelingsteam, doe de beoordeling niet alleen

8 juni 2013 49

Bekendmaking: e-NotificationOnderdeel van e-procurement: www.publicprocurement.be

• Officiële kanaal in België voor alle bekendmakingen

o Nationaal: vanaf 85.000 euro z. BTW (zolang OPZB wordt gebruikt!)

o Europese bekendmaking: W: 5.000.000 € / L en D: 200.000 € z. BTW

slechts één extra vakje aanvinken

• Aangewezen om bestek en bijlagen mee op te laden

• Bedrijven kunnen alle bekendmaking doorzoeken of automatische zoekopdrachten instellen, om interessante opdrachten terug te vinden

• Interne organisatie: bv. alle bekendmakingen centraliseren bij bepaalde personeelsleden

http://www.publicprocurement.be/

8 juni 2013 50

Digitale offertes: e-Tendering

• Digitaal ontvangen en openen van offertes

• Enkel mogelijk indien aanbestedende overheid dit aanvinkt bij opmaak van de bekendmaking

• Inschrijvers kunnen meteen doorklikken vanuit e-Notification

• Laden offerte op en plaatsen elektronische handtekening (eID, geen gescande handtekening)

• Overheid opent offertes digitaal, PV van opening wordt automatisch gegenereerd door één druk op de knop

• Verplicht binnen de Vlaamse Overheid

8 juni 2013

Uitvoering

• Toepassingsgebied KB Uitvoering:

– > 30.000 euro excl. BTW: geheel van toepassing

– Tussen 8.500 en 30.000 euro: beperkt van toepassing (bv. geen borg)

– Beneden 8.500 euro: niet van toepassing

factuurvoorwaarden van opdrachtnemer gelden

• Vooral bij werken nauwgezet volgen

8 juni 2013 52

Raamovereenkomst• Bundeling van een welbepaalde weerkerende behoeften in één

gunningsprocedure

bv.: reclamebureau

• Plaatsen van bestelling binnen de raamovereenkomst wanneer u de behoefte heeft

• Maximaal 4 jaar

• Zeer praktisch tijdens de looptijd, maar gunning van de raamovereenkomst kan wat denkwerk vergen (raming, gunningscriteria,...)

• Eventueel: entiteit stelt haar raamovereenkomst open voor andere entiteiten

8 juni 2013 53

Wanneer beginnen met toepassing?

• Breng behoeften in kaart

• Begin met de meest dringende zaken

• 'Eeuwigdurende' contracten: niet meteen opzeggen, pas wanneer u er klaar voor bent

• Aflopende contracten: indien vrij complex, of vele opdrachten vallen samen in korte periode: eventueel looptijd verlengen om gunningsprocedure meer te spreiden

geleidelijk aan van start gaan

Toepassing van de regelgeving overheidsopdrachten op VZW’s , verenigingen,…

Documents

Transcript of Toepassing van de regelgeving overheidsopdrachten op VZW’s , verenigingen,…