1

Betere zorg door een betereplanning

Congres VBVK: De operationeel leidinggevende: regisseur en/of acteur?29 november 2012Sarah MiddelbosDéhora Consultancy Group

Agenda

• Deel 1: Goed begonnen is half gewonnen�Het roostervormgevingsproces

• Deel 2: Roostersystematieken

2

Wat zien we vandaag in de zorg?• Noodzaak van verbetering rondom planning in zorgins tellingen:

– Piek- en dalmomenten– Overuren– Vraag naar flexibiliteit– Plannen= tijdsintensief– Plannen binnen budget?– Omgaan met arbeidswetgeving– Ergonomisch roosteren– Vragen rond verlofplanning– Aantrekkelijkheid voor arbeidsmarkt– Retentie van medewerkers– Uniformiteit in planning– …

Beleid - Het Spanningsveld

Organisatiewensen

Medewerkers wensen

Klantwensen

3

Planning - Detailniveaus

Jarenplanning

Capaciteitsplanning

Roosterplanning

Rooster-beheer

Toen

ame

mat

e va

n de

tail

Vraag Aanbod

1

4

3

OrganisatieOrganisatie

Bezettingseisen

Roostersleutel

2 Werkaanbod

ROOSTER5

•Externe/markt criteria

•Interne/bedrijfskundige criteria

•Persoonsgebonden criteria

•Lichamelijke en sociale criteria Reg

elge

ving

Roostervormgevingsproces

Rooster-eenheid

Rooster-eenheid

Roostereenheid

4

• Een roostereenheid is een verzameling mensen die in enig logisch verband met elkaar in een (dienst)rooster voorkomen.

• Binnen een roostereenheid is er sprake van één of meer afhankelijkheden:

– Functionele afhankelijkheid– Tijdafhankelijkheid– Geografische afhankelijkheid– …

Stap 1 - Roostereenheden

Stap 1 - Roostereenheid

Zorgkundige 2

Zorgkundige 1

Zorgkundige 3

Zorgkundige 4

Verpleegkundige 3

Verpleegkundige 2

Logistiek medewerker 1

Logistiek medewerker 2

Verpleegkundige 1

Hoofdverpleegkundige

Afdeling A

Zorgkundige 3

Zorgkundige 4

Zorgkundige 2

Zorgkundige 1

Afdeling A

Verpleegkundige 2

Verpleegkundige 3

Verpleegkundige 1

Hoofdverpleegk.

Afdeling A

Mogelijkheid 1 Mogelijkheid 2

Logistiek medewerker 2

Logistiek medewerker 1

Afdeling A

5

1

4

3

OrganisatieOrganisatie

Bezettingseisen

Roostersleutel

2 Werkaanbod

ROOSTER5

•Externe/markt criteria

•Interne/bedrijfskundige criteria

•Persoonsgebonden criteria

•Lichamelijke en sociale criteria Reg

elge

ving

Roostervormgevingsproces

Rooster-eenheid

Rooster-eenheid

Roostereenheid

Stap 2 - Analyse werkaanbod

Methodieken:• Historisch kwantitatief• Onderzoek• Normering• Benchmarking• Knelpuntanalyse• Historisch subjectief• ….

Methode hangt af van:

• Doelstelling• Middelen• Aard van de

beschikbare gegevens• Draagvlak

6

Werkaanbod en werkdruk

• Werklast = de hoeveelheid tijd die benodigd is (in uren arbeidscapaciteit) om de activiteiten uit te kunnen voeren

• Werkdruk = de mate waarin een uitvoerder van een taak de verhouding tussen de tijd die nodig is om een arbeidsprestatie te leveren en de tijd die daarvoor staat, als belastend ervaart

Typologieën patiëntenzorg

Capaciteitsgerichte zorg

Focus op capaciteitsbenutting

Benutting capaciteitPatiënt is buffer

Maximale benutting middelen is beste

resultaat

Vraag volgt aanbod

Procesgerichte zorg

Focus op zorgprocessen

Procesverloop patiënt Capaciteit is buffer

Optimaal prestatie proces/keten is beste

resultaat

Aanbod volgt vraag

7

Planning - Onvoorspelbaarheden

Karakteristieken

N. VoorspelbaarVoorspelbaar

Tijdgebonden N. Tijdgebonden Tijdgebonden N. Tijdgebonden

1

4

3

OrganisatieOrganisatie

Bezettingseisen

Roostersleutel

2 Werkaanbod

ROOSTER5

•Externe/markt criteria

•Interne/bedrijfskundige criteria

•Persoonsgebonden criteria

•Lichamelijke en sociale criteria Reg

elge

ving

Roostervormgevingsproces

Rooster-eenheid

Rooster-eenheid

Roostereenheid

8

Stap 3 - Bezettingseisen

Kernvraag:

Hoeveel mensen zijn er binnen de vast-gestelde bedrijfskaders op elk aanwijsbaar moment nodig om het noodzakelijke werk te verrichten?

Kernvraag:

Hoeveel mensen zijn er binnen de vast-gestelde bedrijfskaders op elk aanwijsbaar moment nodig om het noodzakelijke werk te verrichten?

Stap 3: Bezettingsschema

9

Praktijkvoorbeeld:ingevuld bezettingsschema WZC

Voorbeeld 2: Bezettingseis tussen 6 en 21 uur in ZK

10

Voorbeeld Heelkunde-afdeling

1

4

3

OrganisatieOrganisatie

Bezettingseisen

Roostersleutel

2 Werkaanbod

ROOSTER5

•Externe/markt criteria

•Interne/bedrijfskundige criteria

•Persoonsgebonden criteria

•Lichamelijke en sociale criteria Reg

elge

ving

Roostervormgevingsproces

Rooster-eenheid

Rooster-eenheid

Roostereenheid

11

• Totale dekking:

• Onderbezetting avonden en weekend!

Praktijkvoorbeeld: tijdgebonden werk t.o.v. reële personeelsinzet

Sturen in het werk

• Sturen in de werkplanning:– Reorganisatie spreiding taken:

– Vb. avondpiek: 16:30 – 19:30:» aantal bewoners later op bed leggen» Opruimen leefruimte � nacht

– Vb. Ochtendpiek (met name 07:00-09:00)» Aantal bewoners vroeger laten opstaan

– Meer afstemming tijdstippen over de units heen:– Vb. middagmaal:

» eerst boven, dan beneden (deel personeel verplaatst zich)

– Efficiëntere organisatie tijdrovende taken: – Vb. Ontbijtbuffet (rol log. Zorg)– Wachten op maaltijdkar, met 5 vuilnis naar kelder brengen, …

• Niet-tijdgebonden activiteiten op andere ogenblikken plannen– Vb. opruimen, medicatie klaarzetten, bestellingen

• Keuzes maken en prioriteiten stellen (rol HVK en evt. VPK !!!)• ‘nee verkopen’

12

Sturen op Personeelsinzet

A AB BC CD DE E

A AB BC CD DE EF FG GH HI IJ JK KL LM M

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Vaststellen diensten

Formatie-bepaling

Beschikbare formatie

Netto roostersleutel vrijdag

5,515,521.0015.30L1

91917.308.30O

dm dw z

3

1

1

4

v z

93,5

2797.0022.00N

992.30^17.30LN

7722.3015.30L2

36915.306.30V

TotaalEindBeginCode

* Incl pauze* Incl pauze ^nacht van vrijdag op zaterdag^nacht van vrijdag op zaterdag

13

Netto Roostersleutel voorbeeld

2

2

2

2

d

2

2

2

2

m

2

2

2

2

d

2

2

2

2

w

2

2

2

-

z

2

2

2

2

v

2

2

2

-

z

416 u

11287.0023.00N

112823.0015.00L

112815.007.00V

80817.009.00O

TotaalEindBeginCode

Bruto roostersleutel: Proces van formatiebepaling

Vaststellen roostereenheid

Analyse werkaanbod

Vaststellen bezettingseisen

Vaststellen roosterdiensten

Formatie-bepaling

Opstellen rooster

Beschikbare formatie

Formatie is toereikend

Formatie is niettoereikend

14

Hoeveel medewerkers heb je nodig?

Hoeveel uren aan werk heb je?

Stap 1:A) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je

minimale roostersleutel

B) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je optimale roostersleutel

15

Hoeveel uren aan werk heb je?

Variant stap 1: Voor afdelingen waarbij het werkaanbod verschillend is per periode:

A) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je roostersleutel tijdens rustige periodes

B) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je roostersleutel tijdens drukke periodes

Berekening hoeveelheid werk op basis van roostersleutel

16

Benodigd aantal medewerkers

Stap 2: Benodigd aantal medewerkers?

=

= Benodigd aantal Netto Fulltime Equivalenten (FTE)

• Benodigd aantal Bruto Fulltime Equivalenten?= Netto FTE * Bruto/Nettofactor (Gemiddeld: 1,24)

Afstemming werkaanbod en personele beschikbaarheid

Stap 3:• Hoe verhoudt je werkaanbod zich ten

opzichte van:– Je huidig aantal FTE?– Je kader?

17

Beschikbaar & Benodigd

WerkWerkWerkWerk PersoneelPersoneelPersoneelPersoneel

AfstemmenAfstemmenAfstemmenAfstemmen

RandvoorwaardenRandvoorwaardenRandvoorwaardenRandvoorwaarden

12,8 FTE

?WerkWerkWerkWerk

13,9 FTE

Beschikbare formatie

Benodigd voor het werk (bezettingseis)

Netto formatie

Bruto formatieBenodigd voor opvang: ziekte, verlof, feestdagen overleg, opleiding, OR etc. Bruto/netto

verhouding

Vaststellen diensten

Formatie-bepaling

Beschikbare formatie

18

Berekenen beschikbare netto formatie (bruto/netto factor)

Bruto inzetBruto uren per jaar (52 x 36) 1.872 uur

Niet inzetbaar 1Cursus …..

Bijzonder verlof …..

OR/vakbond …..

Niet inzetbaar 2Ziekteverzuim …..

Vakantie …..

Netto uren per jaar …..

Bruto/netto verhouding

(1,25 – 1,35)

Vaststellen diensten

Formatie-bepaling

Beschikbare formatie

Bruto versus Netto inzet in een rooster

• Hoe wordt het verschil tussen Bruto- en Netto-inzetvertaald naar een rooster?– Optie 1: Bruto roosteren

• Reservediensten/ Extra diensten inplannen (minimum versus maximum bezetting)

– Optie 2: Netto roosteren

• Afwezigheden worden opgevangen door Mobiele equipe/ interims/ …

– Optie 3: Tussenvariant

19

Bruto versus Netto inzet in een rooster

• Let op: Het is mogelijk dat je voldoende personeel hebt volgens de berekeningen, maar in bepaalde maanden toch niet rondkomt � capaciteitsplanning

• Aantal reservediensten in mijn rooster?– Aantal reservediensten=

(aantal in te vullen dagen – aantal in te plannen rustdagen – aantal in te plannen diensten)

1

4

3

OrganisatieOrganisatie

Bezettingseisen

Roostersleutel

2 Werkaanbod

ROOSTER5

•Externe/markt criteria

•Interne/bedrijfskundige criteria

•Persoonsgebonden criteria

•Lichamelijke en sociale criteria Reg

elge

ving

Roostervormgevingsproces

Rooster-eenheid

Rooster-eenheid

Roostereenheid

20

Randvoorwaarden planning:De kunst van het balanceren

Sociale

Gezondheid Wettelijke

Efficiëntie?

Keuze roostersystematiek

Zoeken naar een beter evenwicht tussen:

Zekerheid/voorspelbaarheid

Flexibiliteit

21

Roostersystematiek: klassiek roosteren

Systematiek

IndividueelCollectief

Cyclisch/ repeterend

Uniek Repeterend Uniek

Roostersystematieken:Collectief Cyclisch rooster

---NNNN12

N-AAAAA11

-OOOOO-10

--NNNNN9

-AAAAA-8

AAA-OOO7

OO---NN6

NNN-AAA5

AA-OOOO4

O---NNN3

NN-AAAA2

A-OOOOO1

ZoZaVrDoWoDiMaWk

Opmerking: indien er meerdere medewerkers tegelijk dezelfde diensten hebben (zelfde roosterregel) � ploegenrooster

22

Roostersystematieken:Individueel unieke rooster

Roostersystematieken:Individueel repeterend rooster

23

Flexibel roosteren

Diensten

Moderne roosterconcepten metactieve invloed medewerkerWerkaanbod

Bezettingseisen

Diensten

Rooster

Resultaat

Rooster

Bieden

Rooster

Inschrijven

Rooster

Hoe werkt flexibel roosteren?

Management bepaalt bezettingseisen

Door het aanpassen van diensten maken medewerkers het rooster kloppend

Medewerkers geven hun wensen door

Alléén als de medewerkers er onderling niet uitkomen maakt de planner het af

24

Contactinformatie:s.middelbos@dehora.be

Contactinformatie:s.middelbos@dehora.be