Proces & Informatiemanagement

Masterclass

Expertisegebied

PROCES MANAGEMENT

INFORMATIE MANAGEMENT

DATA MANAGEMENT

2

ICT-MANAGEMENT

Beschrijving

In de huidige kennis- en netwerkeconomie wordt het verschil gemaakt door goed georganiseerde processen en informatienetwerken. Voor organisaties betekent dit meer aandacht voor de inrichting van de proces-, informatie- en data-organisatie en de nieuwe vraagstukken op deze terreinen

Procesmanagement Is het integraal managen van processen van de organisatie, met als doel de gedefinieerde

performance conform de gestelde kwaliteitseisen te realiseren waarbij in meer of mindere mate gebruik wordt gemaakt van ICT-ondersteuning.

Informatiemanagement Is de organisatie en besturing van de informatievoorziening; zorg dat iedereen over dié

ondersteuning en informatie kan beschikken die nodig is om zijn of haar bijdrage te leveren in het proces.

Datamanagement Behelst alle activiteiten die ervoor zorgen dat de organisatie kan beschikken over data die geschikt

is om te gebruiken voor het beoogde doel.

In samenhang sturen deze vakgebieden op de inrichting en aansturing van de ICT

3

Visie op vakgebied

Onze visie is dat proces-, informatie en datamanagement geïntegreerd moeten worden benaderd:

Als binnen een organisatie processen centraal staan, is de proces-architectuur leidend en volgen de

informatie- en data architectuur Bij een organisatie met een dominant primair proces zijn optimalisaties primair gericht op kwaliteitsverbetering

in de procesgang. De informatievoorziening wordt hier vervolgens op aangepast

Staat data centraal in de organisatie zal de data-architectuur leidend zijn en zijn de proces- en informatie architectuur ondergeschikt Kennisintensieve organisaties die vooral gericht zijn op het organisatiebreed managen van data en veel data

beheren, zullen optimaliseren op dataverzameling, beheer en ontsluiting. Processen en informatiemanagement zijn hieraan ondergeschikt

In een organisatie waarin informatiemanagement centraal staat, zijn proces- en data architectuur volgend Bij organisaties met een hoge automatiseringsgraad en sterke behoefte aan flexibiliteit en innovatie zal de

aandacht vooral gaan naar informatiemanagement en het ontsluiten van de bedrijfslogica en besturing en beheersing. Procesinrichting is hieraan ondergeschikt en datamanagement vooral gericht op informatievoorziening voor besturing en beheersing van de processen

4

Visie op organisaties

5

KLAVERBLAD-MODEL

Processen Management

& Organisatie

Mensen &

Cultuur

Informatie, Data & ICT

Soorten KSF

6

Efficiency

Flexibiliteit

Doorlooptijd

Betrouwbaarheid

Innovativiteit Klantgerichtheid

DUIVELSELASTIEK

Procesoptimalisatie

7

CONTINU VERBETEREN

OPTIMALISATIE VAN DE ORGANISATIE

HERONTWERP ORGANISATIE

Scope van de verandering

Diepgang van de verandering

Continue Verbeteren vs Procesoptimalisatie vs BPR

8

Pro

ce

so

pti

ma

lisa

tie

• KENMERKEN

• Optimaliseren van het bestaande processen

• Meerdere afdelingen, processen, ketenprocessen

• Procesoptimalisatie / Lean Six Sigma Theory of Constraints

• DMAIC (Lean Six Sigma)

He

ron

twe

rp

• KENMERKEN

• Radicaal herontwerp van het proces

• Focus op proces, organisatiestijl, management en cultuur

• Organisatiebrede verandering

• Business Process Reengineering / Business Process Redesign

• Michael Hammer (MIT): Reengineering Work: don’t automate, obliterate…

Afhankelijk van de situatie en organisatie kies je voor continu verbeteren, procesoptimalisatie of herontwerp

• KENMERKEN

• Monitoring van procesprestaties en o.b.v. procesprestaties bijsturen.

• Kleine stappen, focus op verspillers

• Veelal op afdelingsniveau/procesniveau

• Plan-Do-Check-Act, Kaizen (Lean)

Co

nti

nu

Ve

rbe

tere

n

Structuur

De activiteiten binnen de organisatie moeten geordend worden willen ze een optimale bijdrage leveren aan de realisatie van de missie, strategie, doelen en doelstellingen

Vertaling van proces naar gewenste organisatiestructuur (functioneel, product/proces geörienteerd etc.)

9

Doorvertaling KSF en productnormen naar KPI’s voor beheersing

PROCESINRICHTING KSF per product

Structuur, taken &

vaardigheden

Structuur, taken &

vaardigheden

Structuur, taken &

vaardigheden

INFORMATIEVOORZIENING

Plateau planning (concept)

STATUS PLATEAU 1

Product & Proces Besturing & Governance Medewerkers & Cultuur ICT

STATUS PLATEAU 2

Product & Proces Besturing & Governance Medewerkers & Cultuur ICT

STATUS PLATEAU 3

Product & Proces Besturing & Governance Medewerkers & Cultuur ICT

01-06-2017

31-12-2017

01-06-2018

Het aantal plateaus en de streefdata worden bepaald op basis van de groeidoelstellingen van een organisatie

© copyright by Bisnez Management

Informatiemanager en negenvlaksmodel

Bepalen bedrijfs- strategie

Inrichten en besturen processen

Uitvoeren en beheren

processen

Beheren en gebruiken informatie-

voorzieningen

Ontwerpen en plannen

informatie- voorziening

Bepalen strategie

informatie-

voorziening

Bepalen strategie ICT-

services

Ontwerpen en plannen ICT-

services

Beheren en exploiteren ICT-

services

Uitvoering

(verrichten)

Structuur

(inrichten)

Strategie

(richten)

Business

(vraag)

Technologie

(aanbod)

Informatie en communicatie

(vraag vs aanbod)

© copyright by Bisnez Management

Ondersteunende processen

Bepalen bedrijfs- strategie

Inrichten en besturen processen

Uitvoeren en beheren

processen

Beheren en gebruiken informatie

voorzieningen

Ontwerpen en plannen

informatie voorziening

Bepalen strategie

informatievoorziening

Bepalen strategie ICT-

services

Ontwerpen en plannen ICT

services

Beheren en Exploiteren ICT

services

Uitvoering

(verrichten)

Structuur

(inrichten)

Strategie

(richten)

Business

(vraag)

Technologie

(aanbod)

Informatie en communicatie

(vraag vs aanbod)

BISL Business

Information Service Management

Library

ASL Application service

library

ITIL

Information Technology

Infrastructure Library,

Architectuur speelt een centrale rol in de vertaling van visie en strategie naar organisatie-inrichting

13

Projecten

Informatiestrategie

Visie

Organisatie-architectuur

Proces-architectuur

Technische architectuur

Informatie architectuur

Product-architectuur

Applicatie architectuur

Informatie beveiligings-architectuur

Factoren die de plaatsing van Business Logic Management in de organisatie bepalen (1)

De opbouw van de organisatie:

Procesgerichte structuur

Functionele structuur

De aard en inhoud van het bedrijfsproces:

Goederenstroomorganisaties: heeft informatiemanagement een administratieve achtergrond en procesmanagement is vanzelfsprekend aanwezig

Gegevensverwerkende organisaties: heeft informatiemanagement gekoppeld aan systeem, tekort aan procesdeskundigheid waardoor procesmanagement gefragmenteerd en incident gestuurd

Kennisintensieve organisaties: informatiemanagement en procesmanagement is een verlengstuk van het kennismanagement

14

Factoren die de plaatsing van Business Logic Management in de organisatie bepalen (2)

Mate van digitalisering in de organisatie:

Bij verregaande digitalisering is sprake van machine-machine-interactie en hebben informatie- en procesmanagement een hoog ICT-gehalte

Bij lage digitalisering hebben informatieverwerking en de bedrijfsprocessen het karakter van mens-mensinteractie. Weinig raakvlakken met ICT en minder formeel geregeld

De volwassenheid van IM en procesmanagement

In Groeifase 1 en 2 is de invloed van IM en BPM op het functioneren van business en organisatie zodanig beperkt dat er geen of nauwelijks aandacht zal zijn voor de inrichting en organisatorische plaatsing van deze managementgebieden

Vanaf groeifase 3 (alignment en centralisatie); groeit het besef dat het succes van de organisatie meer en meer wordt bepaald door het functioneren van het verenigde managementgebied van IM en procesmanagement (BLM)

15

Vier varianten voor de positie van IM en procesmanagement in organisaties

1. Geïntegreerd in het lijnmanagement en verankering bij de Chief Executive Officer (CEO)

2. Ingericht in combinatie met de ICT en verankering bij de Chief Information Officer (CIO)

3. Ingericht via procesdomeinen en een competence center BLM en met verankering bij de Chief Operations Officer (COO)

4. Ingericht via proces- annex informatiedomeinen en domeinmanagers, de lijnmanagers die tevens verantwoordelijk zijn voor een bepaald proces- en informatiedomein, en met verankering bij de Chief Process Officer (CPO)

16

Variant 1: BLM geïntegreerd in de lijn en verankering bij de CEO

ICT

CEO CFO

= BLM Verankering in de top Ingebed in de lijn

Variant 2: BLM in combinatie met de ICT verankering bij de CIO

CEO CIO

Digitale informatie- en processenfabriek

IM BPM

Verweven met de ICT Verankering bij de CIO

= BLM

ICT geïntegreerd

Variant 3: BLM via de proces- en/of informatiedomeinen en een BLM center verankering bij de COO

Control HRM Marketing Risk

CEO CFO COO CIO

ICT

Variant 4: BLM via de proces- en/of informatiedomeinen en een BLM center verankering bij de COO

Control HRM Marketing Risk

CEO CFO CPO

BPM IM

ICT geïntegreerd