Post on 02-Jul-2015
Digitaal werkenCollaboration versus Compliancy(archief)
21 juni 2013
Even voorstellen
Remi Scholten
• Manager KennisCentrum Onderwijs
• Circle Software (ECM Onderwijs/Overheid)
Stefan Osinski
• Technische Universiteit Eindhoven
• Informatie Expertise Centrum
• Hoofd Archieven & Media
/ Remi Scholten & Stefan Osinski PAGE 124-6-2013
Agenda
• Aanleiding/probleemstelling
• HORA
• Visie TU/e
• Oplossingen
• Onderzoek
• Bedrijfsprocessen / AO
• Onderwijs
• Conclusie
• Vragen
PAGE 224-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
PEST analyse
PAGE 324-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Wat willen (jonge) mensen…
PAGE 424-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Professionele vrijheidHet nieuwe werken
PAGE 524-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Bring your own device!
PAGE 624-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Wat wil uw organisatie?
PAGE 724-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Betere dienstverlening Efficiëntere dienstverlening
Wat wil uw organisatie?
PAGE 824-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Governance & Compliance
• Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB)
• Archiefwet 1995
• Archiefregeling 2009
• Accountantscontrole (bekostiging)
• Onderwijsinspectie
• Wet onderwijstoezicht, leerplicht
• Wet openbaarheid bestuur
• Selectielijst archivering HBO Raad
• Declaraties bestuur• F&C accoutantcontrole• Taxonomy Kennisnet
• …. etc
HORA Bedrijfsfunctiemodel
PAGE 924-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Valorisatie
Onderwijsondersteuning Onderzoeksondersteuning
OnderzoekOnderwijs
Onderwijs
ontwikkeling
Onderwijs
planning
Onderwijs
uitvoering
Roostering
Deelnemer
wervingInschrijving
Onderzoeks
administratie
Onderzoeks
ontwikkeling
Onderzoeks
opzet
Onderzoeks
publicatieToetsing
Deelnemer
counselingDiplomering
Kennis
uitnutting
Onderzoeks
uitvoering
Onderzoeks
assistentie
Deelnemer
begeleiding
Algemeneondersteuning
Wetenschappelijke informatie
voorziening
BedrijfsvoeringHuman Resource
Management
Financieel
management
Facilitair
managementDocumentaire IV
Communicatie
management
Inkoop
management
Contact
management
Juridisch
management
Informatie
en Technologiemgt.
SturingBeleid en
planvorming
Verander
management
Verbeter
managementVerantwoording
Strategie en
governance
Sturing
Onderzoeksondersteuning
Onderzoek
Onderwijsondersteuning
Onderwijs
Bedrijfsvoering
vordering
verplichtingjournaalpost
kostenplaats
activum
inkomende betaling
uitgaande betaling
dienstbetrekking
contact
campagne
competentie(medewerker)
beoordeling
formatieplaats gebouw
ruimte
voorwerp apparaat
applicatie
systeemsoftware
configuratieitem
melding
organisatie
individu
werkactiviteit
leverancier
inkoopcontractwerkorder
medewerker
doelstelling indicatoronderwijsinstelling
organisatieonderdeel
beleidsuitgangspunt architectuur resultaat
bewijsstuk
toetsmateriaal
leermateriaal
rooster
stageplaats
stage
onderwijseenheid
onderwijseenheiddeelname
examen programma
toetsresultaat
onderwijsovereenkomst
groep
competentie(deelnemer)
deelnemer
waardedocument
stagebedrijf
onderwijsproduct
opleiding
leeractiviteit toetsactiviteit
opdrachtgever werkpublicatie(gepubliceerd)
subsidieprogramma
onderz.geg.(gepubliceerd)
subsidieovereenkomst
samenwerkingsverband
expressie
manifestatie
item
leermateriaal(gepubliceerd) uitleen
publicatie
onderzoeksgegevens
toetsmateriaal(gepubliceerd)
bedrijfseis
plan
onderzoeksobject
onderzoek
begroting
5 jaar of langer bewaren
archiefindicatie
Selectielijst archivering Hoger Onderwijs
Probleemstelling TU/e
• Dynamische omgeving
• Eigenwijze professionals en jonge studenten
• Waarborging verantwoording middels archief
• Naadloze integratie van de dynamische werkomgeving met “archief” E-depot omgeving
PAGE 1124-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Visie TU/e
PAGE 1224-6-2013
Digitale universiteit“de TU/e zet de komende jaren stappen in
de richting van het concept digitale universiteit”
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Visie Informatie Expertise Centrum
PAGE 1324-6-2013
• Contentmanager TU/e• Informatie vastleggen, bewaren en beschikbaar stellen
• Kerntaken:• Digitaal (samen-)werken• E-depot
• Digitaal archief• Repository• Academisch Erfgoed
• Digitale Bibliotheek• Fysieke Bibliotheek
• Beleidskeuze• Creëer geen informatie maar gebruik deze!
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Visie op content…
PAGE 1424-6-2013
Bieden vanMAXIMALE VRIJHEIDi.c.m.PROVEN TECHNOLOGY
Het streven:
1. Dynamiek met Sharepoint2. Self archiving m.b.v. Verseon e.a.
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
De oplossing…..
PAGE 1524-6-2013
Bedrijfsbus / Bizztalk
Corp
ora
te s
yste
ms
Mid
denla
ag
Applicatiela
ag
OracleFinancials
OWISOracle HRM
VUBIS METISRMA
e-Depot
Meta
data
model TU
/e
Searc
h A
ppliance
GUIOASE
GUISelf
Archiving
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Sharepoint
Oplossing: GUI Self Archiving
PAGE 1624-6-2013
SharePoint webparts voor maximale vrijheid
De user interface voor medewerker en student
Archieffunctionaliteit binnen DM omgeving:
• Zelf vastleggen
• Zelf archiveren
• Publiceren naar Sharepoint
En dat voor Onderwijs, onderzoek & Administratieve Organisatie
/ Remi WScholten & Stefan Osinski
Projectenportal
PAGE 1724-6-2013
Een combi van Onderzoek & Financiën
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Digitaal projectendossier; aanvraag
PAGE 1824-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Projectenportal; mijn aanvragen
PAGE 1924-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Projectenportal; mijn projecten
PAGE 2024-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Projectenportal; Projectinfo
PAGE 2124-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Real time informatie uit Oracle Financials
Projectenportal; contentinfo
PAGE 2224-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Er zijn 8 document libraries die overeenkomen met de 8 “tabbladen”in het projectdossier. Bij afsluiten van het project worden dedocumenten opgenomen in het RMA-projectdossier.
Document Lifecycle; documentcreatie
SharePoint webparts i.c.m. huisstijl & Verseon metadata
PAGE 2324-6-2013
METADATA document naar RMA
TU/e huisstijlintegratie?
RMA kenmerk uit Verseon
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Sharepoint functionaliteit i.c.m. Verseon
SharePoint webpart; registreren
/ Remi Scholten & Stefan Osinski PAGE 2424-6-2013
Document registreren in RMA
RMA kenmerk zowel in
documentbibliotheek als in document
Klaar? Archiveren
SharePoint webpart; Archiveren
PAGE 2524-6-2013
Document archiveren in RMA
Verdwijnt uit Documentbibliotheek
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Opslaan in Verseon, presenteren in SP
SharePoint webpart; Publiceren archiefbescheiden
PAGE 2624-6-2013
Link naar RMA document
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Onderwijs: OWinfo
PAGE 2724-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Onderwijs: Gui OASE
PAGE 2824-6-2013
OASE – Digitale Leer- & werkomgeving
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Onderwijs: Gui OASE
PAGE 2924-6-2013
OASE; mijn profiel
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Onderwijs: Gui OASE
PAGE 3024-6-2013
OASE i.c.m. Outlook
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Onderwijs: Gui OASE
PAGE 3124-6-2013
OASE i.c.m. digitaal studentendossier
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Conclusie…..
PAGE 3224-6-2013
Bedrijfsbus / Bizztalk
Corp
ora
te s
yste
ms
Mid
denla
ag
Applicatiela
ag
Outlook OWISOracle HRM
VUBIS METISRMA
e-Depot
Meta
data
model TU
/e
Searc
h A
ppliance
GUIOASE
GUISelf
Archiving
DIG
IT
AA
L W
ER
KEN
SharePoint ideaal als dynamische
samenwerkingsomgeving
Governance, compliance geregeld met bewezen,
gecertificeerde Verseon RMA/e-depot.
(via BT ook geïntegreerd met HRM, SIS etc)
Vrijheid
on premise
& cloud
eindgebruikers flexibiliteit organisatie verantwoording.
Het beste van twee werelden !
/ Mike Meens & Stefan Osinski
PAGE 3324-6-2013
HORA Bedrijfsfunctiemodel
PAGE 3424-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Valorisatie
Onderwijsondersteuning Onderzoeksondersteuning
OnderzoekOnderwijs
Onderwijs
ontwikkeling
Onderwijs
planning
Onderwijs
uitvoering
Roostering
Deelnemer
wervingInschrijving
Onderzoeks
administratie
Onderzoeks
ontwikkeling
Onderzoeks
opzet
Onderzoeks
publicatieToetsing
Deelnemer
counselingDiplomering
Kennis
uitnutting
Onderzoeks
uitvoering
Onderzoeks
assistentie
Deelnemer
begeleiding
Algemeneondersteuning
Wetenschappelijke informatie
voorziening
BedrijfsvoeringHuman Resource
Management
Financieel
management
Facilitair
managementDocumentaire IV
Communicatie
management
Inkoop
management
Contact
management
Juridisch
management
Informatie
en Technologiemgt.
SturingBeleid en
planvorming
Verander
management
Verbeter
managementVerantwoording
Strategie en
governance
Zelfde technologie om:
• Powerpoint document archiveren
• Stageverslagen te archiveren
• Etc.
HORA Bedrijfsfunctiemodel
PAGE 3524-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Valorisatie
Onderwijsondersteuning Onderzoeksondersteuning
OnderzoekOnderwijs
Onderwijs
ontwikkeling
Onderwijs
planning
Onderwijs
uitvoering
Roostering
Deelnemer
wervingInschrijving
Onderzoeks
administratie
Onderzoeks
ontwikkeling
Onderzoeks
opzet
Onderzoeks
publicatieToetsing
Deelnemer
counselingDiplomering
Kennis
uitnutting
Onderzoeks
uitvoering
Onderzoeks
assistentie
Deelnemer
begeleiding
Algemeneondersteuning
Wetenschappelijke informatie
voorziening
BedrijfsvoeringHuman Resource
Management
Financieel
management
Facilitair
managementDocumentaire IV
Communicatie
management
Inkoop
management
Contact
management
Juridisch
management
Informatie
en Technologiemgt.
SturingBeleid en
planvorming
Verander
management
Verbeter
managementVerantwoording
Strategie en
governanceOnderwijsonsteuning, intake
Onderwijsondersteuning, intakeBakjes per doelgroep:
1. Nieuw door AO te verwerken aanmeldingen
2. Bij SCC voor planning intake
3. Geplande intakes (staat ook in outlook)
4. Afgeronde intakes
Dossier en documenten in te zien via
outlook of rechtstreek in SharePointIntaker kan documenten uploaden en mbv sjablonen
documenten met vast format aan dossier toevoegen.
Op termijn kan aspirant zelf items toevoegen en status inzien.
Centraal opgeslagen document inzichtelijk via meerdere bronnen.
Doorzetten SIS (Alluris, SAP, Peoplesoft, ..). Maar ook OnStage …
Eenmalig centraal beheerd.
HORA Bedrijfsfunctiemodel
PAGE 3824-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Valorisatie
Onderwijsondersteuning Onderzoeksondersteuning
OnderzoekOnderwijs
Onderwijs
ontwikkeling
Onderwijs
planning
Onderwijs
uitvoering
Roostering
Deelnemer
wervingInschrijving
Onderzoeks
administratie
Onderzoeks
ontwikkeling
Onderzoeks
opzet
Onderzoeks
publicatieToetsing
Deelnemer
counselingDiplomering
Kennis
uitnutting
Onderzoeks
uitvoering
Onderzoeks
assistentie
Deelnemer
begeleiding
Algemeneondersteuning
Wetenschappelijke informatie
voorziening
BedrijfsvoeringHuman Resource
Management
Financieel
management
Facilitair
managementDocumentaire IV
Communicatie
management
Inkoop
management
Contact
management
Juridisch
management
Informatie
en Technologiemgt.
SturingBeleid en
planvorming
Verander
management
Verbeter
managementVerantwoording
Strategie en
governance
Ondersteuning vergadering
Besluitvorming proces
HORA Bedrijfsfunctiemodel
PAGE 3924-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Valorisatie
Onderwijsondersteuning Onderzoeksondersteuning
OnderzoekOnderwijs
Onderwijs
ontwikkeling
Onderwijs
planning
Onderwijs
uitvoering
Roostering
Deelnemer
wervingInschrijving
Onderzoeks
administratie
Onderzoeks
ontwikkeling
Onderzoeks
opzet
Onderzoeks
publicatieToetsing
Deelnemer
counselingDiplomering
Kennis
uitnutting
Onderzoeks
uitvoering
Onderzoeks
assistentie
Deelnemer
begeleiding
Algemeneondersteuning
Wetenschappelijke informatie
voorziening
BedrijfsvoeringHuman Resource
Management
Financieel
management
Facilitair
managementDocumentaire IV
Communicatie
management
Inkoop
management
Contact
management
Juridisch
management
Informatie
en Technologiemgt.
SturingBeleid en
planvorming
Verander
management
Verbeter
managementVerantwoording
Strategie en
governance
Zaakgericht werken binnen
bedrijfsondersteuning
Verseon zoeken van informatie in de
kennisbank
Overzicht informatie kennisbank
Gebruik applicaties waar ze goed zijn.
• SharePoint ideaal als dynamische samenwerkingsomgeving
• Governance, Compliance dienstverlening is geregeld met bewezen, gecertificeerde Verseon RMA/e-depot. (ook geïntegreerd met HRM, SIS etc).
• Combinatie biedt eindgebruikers flexibiliteit en organisaties oplossing voor verantwoording.
• Organisatie kan bepalen wat on premises en welk onderdeel in de cloud.
eindgebruikers flexibiliteit organisatie verantwoording.
Het beste van twee werelden !
/ Remi Scholten & Stefan Osinski
Conclusie Collaboration vs Compliancy
PAGE 4224-6-2013
Dank voor jullie aandacht!
Vragen?
Remi Scholten scholten@circlesoftware.nl
Stefan Osinski S.C.Osinski@tue.nl
/ Remi Scholten & Stefan Osinski