Post on 21-Jun-2015
description
1
Smart Case Management
Lagere kosten en hogere kwaliteit in secundaire processen in het onderwijs
Onderwijs seminar 25-09-2012
WELKOM
3
Smart Case Management
Dilemma
Kan dit?
Realiteit
Fors ingrijpen om hethuishoudboekje
op orde te brengen
Maar
Dit mag niet ten kostegaan van de kwaliteit
van het onderwijs
4
Smart Case Management
Ja, dat kan door
optimalisatie van werkprocessen
Realiteit
Fors ingrijpen om hethuishoudboekje
op orde te brengen
Maar
Dit mag niet ten kostegaan van de kwaliteit
van het onderwijs
5
Smart Case Management
Onderzoeksresultaten
23% van de tijd wordt besteed aan het zoeken, achterhalen en sorteren van documenten.
20% van de documenten is niet beschikbaar op het moment dat ze nodig zijn.
15% van alle kantooroppervlakte wordt ingenomen door archiefkasten.
35% van het personeel print belangrijke e-mailberichten en archiveert deze vervolgens in een papieren dossiers
53% van de organisaties hebben problemen met hun e-mailbox opslagcapaciteit.
71% van de mensen bewaart belangrijke e-mails in hun lokale Outlook™ folders.
63% van de mensen heeft er weinig of geen vertrouwen in dat belangrijke e-mails compleet bewaard worden en vervolgens weer makkelijk terug te vinden zijn.
6
Smart Case Management
Optimalisatie van werkprocessenHoe groot zijn dan de besparingen?
Klantcase Analoog DigitaalMet Serenga
Tijdswinst
Inwinnen van informatie en terugvinden daarvan per proces 165 min. 15 min. 91%
Het ter beschikking stellen van stukken per vraag 50 min. 4 min. 92%
Postrondes en registratie per dag 260 min. 105 min. 60%
7
Smart Case Management
Voorbeelden van werkprocessenOnderwijs specifiek
• Studentendossiers• Stagedossiers• Studentaanmeldingen• Numerus Fixus• Bekostiging• Accreditatie
Algemeen
• Digitale postdistributie• Vergaderdossiers• Klachtafhandeling• Projecten• Aanbestedingen
Secretariaat• Aanvraag opleiding• Bezoeken seminar• Ter kennisgeving• Opzegging abonnement
Personeel & Organisatie• Personeeldossiers• Werving en selectie• Aanvraag einde loopbaan• Aanvraag overig verlof• Aanvraag loopbaan wensen• Aanvraag werkgeversverklaring• Aanvraag ouderschapsverlof• Aanvraag zwangerschapsverlof • Uitkeringsaanvraag• Herstelmelding medewerker• Adreswijziging
Juridisch• Aanvraag juridisch advies• (Afwijkende) servicevoorwaarden
Finance & Control• Subsidieaanvragen• Belastingoverzicht• Factuuraccordering• Declaraties
Facility Management
• Aanvraag mobiele telefoon• Aanvraag vergunning• Verhuizing domeinnaam • Schademelding• Diefstalmelding• Huur en medegebruik• Gebruikersvergunning• Offerte huisvesting• Inkoop/aanbestedingen• Interne verhuizingen• Fietsplan
8
Smart Case Management
Enkele praktijkvoorbeelden3 locaties, 2.600 leerlingen• In- en uitgaande post• Factuurverwerking• Personeelsdossiers
• Uitbreiding naar• Studentendossier• Deel van het slapend archief• Substitutie
14 locaties, 42.000 leerlingen• Stagedossiers• Uitbreiding naar studentendossiers
School of Business and Economics• Decentrale selectie• Numerus Fixus
56 basisscholen, 65 locaties, 13.000 leerlingen• Zie volgende slide
9
Smart Case Management
Personeel & OrganisatieBapo aanvraagFietsplanAttentieregelingFormatieVervangersbankAanvraag einde loopbaanAanvraag overig verlofAanvraag loopbaan wensenSubsidieaanvraagHerstelmelding medewerkerTer kenningevingLio aanmeldingAanvraag werkgeversverklaringAdreswijzigingUitkeringsaanvraagOuderschaps- / Zwangerschapsverlof aanvraagWerving en selectie
Facility ManagementAanvraag mobiele telefoonVerhuizing domeinnaam (I&A)Aanvraag vergunningAanvraag opleiding/bezoeken seminairSchademeldingDiefstalmeldingHuur en medegebruikGebruikersvergunningAdreswijziging
Aanvraag juridisch adviesOfferte huisvestingInkoop/aanbestedingenTer kenningevingVerhuizingen
College van BestuurUitnodigingenTer kennisgevingGemeenten
Finance & ControlDeclaratieformulier dienstreizenAanvraag opleiding/bezoeken seminairSubsidieaanvraagAanvraag bekostigingBelastingoverzichtTer kennisgevingFacturen
OnderwijsPGNPOAanvraag opleiding/bezoeken seminairTer kennisgeving
Raad van ToezichtAanvraag opleiding/bezoeken seminairTer kennisgeving
BestuursbureauZonder begeleidend schrijven
RegiodirecteurenInspectie van het OnderwijsAanvraag opleiding/bezoeken seminairTer kennisgeving
SecretariaatAanvraag opleiding/bezoeken seminairTer kennisgevingOpzegging abonnement
O&OLeerlingenzorgTer kennisgeving
11
Smart Case Management
Serenga: 5 elementen; 2 kernwaarden
Informatie
Proces
Samen-werkenAnalyse
Integraties
Ease of use
Fastup and running
12
Smart Case Management
Element 1
Intranet
enz. …
Persoonlijkedirectories
Papierenafdelings-archieven
Papierenpersoonlijke
archieven
SharePoint
Outlook
Shareddirectories
DMSCRM
…
Financieelsysteem
Dropbox
USB-sticks
Informatie
13
Smart Case Management
Element 2
Ondersteunt maar dwingt niet SmartFlow® geeft advies in de afhandeling op basis van historie
Voorgedefinieerde activiteiten Ad-hoc activiteiten
Doorlooptijdbewaking met rappels Behandelstatussen
Management rapportages en dashboard overzichten
Bewaar- en vernietigingstermijnen
Proces
14
Smart Case Management
Element 3
Web based Plaats- en tijdonafhankelijk Iedereen weet waar de ander mee bezig is Iedereen heeft dezelfde actuele informatie, mits daartoe gerechtigd Iedereen heeft alleen User management Ad-Hoc users (Email) meldingen en herinneringen
Samen-werken
15
Smart Case Management
Element 4
Alle data wordt gelogged• Proces/werkdruk analyse• Kritieke pad analyses
Reversed engineering processen Krachtige tool om zwakke plekken in organisatie te ontdekken
Analyse
16
Smart Case Management
Element 5
Open standaarden• Ldap• Webdav• Webservices• API
Zeer sterke export en import modules
Koppelingen gerealiseerd naar• ERP systemen als SAP, Exact, Metacom etc.• CRM systemen als SalesForce• Microsoft office, outlook, EPM etc.• Bouw informatie systemen als Piramide, Metacom, BIS, • Scanoplossingen: IRIS, S2P, Kofax etc….• Segment specifieke oplossingen; Streamsoft (LIS), onderwijs etc.• Etc.
Integraties
19
Smart Case Management
Customer case
Demonstratie
School of Business and EconomicsBachelor and Master admissions