SAMEN AANBESTEDENLB365: van concept naar de praktijk.

WAT IS LB365?

• Consortium van lokale besturen opgericht onder toeziend oog van V-ICT-OR

• Samen aanbesteden om generieke componenten te ontwikkelen

• Herbruiken en delen van informatie en componenten

• Koppeling met authentieke bronnen (RR, KBO, CRAB, ...)

• Verschillende modules/workflows integreren in één zaaksysteem

• Kostprijs van ontwikkelingen delen door het aantal deelnemende besturen

DRIJFVEER VAN DE BESTUREN

• Gedeelde visie en dezelfde noden

• Zelf vaak te klein, te weinig kennis, expertise en resources in huis

• Samenwerken loont: schaalvergroting, bundeling van krachten

• Maximaal leveranciersonafhankelijk en zelf aan het stuur

• 1 investering, meerdere keren gebruiken

SAMEN AANBESTEDEN (LB365)Van concept naar technologie

• 13 18 lokale besturen

• Samen functioneel analyseren

• Samen aanbesteden

• Opzet met terugverdienmodel

• Samenwerken, handleidingen schrijven…

DEELNEMENDE BESTUREN

BETROKKENHEID V-ICT-OR

• Aanbesteding Aalter & V-ICT-OR projectleiding

• Vormgeving V-ICT-OR consortium• Opzet concept en uitschrijven aanbestedingen• Administratieve verwerking• Leiding werkgroepen (flows)• Leiding Kernteam• Ondersteuning Stuurgroep lokale besturen• Relatie Vlaamse overheid• Relatie en sturing leveranciers

HET BASISCONCEPT “VLAVIRGEM”Van concept …

Digitale Services

Processen, Microservices, Applicatiefuncties

Data, Standaarden & Architectuur

Infrastructuur

Connectiviteit

Organisatie Management

HET BASISCONCEPT “VLAVIRGEM”Van concept naar technologie

Digitale Services

Processen, Microservices, Applicatiefuncties

Data, Standaarden & Architectuur

Infrastructuur

Connectiviteit

Organisatie Management

O365

Dynamics

Azure

Power BI

BETROKKENHEID LEVERANCIERS

• Tobania staat in voor de gemeenschappelijke servicebus “Tobibus”• Doorgeefluik voor allerhande data• Éénzelfde opzet voor alle besturen• Afgeschermd waar nodig via certificaten …• Tal van API’s: MAGDA, Sharepoint, andere toepassingen …

• C-Clear ontwikkelt op Dynamics 365• Proces manager• Verschillende flows / modules / toepassingen• Volledig zaaksysteem

• Derden voor koppelingen met hun toepassing en ondersteuning …• Digitaal tekenen, boekhouding, geo, afspraken, licenties …

HET BASISCONCEPT “VLAVIRGEM”Van concept naar technologie

= TOBIBUS

HOE GAAT HET IN ZIJN WERK?

• Met generieke componenten verschillende oplossingen gebouwd

• Open data, om lock-in te vermijden• Sterke bouwstenen om mee aan

de slag te gaan

Voorbeeldje?

Aanvraagformulieren worden nu één component,die voor alle diensten werkt en die overal hetzelfde is.

FILMPJEhttps://youtu.be/WTkTa3KAtAg

Burgerprofiel

ARCHITECTUUR

servicebus

CENTRAAL BEHEER VAN …

• Klanten • Burgers, ondernemingen, verenigingen …• Op basis van authentieke gegevens

• Processen • Generieke processen en eigen flows• Modulair opgezet en eenvoudig gebouwd

• Dossiers• Gedigitaliseerde processen leiden tot dossiers• Centrale opvolging, over silo’s heen

BEDRIJFSARCHITECTUUR - TRANSACTIEPROCES

BEDRIJFSARCHITECTUUR - TRANSACTIEPROCES

BURGERPROFIELDAV

PROCESMANAGERVia de procesmanager werden de bedrijfsprocessen (de flows) gecreëerd en kunnen deze verschillende stappen bekeken worden. Door op een stap te klikken zie je de voorwaardelijkheden of acties die hiermee gepaard gaan (al dan niet automatisch).

In de verschillende werkgroepen werden generieke bedrijfsprocessen opgezet voor klachten, contracten, subsidies…

Hier kan indien gewenst een kopie van gemaakt worden om bepaalde zaken lokaal anders te regelen.

Procesbeheerders kunnen daarnaast via CRM zelf eigen bedrijfsprocessen aanmaken via de Proces manager.

Klacht

- Registratie- Ontvankelijkheid- Motivatie- Conclusie- Antwoord

Al deze opnames zijn te bekijken op ons Youtube kanaal:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLTuVLA9MjhWv3xvm7nY1jv5fEIbM6cfj_

IN SAMENWERKING MET BOVENLOKALE OVERHEDEN

Integratie van verschillende Vlaamse en federale bouwstenen

• DOSIS

• Mijn Burgerprofiel

• E-Loket voor ondernemers

• Digitaal Archief Vlaanderen (DAV)

• MAGDA Documentendienst

• Digitaal Tekenplatform

• Lokale Besluiten als Linked Open Data (LBLOD)

• OSLO

DE VOORDELEN VAN LB365

1. Hergebruik van gegevens dus ook integratie van authentieke bronnen via de bus

• Rijksregister (RR)

• Kruispunt Ondernemingen (KBO)

• Vlaamse Kruispuntbank Ondernemingen (VKBO)

• Centraal Referentie Adressen Bestand (CRAB)

• Interbestuurlijke Producten en Dienstencatalogus (IPDC)

• Lokale Besluiten Linked Open Data (LBLOD)

• Generiek Informatieplatform Openbaar Domein (GIPOD)

• En verder Kadaster, LED, DIV, KSZ, …

DE VOORDELEN VAN LB365

1. Hergebruik en integratie authentieke bronnen

• Ontsluiting via een collectieve servicebus

• Aansluiting verschillende MAGDA services

• Vastgelegde open architectuur langs de Servicebus zijde en de componenten.

• Servicebus API is het aanspreekpunt van de effectieve Servicebus Queue.

• Via de API worden opdrachten klaargezet ter verwerking of calls naar externe diensten zoals authentieke bronnen afgehandeld.

• Deze API is een .NET Core Web App. Hierin zit ook de "voorkant" geïmplementeerd in de vorm van een webapplicatie die aan te spreken is via de publieke URL en nadat een gebruiker is ingelogd, kan deze de diensten waartoe hij toegang heeft configureren.

DE VOORDELEN VAN LB365

1. Hergebruik en integratie authentieke bronnen

• Open Functionaliteiten (Initial load, diensten/koppelingen)

DE VOORDELEN VAN LB365

2. Centraal databeheer (klanten + dossiers) en afscheid van silo’s

Personen Organisatie Contacten Adressen Locaties

In plaats van:

Organisatie

Contacten

Adressen

Locaties

Personen

Organisatie

Contacten

Adressen

Locaties

Personen

Organisatie

Contacten

Adressen

Locaties

Personen

Organisatie

Contacten

Adressen

Locaties

Personen

Organisatie

Contacten

Adressen

Locaties

Personen

Sport Burgerzaken Financiën Omgeving OCMW

MASTERDATAMANAGEMENT MET LB365

2. Verrijkte authentieke bronnen op het lokale niveau (datamapping)

Rijksregister (V)KBO IPDC CRAB …

Personen Organisatie Contacten Adressen Locaties

MASTERDATAMANAGEMENT MET LB365

2. Verrijkte authentieke bronnen op het lokale niveau (datacatalogus)

Contact = Persoon

Account = Entiteit

MASTERDATAMANAGEMENT MET LB365

2. Verrijkte authentieke bronnen op het lokale niveau (datacatalogus)

27

DE VOORDELEN VAN LB365

3. Geen vendor lock-in

• Intelectual Property (IP) van de software ligt bij het consortium

• Mogelijk om onderling afspraken te maken om elkaar te ondersteunen• Kruisbestuiving grotere en kleinere gemeenten op basis van ervaring

• Kiezen voor beste partners om hulp te bieden

LB365 – REGIE PROJECTLEIDING

Traject bestaat uit vijf fases

WELKE WERKGROEPEN?

Eerste fase oplossingen Tweede fase

- Vergaderbeheer met –app - Subsidies- Portaal & e-loket - Evenementen- Postregistratie - Contractopvolging- Klachten - HRM- Meldingen - Inname openbaar domein

Fase drie

- Ticketing en reservatie- E-mail marketing- BBC- Leegstand- Servicedesk - …

NOTULENBEHEER MET VERGADERAPP

Soorten en types vergaderingen voorbereiden,

Vaste samenstellingen zoals college of gemeenteraad ingeven,

(Vaste) agendapunten toekennen en agenderen,

Vergaderingen klaarzetten in de app,

Men vergadert, stemt en notuleert via de geïntegreerde LBLOD editor

POSTREGISTRATIE

Alle inkomende poststukken komen binnen

- Via mail- Via post: scannen

Deze worden naar de juiste diensten verzonden en verwerkt

- Feedback geven, - terugsturen, - digitaal bijhouden van poststukken

KLACHTEN EN MELDINGENVia het portaal kunnen burgers klachten en meldingen registreren en opvolgen

Al deze opnames zijn te bekijken op ons Youtube kanaal:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLTuVLA9MjhWv3xvm7nY1jv5fEIbM6cfj_

CENTRAAL CONTRACTBEHEER

Overzicht van alle contracten: in ontwerp / lopend / (komt te) verlopen

Zorgt voor correct inzicht in de contractuele afspraken, prijzen en informatie.

Welke risico’s worden afgedekt?• Contracten raken zoek, oude contracten zwerven in de organisatie en informatie uit lopende

contracten blijft onbenut,• Contracten worden mogelijk niet op tijd verlengd of beëindigd met financiële schade tot gevolg• De organisatie weet niet welke contracten lopen, wanneer ze vervallen, welke opzegtermijnen

gelden…• Vaak neemt men hierdoor te lang af aan mogelijks niet optimale voorwaarden

LB365 – VOLGENDE AANBESTEDING

1. Strategisch:

Op weg naar een CPaaS

2. Uitwerking:

Vormgeving Q2/20

Aanbesteding Q3/20

Start Q1/21

3. Stakeholders:

Betrokken lokale besturen, V-ICT-OR

Consortium

LB365 – DEELNEMENDE BESTUREN

• Aalter• Beerse• Beringen• Berlare• Brasschaat

• Dessel• Dilbeek• Duffel• Kortenberg• Lede

• Lievegem• Maldegem• Ninove• Putte• Sint-Martens-Latem

• Torhout• Wijnegem• Zoersel

LB365 - VRAGEN

CONTACT

gigi.de.schryver@brasschaat.beandreas@v-ict-or.be

09 395 20 28www.v-ict-or.be/lb365