Aanbesteden door de lokale overheid (gemeente).

presentatie 30 mei 2016

regionale marktdag Stedendriehoek

Jan Teunis Hartgers inkoopadviseur, team inkoop

gemeente Apeldoorn

Inkoopplatform Stedendriehoek

Gemeenten: Apeldoorn, Brummen, Deventer (Olst-Wijhe, Raalte), Epe, Lochem, Voorst, Zutphen.

Doel o.a.

• Uitwisseling kennis en ervaring

• Gezamenlijke aanbestedingen

• Bijeenkomsten

Presentatie vanmiddag:

• Algemeen, maar soms iets Apeldoorns

• Hoofdlijnen identiek, maar op onderdelen per gemeente verschillend

• Zie ook de websites van de gemeenten

• Uitgebreide wetgeving en jurisprudentie, nu een ‘populaire samenvatting’.

• Uitleg werkwijze en betrokkenen.

• Dank voor de gelegenheid.

• Kennismaken Wie aanwezig (gemeente, potentiele opdrachtnemer, adviseur) Opdrachtnemer: wie voert opdrachten uit voor een gemeente ?

Soorten inkopen (met voorbeelden)

Leveringen: meubilair, straatklinkers, software.

Diensten: schoonmaak, advies, schoffelwerk, thuiszorg, leerlingenvervoer.

Werken: aanleg weg, renovatie van een gebouw, aanleg riolering.

• Regio Stedendriehoek als opdrachtgever Beïnvloedbaar inkoopvolume ca. € 500 mln. (gebaseerd op aantal inwoners en bekende omzet per gemeente). Binnen de regio: 40-45% (indicatie o.b.v. Apeldoorn, verschillen per individuele gemeente): € 200- € 225 mln.

Organisatie inkoop bij de gemeente. (situatie en namen kunnen per

gemeente verschillen)

• Gecoördineerde inkoop (eenheden/diensten/afdelingen zijn verantwoordelijk)

• Vele decentrale inkopers (budgethouders)

• Honderden betrokkenen

• Team inkoop/inkoop coördinator ondersteunt bij

deel van de aanbestedingen.

Positionering inkoop bij de gemeente.

Kleine gemeente: inkoop coördinator

Grote gemeente (Apeldoorn, Deventer): team inkoop.

Taken:

• opstellen en bewaken beleid,

• begeleiding EU en nationale aanbestedingen,

• soms betrokken bij meervoudig onderhands,

• advies,

• contractbeheer centraal (niet bij elke gemeente).

Aanbestedingsprocedures

1. Europees/ Nationaal

Openbaar

Niet-openbaar (met voorselectie)

2. Onderhands

meervoudig

enkelvoudig

Uitgangspunten:

• Transparant

• Objectief

• Niet-discriminerend

Kaders:

Aanbestedingswet 2012

Flankerend beleid:

• gids Proportionaliteit

• ARW 2012

Aanbestedingsbeleid gemeente

Doel aanbestedingswet. 1. Meer concurrentie, doordat meer

ondernemers kunnen meedingen naar een overheidsopdracht;

2. Minder administratieve lasten;

3. Meer lijn in aanbestedingsprocedures;

4. Betere naleving van de regels;

5. Betere besteding van belastinggeld;

6. Eenvoudige afhandeling van klachten.

Aanbestedingswet: • EMVI tenzij (dus gunnen op prijs en kwaliteit)

• Proportionele eisen ‘MKB vriendelijk’

• (afwijkende) keuzes motiveren

• Eigen Verklaring

• Klachten regeling (commissie van aanbestedingsexperts).

Inkoop en aanbestedingsbeleid • Oog voor lokale economie

• Oog voor MKB

• Bij meervoudig minimaal 1 lokale leverancier

• Duurzaamheid (circulair inkopen)

• SROI eis D/W > € 209.000

• Inkoopvoorwaarden

NB: dit is Apeldoorns beleid, regionale verschillen mogelijk.

Aanbestedingsbeleid (raming inclusief opties), Apeldoorn.

Leveringen/ diensten

Werken

Europese aanbesteding

> € 209.000 > € 5.225.000

Nationaal € 100.000 < € 209.000

€ 1.500.000 < € 5.225.000

Meervoudig onderhands

€ 30.000 < € 100.000

€ 50.000 < € 1.500.000

Enkelvoudig < € 30.000 < € 50.000

Afwijken kan (indien niet EU) De volgende aspecten meewegen bij het bepalen van een geschikte en proportionele aanbestedingsprocedure:

- omvang van de opdracht

- transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers

- aantal potentiële inschrijvers

- gewenst eindresultaat

- complexiteit van de opdracht

- type van de opdracht en het karakter van de markt.

Doelmatig en rechtmatig.

Aanbesteding, hoofdlijnen

• Programma van eisen (bestek)

• Procedure afspraken: wat, wanneer, hoe vragen stellen, offerte indienen etc.

• Gunningscriteria

• Aanvulling per soort aanbesteding

• Soms meer functionele specificatie i.p.v. bestek

Werkwijze EU/Nationaal. Aankondiging op www.tenderned.nl

Procedure loopt vaak digitaal.

• Uitsluitingsgronden (inschrijver algemeen)

• Geschiktheidseisen (aanbesteding specifiek)

• Programma van eisen

• Gunningcriteria

Werkwijze Meervoudig

• Decentrale inkoper bepaalt en motiveert uit te nodigen partijen (3 tot 5).

• Eventueel via team inkoop (op verzoek decentrale inkoper en voldoende tijd beschikbaar).

• Programma van eisen

• Gunningcriteria

Werkwijze enkelvoudig onderhands:

Decentrale inkoper verstrekt/gunt opdracht (geen aanbesteding dus).

Hoe lees ik een bestek ?

• Kijk goed wat er gevraagd wordt

• Is het wat voor u ?

• Verdiep u in de gunningcriteria

• Stel vragen ikv Nota van Inlichtingen

• Hoe is een aanbestedingsprocedure ingericht ?

• Programma van eisen

• Gunningcriteria

• Informatie over indienen, termijnen

• Uitsluitingsgronden (niet altijd bij meervoudig)

• Geschiktheidseisen (indien openbaar)

Wat wordt van inschrijvers verwacht ?

• Tijdig en juist indienen

• Volledig inleveren (weinig herstelmogelijkheid)

• Gevraagde bijlagen toevoegen

• Nakomen, doe wat je belooft

• Meedenken, innovatie (wel gelijk speelveld)

Kansen vergroten • Ben in beeld bij decentrale

inkoper/budgethouder

• Geen niet-gevraagde informatie toevoegen

• Concreet vragen beantwoorden

• Maak er geen zoekplaatje van

• Goede prijs/kwaliteitsverhouding

• In gunningscriteria verdiepen (en concreet uitwerken)

• Indien afgewezen: vraag naar motivatie

• Abonnement op www.tenderned.nl

• Veel info op internet

• Externe advies/training: EHBA

Nieuwe aanbestedingswet (enkele

wijzigingen, per 1 juli ?)

2B dienst vervalt

EMVI wordt overkoepelend begrip

Gewijzigde Eigen Verklaring

Uitsluitingsgronden

Nieuwe procedures

Termijn aanpassen (tussen NvI en indienen offerte)

Keurmerk mogelijk

Elektronisch aanbesteden

Integriteit

Vragen, suggesties ?

Dank voor uw aandacht.