E-versnellen of niet?

De samenleving en de overheid staan voor nog een uitdaging, een grote bezuinigingsoperatie die zeker 35miljard euro moet gaan besparen. Daar waar op uitgaven bespaard moet worden, kan ICT een extra kostenbesparing opleveren. ICT maakt nieuwe manieren van werken mogelijk die efficiënter en effectiever zijn.

Elektronisch factureren kan miljoenen besparen.Bron: ICT~Manifest 2010-2014

Factuur is belangrijk!

• Niet alleen om betaald te worden, maar ook onder meer– omdat dat wettelijk verplicht is– omdat de factuur een brondocument is voor BTW en eventuele

invoerrechten– om te bewijzen dat een zakelijke transactie heeft plaatsgevonden

• Factuur moet onder meer– niet veranderbaar zijn (integriteit) en – aantoonbaar afkomstig van de verzender van de factuur

(authenticiteit) en– zeker 7 jaar vindbaar zijn

Hoe verstuurt u een factuur?

..en wat kost dit factureren?

..en wat kost dit factureren?

Een rekenvoorbeeld in tijd/ €

• In bedrijven kost het maken van een papieren verkoopfactuur gemiddeld 7 minuten en het verwerken van een inkoopfactuur 10 minuten.

• Het aantal documenten dat nodig is voor het opmaken van een factuur ligt gemiddeld tussen de 2,5 en 2,7.

• Stel dat het aantal facturen dat een bedrijf verzendt 5.500 is.

• De tijd die aan papieren factureren wordt besteed, is 5.500 x 2,5 x 7 = 96.250 minuten = ±1 fte.

• Verder: onder meer kantoorapparatuur, supplies, portokosten etc.

Een rekenvoorbeeld in MJPrinten factuur- productie van papier- productie van inkt- productie/ energieverbruik van de printer Plaatsen in enveloppe- productie enveloppeVerspreiden van de factuur- productie/ brandstofgebruik vrachtwagen

Bij 5.500 facturen: 2730 MJ/ 760 kWh= 0,5 ton CO2 = groei 24 bomen per jaar

Naar: BECO/ Milieu Centraal 2010

Wilt u een factuur zo …

of zo versturen?

Waarom dan niet e-factureren?

• te duur?• te complex?• geen standaard?• klanten/ leveranciers willen niet?• onzekerheid met betrekking tot de

wettelijke eisen?• management wil niet veranderen?

Waarom dan niet efactureren?

• te duur?• te complex?• geen standaard?• klanten/ leveranciers willen niet?• onzekerheid met betrekking tot de

wettelijke eisen?• management wil niet veranderen?

Factureren is niet een op zich staand proces

De Business Case?

Interne processen

• Op orde brengen van eigen administratieve processen (verkoop)– Verzamelen– Fiatteren– Verzenden– Klantcontact– Debiteurenbeheer– Archiveren

Interne processen

• Op orde brengen van eigen administratieve processen (inkoop)– Ontvangen– Bewerken– Boeken– Routeren/ matchen/ controle/ fiattering– Betaalbaar stellen– Archiveren

Aandacht voor Medewerkers

• Andere verantwoordelijkheden voor medewerkers in nieuw proces?

• Minder mensen nodig voor administratie?

• Verschuiven functies/ opleiden?

Uw klanten en leveranciers

• Willen zakelijke partners met u samenwerken en gegevens uitwisselen? Zijn er ook gezamenlijke voordelen?

• Wat is daar technisch voor noodzakelijk: kunnen uw systemen direct gegevens uitwisselen?

• Zijn er Billing Service Providers die kunnen helpen?

• Kunt u aansluiten op wat in uw branche gebruikelijk is?

(Technische) keuzes

• Welke elektronische informatie wilt u uitwisselen met partners, hoe moeten processen op elkaar worden afgestemd en wat zijn dan de voor de hand liggende standaarden?

• Welke investeringen zijn nodig in hardware, software, ICT-diensten (bv beveiliging). Overleg tijdig met uw ICT leverancier!

• Inventariseer financiële, juridische en fiscale consequenties in overleg met uw accountant/ bedrijfsjurist/ fiscalist.

En nu?

• Als u over wilt gaan op digitaal factureren..– Zorg voor de draagvlak in de eigen organisatie.– Breng doelstellingen, voordelen, technische keuzes,

samenwerkingspartners en aandachtspunten in kaart. Denk waar mogelijk in “ketens”.

– Informeer uw klanten en leveranciers over uw voornemen, het proces en de te verwachten startdatum.

– Overleg tijdig met uw ICT leverancier en maak goede afspraken– Ga na een goed voortraject over op digitaal factureren

• En als u toch besluit uw facturen op de klassieke manier te doen….

Tot slot: