Contractmanagement Contractmanagement bij de gemeentelijke bij de gemeentelijke

overheidoverheid

Wie heeft de regie?Wie heeft de regie?

Walter Hartjes MFMWalter Hartjes MFM

InhoudInhoud

• Aanleiding Aanleiding

• Het onderzoekHet onderzoek

• Huidige situatieHuidige situatie

• BedrijfsvoeringsmodelBedrijfsvoeringsmodel

• ConclusiesConclusies

• Evaluatie en ReflectieEvaluatie en Reflectie

Besluit Aanbestedingsregels voor Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (‘BAO’)Overheidsopdrachten (‘BAO’)

Uitgevaardigd 16 juli 2005Uitgevaardigd 16 juli 2005

A.A. Uniformiteit in uitvoeringUniformiteit in uitvoeringB.B. Toetsing integriteitToetsing integriteitC.C. Proportionaliteit in selectiecriteriaProportionaliteit in selectiecriteria

Uniform, transparant en non-discriminatoirUniform, transparant en non-discriminatoir

RechtmatigheidscontroleRechtmatigheidscontrole

• Nieuw onderdeel Accountantscontrole: Nieuw onderdeel Accountantscontrole: Controleren of gemeenten en provincies Controleren of gemeenten en provincies zich houden aan wet- en regelgeving.zich houden aan wet- en regelgeving.

• Politieke druk voor een adequate Politieke druk voor een adequate transparante bedrijfsvoering.transparante bedrijfsvoering.

EC waarschuwt Nederland over ABN EC waarschuwt Nederland over ABN AmroAmro

EC waarschuwt Nederland over ABN AmroEC waarschuwt Nederland over ABN AmroBRUSSEL - De Europese Commissie heeft Nederland donderdag BRUSSEL - De Europese Commissie heeft Nederland donderdag

gewaarschuwd om open te staan voor alle biedingen op ABN gewaarschuwd om open te staan voor alle biedingen op ABN Amro. Dat zei een woordvoerder van eurocommissaris Charlie Amro. Dat zei een woordvoerder van eurocommissaris Charlie McCreevy (Interne Markt) donderdag. McCreevy (Interne Markt) donderdag. De commissie reageerde op zorgen van De Nederlandsche Bank De commissie reageerde op zorgen van De Nederlandsche Bank (DNB) over de interesse van een consortium, bestaand uit Fortis, (DNB) over de interesse van een consortium, bestaand uit Fortis, Santander en Royal Bank of Scotland, in ABN Amro. Een bod van Santander en Royal Bank of Scotland, in ABN Amro. Een bod van deze drie banken ziet DNB als ''sterk risicoverhogend''. ABN Amro deze drie banken ziet DNB als ''sterk risicoverhogend''. ABN Amro praat overigens ook nog met de Britse bank Barclays over een praat overigens ook nog met de Britse bank Barclays over een samengaan.samengaan.Ieder bod moeten de Ieder bod moeten de Nederlandse autoriteitenNederlandse autoriteiten beoordelen op beoordelen op

''non-discriminatoire wijze'',''non-discriminatoire wijze'', zei de woordvoerder van zei de woordvoerder van McCreevy. De eurocommissaris zou teleurgesteld zijn als McCreevy. De eurocommissaris zou teleurgesteld zijn als Nederland overgaat tot protectionisme.Nederland overgaat tot protectionisme.

Het Parool, 20 april 2007Het Parool, 20 april 2007

MKB-NederlandMKB-Nederland

• ‘‘70 procent van alle aanbestedingen 70 procent van alle aanbestedingen verloopt onrechtmatig‘verloopt onrechtmatig‘

• MKB-Nederland wil een aantal MKB-Nederland wil een aantal proefprocessen beginnen over de proefprocessen beginnen over de misstappen die overheidsorganen begaan misstappen die overheidsorganen begaan bij de aanbesteding van werken, bij de aanbesteding van werken, leveringen en diensten.leveringen en diensten.

Donderdag 02 augustus 2007, zibb.nl, Donderdag 02 augustus 2007, zibb.nl, Maaike Tindemans

Ministeries besteden voor 168 miljoen Ministeries besteden voor 168 miljoen verkeerd aanverkeerd aan

• Ministeries hebben vorig jaar voor in totaal Ministeries hebben vorig jaar voor in totaal 167,8 miljoen euro aan opdrachten 167,8 miljoen euro aan opdrachten aanbesteed die niet voldeden aan de aanbesteed die niet voldeden aan de Europese regels. Dat blijkt uit een Europese regels. Dat blijkt uit een inventarisatie van de Algemene inventarisatie van de Algemene Rekenkamer, die woensdag naar de Rekenkamer, die woensdag naar de Tweede Kamer is gestuurd. Tweede Kamer is gestuurd.

13 SEP 2007 13 SEP 2007 http://www.gemeente.nu

NARNAR

• Nederlands Adviesbureau voor Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement: Onafhankelijk Risicomanagement: Onafhankelijk adviesbureau gespecialiseerd in adviesbureau gespecialiseerd in dienstverlening op het gebied van dienstverlening op het gebied van risicomanagement.risicomanagement.

• Wettelijke verplichting voor gemeenten om Wettelijke verplichting voor gemeenten om jaarlijks inzicht te geven in de risico’s jaarlijks inzicht te geven in de risico’s (Besluit Begroting en Verantwoording 2004; (Besluit Begroting en Verantwoording 2004; BBV 2004). BBV 2004).

• Stelt de organisatie in staat om zelfstandig Stelt de organisatie in staat om zelfstandig haar risico's te managen en afwegingen te haar risico's te managen en afwegingen te maken rond investeringsbeslissingen.maken rond investeringsbeslissingen.

Probleemstelling onderzoekProbleemstelling onderzoek

DoelDoel

Inzicht geven in de mogelijkheden voor Inzicht geven in de mogelijkheden voor contractmanagement binnen het inkoopproces contractmanagement binnen het inkoopproces van de gemeentelijke organisatie.van de gemeentelijke organisatie.

OnderzoeksvraagOnderzoeksvraag

Welke eisen worden door het Besluit Welke eisen worden door het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten ((‘‘BAOBAO’’) gesteld aan contractmanagement?) gesteld aan contractmanagement?

Het onderzoekHet onderzoek

• Praktijkgericht onderzoekPraktijkgericht onderzoek

• Gemeente Haaksbergen als casusGemeente Haaksbergen als casus

• DOV-model van prof. Ton de LeeuwDOV-model van prof. Ton de Leeuw

• Semi-gestructureerde interviewtechniekSemi-gestructureerde interviewtechniek

• ‘‘Face to face’-benaderingFace to face’-benadering

Opbouw Opbouw

Inkoopproces

Besturing

Contractmanagement

Toepassing ‘BAO’

Uitgangspunten Hb.

Het inkoopproces

Klant Specificeren 1

(wat)

Selecteren 2

(wie)

Contracteren 3

(hoe)

Bestellen 4

Bewaken 5

Nazorg 6

Leve-rancier

Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces

Het inkoopproces volgens Van Weele, e.a.

Besturing inkoopproces

InputInvoerMiddelen

Throughput DoorvoerTransformatie proces

Feedback

Bestu

ring

Organisatie

Output UitvoerProducten

Outcome EffectenResultaten

Omgeving

Externe Invloed

Invoer-doorvoer-uitvoermodel (De Leeuw 2002) + outcome (Mol 1991)

Inkoopproces als systeem

Organisatie

Specificeren 1

(wat)

Selecteren 2

(wie)

Contracteren 3

(hoe)

Bestellen 4

Bewaken 5

Nazorg 6

ContractmanagementContractmanagement

• Managen van contractenManagen van contracten

• Diverse definitiesDiverse definities

• Verschillende kijk op contractmanagementVerschillende kijk op contractmanagement

Contractmanagement:Contractmanagement:

het begeleiden, bewaken en monitoren van het contract het begeleiden, bewaken en monitoren van het contract vanaf de totstandbrenging (tactische fase), gedurende vanaf de totstandbrenging (tactische fase), gedurende de gehele looptijd van het contract (operationele fase) de gehele looptijd van het contract (operationele fase) en de nazorg tot en met het einde van het contract.en de nazorg tot en met het einde van het contract.

Uitgangspunten Uitgangspunten ondernemingsplan gemeente ondernemingsplan gemeente HaaksbergenHaaksbergen• Professionaliseren dienstverleningProfessionaliseren dienstverlening ** **

• Terugdringen regelgevingTerugdringen regelgeving

• Ontwikkelen websiteOntwikkelen website ** **

• Digitalisering van de werkprocessenDigitalisering van de werkprocessen

• Flexible inzet personele formatieFlexible inzet personele formatie

• Planning & ControlcyclusPlanning & Controlcyclus ** **

Conceptuele model van het onderzoek

Planning & Controlcyclus PDCA

Specificaties contracten

Contractmanagement

BAO

Klant Specificeren 1

(wat)

Selecteren 2

(wie)

Contracteren 3

(hoe)

Bestellen 4

Bewaken 5

Nazorg 6

Leve-rancier

Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces

Contractbeheer & Leveranciersmanagement

Onderzoeksmodel Contractmanagement

Koninklijk Besluit BAO

Interviews respondenten

Contractmanagement

Overwegingen Externe Inkopers

Conclusies Inzicht

AnalyseResultaten

OverwegingenSleutelfiguren

Overwegingen Controllers

AnalyseResultaten

AnalyseResultaten

B C DA

Literatuur ContractManagement

Overwegingen Managers Gemeente

AnalyseResultaten

AnalyseResultatenUitgangspunten

GemeenteHaaksbergen

H 3 H 5 + 6H 4

Literatuur Theorie Inkoop

Literatuur Besturing Processen

H 2

Organisatie inkoopprocesOrganisatie inkoopproces

• OrganisatorischOrganisatorisch•Structuur rondom inkoopprocesStructuur rondom inkoopproces•Coördinatie en uniforme werkwijzeCoördinatie en uniforme werkwijze•Gedecentraliseerde inkoop Gedecentraliseerde inkoop

• TekenbevoegdheidTekenbevoegdheid•Te breed; te veel budgethoudersTe breed; te veel budgethouders

• Informatievoorziening & ToegankelijkheidInformatievoorziening & Toegankelijkheid•Beperkt Beperkt

• Kennis van PrivaatrechtKennis van Privaatrecht•Nota (intern) als enige leidraad Nota (intern) als enige leidraad

Besturing van het Besturing van het inkoopprocesinkoopproces• OrganisatorischOrganisatorisch

•Expliciete inkoopexpertiseExpliciete inkoopexpertise•Niet ingebed als structureel procesNiet ingebed als structureel proces•Centrale sturing ontbreekt Centrale sturing ontbreekt

• Externe invloedExterne invloed•Plaatselijke bedrijvenPlaatselijke bedrijven

• Politiek bestuurlijke dimensiePolitiek bestuurlijke dimensie•Eindverantwoordelijke bestuurdersEindverantwoordelijke bestuurders•AccountantsverklaringAccountantsverklaring

Managen van contractenManagen van contracten• ContractbeheerContractbeheer

• Decentraal Decentraal • Diversiteit in totstandkoming, vorm en archiveringDiversiteit in totstandkoming, vorm en archivering• Totaalbeeld van alle contractenTotaalbeeld van alle contracten

• RandvoorwaardenRandvoorwaarden• Expertise contractvoorwaardenExpertise contractvoorwaarden• VerantwoordelijkhedenVerantwoordelijkheden• Afhandeling contractafsprakenAfhandeling contractafspraken

• Planning & ControlcyclusPlanning & Controlcyclus• Sturing op concernniveauSturing op concernniveau• Overzicht jaarlijkse financiële verplichtingen cq Overzicht jaarlijkse financiële verplichtingen cq

uitgaven (uitgaven (Gemeentewet; 2002) Gemeentewet; 2002)

Toepassing ‘BAO’Toepassing ‘BAO’

• Geen gemeengoed Geen gemeengoed • Besef aanwezigBesef aanwezig

• Richtlijnen ‘BAO’Richtlijnen ‘BAO’– Niet in (hele) organisatie bekendNiet in (hele) organisatie bekend

• BewakingBewaking• Risico van claimgedragRisico van claimgedrag• Bundeling van gelijksoortige inkopen of Bundeling van gelijksoortige inkopen of

aanbestedingenaanbestedingen

Invloed op het inkoopproces binnen de gemeentelijke organisatie

Inkoopplan Inkoopverslag

Politieke InvloedRaad

Bedrijfsvoering

Externe Invloed

Organisatie

Ontwerp BedrijfsvoeringmodelOntwerp Bedrijfsvoeringmodel

Inkoopproces

Besturing

Contractmanagement

KernelementenBAO Kenmerken

Implicaties BAO Contractmanagement

Inkoopproces en de PDCA-cyclus met Borging-’loop’ en Verbeter-’loop’

Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces

Planning & Controlcyclus PDCA

Specificaties contracten

Contractmanagement

BAO

Bestellen 4

Bewaken 5

Nazorg 6

Leve-rancier

Contractbeheer & Leveranciersmanagement

BorgingLoop

BorgingLoop

Verbeter Loop

VerbeterLoop

P P

D D

A A

C C

Contractmanagementmodel

Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces

Planning & Controlcyclus PDCA

Specificaties contracten

Contractmanagement

Afsluiten van contracten Beheren van contracten

BAO

Invloedscurve van het ‘BAO’ in het Contractmanagementmodel

Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces

Planning & Controlcyclus PDCA

Specificaties contracten

Contractmanagement

BAO

Afsluiten van contracten Beheren van contracten

Implicaties van het ‘BAO’ voor contractmanagement

Kenmerken BAO Implicaties BAO voor ContractmanagementA Uniformiteit in uitvoering

1 eenduidige manier Contracteringsbeleid.Beschrijven van risicovolle processen. Standaardisatie in contracten.

2 professionaliseren (vorm, inhoud en uitvoering van de inkoop)

Toets van contractuele afspraken op vastgelegde contractspecificaties.

B Toetsing integriteit

1 transparante manier Formuleren heldere prestaties en voorwaardenInzicht in financiële aspecten, Ontwikkelen van de interne controle

2 bestuurlijke risico’s Toetsing Rechtmatigheid (inbedding in de bedrijfsvoering) Verplichting tot aggregatie[ binnen de gemeente.Niet uit de balans blijkende verplichtingen (jaarlijks overzicht meerjarige contracten)het inventariseren van risico’s

3 inachtneming van wet- en regelgeving Juridische aspecten (Privaat Recht)Eindverantwoordelijkheid bestuurders (de juiste naleving).

C Proportionaliteit selectiecriteria Reduceren complexiteit van aanbestedingsregelgeving.

complexiteit van aanbestedingsregelgeving Non-discriminatie

Verankering van het ‘BAO’ in de Verankering van het ‘BAO’ in de bedrijfsvoeringbedrijfsvoering

• Implicatie ‘BAO’ zijn elementen van P&C-cyclusImplicatie ‘BAO’ zijn elementen van P&C-cyclus

• Contractmanagement als onderdeel van Contractmanagement als onderdeel van sturingsmodelsturingsmodel

• Periodieke Rapportage & Evaluatie (PDCA)Periodieke Rapportage & Evaluatie (PDCA)

• Coördinatie in de raakvlakkenCoördinatie in de raakvlakken

• Sturing door raakvlakbeheersingSturing door raakvlakbeheersing

• Borgen ‘BAO’ in MaRap (afd.) en BeRap (org.)Borgen ‘BAO’ in MaRap (afd.) en BeRap (org.)

• Contractmanagement verankert in bedrijfsvoeringContractmanagement verankert in bedrijfsvoering

• Bestuurlijke eis ingewilligdBestuurlijke eis ingewilligd

• Voldoet aan rechtmatigheid en transparantieVoldoet aan rechtmatigheid en transparantie

Borging implicaties van het ‘BAO’ in contractmanagement

Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces

Planning & Controlcyclus PDCA

Specificaties contracten

Contractmanagement

BAO

Bestellen 4

Bewaken 5

Nazorg 6

Leve-rancier

Contractbeheer & Leveranciersmanagement

BorgingLoop

BorgingLoop

Verbeter Loop

VerbeterLoop

P P

D D

A A

C C

Ontwerp Bedrijfsvoeringmodel

Inkoopproces

Besturing

Contractmanagement

KernelementenBAO Kenmerken

Implicaties BAO Contractmanagement

Evaluatie en reflectieEvaluatie en reflectie

DoelDoelInzicht geven in de mogelijkheden voor Inzicht geven in de mogelijkheden voor contractmanagement binnen het inkoopproces contractmanagement binnen het inkoopproces van de gemeentelijke organisatie.van de gemeentelijke organisatie.

OnderzoeksvraagOnderzoeksvraag Welke eisen worden door het Besluit Welke eisen worden door het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten ((‘‘BAOBAO’’) gesteld aan contractmanagement?) gesteld aan contractmanagement?

Resultaten, conclusies en aanbevelingenResultaten, conclusies en aanbevelingen

Behaalde resultaten onderzoekBehaalde resultaten onderzoek

• Creëren van bewustwording voor uitvoering van Creëren van bewustwording voor uitvoering van wettelijke bepalingen.wettelijke bepalingen.

• Verankering van nieuwe regelgeving in Verankering van nieuwe regelgeving in gemeentelijke bedrijfsvoering. gemeentelijke bedrijfsvoering.

• Kenmerken ‘BAO’ (uniformiteit, integriteit, Kenmerken ‘BAO’ (uniformiteit, integriteit, proportionaliteit) zijn vertaald in implicaties voor proportionaliteit) zijn vertaald in implicaties voor Contractmanagement.Contractmanagement.

• Handreiking in het ontwerp voor Handreiking in het ontwerp voor Contractmanagement binnen de gemeentelijke Contractmanagement binnen de gemeentelijke overheid.overheid.

Conclusies Conclusies

• ‘‘BAO’ oefent invloed uit op gehele BAO’ oefent invloed uit op gehele inkoopproces inkoopproces

• Misvatting over ‘BAO’: alleen toetsing op Misvatting over ‘BAO’: alleen toetsing op drempelbedragendrempelbedragen

• Op bestuurlijk niveau rechtmatigheid en Op bestuurlijk niveau rechtmatigheid en transparantie geborgd (eisen ‘BAO’)transparantie geborgd (eisen ‘BAO’)

• Contractmanagement is vereist om Contractmanagement is vereist om bedrijfsvoering bedrijfsvoering ‘in control’‘in control’ te krijgen te krijgen

• Aandacht van de Europese Commissie voor Aandacht van de Europese Commissie voor ‘gelijksoortige inkopen’ binnen de ‘gelijksoortige inkopen’ binnen de bedrijfsvoeringbedrijfsvoering

AanbevelingenAanbevelingen

• Borgen op bestuurlijk niveau van rechtmatigheid en Borgen op bestuurlijk niveau van rechtmatigheid en transparantie (accountantsverklaring) door transparantie (accountantsverklaring) door verankeren van Contractmanagement in het verankeren van Contractmanagement in het besturingsmodel ‘Planning & Control’.besturingsmodel ‘Planning & Control’.

• Ontwerp benutten voor invoeren van implicaties van Ontwerp benutten voor invoeren van implicaties van nieuwe wetgeving (bv. Nieuwe Aanbestedingswet)nieuwe wetgeving (bv. Nieuwe Aanbestedingswet)

• RegiefunctieRegiefunctie voor contracten ligt bij de voor contracten ligt bij de inkoopfunctieinkoopfunctie

• Budgethouders blijven verantwoordelijk voor de Budgethouders blijven verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering (Contractmanagement).bedrijfsvoering (Contractmanagement).

……..en tot slot..en tot slot

““Behaalde resultaten in Behaalde resultaten in Contractmanagement geven Contractmanagement geven

garantie voor onze garantie voor onze toekomst”toekomst”

Walter Hartjes MFMWalter Hartjes MFM

DiscussieDiscussie

Stelling 1:Stelling 1:““Er kan 70 % efficiencywinst Er kan 70 % efficiencywinst

behaald behaald worden op elk worden op elk inkoopproces.”inkoopproces.”

Stelling 2:Stelling 2:““Facility Management is niet Facility Management is niet

facilitair facilitair inkopen maar ………..inkopen maar ………..inkopen is facilitair”inkopen is facilitair”

Walter Hartjes MFMWalter Hartjes MFM28 september 200728 september 2007