BVPPM

Eindejaarsbijeenkomst 2020“Hoe verkoop ik Portfoliomanagement aan mijn stakeholders?”

BVPPM

Wie ben jij?

Deel in de MS Teams chat:

- Naam

- Organisatie

- Functie/rol

- De positie van jouw organisatie in deze matrix → → → → → → →

1.

PPM is top-down

geïnitieerd maar staat nog in de kinderschoenen

2.

PPM is top-down

geïnitieerd en is breed

geaccepteerd

3.

PPM is bottom-up geïnitieerd

maar staat nog in de

kinderschoenen

4.

PPM is bottom-up geïnitieerd

en is breed geaccepteerd

BVPPM

Agenda

Ontvangst & Introducties

Introductie Onderwerp

Voorbeeld AkzoNobel & FrieslandCampina

Breakout: USPs voor Portfolio Management

Reflectie & Afsluiting

BVPPM

Introductie Onderwerp

Hoe overtuig ik de beslissers in de organisatie van het nut van Projectportfolio Management?

Bijvoorbeeld:

• Hoe vertel je Senior Leadership in de organisatie dat besluitvorming beter kan?

• Hoe leg je uit waarom portfoliomanagement goed is voor het halen van doelstellingen?

• Hoe kwantificeer je de toegevoegde waarde van portfoliomanagement?

• Kan portfoliomanagement worden uitgelegd in ‘Jip & Janneke’ taal?

4

Suzanne Haenen Joost van Daelen

Lead PM Excellence Program Global Lead GBS-Teamlead GBS-PMO Europe Service Excellence incl PMO

5BVPPM Eindejaarsbijeenkomst

6

Breaking down the silo’s

to move towards

ONE Paints & Coatings

Company

BVPPM Eindejaarsbijeenkomst

Transformation Office

15 by 20

Transformational programs

ExCo portfolio

Focus on results delivery

Global Process Organisation

End to end processes

2018: no process owner for PM

2020: bottom up PM excellence program

PM council appointed as subset of GPB

Breaking down the silo’sMove towards ONE Paints & Coatings Company

Get Projects Right! PM Excellence Program

7

Vision?

Delivering

projects

successfully

(time, scope,

budget)

From… Siloed, scattered, function driven, non standardized,

overall low maturity PPM capability

How?

1. Quick Wins (one stop shop)

2. Program governance (council, ambassadors)

3. Longer term vision & roadmaps (& our own PPM)

4. Key principles & countermeasures

5. Yearly PPM maturity assessment

6. Portfolio Mngt Interviews by GPO domain

Who?

PM council (3)Core team (9)Ambassadors (150+)Full community (1700+)

CONNECT & ENABLE

To…

Company wide PM excellence program & community,

improvement and standardization program

Executive SummaryPPM Excellence @ AkzoNobel

BVPPM Eindejaarsbijeenkomst 8

BVPPM Eindejaarsbijeenkomst

Our Key PM PrinciplesWhat to do, and how enabled? Our 6 Project Management Principles

1. Project scope and value agreed upfront in project

charter, and formally validated during project closure

1. Active sponsor accountable to sign of and validate

value delivery (charter and closure)

1. Capable project manager following the right PM

methodology, with right experience for complexity

1. Explicit change management plan to enure the

change is embedded, and value delivered

1. Project portfolio effectively prioritized and executed

based on value proposition and resources required

1. Realistic workplan including associated key

committed resources

Selective Enablers / Initiatives from our roadmap

GPO interviews to under-

stand baseline in Q1Strategic

PMO network

Value mngt incl.

KPI visibility

Standard Project Charter

Template & eLearning

eLearning project

closure Q1’21eLearning business

case Q2’21

Sponsor training – to be

completed by Q2’21

Methodo-

logy ove-

rview on

1stopshop

Training

overview

on

1stopshop

Comple-

xity Matrix

in Q1’21

PME toolboxPM Role

Descriptions

eLearning on

workplan in Q1/21

Training on change mngt

for PMs in Q1’21

PM-

Loves-to-

Learn

sessions

eLearning project

kick off meeting

PM

commu-

nity

PM 1

Stop

Shop

PM

career

path

in Q1

Priority &

Resource Mngt

Dependency

Mngt

PP

M s

ys

tem

(s)

PM certi-

fication

PM

coach

in Q1

9

BVPPM Eindejaarsbijeenkomst 11

How to sell PPM tosenior leadership

Bottom Up

Quick Wins:

Get thingsright

Vision / RoadmapsPM council

Move more to:doing right

things

(PPM)

How tooptimally sell

this to sr leadership ?

???

BVPPM

Drie invalshoeken van Projectportfolio Management

Strategisch

ondersteun de beslissers bij het maken van keuzes (bijv. prioritering, dashboarding)

Tactisch

ondersteun de organisatie bij het realiseren van de veranderingen (bijv. capaciteitsmanagement, contractmanagement)

Kenniscentrum

beheer de standard manier van werken (bijv. kennismanagement, training, coaching)

Vraag:

”Wat zijn de Unique Selling Points (USPs), tips&tricks voor elk van deze invalshoeken?”

BVPPM

Drie break-out sessies

• In je break-out room, bespreek de USPs, tips & tricks voor één van de volgende onderwerpen

Main room: strategisch

Break-out: tactisch

Break-out: kenniscentrum

• Het BVPPM-bestuur zal optreden als notulist en timekeeper

• Na 25 minuten allemaal terug in de main room

• Terugkoppeling aan de rest van de groep

• Uitwerkingen worden achteraf gedeeld via onze website (www.projectportfoliomanagement.nu)

BVPPM

Strategisch

USPs (Unique Selling Points1. link projecten met strategie in beeld prengen

(positief)

2. zorg dat je schaarse resources het meeste waarde toevoegen

3. Transparante inzicht

Tips & tricks1. ambitieniveau PPM afstemmen

2. Laten escaleren om te laten zien dat keuzes nodig zijn

3. Burning platform (externe crisis) kan helpen

4. Maak strategie heel bekend en zichtbaar

14

Andere overwegingen:1. Connectie project + agile activiteiten laten zien

2. geruststelling dat er aan de juiste dingen wordt gewerkt

BVPPM

Tactisch

USPs (Unique Selling Points1. Pool van project managers

2. Afhankelijkheden (inzicht geven enablers, sleutel resources etc.)

3. Rapportage & Inzicht

4. Impact van een project op verschillende afdelingen (leveren & ontvangen)

5. Doelen koppelen aan projecten (bijdrage aan strategie)

Tips & tricks1. Beperk informatie naar stakeholders (wat is relevant)

2. Keep it simple verander niet alles in een keer

3. Blijven verkopen check de meerwaarde (check de relevantie van dingen met een frequentie (rapportage, training process etc.)

4. Welke strategie heb je top down of andersom

15

Andere overwegingen:1. Hoe laat je de meerwaarde van resource mgnt zien zodat we inzicht hebben en kan forecasten

2.

BVPPM

Kenniscentrum

USPs (Unique Selling Points1. Capability building / competentie / bekwaam

2. Ontwikkeling van mensen

3. Verspreiding van kennis en best practices

4. Acceleratie naar een gemeenschappelijk doel (project kwaliteit verbeteren)

5. Interne expertise inzetten (in huis hebben) – kostenbesparing

6. Lerende organisatie

7. Inzicht geven in pioririteiten en bottlenecks

Tips & tricks1. Handzame praktische tools verspreiden

2. Wegblijven van “teveel gedoe” – maak het niet te complex

3. Bewustwording van nut en noodzaak: cultuurinterventie / attitude-gedrag

4. Masterclass portfolio mngt aanbieden (aanwie?)

5. Zie het als een meerjarenplan, en neem de juiste stappen de juiste richting op

16

Andere overwegingen:1. Portfolio management als “te blauw” gezien

2. Continue in beweging, bijblijven met nieuwe ontwikkelingen als Agile

BVPPM

Afsluitend

• Er is helaas geen borrel…

• Mocht je met elkaar in contact willen komen:

1. LinkedIn

2. Via de secretaris van de vereniging

• Sheets worden gedeeld via onze website www.projectportfoliomanagement.nu

• Nieuwe leden

• Locatie voorjaarsbijeenkomst?