Digitale Factuurverwerking GEA Convenience-Food Technologies

Hans NooijenManager Accounting Services FSSC

2 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Agenda

Aanleiding

Traditionele factuurverwerking

Digitale factuurverwerking

Voordelen digitale factuurverwerking

Eisen voor goede werking van het proces

Praktijk ervaringen

ISP in gebruik

Vervolgtraject binnen GEA

Behaalde scan cijfers

Behaalde besparingen

Ruimte voor vragen

3 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Aanleiding

• Teveel facturen raken kwijt• Groter aanbod facturen a.g.v. uitbreiding services

naar Financial Shared Service Center• Innoverend• Verhoging efficiëntie • Versnelling doorlooptijd facturen• Digitaal archief

4 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Traditionele inkoop factuurverwerking

• Invoer en codering tijdsintensief• Veel handelingen (kopiëren, distribueren)• Beperkt zicht op facturen in omloop• Risico van zoekraken van facturen• Lange doorlooptijd • Extra werk door aanmaningen en telefonische vragen

van leveranciers

5 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Digitale factuurverwerking

Twee soorten flows binnen het proces

1. Facturen zonder inkoopbestelling (Kostenfacturen)

2. Facturen met inkoopbestelling (Logistieke facturen)

6 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Facturen zonder inkoopbestelling

Scannen en Coderen, boeken in ERP-systeem

Factuurontvangst centraal

Doorsturen naar budgethouder

Per mail wordt de budgethouder geïnformeerd dat er een factuur goedgekeurd dient te worden

Ja

nee

Voldoende procuratie?

Vrijgave voor betaling in ERP-sys

Factuur akkoord

Akkoord door procuratiehouder ?

1nee

Ja

nee

Ja

Creditnota opvragen

1

einde

7 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Facturen met inkoopbestelling

Scannen en Coderen, boeken in ERP-systeem

Factuurontvangst centraal

Matching akkoord?

Ja

Vrijgave voor betaling in ERP-sys

Nee

Matching factuur

en bestelling

Aanbieden aan procuratiehouder

Procuratiehouder akkoord?

ja

Nee

Creditnota opvragen

einde

8 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Voordelen

• Facturen raken niet meer kwijt• Budgethouders volledig inzicht in facturen• Uitgebreide zoekfunctie op kostenplaats, project,

leverancier etc.• Kortere doorlooptijden door digitaal rappelsysteem• Betere leveranciersinformatie mogelijk• Efficiënte werkwijze• Hoger bewustzijn van routing.• Minder archiveringswerkzaamheden

9 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Belangrijke eisen

• Leveranciers sturen facturen t.a.v. Accounts Payable DepartmentDus niet op naam bestellerDe postkamer bezorgt dus de facturen direct bij ons!

• Ons inkoopordernummer moet verplicht op de factuur vermeld staan, anders kunnen we de factuur niet digitaal verwerken.

• Onze leveranciers zijn van deze wijzigingen schriftelijk op de hoogte gebracht.

10 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Praktijkervaringen

• Iedereen vindt het gebruiksvriendelijk, nuttig• Ga niet teveel in op individuele uitzonderingen• Goede voorbereiding: creëer draagvlak• Goed Functioneel Ontwerp (praktijkactiviteiten)• Communiceren, Communiceren• Pro actief mensen benaderen• Train liever teveel dan te weinig mensen• Communiceer!

11 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Overzicht gebruik ISP in FSSC Europa

Plaats – land ERP- Systeem soort bedrijf

Bakel – NL Baan & ERP LN Productie- site & verkoop BeneluxSlagelse – DK ERP LN & SAP Productie- site & verkoop DenemarkenOslo – NO SAP verkoop NoorwegenHalmstad – SE SAP verkoop ZwedenHelsinki – FI SAP verkoop FinlandOsnabrueck – DE SAP verkoop Duitsland – SlovenieRothrist – CH SAP verkoop ZwitserlandNewport- Pagnell – UK SAP verkoop UK en IerlandBoedapest - HU SAP verkoop HongarijeGrumello – IT SAP verkoop ItaliëBarcelona – ES SAP verkoop Spanje en PortugalPraag – CZ SAP verkoop TsjechiëAngers – FR SAP verkoop Frankrijk

12 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Vervolgtraject - 1

• Uitbreiding van Invoice Scanning naar SSC in Frisco, USA (Navision - midden 2011)

• Uitbreiding van Invoice Scanning naar SSC in Bangkok, Thailand voor Azië (Exact Globe - eind 2011)

• Intercompany facturen (nu via interfaces) ook via ISP dmv XML-bestanden (juni 2011)

• Invoering van Local Procurement Module (reeds technisch live, echter nog niet in gebruik)

• Verwerking van PDF-facturen, maakt scannen overbodig (mei 2011)

• Overgang naar E-invoice, waarbij de leverancierfacturen omgezet worden naar XML en daarna automatisch verwerkt worden

13 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Vervolgtraject - 2

Verdere uitrol ISP indien andere landen in FSSC Europa komen zoals:

Plaats – land ERP- Systeem soort bedrijf planning

Warschau – PL SAP verkoop Polen 2011

Moskou – RU SAP verkoop Rusland 2011

Kiev – UA SAP verkoop Oekraine 2011

Athene – GR SAP verkoop Griekenland 2011

Istanbul – TR SAP verkoop Turkije 2011

Weert – NL Softcel & SAP productie en verkoop 2011

Wallau – DE ERP LN productie 2011

Buehl – DE SAP Productie 2011

Kempten – DE SAP Productie 2011

Midden-Oosten – div. SAP verkoop 2012

Zuid-Afrika SAP verkoop 2012

14 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Behaalde cijfers 2010 Bakel Productie

1. 52039 facturen gescand, hiervan:

o 50786 afgehandeld, dus betaalbaar gesteld (=97,6% !!!)

o Verdeling facturen:

1. 3622 kostenfacturen (=7%)

1. 48417 logistieke facturen (=93%), hiervan:

o 36651 direct goedgekeurd (=76%)

o 1253 facturen staan nu open, hiervan:

o 360 kostenfacturen

o 893 logistieke facturen, hiervan:

o 191 wacht op creditnota

o 702 Status wacht op goederen, nog niet geleverd.

15 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

Behaalde besparingen

• Medewerkers Crediteurenadministratie kunnen meer werk verzetten. 1,5 FTE van 50.000 facturen traditioneel naar 3,1 FTE 250.000 facturen gescand. Archiefwerkzaamheden en het nieten van pakbonnen achter de factuur is overbodig geworden. Ook het distribueren van de facturen is niet meer nodig.

• Inkoopadministratie hoeft geen inkooporders meer te printen

- Magazijnmedewerkers hoeven geen pakbonnen te koppelen aan goederen ontvangstbonnen.

• Budgethouders hoeven zelf niets meer bij te houden handmatig, ze hebben een eigen digitaal archief.

16 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen

VRAGEN ?