20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

35
Presentatie 20/20 vision Factuurcongres 2010 André de Vroed en Leon Lemmers

description

De parallelsessie van 20/20 vision Europe met de casus WTH Vloerverwarming die tijdens het Factuurcongres op 7 juni 2010 is gegeven

Transcript of 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Page 1: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Presentatie 20/20 visionFactuurcongres 2010

André de Vroed en Leon Lemmers

Page 2: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Agenda

• Het bedrijf ; 20/20 vision Europe B.V.• Risico’s proces budget tot betaling• Digitale controle maatregelen• Win -> win -> win ->WIN• Case WTH Vloerverwarming • Vragen..........

Page 3: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Het bedrijf; 20/20 vision

• Nederlands bedrijf• Opgericht in 1998 • Internationale organisatie• Duidelijke focus op procurement (B2P)• 25 medewerkers• Eigen ontwikkeling

Page 4: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

De missie

“De kwaliteit van de operationele financiële aansturing van organisaties optimaliseren door middel

van onze integrale en robuuste procurement oplossing.”

Page 5: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Risico’s

• Frauderisico• Onvolledigheid van kosten– Accruals– Kosten in juiste periode– BTW aangifte

• Onnodige inkopen (kredietcrisis)• Discrepanties van de order t.o.v. factuur

Page 6: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Controlemaatregelen

• Functiescheiding• Gescheiden procuratiebeheer • Controle crediteurenonderhoud• Elektronische handtekening• Betaalcontrole• Gecontroleerde inkoopprocedure• Matching factuur met order en ontvangst

Page 7: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Win Win Win WIN

• Centraal digitaal archief• Facturen raken nooit meer zoek• Geen kopieën op afdelingen/ vestigingen• Zeer sterk verkorte doorlooptijden• Aanzienlijk minder communicatie van afdelingen en

leveranciers• Controle handtekeningen niet meer nodig• Vergelijking van betaallijsten• Inzichtelijke audittrail• Administratie en management in control

Page 8: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

WTH Vloerverwarming & Koeling

Page 9: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Agenda

• Wie zijn wij• Doelstelling• Oude situatie• Nieuwe situatie• Voordelen

Page 10: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

WTH Vloerverwarming & -koeling

DeventerZaandam

Dordrecht

Page 11: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

WTH/Thermo-Floor in Engeland

Midlands Regional OfficeLeicestershire

Page 12: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Wie zijn wij ?

• Sinds 1986 • 150 medewerkers• 35 miljoen omzet

Page 13: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Beweegredenen 20/20

• Een efficiëntere doorloop van het Purchase to Pay proces.

• Reduceren van risico’s in het proces• Leveren van een bijdrage aan de

milieudoelstelling van ons bedrijf (carbon footprint)

Page 14: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Facts

Page 15: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Oude situatie

Page 16: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Oude situatie

Page 17: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Oude situatie

Page 18: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Oude proces (1)

Inboeken header

Ter beoordeling

Volledig boeken en stempelen factuur

Map “Nog te betalen

facturen”

Betaalbatch samenstellen

Page 19: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Oude proces (1)

Inboeken header

Ter beoordeling

Volledig boeken en stempelen factuur

Map “Nog te betalen

facturen”

Betaalbatch samenstellen

Page 20: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Oude proces (1)

Inboeken header

Ter beoordeling

Volledig boeken en stempelen factuur

Map “Nog te betalen

facturen”

Betaalbatch samenstellen

Page 21: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Betaalbatch

Page 22: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Oude proces (2)

Opzoeken van facturen in betaalbatch

Importeren betaalbatch in Electr.banking

Controle betaal batch en facturen door 1e

autorisator

Totaalcontrole door 2e autorisator

Afstempelen en archiveren betaalde

facturen

Page 23: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming
Page 24: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Huidige situatie

Scannen van de binnengekomen

facturen

OCR draaien

Invullen van ontbrekende gegevens

Ter autorisatie naar verantwoordelijke

Automatisch geboekt in ERP-systeem

Page 25: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Scannen binnengekomen factuur

Page 26: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Huidige situatie

Scannen van de binnengekomen

facturen

OCR draaien

Invullen van ontbrekende gegevens

Ter autorisatie naar verantwoordelijke

Automatisch geboekt in ERP-systeem

Page 27: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Invullen van ontbrekende informatie

Page 28: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming
Page 29: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Ter autorisatie naar verantwoordelijke

Page 30: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Huidige situatie (2)

Selectie te betalen facturen

Export naar 20-20Vision en

Electronic Banking

Controle betaal batch en facturen door 1e

autorisator

Totaalcontrole door 2e autorisator

Autorisatie in Electronic Banking

Page 31: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Betaalbatch

Page 32: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Betaalbatch

Page 33: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Controle betalingen

Page 34: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Voordelen

Oude Situatie

• Alle informatie moet opgezocht worden

• Facturen regelmatig kwijt• Meerdere malen archiveren• Ingewikkelde facturen stroom • AO/IC vraagt veel aandacht• Tijdrovend autorisatie proces• Centraal papieren archief dus

veel loopwerk

Huidige Situatie

• Veel informatie automatisch door OCR

• Nooit facturen kwijt• Veel inzicht in nog te verwerken

facturen• Automatische factuur stroom

door goedkeuren / afkeuren / doorsturen

• AO / IC grotendeels onder controle via software

• Elektronisch archief overal vandaan opvraagbaar

Page 35: 20/20 vision Europe Factuurcongres praktijkcase WTH vloerverwarming

Dank voor uw aandacht

Vragen?