1

Digitaal versturen, ontvangen en archiveren

Automatische factuurverwerking

Facturen beveiligd versturen

Digitaal archief & Document management

Faxautomatisering

Email archief

Workflow

Data Entry OCR

+200 klanten

Schaalbare oplossingen

Duidelijke projectaanpak

Leasing mogelijkheden

Informatie Beveiligde

DocumentenDossiers

E-Mail

Contracten Planning

RapportVerslagen Foto’s

Correspondentie

Inkoop Facturen

Transport

Docs

Applicaties

Herkent u dit?

Uw collega legt een map met facturen op uw bureau ter goedkeuring, maar u bent pas over 2 dagen weer op kantoor. Eenmaal op kantoor heeft u meetings, telefoontjes en e-mails die beantwoord moeten worden. Map dan maar meenemen?

U krijgt een stapel binnengekomen facturen op uw bureau en type de informatie over in uw financiële administratie. U maakt een typefout en begin opnieuw. Tenslotte controleert u nogmaals of alles goed is overgetypt.

….. en dit?

U wordt gebeld door een klant met een klacht over een factuur. Dat wordt zoeken: waar is het contract ook alweer; waar de e-mail met afgesproken aanpassingen en waar het A4-tje met daarop de laatste wijzigingen, getekend en wel?

Een goede klant belt u en u wil even zijn dossier erbij nemen. Dan blijkt zijn dossier echter niet op de gebruikelijke plaats te liggen. Is een collega ermee bezig of ligt het ergens anders? U neemt noodgedwongen de telefoon weer op, legt de zaak uit en belooft dat u zo weer terugbelt. Jammer…

….. en dit?

U maakt facturen en aanmaningen, print ze één voor één, steek het in een enveloppe en zorgt voor verzending. U kijkt op u horloge en het is bijna lunchtijd. Oei, zo laat al?

Een paar belangrijke documenten met een handtekening moeten dringend verstuurd worden. U print de documenten met de juiste faxvoorbladen en loop naar het faxapparaat, wacht totdat de faxen verstuurd zijn, neem de verzendbevestigingen mee en loop weer terug naar uw werkplek om het in de juiste map te bewaren. U gaat dan weer verder met waar u gebleven was.

De feiten: wat zeggen de klanten

Papieren processen werkt vertragend 85%

Meeste zakelijke processen zijn niet geautomatiseerd

62%

Bijna alle documenten worden als papier gearchiveerd

54%

Het kost veel tijd om de juiste documenten te vinden als we het direct nodig

54%

Faxen worden nog steeds stand alone gebruikt om documenten te versturen.

46%

Metastore biedt oplossingen voor Automatische factuurverwerking

Scanning, herkenning, workflow en verwerking (Swift factuur)

OCR software voor orderverwerking Niet meer typen maar klikken (Open Text Single Click Entry)

Digitaal archief (DMS) Automatisch archief en indexering (Open Text Alchemy)

Fax- en email automatisering Automatisch faxen en e-mailen (Open Text RightFax)

Veilig en zeker documenten via email versturen Gebruiker krijgt e-mail met link om te downloaden (Open text RightFax)

Email archief E-mail archief- policy en life cycle management (Archive One)

Business Case: FactuurverwerkingType bedrijf: Handelsonderneming met 15.000 facturen per jaar

Het probleem: Controle facturen met inkoopdocumenten en de handmatige goedkeuring van facturen door budgethouders kost te veel tijd.

De oplossing: Met Swift Factuur worden facturen gescand, herkend en automatisch ge-matched met inkoopopdrachten. Via een workflow kunnen budgethouders facturen snel en effectief goedkeuren.

Het resultaat:Snellere verwerking van facturen, snelle digitale beschikbaarheid en verhoogde tevredenheidsfactor

ROI: 8 maanden (Meer referenties op aanvraag)

Business Case: Digitaal archiefType bedrijf: Handelsmaatschappij

Het probleem: Het zoeken naar informatie zoals dossiers, fax, brieven, email etc. neemt gemiddeld 4 uur per week per medewerker in beslag.

De oplossing: Met software voor digitaal archief (DMS) kunnen gebruikers voortaan direct via trefwoorden het dossier met brieven, fax, email, afbeeldingen etc. getoond krijgen. Men is voortaan niet meer gebonden aan één locatie om over informatie te beschikken.

Het resultaat:Beter klantgericht communiceren, het voorkomt dubbele invoer, het bespaart ruimte en het is kostenbesparend.ROI: 6 maanden (Meer referenties op aanvraag)

Business Case: FaxautomatiseringType bedrijf: Groot ziekenhuis

Het probleem: Handmatig versturen van inkoopdocumenten via de fax is te arbeidsintensief.

De oplossing: Vanuit ERP systeem (Oracle/SAP) worden faxen automatisch verstuurd en gearchiveerd om het later snel te kunnen terugzoeken.

Het resultaat:Efficiency verbetering doordat faxen automatisch worden afgeleverd en inkopers snel via trefwoorden over de juiste fax kunnen beschikken.

ROI: 6 maanden(Meer referenties op aanvraag)

Projectaanpak

Een goede voorbereiding is het halve werk

Een projectmatige aanpak wordt vooraf gegaan door een grondig vooronderzoek, maar zonder ellenlange studies en lijvige rapporten. In samenwerking en/of overleg met u brengen we in kaart wat de huidige problemen en behoeftes zijn. We stellen een plan van aanpak op en starten het project.

Plan van aanpak bestaat meestal uit een functioneel en technische vooronderzoek gevolgd door de installatie, testtraject, training, oplevering en evaluaties nadien.

Bezoek de Metastore stand