Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
-
Upload
factuurcongres -
Category
Documents
-
view
901 -
download
1
description
Transcript of Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Digitale Factuurverwerking GEA Convenience-Food Technologies
Hans NooijenManager Accounting Services FSSC
2 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Agenda
Aanleiding
Traditionele factuurverwerking
Digitale factuurverwerking
Voordelen digitale factuurverwerking
Eisen voor goede werking van het proces
Praktijk ervaringen
ISP in gebruik
Vervolgtraject binnen GEA
Behaalde scan cijfers
Behaalde besparingen
Ruimte voor vragen
3 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Aanleiding
• Teveel facturen raken kwijt• Groter aanbod facturen a.g.v. uitbreiding services
naar Financial Shared Service Center• Innoverend• Verhoging efficiëntie • Versnelling doorlooptijd facturen• Digitaal archief
4 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Traditionele inkoop factuurverwerking
• Invoer en codering tijdsintensief• Veel handelingen (kopiëren, distribueren)• Beperkt zicht op facturen in omloop• Risico van zoekraken van facturen• Lange doorlooptijd • Extra werk door aanmaningen en telefonische vragen
van leveranciers
5 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Digitale factuurverwerking
Twee soorten flows binnen het proces
1. Facturen zonder inkoopbestelling (Kostenfacturen)
2. Facturen met inkoopbestelling (Logistieke facturen)
6 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Facturen zonder inkoopbestelling
Scannen en Coderen, boeken in ERP-systeem
Factuurontvangst centraal
Doorsturen naar budgethouder
Per mail wordt de budgethouder geïnformeerd dat er een factuur goedgekeurd dient te worden
Ja
nee
Voldoende procuratie?
Vrijgave voor betaling in ERP-sys
Factuur akkoord
Akkoord door procuratiehouder ?
1nee
Ja
nee
Ja
Creditnota opvragen
1
einde
7 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Facturen met inkoopbestelling
Scannen en Coderen, boeken in ERP-systeem
Factuurontvangst centraal
Matching akkoord?
Ja
Vrijgave voor betaling in ERP-sys
Nee
Matching factuur
en bestelling
Aanbieden aan procuratiehouder
Procuratiehouder akkoord?
ja
Nee
Creditnota opvragen
einde
8 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Voordelen
• Facturen raken niet meer kwijt• Budgethouders volledig inzicht in facturen• Uitgebreide zoekfunctie op kostenplaats, project,
leverancier etc.• Kortere doorlooptijden door digitaal rappelsysteem• Betere leveranciersinformatie mogelijk• Efficiënte werkwijze• Hoger bewustzijn van routing.• Minder archiveringswerkzaamheden
9 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Belangrijke eisen
• Leveranciers sturen facturen t.a.v. Accounts Payable DepartmentDus niet op naam bestellerDe postkamer bezorgt dus de facturen direct bij ons!
• Ons inkoopordernummer moet verplicht op de factuur vermeld staan, anders kunnen we de factuur niet digitaal verwerken.
• Onze leveranciers zijn van deze wijzigingen schriftelijk op de hoogte gebracht.
10 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Praktijkervaringen
• Iedereen vindt het gebruiksvriendelijk, nuttig• Ga niet teveel in op individuele uitzonderingen• Goede voorbereiding: creëer draagvlak• Goed Functioneel Ontwerp (praktijkactiviteiten)• Communiceren, Communiceren• Pro actief mensen benaderen• Train liever teveel dan te weinig mensen• Communiceer!
11 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Overzicht gebruik ISP in FSSC Europa
Plaats – land ERP- Systeem soort bedrijf
Bakel – NL Baan & ERP LN Productie- site & verkoop BeneluxSlagelse – DK ERP LN & SAP Productie- site & verkoop DenemarkenOslo – NO SAP verkoop NoorwegenHalmstad – SE SAP verkoop ZwedenHelsinki – FI SAP verkoop FinlandOsnabrueck – DE SAP verkoop Duitsland – SlovenieRothrist – CH SAP verkoop ZwitserlandNewport- Pagnell – UK SAP verkoop UK en IerlandBoedapest - HU SAP verkoop HongarijeGrumello – IT SAP verkoop ItaliëBarcelona – ES SAP verkoop Spanje en PortugalPraag – CZ SAP verkoop TsjechiëAngers – FR SAP verkoop Frankrijk
12 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Vervolgtraject - 1
• Uitbreiding van Invoice Scanning naar SSC in Frisco, USA (Navision - midden 2011)
• Uitbreiding van Invoice Scanning naar SSC in Bangkok, Thailand voor Azië (Exact Globe - eind 2011)
• Intercompany facturen (nu via interfaces) ook via ISP dmv XML-bestanden (juni 2011)
• Invoering van Local Procurement Module (reeds technisch live, echter nog niet in gebruik)
• Verwerking van PDF-facturen, maakt scannen overbodig (mei 2011)
• Overgang naar E-invoice, waarbij de leverancierfacturen omgezet worden naar XML en daarna automatisch verwerkt worden
13 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Vervolgtraject - 2
Verdere uitrol ISP indien andere landen in FSSC Europa komen zoals:
Plaats – land ERP- Systeem soort bedrijf planning
Warschau – PL SAP verkoop Polen 2011
Moskou – RU SAP verkoop Rusland 2011
Kiev – UA SAP verkoop Oekraine 2011
Athene – GR SAP verkoop Griekenland 2011
Istanbul – TR SAP verkoop Turkije 2011
Weert – NL Softcel & SAP productie en verkoop 2011
Wallau – DE ERP LN productie 2011
Buehl – DE SAP Productie 2011
Kempten – DE SAP Productie 2011
Midden-Oosten – div. SAP verkoop 2012
Zuid-Afrika SAP verkoop 2012
14 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Behaalde cijfers 2010 Bakel Productie
1. 52039 facturen gescand, hiervan:
o 50786 afgehandeld, dus betaalbaar gesteld (=97,6% !!!)
o Verdeling facturen:
1. 3622 kostenfacturen (=7%)
1. 48417 logistieke facturen (=93%), hiervan:
o 36651 direct goedgekeurd (=76%)
o 1253 facturen staan nu open, hiervan:
o 360 kostenfacturen
o 893 logistieke facturen, hiervan:
o 191 wacht op creditnota
o 702 Status wacht op goederen, nog niet geleverd.
15 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
Behaalde besparingen
• Medewerkers Crediteurenadministratie kunnen meer werk verzetten. 1,5 FTE van 50.000 facturen traditioneel naar 3,1 FTE 250.000 facturen gescand. Archiefwerkzaamheden en het nieten van pakbonnen achter de factuur is overbodig geworden. Ook het distribueren van de facturen is niet meer nodig.
• Inkoopadministratie hoeft geen inkooporders meer te printen
- Magazijnmedewerkers hoeven geen pakbonnen te koppelen aan goederen ontvangstbonnen.
• Budgethouders hoeven zelf niets meer bij te houden handmatig, ze hebben een eigen digitaal archief.
16 | Factuurcongres 2011 CFS – ISProjects | 17-05-2011 | Hans Nooijen
VRAGEN ?