Mobility Tool Opleiding

12 april 2023 P 1

Mobility Tool - inleiding

12 april 2023 P 2

- Rapporteringstool ontwikkeld door de EC (gebruikt voor final report; niet voor interim report)

-Reeds in gebruik voor Leonardo, nu ook voor Erasmus.

-Binnen Erasmus+ uitgebreid naar andere vormen van mobiliteit

Mobility Tool - inleiding

12 april 2023 P 3

Welke gegevens?

-Projectinformatie

-Informatie over deelnemers

-Partnerinformatie

-Budget

Mobility Tool - inleiding

12 april 2023 P 4

Project

partnersmobiliteiten budget

mobiliteiten

OM

TOTAAL

Enquêtes

Mobility Tool - inleiding

12 april 2023 P 5

Voornaamste gebruikers:

-Europese Commissie

-EPOS vzw

-Instellingen

-Individuele deelnemers aan Erasmus

Mobility Tool- inleiding

12 april 2023 P 6

Stappen in een project:

-Creatie in Mobility Tool (NA)-Management (instelling)-Enquête invullen (student-docent)-Monitoring (instelling)-Project sluiten (instelling)-Validatie van mobiliteiten (NA)

Mobility Tool – de deelnemer zelf

12 april 2023 P 7

Mobility Tool EU Survey

Stuurt uitnodiging

Invullen en indienen

Mobility Tool – de deelnemer zelf

12 april 2023 P 8

Deelnemersrapport

-Automatisch verzonden op einde verblijf-Studenten én docenten-Ingevuld in EU Survey-Resultaten zichtbaar in Mobility Tool

Mobility Tool – de instelling

12 april 2023 P 9

Beneficiary User

-Zien en bewerken van projectinformatie-Andere Beneficiary Users toevoegen-Partners toevoegen-Mobiliteiten toevoegen-Lezen en goedkeuren van enquêtes-Rapport finaliseren -> budget samenvatting

Mobility Tool – creatie van account

12 april 2023 P 10

STAP 1/2: Creëer ECAS accounthttps://webgate.ec.europa.eu/cas

STAP 2/1: U wordt uitgenodigd in Mobility Tool eens uw project (MOB of IP) daar gecreëerd is!!! E-mailadres van aanvraag !!!

STAP 3: Login in Mobility Toolhttps://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility

Aanvraag

Project

Project info+ Benef. Contact

Project

Project info+ Benef. Contact

Bestaat beneficiary account al?

Yes – OKNo – profiel automatisch

gegenereerd op basis van e-mail

Bestaat beneficiary account al?

Yes – OKNo – profiel automatisch

gegenereerd op basis van e-mail

DataData

Beneficiary User

Mobility Tool – creatie van account

Automatisch email verzonden

Mobility Tool – creatie van account

12 april 2023 P 12

!!! Wat in geval van fout e-mailadres in aanvraag!!!

-Error in Mobility Tool-Account is niet gecreëerd-Gebruiker krijgt geen e-mail

OEFENING 1

13

1) Creëer ECAS account

2) Login in Mobility Tool

Mobility Tool – Home

• Home: zoek het gewenste project

Search = Ctrl-F

14

Mobility Tool – Project Details

15

Alle projecten Details van 1 project

Mobility Tool – project details

16

- Je werkt steeds in één project per keer

Project details: - Overzicht van recente wijzigingen (door jezelf, andere gebruiker van je instelling of EPOS)

Mobility Tool - Partners toevoegen

• Partner screen

17

Adding a Partner

• Partner screen

* = Mandatory fields

Add contact details

18

Mobility Tool – partnerinfo wijzigen

• Partner screen

19

Edit the info and save

20

Mobility Tool - Partners toevoegen

• ‘Partners’ : lijst van alle partners van dit project (NIET van de instelling)

• De bovenste partner is altijd de beneficiary• Voor IP’s en consortia zouden de partners

normaal reeds opgeladen moeten zijn in de lijst• Voor MOB moet je de partners zelf toevoegen• Partners toevoegen kan via de dropdown list of

manueel

21

Mobility ToolMobility Tool

Project

22

Mobility Tool – creatie van account

2de account in éénzelfde project

Mobility Tool: contactpersoon toevoegen

• Partner screen

23

Mobility Tool – creatie van account

• Click on to add a contact person

24

Mobility Tool – creatie van account

25

Mobility Tool – creatie van account

• Select all (in list)

• Add new (partner / mobility / etc…)

• Delete (after selecting)

• Export to .pdf

• Export to excel / .csv

• Add / remove columns

• Reset filters

26

OEFENING 2

12 april 2023 P 27

- Maak een account aan voor een collega van je in één of meerdere van je projecten.

- Kijk of je eigen gegevens correct zijn en maak aanpassingen indien nodig

- !!! Collega’s toevoegen gebeurt project per project, niet per instelling!!!

OEFENING 3

12 april 2023 P 28

- Zoek je eigen instelling in de dropdown lijst en controleer of je gegevens correct zijn

- Voeg twee partners via de dropdown list toe aan één van je projecten en controleer of de gegevens correct zijn

- Voeg een andere partner manueel toe aan één van je projecten

Mobility Tool – mobilities

12 april 2023 P 29

Gegevens invoeren: 2 manieren

-Manueel in Mobility Tool

-CSV bestand importeren

Mobility Tool – mobilities

30

Mobility Tool – mobilities

• Bullet

• Point

Fill in the participant's information

31

Mobility Tool - mobilities

• Toevoegen nieuwe mobiliteit: partner ID en Mobility ID wordt automatisch gecontroleerd.

• Nieuwe Mobility ID = creatie nieuwe mobiliteit• Nieuwe partner ID = creatie van nieuwe

partner• Bestaand mobility ID met andere details:

overschrijven bestaande mobility• Bestaand partner ID met andere details:

overschrijven bestaande partner

32

Mobility tool - mobilities

• Aan te raden om mobility ID te standardiseren.• Mobility IDs kunnen enkel via ‘edit mobility’

veranderd worden en niet via csv• Een kleine verandering in mobility ID zal een

nieuwe mobiliteit aanmaken– UCD/ERA02/123456 ≠ UCD/_ERA02/123456

33

OEFENING 4

• Laad nieuwe mobiliteiten op: 1 SMS1 SMP1 STA1 STT1 IP student en docent

34

Mobility Tool – mobilities csv

12 april 2023 P 35

Mobility Tool – mobilities csv

36

Mobility Tool – mobilities csv

2) Selecteer 1 van de twee export opties

(studenten of staf) / IP indien van toepassing

37

Mobility Tool – mobilities csv

• Als je excel gebruikt om je bestand te openen,

wil je de informatie in kolommen zien.

• Als dit niet het geval is moet je het volgende

doen:

– Change your Region and language settings

– Select the list separator: ";"

38

Mobility Tool – mobilities csv

Voor en na…

39

Mobility Tool – mobilities csv

• Configuratiescherm > Taal en Regio

40

Mobility Tool – mobilities csv

• Indeling voor datum, tijd en getallen – meer instellingen -

Lijstscheidingsteken (;)

41

Mobility Tool – mobilities csv

• Decimaalteken "."

• Cijfergroeperingssymbool ","

• E.g. 1,100.99

42

Mobility Tool – mobilities csv

Rij nummer 2: •Geeft formaat van kolommen weer:

– Dictionary codes / Date format / Numerical

•Verplichte velden– Velden met * zijn verplicht– *(SMS) betekent “Verplicht voor SMS mobiliteit"

43

Mobility Tool – mobilities csv

44

Steeds opslaan als CSV-file

Mobility Tool – mobilities csv

45

OEFENING 5

• Exporteer de studentenmobiliteiten (of IP indien van toepassing) uit één van je projecten, open met Excel en bewaar op je desktop.

• Verander de ‘regio en taal’ gegevens van je computer indien nodig.

46

Mobility Tool – mobilities csv

Importeren van mobiliteiten (Beneficiary user)

47

Mobility Tool – mobilities csv

Kiezen tussen studenten of staf (of IP)

48

Mobility Tool – mobilities csv

Geslaagde import

49

Mobility Tool – mobilities csv

… vaker voorkomend

50

OPEN

Mobility Tool – mobilities csv

Voorkom foutmelding: •Vul alle verplichte info in•Gebruik correcte ‘dictionary values’•Let op de vormvereisten van elk veld

In geval van foutmelding:•Error log is hulp voor verbeteren van .csv file•Importeer opnieuw

51

Mobility Tool – mobilities csv

Import did not succeed

Rij en kolom die fout bevatten worden vermeld

!!! Error log bevat 1 extra kolom, dus fout in kolom L zal overeenkomen met fout in kolom K van bronbestand

52

OEFENING 6

53

1) Importeer het bestand succesfile van je desktop en kijk of de mobiliteit is toegevoegd

2) Importeer het bestand failurefile van je desktop en verbeter de fouten

3) Voeg je eigen mobiliteiten die je vooraf nog niet hebt geïmporteerd toe via csv import

Mobility Tool – partners csv

• Export van partnerlijst• Herbruikbaar in externe databank• Importeren van partners via mobiliteiten

54

OEFENING 7

• Exporteer de partnerlijst• Importeer het bestand “New-Partner-

MobilitiesImport" (desktop)– Check of nieuwe mobiliteiten toegevoegd zijn– Check of nieuwe partners toegevoegd zijn

• Verwijder alle toegevoegde mobiliteiten-partners uit de oefeningen (behalve de reële mobiliteiten van je eigen instelling)

55

Mobility Tool – budget

Mobility Organisation & Management

Mobility Budget

Funds (organisation & management of project) used by Beneficiary organisation.

-Travel-Subsistence-Special needs supplement

56

StudentMobility

Mobility Tool – project beëindigen

12 april 2023 P 57

Wanneer alle gegevens correct zijn ingegeven en de deelnemers hun enquête hebben ingevuld, mag de instelling het project sluiten in Mobility Tool. !!! Eens het project beëindigd is, kan je geen gegevens meer wijzigen!!!

Het NA moet deze data dan nakijken en goedkeuren