Muriel Tegenbos – Projectleider Productive Ward Arne Goormans – Hoofdverpleegkundige Cardiologie

Meer tijd voor zorg - Implementatie van een Lean verbetermethodiek

Inhoud

1. Context

2. Lean als verbeterstrategie

3. UZA Lean historiek

4. UZA Lean conceptueel

5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen

6. Projectaanpak

7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

Inhoud

1. Context

2. Lean als verbeterstrategie

3. UZA Lean historiek

4. UZA Lean conceptueel

5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen

6. Projectaanpak

7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

Context

Lean als strategie

Inhoud

1. Context

2. Lean als verbeterstrategie

3. UZA Lean historiek

4. UZA Lean conceptueel

5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen

6. Projectaanpak

7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

Lean als verbeterstrategie

• Managementfilosofie gericht op continue verbetering

• Procesoptimalisatie door systematisch elimineren van verspilling in administratieve, industriële & dienstverlenende processen

• Creëren van waarde in processen

• Toegevoegde waarde voor de klant

• Lean tools

• Toyota als basis van de Lean filosofie

Lean als verbeterstrategie

Lean

Productive Ward

JCI accreditatie

Kwaliteit van zorg

Patiëntveiligheid

Magnet accreditatie

Stabiele & aantrekkelijke werkomgeving

Behoud & aantrekken medewerkers

Inhoud

1. Context

2. Lean als verbeterstrategie

3. UZA Lean historiek

4. UZA Lean conceptueel

5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen

6. Projectaanpak

7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

UZA Lean historiek

Q3-Q4 2010

Q1-Q2 2011

Mei 2011

Sept 2011

Sept-dec 2011

Maart 2012

Sept 2012

Werkbezoek @ Hereford, Nottingham, Lyon, Mont-Goddine

Planningsfase implementatie project

Kick off 2 piloodiensten PW

Kick off ‘cohorte 1’

Kick off ‘cohorte 2’

Training PW @ NHS Institute Coventry (UK)

•18 infosessies UZA Lean (ziekenhuisbreed) •7 infosessies PW (verpleegkundig departement)

Inhoud

1. Context

2. Lean als verbeterstrategie

3. UZA Lean historiek

4. UZA Lean conceptueel

5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen

6. Projectaanpak

7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

UZA Lean conceptueel

UZA Lean conceptueel: Lean Leadership

• Ziekenhuisbreed Lean knowhow en Lean leiderschap ontwikkelen

• Antwerp Management School

• Lean concepten, analyse & tools zoals toegepast binnen PW:

value stream mapping, spaghettidiagram, 5S-methode,...

• Doelgroep: leidinggevenden en projectverantwoordelijken

Directie

& Medische Raad

Werkgroep

& Stuurgroep

200 leidinggevenden & artsen

Executive Lean

Lean tools, analyse

& mapping

Lean thinking,

concepts & basic tools

Lean Leadership opleiding

UZA Lean conceptueel: Lean Mindset

18 infosessies UZA Lean – PW

4H4every1 opleiding – PW

3 showcases pilootdiensten PW

Infosessies Lean – PW voor nieuwe medewerkers

UZA Intranet

Nieuwsbrieven

Personeelsmagazine

UZA Lean conceptueel - Lean projecten

• Doelgroep: alle afdelingen/departementen

• Projectmethodologie gebaseerd op Productive Ward

• Opvolging door stuurgroep UZA Lean

• UZA Lean projecten 2012:

• Technische dienst

• HR department

• Oncologisch Hematologisch Dagziekenhuis

• Polikliniek Gynaecologie

UZA Lean conceptueel - Productive Ward

Inhoud

1. Context

2. Lean als verbeterstrategie

3. UZA Lean historiek

4. UZA Lean conceptueel

5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen

6. Projectaanpak

7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

Productive Ward – Modulaire opbouw

8 procesmodules

3 basismodules

1. Prestaties meten &

verbeteren door

opvolging van indicatoren

2. Organisatie van de

werkomgeving

3. Visualiseren van

patiënteninformatie

Productive Ward - Doel

Verbeteren kwaliteitszorg, patiëntveiligheid, meer tijd voor directe zorg, patiënt- & medewerkerstevredenheid

Resultaten bespreken, open communicatie

Werken met procedures en standaarden

Verbeteren van efficiëntie van zorgprocessen & werkomgeving

Verminderen van ‘verspilling’ in zorgprocessen & zorgsystemen (Lean)

Productive Ward – Bottom up benadering

• ‘Ownership’ bij verpleegteams:

“Potentieel tot verbeteren is gelegen bij medewerkers aan de basis”

• Zelfsturende teams

• Identificeren van probleemgebieden in processen

• Formuleren van verbetersuggesties

• Professionalisering verpleegkundig beroep

• Cave: draagvlak management

Inhoud

1. Context

2. Lean als verbeterstrategie

3. UZA Lean historiek

4. UZA Lean conceptueel

5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen

6. Projectaanpak

7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

Projectstructuur

Projectstructuur

Stuurgroepen

Stuurgroep UZA Lean

Gedeleg bestuurder

Dir Personeel

Dir PZ

Dir Facil diensten

Med. Diensthoofd

Coördinator HR

Projectleider PW

Stuurgroep Productive

Ward

Dir Personeel

Dir PZ UZA

Dir PZ AZ Monica

Dir Facil diensten

Med. Diensthoofd

Coördinator HR

Projectleider PW

Werkgroep Productive

Ward

Directeur PZ

Coördinator HR

Verpleegkundig afdelingshoofd

Hoofdvpkn

AZ Monica

Projectteam PW

Projectteam

Productive Ward

Projectleider

Projectmedewerker

(2FTE)

Uitrol in cohortes (okt 2011 – dec 2013)

• 2 pilootafdelingen • 24 verpleegeenheden (incl. 5 INZO’s) • Implementatieperiode van 6 maanden (intensieve begeleiding projectteam)

Projectaanpak op afdelingsniveau

Betrokkenheid van het management

Inhoud

1. Context

2. Lean als verbeterstrategie

3. UZA Lean historiek

4. UZA Lean conceptueel

5. Productive Ward: Lean op verpleegafdelingen

6. Projectaanpak

7. De hoofdverpleegkundige als driver voor continue verbetering

Uitgangspunten van Lean/Productive Ward

Stapsgewijze aanpak met sterke focus op “sustainability”

“Jumping to conclusions”

Systematische aanpak

Systematische aanpak

Duidelijkheid over inspanningen en duurtijd

Focus op lange termijn

Herhalen

Uitgangspunten van Lean/Productive Ward

Kick off meeting

Continu verbeteren

Afdelingsvisie

Continu verbeteren

Indicatoren opvolgen

• eenvoudige meetinstrumenten

• ziekenhuisbrede indicatoren

• afdelingsspecifieke indicatoren

Prestatiebord

Continu verbeteren

3 seconden regel: positieve & negatieve trends

Activiteitenregistratie

Zelfregistratie

• volledige team

• registratie activiteiten per 10’

• registratie afgelegde afstand

• volledige shift

Registratie door observator

• 1 “gemiddelde” VK gevolgd door projectteam, hoofdVK,…

• registratie activiteiten per 1’

• registratie afgelegde afstand

• uitgevoerde taak

geplande taak

locatie

verstoringen

Systematische aanpak

• Standaardiseren = de standaard vastleggen

• Systematiseren = de standaard behouden

• auditformulieren

• auditplanner

Opgesteld en uitgevoerd door het team

Uitgangspunten van Lean/Productive Ward

Bottom-up

Verpleegteam speelt centrale rol in veranderen/verbeteren van

processen

Actief werken aan het verbeteren van kwaliteit, veiligheid en

efficiëntie van zorg is de taak van elke medewerker

Betrokkenheid van alle medewerkers

Brown paper sessions: input van alle teamleden

Betrokkenheid van alle medewerkers

Dot voting (akkoord/niet akkoord)

Betrokkenheid van alle medewerkers

Wekelijkse teammeetings

• 15’ teamoverleg

• afdelingsprestaties bespreken

• acties/doelstellingen bepalen

• verbetersuggesties

• hoofdverpleegkundige als facilitator

Wekelijkse rapportering • communicatiemiddel • iedereen betrekken

Uitgangspunten van Lean/Productive Ward

Lean tools:

Process mapping Spaghettidiagram

Kritisch analyseren van

processen in teamverband: Waardetoevoegende activiteiten Probleemgebieden (verspilling)

Verbetersuggesties

Procesoptimalisatie

Zorgprocessen bekijken en verbeteren

Process mapping Spaghettidiagram

• registratie tijdsduur • registratie afgelegde afstand

Uitgangspunten van Lean/Productive Ward

Lean tools: 5S-methode

1. Sorteren 2. Schikken 3. Schoonmaken 4. Standaardiseren 5. Systematiseren

Visueel management ‘3-seconden’ regel

Goed georganiseerde, visuele werkomgeving

Afdelingsruimten vóór & na 5S

Goed georganiseerde, visuele werkomgeving

Kleurcoderingen materiaal

• Visueel management: “3 seconden regel”

• Ziekenhuisbrede implementatie

• Studenten, verpleegkundigen, mobiele equipe,…

Goed georganiseerde, visuele werkomgeving

Digitaal patiëntenoverzicht

Doel: • status patiënt in één oogopslag • patiëntveiligheid & kwaliteit van zorg • verminderen verstoringen verpleegkundigen • tijd besparen in zoeken naar informatie • PPD (transparantie bedbezetting & geplande ontslagdatum)

Ontwikkeling: • brainstorm in teamverband over reden van verstoringen • werkgroep visualisatie • ICT UZA

Goed georganiseerde, visuele werkomgeving

Digitaal patiëntenoverzicht • info uit bestaande elektronische bronbestanden

Rol van de hoofdverpleegkundige