Kijk voor meer informatie op www.invoorzorg.nl

Meer met minder, het kan!Succesvol veranderen in de langdurige zorgDe langdurige zorg is in beweging:• de omgeving verandert en stelt andere eisen aan organisaties;• de financiering en de daaraan verbonden eisen wijzigen;• verantwoordelijkheid komt meer bij de cliënt en diens omgeving voordat professionele zorg in beeld komt.

In deze uitgave lichten we drie organisaties uit die samen met In voor zorg! concrete stappen gezet hebben om de zorg (opnieuw) in te richten. We staan in vogelvlucht stil bij hun veranderopgave en de resultaten. Alle drie de organisaties zijn beter toegerust om toekomstige vragen van de samenleving te faciliteren. Medewer-kers, managers en bestuurders willen niet meer terug.

ZorgAccent: Bewoners voelen zich net als thuis De Binnenvest: Ruimte voor vakmanschap versterkt eigen kracht Verslavingszorg Noord-Nederland: Inzet van zorgpaden verkort wachttijd en borgt kwaliteit van zorg

In voor zorg! is een programma voor de langdurige zorg van Vilans en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Dit programma helpt zorgorganisaties om de langdurige zorg klaar te maken voor de toekomst. Met het motto meer met minder: met minder mensen en middelen meer cliënten helpen, mét behoud van kwaliteit.

Nummer 2 - uitgave mei 2014. In deze tweemaandelijkse publicatie worden

spraakmakende In voor zorg-trajecten uitgelicht.

In totaal zijn 25 van de 80 teams betrokken bij de verandering. Deze teams zijn inmiddels zelfstandig en zijn, nu de faciliteiten zoals het communityweb en het WoonServiceCentrum beschikbaar zijn, bezig met fase 2: naar een zelfsturend team. Menig team is daarnaast al druk bezig met het uiteindelijke doel: samen met familie en vrijwilligers een communityteam vormen, rondom de bewoners die aan hun zorg zijn toevertrouwd. In het verzorgingshuis betekent dat per verdieping (rond de 15-26 bewoners) een vast team is samengesteld van maximaal 15 medewerkers.

• Ga voor een uitgebreid verslag van dit traject naar: www.invoorzorg.nl/Tussenevaluatie-Zorgaccent • Meer informatie over ZorgAccent:

www.invoorzorg.nl/zorgaccent

Meer verantwoordelijkheid en regie voor professionals in de intramurale zorg. Onder de noemer ‘Net als thuis’ krijgen zij de ruimte zoveel mogelijk zelf oplossingen te zoeken voor de zorg en ondersteuning. Dit doen zij samen met de bewonder en familie/mantelzorger. Professionals worden hiervoor optimaal gefaciliteerd in het primair proces en informatie wordt toegankelijk gemaakt.

ZorgAccent levert wonen, welzijn en zorg in de regio Almelo/Noord West Twente. ZorgAccent biedt hulp op het terrein van thuiszorg, dagactiviteiten, verzorgingshuiszorg, verpleeghuis-zorg, voedings- en dieetadvies, cursussen en gemaksservices aan huis. Bij ZorgAccent bieden 2.100 medewerkers (1.100 fte) zorg en ondersteuning aan 2.500 extramurale cliënten en 700 intramurale cliënten.

Beleving van de cliënten en medewerkers

Omvang verandering

Achtergrondinformatie

Resultaten

Veranderopgave

Profiel

ZorgAccentBewoners voelen zich net als thuis!

De overhead is fors afgenomen. Zowel bij de staf- en ondersteuning als bij het management en in het primair proces worden beschikbare middelen doelmatiger en doeltreffender aangewend. Structureel bespaart ZorgAccent met het doorvoeren van ‘Net als thuis’ ruim 30 formatieplaatsen per jaar in de ondersteunende diensten:• management: binnen Woonzorg vervallen de 12 formatieplekken voor managers. 4 van hen keren terug als coach voor de teams;• personeel- en salarisadministratie: krimp van 6 FTE doordat verzorgenden veel zaken zelf verantwoordelijk zijn voor de administratie. Hiervoor is de administratie sterk vereenvoudigd en gedigitaliseerd;• financiële administratie: 2 FTE minder doordat teams zoveel mogelijk zelf de financiën rondom de bewoners regelen;• kwaliteit: kwaliteit is anders ingericht: volgend aan de vraag vanuit de teams. Hiermee is 1 FTE bespaard;• planning: door het planningsproces sterk te vereenvoudigen (van 76 naar 4 categorieën om een tijd van een medewerker in te plannen) kon de formatie voor planning met ruim 5 FTE worden teruggebracht.

Kijk voor meer informatie op:www.invoorzorg.nl of

Medewerkers, bewoners, vrijwilligers en familie proberen de sfeer zo huiselijk mogelijke te maken. De bewoners zijn daar blij mee.

Medewerkers geven aan dat nu de tijdsdruk is weggevallen, zij met meer geduld de bewoners laten doen wat ze zelf nog kunnen. Uiteindelijk levert dat tijd op, zo concluderen ze.

Reacties van medewerkers:“Je weet wat je eigen verantwoordelijkheid is. Het werken met twee huiskamers brengt rust. En dat is plezierig, zowel voor de bewoners als voor ons. We drinken nu bijvoorbeeld samen met de bewoners koffie. Dat was in het begin wel even wennen, want pauze samen met je collega’s was natuurlijk wel heel gezellig, maar je merkt dat bewoners het fijn vinden.”

“Er is veel meer rust. Niet alleen voor ons, ook voor de bewoners. Zij hebben nu vertrouwde gezichten. We kennen de bewoners veel beter en passen onze werkzaamheden daar op aan. We weten bijvoorbeeld nu beter wie liever langer in bed blijft en houden daar rekening mee.”

“Het is nu veel leuker. We hebben een veel kleiner team, je kent elkaar beter, weten elkaar snel te vinden, de lijntjes zijn kort. Dat werkt veel plezieriger, ook omdat er veel meer rust en overzicht is.”

Reacties van cliënten:“Met elkaar om de tafel zitten doet me aan vroeger denken.”“Je ziet veel meer dezelfde gezichten.”

Er is een beweging op gang gebracht naar een ‘herstelgerichte lerende organisatie’. De effecten hiervan werken door op de totale organisatie, bij projecten zoals: Ambulante Crisisopvang, Wonen in de Wmo, en Herstelwerk.

• Daling relatieve kosten van de hulpverlening in 2013 ten opzichte van voorgaande jaren. Met de gerealiseerde Ambulante Crisisopvang wordt een daadwerkelijke bezuiniging van € 400.000 verwacht.

Cliënten worden door begeleiders meer gestimuleerd op eigen kracht en met hun eigen sociale netwerk zelf de regie te nemen over hun herstel. Voor veel cliënten is dit wennen: voor cliënten die het makkelijk vonden dat hun zaken voor hen werden geregeld, valt deze nieuwe werkwijze wellicht eerst tegen.

Reacties van medewerkers:“Als er iets mist in de ACO woning zoals een kinderstoel wordt dit niet langer opgelost door een kinderstoel te laten bezorgen, maar door de cliënt zelf die - al dan niet begeleid - naar de kringloopwinkel gaat.”

“Voorliggende voorzieningen worden meer ingezet zoals: voedselbank in plaats van leefgeld lenen van de Binnenvest.”

“Er is een beweging voelbaar dat het werken in grote kantoren verschuift naar werken bij de cliënt zelf, in de wijk of thuis. Dit wordt meer en meer gefaciliteerd door iPads, Wi-Fi en een goede server.”

In het project zijn - in meer of mindere mate - alle 159 medewerkers, teamleiders en managers betrokken.

• Wilt u ook de beweging naar een ‘herstelgerichte lerende organisatie’ inzichtelijk maken? Een deel van het boek Herstelwerk van Judith Wolf is in dit traject vertaald in de Lerende Organisatie Barometer www.invoorzorg.nl/HLO-Barometer

• Willen uw medewerkers ook het krachtenveld en veranderingen in de omgeving beter begrijpen en kunnen toepassen? Speel het Wmo Spel en/of organiseer een Meet en Greet: www.invoorzorg.nl/De-Binnenvest-speelt-Wmo-spel en www.invoorzorg.nl/Meet-en-Greet

• Wilt u meer uit (zelfsturende) teams halen en verdieping/dialoog stimuleren? Bekijk de toolkit (vragenset) ‘Vakmanschap op de kaart’ via: www.invoorzorg.nl/Vakmanschap-op-de-kaart

• Meer informatie over De Binnenvest: www.invoorzorg.nl/de-binnenvest

De Binnenvest geeft professionals meer vrijheid, vertrouwen en verantwoordelijkheid zodat zij zelf keuzes kunnen maken in het belang van cliënten. Er wordt ruimte gecreëerd voor vakman-schap door onder andere: bottom-up werken, regie bij cliënt laten en meer samenwerken met externe partijen voor een inte-grale aanpak. Beoogde effecten:• medewerkers en cliënten meer in hun kracht zetten;• kwalitatief beter (en duurzamer) herstel, hogere cliënttevredenheid en snellere uitstroom tegen lagere kosten;• doelmatigheid als meta-doel: meer cliënten begeleiden met minder middelen.

Beleving van de cliënten en medewerkers

Omvang verandering

Achtergrondinformatie

Resultaten

Veranderopgave

Profiel

De BinnenvestRuimte voor vakmanschap versterkt eigen kracht

Productiviteit van de gehele BV is gestegen met 4%.

0% 10% 20% 30% 40% 50%

Daling van de gemiddelde verblijfsduur in crisisopvang met 42% (150 naar 87 dagen).

Totale overhead is gelijk gebleven met 16,6%. Dit is ca. 10% onder de Basisbenchmark MOgroep 2012.

Daling aantal uren managers en teamleiders met 7%.

Het aandeel operationeel management versus werkvloer (primair proces) is gedaald met 22% (van 4,9% naar 3,8%).

Stijging aantal medewerkers primair proces met 11,6%

22%

42%

Kijk voor meer informatie op:www.invoorzorg.nl of

11,6%

16,6%

7%

4%

De Binnenvest is een organisatie voor Maatschappelijke Opvang en biedt begeleiding, dagbesteding en verblijf aan mensen die om verschillende redenen dak- of thuisloos zijn of dreigen te raken. Bij de Binnenvest bieden 159 medewerkers en 35 vrijwilligers opvang en ondersteuning aan 1100 unieke cliënten per jaar.

• 100% van de hulpverleningstrajecten start met een krachteninventarisatie. Met deze kennis stelt de cliënt met werker een actieplan op, waardoor eigen kracht en regie van cliënt versterkt wordt.

Door zorgpaden zijn cliënten meer in regie en hebben ze niet meer het gevoel dat de zorg hen overkomt. Het is voor cliënten helder wat het zorgtraject inhoudt en hoe lang de behandeling gaat duren.

Medewerkers zien de implementatie van zorgpaden als mogelijkheid om:• het huidige behandelaanbod kritisch te bekijken en te verbeteren. “De behandelingen hebben we doorgenomen op duur, kwaliteit en inhoud. Kan de behandeling korter of moet het juist langer? Welke kwaliteit bieden we, waar moet het aan voldoen?”; • te werken vanuit richtlijnen, zodat cliënten geïnformeerd kunnen worden over het nut en de waarde van de behandelingen; • een bottom-up beweging op gang te brengen in de organisatie. Men was gewend dat alles top-down werd opgelegd. Medewerkers vinden het prettig om mee te werken aan een proces waar zij veel input levert.

Het betreft een organisatiebrede verandering, waar alle 1.000 medewerkers bij betrokken zijn. Het werken met zorgpaden is een middel in een brede cultuurverandering die is ingezet.

• Wilt u weten hoe u uw medewerkers kunt trainen op het gebruik van zorgpaden? www.invoorzorg.nl/Training-zorgpaden-en-logistiek-VNN • Wilt u meer lezen over de beleving van medewerkers rondom het werken met zorgpaden? www.invoorzorg.nl/VNN-ervaringen-zorgpaden • Meer informatie over Verslavingszorg Noord-Nederland: www.invoorzorg.nl/verslavingszorg-noord-nederland

VNN implementeerde zorgpaden gekoppeld aan het werken vanuit resultaatverantwoordelijke eenheden. VNN definieert een zorgpad als ‘een verzameling van samenhangende activiteiten gericht op behandeling van een homogene cliëntengroep, gebaseerd op richtlijnen en protocollen’.Doelen van het verandertraject:1) effectieve en efficiënte zorg: de cliënt staat centraal en ontvangt passende zorg (niet te veel, niet te weinig) zonder lange wachtlijsten;2) ‘in the lead’ brengen van professionals: zorgen dat behande laren inhoudelijke verantwoordelijkheid kunnen en willen nemen;3) cultuurverandering: creëren van een cultuur en structuur waar bottom-up werken en continu verbeteren samengaan.

Beleving van de cliënten en medewerkers

Omvang verandering

Achtergrondinformatie

Resultaten

Veranderopgave

Profiel

Verslavingszorg Noord-NederlandInzet van zorgpaden verkort wachttijd en borgt kwaliteit van zorg

De zorgpaden zijn een middel om management, behandelaars en zorgondersteuning met elkaar in gesprek te brengen. Met zorgpaden wordt de kwaliteit van zorg geborgd en het zorgt voor consistentie. Zorg voor mensen met eenzelfde zorgvraag wordt eenduidig aangeboden op verschillende locaties.

Kijk voor meer informatie op:www.invoorzorg.nl of

• De zorgpaden borgen behandeling op alle levensgebieden: behoefte op zorg, wonen, werken en financiën wordt tijdens de intake al omgezet in een hulpaanbod.• De zorgpaden kwantificeren de woonbehoefte van de cliënt na behandeling. Dit borgt sterkere sturing op uitstroom en reduceert de wachttijd aan de voordeur tot minder dan twee weken.• De verwachting is dat de zorgpaden leiden tot meer wachttijdreductie, afname van terugval en afname van de doorlooptijd van behandelingen.

Twee maanden na implementatie wordt 70% van de cliënten behandeld via een zorgpad. Dit zal stijgen naar 85% van de cliënten.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Overhead is teruggebracht tot 26%. Dit is 5% onder de benchmark voor GGZ instellingen.

100% van de medewerkers begrijpt het werken met zorgpaden en voert dit uit.

Ziekteverzuim is gereduceerd tot 3,9%.

Productiviteit steeg tot 72% (aandeel direct cliëntgebonden tijd), waardoor in dezelfde tijd meer cliënten geholpen kunnen worden.

Bij 46% cliënten is een ROM begin- en eindmeting gedaan. Dit was voorheen 23%. De norm vanuit het zorgkantoor ligt op 40%. Dit is voor GGZ instellingen al een uitdaging vanwege het hoge percentage drop-outs.

72%

26%

46%

100%

85%

Verslavingszorg Noord Nederland (VNN) behandelt mensen met een middelen- of gedragsverslaving, die in meer of mindere mate hun leven beïnvloedt. VNN ondersteunt 10.000 cliënten met 1.000 medewerkers