Legal Project Management (LPM) op het congres PLEIT 2016

Ha FinanHans Schuurman

Finance Planning & Control

Legal Project Management

PLEIT 2016

11 oktober 2016

Startpunten

Law4 Law4ce

•Interim Manager

•Winst- en efficiëntie verbetering

•Processen en Lean

•Advocatuur :-)

•Ontwikkelingen :-)

•law4ce.com

Hans Schuurman

Maar bekijk de advocatuur met een

bedrijfskundige bril

Er is geen dossier wat NIET wordt gemanaged

Niet alles gaat in rust en regelmaat

Vaak heeft de cliënt haast

Dus druk op het dossier• Dagvaarding komt binnen

• Opdracht stagiair: Maak een concept

• In de haast te weinig instructies

• Resultaat:

• dossier loopt uit de tijd

• afboekingen bij declareren

• tevreden cliënt?

- Waarom? - Wat?

- Wie? - Hoe?

Waarom gaan projecten mis?• Vage projectdoelen en projectresultaten

• Slechte communicatie

• Aannames onvoldoende vastgelegd

• Stakeholders over het hoofd gezien

• Mensen niet verantwoordelijk gehouden

• Onvoldoende controle

• Lessons learned vergeten

• Onrealistische schattingen

• Te laat beginnen met een activiteit

• Onvoldoende bekwaamheid

• Te veel veranderingen in projectdefinitie / buitenwereld

• Geen focus : Te veel verschillende taken

• ‘Over designen’

• Hersteltijd bij fouten vergeten

• Reactiviteit i.p.v creativiteit en pro activiteit

• Iedere projectmedewerker gericht op eigen taak ↔ betrokkenheid project

ProjectdefinitieAannames niet expliciet

Afstemming

Tijd, kwaliteit, budget

Wie doet wat

Niet werken volgens scope

Niet leren van fouten

Wat willen cliënten?• Waarde => Lean; Voice of Customer

• Efficiëntie => Lean/Process Improvement

• Voorspelbaarheid => Lean

• Communicatie

• Begrip van de business van de client

• Alignment tussen client- en kantoorbelang

Lean (of LPI)

CliëntProces Proces

Afstemmen

Overproductie

Herstelwerk

Onnodige controles

Fouten

Capaciteit niet

gebruiken

Wachttijd reistijd

onnodige beweging

Stoppen met wat de cliënt NIET heeft gevraagd

Wat willen cliënten?• Waarde

• Efficiëntie

• Voorspelbaarheid

• Communicatie

• Begrip van de business van de client

• Alignment tussen client- en kantoorbelang

Hoofdlijnen Legal Project Management?

• Definitie

• Fasering

• Planning

• Managen

• Evaluatie

• Niet: Veranderen van de inhoudelijke aanpak

• Wel: Betere voorbereiding en besturing binnen afgesproken kaders

Waarom: Markt en kansen

2015Q3

IndexcijferaantaladvocatenenomzetCBS(2010=100)

Combinatie Indexaantaladvocaten Indexcijfersomzet Hans Schuurman Finance Planning & Control

De rode lijn is de omzet van Juridische diensten Inclusief nieuwe

toetreders …

Sectorvisie ABN

ong. 2,5%

Bron: Sectorvisie Zakelijke Dienstverlening ABN Amro - juni 2016

Verhoogde druk op prijzen

Alternatieve pricing

Uurtje factuurtje en de

kantooropslag

oa Vast

Capped

Alle typen AFA’s vragen om het managen van uren en inzet

Concurreren op uurtariefGevolgen

• Winst kantoor daalt

• Krijgt de cliënt de beste oplossing?

Keuze voor aanbieder met laagste uurtarief

Kansen in de vierkanten

Van uurtarief T

Naar de meest

efficiënte oplossing

Kansen in de vierkanten

Naar de meest

efficiënte oplossing

Hoe dan?•Hergebruik/

•Legal Tech

•Doe het zelf

•LPM en Lean

Wie zijn de LPMers op dit moment?

Diversiteit aan de rondetafel

Vacature LPMer• The purpose of this role is to help increase revenue, improve profitability and provide exceptional client

service on our most complex international matters through more effective legal project management.

• This position will accelerate our ability to deliver tangible financial and non-financial benefits on selected key matters and/or transactions (in conjunction with the client team), and to develop, co-ordinate, and implement consistent best practice across our firm.

• A key objective is to support those international matters where scope is difficult to define, where management to the agreed commercial terms is critical and where there are a large number of practice areas, fee earners or jurisdictions involved. The Legal Project Management team will support client teams to better price, scope, manage and deliver complex transactions or multi-matter clients, resulting in capturing out of scope revenues, minimizing write-offs, improving overall matter efficiency and client satisfaction.

Functie

• The Legal Project Manager supports client facing projects:

• Preparation of project plans and Gantt charts; Setting up matters and task codes;Ongoing monitoring of costs and shadow fees; Ongoing client status reports;

• Chasing timely closing; and Preparing minutes of progress meetings.

• He or she supports the implementation of project management tools:

• Support Sharepoint and other IT systems; and Support development of various pilot tools and systems.

• Graduate level (law or business degree preferred);Experience in one or more Project Management roles desirable;Experience working within law firms or other professional services firms (e.g. accounting, consulting, banking); Good knowledge in Excel;Fluent in English and Dutch;

• Knowledge of relevant IT packages is a plus.

Grote complexe projecten

Complexe projecten•Grote overname of vernieuwen

van 50.000 contracten

•Vraagt om gedegen planning en bewaking van de voortgang

•En dat is een vak apart

•DUS: Gespecialiseerde LPMer

Functie

Tooling

Begeleiding en tooling• Modellen voor het kantoor

• Opdrachtbevestiging / plan van aanpak

• Urenschatting, planning en pricing

• Stroomschema’s

• Rapportagens

• Planning en actielijsten

• Structureren en tech oplossingen

• Rapportages (tot bewaken marges)

• Coördinatie

• Klantcontact (wanneer praten met klant)

Wie hebben een rol in LPM?

De AdvocaatDe Partner

De AssistantSupport

IEDEREEN IN HET TEAM

Bepaal de rollen vooraf• Wijs een Verantwoordelijke Advocaat

aan; Dat is de projectleider binnen het kantoor

• Laat iedereen kennis maken met de principes van Project Management=> Aan te leren vaardigheden

• Leg rolverdeling met de cliënt vast; Optioneel zelfs: GC is PL!

Functie

“Legal Project management = Project management”

Wat is een project?

Kenmerken project• Leveren van waarde voor de cliënt op een zo

efficiënt mogelijke manier.

• Definitie van de opdracht waarbij impliciete veronderstellingen expliciet worden gemaakt

• Te verdelen in fasen

• Binnen de fasen: taken

• Met een klant en opdrachtnemer

• Met een duidelijk begin en een einde

Fase 1: 40u Fase 2: 120uFase 3:

Fase 1: 60u en uitloop Fase 2: 100u, tijd ingehaald

Fase 3: 60u en uitloop

Fase 2: 20u meerwerk

Uitvoering, bewaking en bijsturing

LPM in een plaatje

Inzicht vooraf

Fasen in een project

Hoofdlijnen

Intake

• Scoping

• Planning

• Pricing

• Opdrachtbevestiging

• Acceptatie door cliënt

Realisatie

• Uitvoering

• Bijsturing

• Oplevering

• Afronding

• Evaluatie

Voorbeeld van een planning

Dossier te onzeker => Agile LPM ipv Detailplanning

Detail-planning

eerste fasen (KT)

Grovere scenario-planning

Indicatie vervolgopties

Verdere detaillering in de tijd

Stap verder: Work breakdown structure

Hoofdtaak

Deeltaak

Tijd en mensen

Pricing

Alternatieven

Opdrachtbevestiging• Begrotingsprocedure:

Geen opdrachtbevestiging =Geen opdracht

• Duidelijkheid over: • Scope: Wat wel en wat niet • Fasering • Prijs: Verwachting, budget en prijsmodel • Communicatie • Kwaliteit • Wat bij afwijkingen (= risico-inventarisatie)

Opdrachtbevestiging• Begrotingsprocedure:

Geen opdrachtbevestiging =Geen opdracht

• Duidelijkheid over: • Scope: Wat wel en wat niet • Fasering • Prijs: Verwachting, budget en prijsmodel • Communicatie • Kwaliteit • Wat bij afwijkingen (= risico-inventarisatie)

HoeWanneer

Risico’s

Acceptatie door cliënt

… of direct aan het werk?

Leg uit en stel vast

Nu hebben we GRIP•Goal

•Role clarity

•Interactions (= communicatielijnen)

•Process • Processen helder • Standaarden • Richtlijnen en regels En in een

klein dossier?

Uitvoering van een project

Uitvoering; Duivelse driehoek van PM

Snelheid

Kwaliteit

Wat afgesproken

met de cliënt?

Dus managen van het werk

Managen, budget en kwaliteit

Begrepen?

Kwaliteit Bottlenecks Inefficiënte inzet

Rol- onduidelijkheid Voorkom rework

SCOPE !!!

Voorkom verrassingen

Zet de cliënt niet in zijn hemd !!

Budget-verrassing: • Proces in de

hand? • Beheersing

leverancier?

StuurinformatieBudget vs besteed

Meerwerk % budget vs % klaar

Alle uren geschreven??

Geavanceerde tools

Voor omvangrijke of complexe dossiers

Het kan ook heel eenvoudig

Stakeholder analyse

Plan momenten in

Praat tijdig met cliënt over afwijkingen

Vervolgacties

Cliënt acceptatie:

Hoe klaar is klaar?

Vraag het de cliënt!

Afronding

Net als een duidelijke start vraagt een project een duidelijke afsluiting

Evaluatie

Leg ervaringen vast (bijv. in modellen)

Samengevat

Aan het werk

Leren !!Beperkingen AfrondenAansturen

Waarom? Cliënt AcceptatieOmvang

Happy partner

Wat deed hij anders?Hij luisterde beter naar de intenties van de cliënt

Probleem op 1 A4 Visualiseer !!

Faseer !!

Met team to-do’s bepalen

Controleerde zijn visie bij de cliënt

Planbaar Behapbare stapjes Voorspelbaar

….maar maakte vooral vooraf expliciet wat hij

eerder impliciet liet

Hij maakte verwachtingen en te zetten stappen glashelder (voor de cliënt, hemzelf en

zijn team)

Legal Project Management (LPM) op het congres PLEIT 2016

Law

Transcript of Legal Project Management (LPM) op het congres PLEIT 2016

Auteur Thierry Debels wint pleit in beroep tegen Vredeseilanden

HOOGLERAAR pLEit vOOR invEstEREn in sEizOEnsOpsLAG

10 Year USG Legal

Legal Café - Corruptie & Compliance

Blue Legal: seminar 'wat kost een ontslag'

Legal Success AT Osborne Legal

Social media meets legal presentatie flevum 29 sept 2011

Blue Legal: seminar 'online zakendoen'

Master Legal Management (deeltijd)

Pleit voor Vitaliteit

Legal aspects & social media policy_e-recruitment congres 13 03 2015

Conceptual Modeling of Legal Relations · tional Rights proposed by the philosopher of law Robert Alexy. This theory ex-tends the system of legal positions proposed by the jurist

Student Name Ple ase Print - Brevard Public Schools€¦ · Ple ase Print Apellidos (Legal) APP Nombre Segundo Nombre Nombre que el estudiante responde GOES BY Nombre Legal (Legal)

Appril legal workshop - 8 april 2014

LEGAL UPDATE 2012

RENSTRA PENGABDIAN KEPADA MASYARAKATiai-tabah.ac.id/wp-content/uploads/2020/02/RENSTRA-PkM.pdfTerbentuknya Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) pada tahun 2016, diharapkan dapat melakukan

20151030 Sirius Friday seminar: Legal aspecten van sociale media wedstrijden

20161011 Digital Storytelling - PLEIT 2016

Legal Focus Bedrijfswagens

Legal Commentator