Partena HR Legal Department - januari 2011

Bedrijfswagens - Juridische, sociale en fi scale aspecten - Partena HR Legal Department - januari 2011 3 / 28Bedrijfswagens - Juridische, sociale en fi scale aspecten - Partena HR

Voorwoord2010, een recordjaar? Volgens de statistieken van de FOD Mobiliteit en Vervoer zouden we 2010 afsluiten met 547.000 nieuw ingeschreven wagens in België. Een nooit gezien aantal! Goed nieuws voor de economie, maar geldt dat ook voor onze mobiliteit en het milieu? Daar knelt het schoentje, want 2010 was ook een absoluut recordjaar voor het fileleed. En een vernieuwd wagenpark verkleint dan misschien de ecologische voetafdruk, het is niet de enige factor die meespeelt. Het aantal afgelegde kilometers en de chronische verkeersopstoppingen hebben ook een invloed op het totaalplaatje.

Flexibele werktijden en -plaatsen, intermodaliteit (verschillende vervoersmiddelen combineren voor eenzelfde verplaat-sing), nieuwe mobiliteitsvormen (carpoolen), het zijn allemaal elementen die hun stempel drukken op de ecologische impact van de wagen.

Voor de bedrijfswagens is in dat opzicht zeker geen bijrol weggelegd. In België bestaat het bedrijfswagenpark momen-teel immers uit meer dan 500.000 stuks. Zo’n 30 % van de bedienden uit de privésector beschikt over dit voordeel. Het ‘car fleet’-beleid van de ondernemingen heeft dus wel degelijk een belangrijke invloed op de evolutie van de CO2-uitstoot van de transportsector. Die sector produceert niet minder dan 18 % van de uitstoot van broeikasgassen in ons land!

De wetgever, die zich bewust is van wat er op het spel staat, voerde sinds 2005 een reeks maatregelen in om de impact van bedrijfswagens op het milieu te beperken. Het CO2-uitstootgehalte is immers de doorslaggevende factor geworden om zowel het voordeel van alle aard te bepalen als de RSZ-bijdragen en de fiscale aftrekbaarheid. Op 1 januari 2010 werden trouwens grote wijzigingen doorgevoerd in de wetsbepalingen op het vlak van die laatste twee aspecten.

Dit Legal Focus-dossier wil werkgevers, bedrijfsleiders, HR-directeurs of fleet managers een duidelijk en volledig beeld geven van de sociale en fiscale factoren die inwerken op de terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen. Zo kunnen de rechtstreekse en onrechtstreekse kosten ervan correct geïnterpreteerd worden.

Een eigen beleid voor het beheer van het bedrijfswagenpark kan namelijk jaarlijks een besparing van meerdere honder-den euro’s per wagen opleveren. En dat maal het aantal wagens waaruit het wagenpark bestaat! De HR-manager kan het ‘car fleet’-beleid van de onderneming in de juiste richting sturen en aanzienlijke voordelen op financieel en milieuvlak creëren. We reiken hem de sleutels aan om dat beleid te voeren.

Een goed beheer van een bedrijfswagenpark steunt echter niet uitsluitend op sociale en fiscale aspecten. Omdat het privégebruik van een bedrijfswagen een loonvoordeel is, valt bovendien te bekijken welke weerslag de toekenning ervan op de arbeidsrelatie heeft. Een duidelijke overeenkomst tussen onderneming en werknemer en een weldoordach-te car policy vormen op dat vlak de uitgangspunten voor een goed beheer.

In dit brandend actuele Legal Focus-dossier komen de financiële aspecten voor het leasen van een bedrijfswagen niet aan bod. Dat is ook niet onze bedoeling. We gaan wel dieper in op de indirecte kosten van de toekenning van een bedrijfswagen aan de werknemer en geven een reeks aanbevelingen en praktische antwoorden. Met die tools bent u gewapend voor een optimaal beheer van een bedrijfswagenpark van elke omvang op economisch, milieu- en juridisch vlak.

Veel leesplezier!

Partena HR - Legal Department

Bedrijfswagens - Juridische, sociale en fi scale aspecten - Partena HR Legal Department - januari 2011 4 / 28Bedrijfswagens - Juridische, sociale en fi scale aspecten - Partena HR

InhoudI. Een bedrijfsvoertuig: een voordeel van alle aard 5

II. Sociaal aspect 51. Toestand van de werknemer 52. Toestand van de werkgever 5

III. Fiscaal aspect 81. Algemene principes 82. Raming van het voordeel 93. Toekenning van het voordeel en weerslag op de personenbelasting 114. Aftrekbaarheid voor de werkgever van kosten verbonden aan bedrijfswagens 125. Btw-regeling voor het voordeel van alle aard 13

IV. Het bedrijfsvoertuig en de toepassing van de sociale reglementering 131. Gebruik van het voertuig en schorsing van de arbeidsovereenkomst 142. Intrekking van het privégebruik of wijziging

in de terbeschikkingstelling tijdens de overeenkomst 143. Het bedr i j fsvoer t uig en de beëindig ing van de overeenkomst 154. Clausule voor overname van de leasing door de werknemer 165. Weigering tot teruggave van het voertuig bij beëindiging van de overeenkomst 16

V. Essentiële juridische voorzorgsmaatregelen 161. Specifieke bepaling in de overeenkomst 162. Modelovereenkomst betreffende het gebruik van een bedrijfsvoertuig (car policy) 17

VI. Een groener wagenpark voor uw onderneming 181. De bedrijfswagen als alternatieve loonvorm 182. Algemene vaststellingen m.b.t. het bedrijfswagenpark in België 203. Aanmoedigingsbeleid van de overheid 214. Wat kunnen ondernemingen doen om hun wagenpark optimaal te beheren? 23

Bedrijfswagens - Juridische, sociale en fi scale aspecten - Partena HR Legal Department - januari 2011 5 / 28Bedrijfswagens - Juridische, sociale en fi scale aspecten - Partena HR

I . EEN BEDRIJFSVOERTUIG: EEN VOORDEEL VAN ALLE AARD

Vandaag de dag is het in de bedrijfswereld een courante praktijk om aan bepaalde werknemers een ‘bedrijfswagen’ toe te kennen wegens hun functie of plaats in de hiërarchie (bv. bedrijfsleiders, kaderleden, personeelsleden met een com-merciële of vertegenwoordigende functie, technici van installatie- of takeldiensten, enz.).

Die werknemers krijgen een voertuig ter beschikking voor hun beroepsverplaatsingen (bv. bezoeken van klanten), maar dikwijls ook voor hun privéverplaatsingen.

Wanneer een werknemer dus voor zijn privéverplaatsingen een bedrijfsvoertuig mag gebruiken dat gratis of onder voordelige voorwaarden ter beschikking werd gesteld, dan geniet hij eigenlijk een voordeel van alle aard. Dat voordeel vormt een (soms belangrijk) onderdeel van het loon.

In principe moeten op dat voordeel van alle aard sociale bijdragen worden geïnd (aangezien het voordeel als bezol-diging dient). Er moet ook een belasting gebeuren ‘aan de bron’ (= heffing van bedrijfsvoorheffing) en bij de jaarlijkse regularisatie van de belastingen door de belastingadministratie (met verzending van het aanslagbiljet naar de belasting-plichtige).

Op de volgende bladzijden gaan we dieper in op de sociale en fiscale gevolgen van het gebruik van een bedrijfsvoer-tuig voor privédoeleinden.

Bijzondere aandacht gaat daarbij trouwens uit naar de weerslag die de toekenning van een bedrijfsvoertuig kan hebben op de sociale relatie.

II . SOCIAAL ASPECT

Sinds 1 januari 2005 is een solidariteitsbijdrage verschuldigd voor het gebruik dat de werknemer maakt van een bedrijfswagen voor privédoeleinden. Die bijdrage is gebaseerd op ecologische criteria en wordt ‘CO2-bijdrage’ (1) genoemd. Ze is uitsluitend ten laste van de werkgever. Er moet dus een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen de situatie van de werknemer en van de werkgever.

1. Toestand van de werknemerHet gebruik van een bedrijfswagen door de werknemer geeft momenteel geen aanleiding tot de inning van socialeze-kerheidsbijdragen voor zijn rekening. Het gebruik van een bedrijfswagen voor privéverplaatsingen wordt immers niet geacht een voordeel van alle aard te vormen waarop gewone socialezekerheidsbijdragen moeten worden berekend ten laste van de werknemer.

2 . Toestand van de werk gever

a. PrincipeDe CO2-bijdrage is uitsluitend ten laste van de werkgever. Ze is verschuldigd zodra aan de werknemer rechtstreeks of onrechtstreeks een bedrijfsvoertuig ter beschikking wordt gesteld dat ook voor niet-beroepsdoeleinden mag worden gebruikt. De bijdrage staat los van elke bijdrage van de werknemer in de financiering of het gebruik van dit voertuig... Het gaat hier om een wettelijk vermoeden.

1 Wet van 29 juni 1981 houdende de algemene beginselen van de sociale zekerheid voor werknemers (B.S. 02.07.1981), art. 38, § 3 quater. De CO2-bijdrage vervangt eigenlijk de vroegere werkgeversbijdrage van 33 % die sinds 1 januari 1997 van kracht was.

Bedrijfswagens - Juridische, sociale en fi scale aspecten - Partena HR Legal Department - januari 2011 10 / 28Bedrijfswagens - Juridische, sociale en fi scale aspecten - Partena HR

Inkomstenjaar Coëffi ciënt voor voertuigen met een benzine-, lpg- of aardgasmotor

Coëffi ciënt voor voertuigen met een dieselmotor

2010 0,00210 € /gram CO2 0,00230 € /gram CO2

2011 0,00216 € /gram CO2 0,00237 € /gram CO2

Voor de hybridevoertuigen dient men de coëfficiënt te nemen die overeenstemt met de gebruikte fossiele brandstof (7).

» Samenvattende tabel

Gebruikte brandstof Toe te passen berekeningsformule in 2011

Benzine (5.000 of 7.500) (1) x uitstootgehalte CO2 (2) x 0,00216 €

Lpg/Aardgas (5.000 of 7.500) (1) x uitstootgehalte CO2 (2) x 0,00216 €

Diesel (5.000 of 7.500) (1) x uitstootgehalte CO2 (3) x 0,00237 €

Elektrisch (100 %) (5.000 of 7.500) (1) x 0,10 € (4)

(1) Zie hierboven voor het kilometerforfait van 5.000 of 7.500 km.(2) Indien geen enkel gegeven over het CO2-uitstootgehalte beschikbaar is, wordt een forfaitair gehalte van 205 g/km toegepast.(3) Indien geen enkel gegeven over het CO2-uitstootgehalte beschikbaar is, wordt een forfaitair gehalte van 195 g/km toegepast.(4) Toepassing van de minimumdrempel omdat het CO2-uitstootgehalte voor de 100  % elektrische voertuigen gelijk is aan nul. Voor de hybridevoertuigen moet de coëffi ciënt worden genomen die overeenstemt met de gebruikte fossiele brandstof.

» Algemene opmerking

Wanneer de werkgever een tankkaart ter beschikking stelt van de medewerker blijft het voordeel van alle aard op dezelfde manier bepaald. Er wordt immers vanuit gegaan dat het specifieke voordeel van het gebruik van een tankkaart opgenomen is in het globale bedrag van het voordeel dat bekomen werd na toepassing van de hierboven vermelde berekeningsformule. Een tankkaart zal met andere woorden geen invloed hebben op de berekening van het toegekende voordeel van alle aard!

d. Tegemoetkoming van de werknemer in het gebruik van het voertuigWanneer de werknemer tegemoet komt in de kosten voor het privégebruik van het voertuig (bv. brandstof, onder-houd, herstellingen, verzekeringspremie voor burgerlijke aansprakelijkheid), kan het in aanmerking te nemen voordeel in principe verminderd worden met het bedrag van die tegemoetkoming.

Voorbeeld – Een werknemer woont op 45 km van zijn werkplaats en beschikt over een bedrijfsvoertuig met een benzinemo-tor die 132 g CO2/km uitstoot. Het voertuig wordt gebruikt voor het woon-werkverkeer en voor eigenlijke privéverplaatsingen. De werknemer moet een jaarlijkse tegemoetkoming van € 600,00 betalen aan zijn werkgever voor de onderhoudskosten van het voertuig en de verzekeringspremie voor burgerlijke aansprakelijkheid.

Het aan te geven jaarlijks voordeel wordt vastgesteld op € 1.538,40 (= (7.500 x 132 x 0,00216) - 600,00).

Bestaat de tegemoetkoming van de werknemer uit een kilometervergoeding die betaald wordt op basis van het aantal afgelegde kilometers, dan moet het kilometeraantal voor de berekening beperkt worden tot het forfaitair kilometeraan-tal, dus 5.000 of 7.500 km.

Voorbeeld – Een werknemer woont op 30 km van zijn werkplaats en beschikt over een bedrijfsvoertuig met een dieselmo-tor die 177 g CO2/km uitstoot. Het voertuig wordt gebruikt voor het woon-werkverkeer en voor eigenlijke privéverplaatsin-gen. De werknemer moet aan zijn werkgever een tegemoetkoming betalen op basis van het aantal kilometers dat voor persoon-lijk gebruik werd afgelegd (zowel voor woon-werkverplaatsingen als voor eigenlijke privéverplaatsingen). Die vergoeding stemt overeen met € 0,10 per kilometer. Het aantal afgelegde kilometers voor dat jaar bedraagt 10.000. Het aan te geven jaarlijks voordeel wordt vastgesteld op € 2.396,18 ( = (7.500 x 177 x 0,00237) – (7.500 x 0,10)).

7 Ci RH.241/603.298 (AOIF 22/2010) van 9 maart 2010.

Bedrijfswagens - Juridische, sociale en fi scale aspecten - Partena HR Legal Department - januari 2011 16 / 28Bedrijfswagens - Juridische, sociale en fi scale aspecten - Partena HR

4. Clausule voor over name van de leas ing door de werknemerOp basis van een contractuele clausule verbindt de werknemer zich soms ertoe om bij ontslag vóór het aflopen van de leasingovereenkomst, de overeenkomst over te nemen of een beëindigingsvergoeding te betalen aan de leasemaat-schappij.

Behalve in bijzondere omstandigheden (25) hebben de hoven en rechtbanken de higher van dergelijke clausule niet erkend en ze dus nietig verklaard omdat ze de verplichtingen van de werknemer verzwaart. Opleggen dat de leasing-overeenkomst moet worden overgenomen of dat een beëindigingsvergoeding betaald moet worden is immers in strijd met artikel 6 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten (26)!

5. Weiger ing tot ter ug gave van het voer t uig bi j beëindiging van de overeenkomst

Bij een conflictsituatie (de beëindiging van de overeenkomst kan daarvan aan de basis liggen...!) zou de werknemer kunnen weigeren om het voertuig terug te geven. Het is heel goed mogelijk dat de werkgever dan ook ernstige proble-men zou kunnen hebben om het voertuig terug te krijgen...! In zo’n geval moet de werkgever zo snel mogelijk aan zijn ex-werknemer een aangetekende brief voor ingebrekestelling versturen, met de vraag tot teruggave van het voertuig (de sleutels en boorddocumenten) binnen 48 uur na ontvangst van de brief. Bovendien wordt aan de werknemer ver-duidelijkt dat een strafklacht voor onwettig bezit van de bedrijfswagen zal worden ingediend als hij niet onmiddellijk ingaat op de brief.

Na die termijn en als de werknemer hieraan geen gevolg heeft gegeven, zou de werkgever hem kunnen doen verschij-nen voor de kamer voor zaken in kort geding van de territoriaal bevoegde arbeidsrechtbank. Bedoeling is dan om van de Voorzitter van die kamer een beschikking te verkrijgen die de werknemer ertoe verplicht het onregelmatig ingehou-den voertuig terug te geven. Die beschikking zou gepaard kunnen gaan met een dwangsom per dag vertraging bij de teruggave. De werkgever zou ook een schadevergoeding kunnen eisen en bekomen voor de feitenrechter (27).

V. ESSENTIELE JURIDISCHE VOORZORGSMAATREGELEN

Voor de terbeschikkingstelling van een bedrijfsvoertuig is het invoegen van een specifieke bepaling in de arbeidsover-eenkomst vereist of zelfs het opstellen van een aanhangsel bij die overeenkomst.

Naar onze mening is het trouwens absoluut noodzakelijk om een modelovereenkomst op te maken inzake het gebruik van een bedrijfsvoertuig. Zo'n overeenkomst wordt ook 'car policy' genoemd.

De bepaling in de arbeidsovereenkomst inzake de toekenning van een bedrijfswagen en de 'car policy' zijn wettelijk niet verplicht. Toch is het zeker raadzaam om ze te voorzien omdat ze in heel wat opzichten problemen en betwistingen kunnen voorkomen. Ze verduidelijken immers de respectieve verplichtingen van beide partijen van de arbeidsrelatie (werkgever en werknemer).

1. Specif ieke bepal ing in de overeenkomstDe toekenning van een voertuig aan de werknemer dat met name voor privédoeleinden gebruikt mag worden, vormt een soms heel belangrijk loonvoordeel. Bovendien behoort de toekenning van dat voordeel tot de essentiële bestand-delen van de overeenkomst, net zoals het loon in geld.

25 Arbh. Brussel, 2 mei 2003, onuitg., A.R. nr. 41.642.

26 Arbh. Brussel, 19 december 2008, onuitg., A.R. nr. 49.175.

27 Arbh. Luik, 18 oktober 1999, Sociaalr. Kr. 2001, p. 262.

Bedrijfswagens - Juridische, sociale en fi scale aspecten - Partena HR Legal Department - januari 2011 19 / 28Bedrijfswagens - Juridische, sociale en fi scale aspecten - Partena HR

In de tabel hieronder maken we de verschillen duidelijk.

Loon in geld Bedrijfswagen

Sociale bijdragen (RSZ) werknemer Sociale bijdragen van 13,07 % Geen sociale bijdragen

Sociale bijdragen (RSZ) werkgever Tussen 32,38 % (bedienden) en 38,38 % (arbeiders) aan RSZ-basisbijdragen

Solidariteitsbijdrage gebaseerd op het CO2-uitstootgehalte

Fiscaliteit/belasting van natuurlijke per-sonen

De beroepsinkomsten verminderd met de sociale bijdragen en forfaitaire of werke-

lijke beroepskosten zijn belastbaar

Enkel het voordeel van alle aard dat voorkomt uit het privégebruik van de bedrijfswagen is belastbaar. Dit VAA

wordt berekend op basis van forfaitaire formules die algemeen voordelig zijn.

Integratie in de berekeningsgrondslag voor het vakantiegeld en de eindejaars-

premieJa, volgens de regels van de sector Nee

Fiscaliteit/aft rekbaarheid voor de werkgever Ja, aan 100 %, lonen + sociale bijdragen.

De bedragen die het voordeel van alle aard uitmaken en zijn vermeld op de fi che

281.10 zijn 100 % aft rekbaar; de andere uitgaven met betrekking tot de bedrijfs-

wagen zijn binnen bepaalde grenzen aft rekbaar, hetzij forfaitair (brandstof aan

75 %), hetzij variabel in functie van het CO2-uitstootgehalte (tussen 120 % en

50 %).

Dankzij de voordelige sociale en fiscale behandeling is de bedrijfswagen aldus een oplossing op verschillende vlakken:

• een besparing voor de onderneming

Rekening houdend met alle gebruiksomstandigheden, met name het in acht genomen aantal kilometers van het woon-werkverkeer, het gemiddelde aantal kilometers per jaar, het gemiddelde belastingpercentage in de BNP voor de werknemer en het effectief toegepaste percentage in de vennootschapsbelasting, kunnen we op basis van simula-ties voor een ‘gemiddelde’ wagen (van 140 g CO2) besluiten dat de oplossing van de ‘terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen’ voor de onderneming een kost betekent die 40 % lager ligt dan de oplossing van een ‘verhoging van het brutoloon van de werknemer zodat die zich een persoonlijk voertuig van dezelfde klasse kan aanschaffen’.

• en voordelig voor de begunstigde werknemer

Om overtuigd te raken volstaat het om op de website www.autogids.be de gemiddelde prijs per kilometer voor het gebruik van een wagen in te geven. De belasting die moet worden betaald voor het privégebruik van een bedrijfs-wagen is algemeen gezien veel lager dan de kostprijs van een persoonlijk voertuig voor hetzelfde aantal kilometers.

Uit de simulaties blijkt ook dat het gebruik van een bedrijfsvoertuig des te voordeliger zou zijn voor de werknemer wanneer die weinig kilometers voor het werk zou afleggen en meer voor privédoeleinden (28). Een eenvoudig voorbeeld ter illustratie.

»Cijfervoorbeeld

Hypothesen:

• De onderneming behoort tot het paritair comité nr. 218

• De werknemer is gehuwd, zijn echtgenote heeft inkomsten en hij heeft twee kinderen ten laste Zijn gewoonlijke bruto-loon bedraagt € 3.357, netto goed voor € 2.000. Hij woont op 35 km van zijn plaats van tewerkstelling

• Het beoogde voertuig rijdt op diesel en stoot 149 g CO2/km uit

• De vergelijking wordt gemaakt tussen de ‘Company Car’-oplossing en de ‘Own Car’-oplossing

• De kost van de operationele leasing: € 800/maand

28 “Company cars analysis”, 2005-2007, project funded by the Belgian Science Policy and led by GRT and IMOB.

Partena HR is de bevoorrechte partner van grote, middelgrote

en kleine ondernemingen. Ons erkend Sociaal Secretariaat kent

alle aspecten van een modern en performant personeelsbeheer

door en door. En dat terwijl u ook zeker bent van een

persoonlijke service waarbij uw bedrijf ons uitgangspunt is.

DUIDELIJK EN DOORDACHT: dit motto vat

de fi losofi e van Partena HR perfect samen.