Langemark-Poelkapelle versterkenin tijden van verandering

Samenwerking gemeentebestuur en OCMW Langemark-Poelkapelle

Alain Wyffels en Sabine De Wandel

Kennismaking metLangemark-Poelkapelle

8.009 Inwoners

52,53 km²

3 deelgemeenten – 5 kernen Langemark

Madonna Sint-Juliaan

Poelkapelle Bikschote

Frontgemeente

Bestuur : CD&V en Open VLD

Missie gemeente

Het gemeentebestuur is uw partner in de ontwikkeling van Langemark-Poelkapelle tot een aantrekkelijke en financieel gezonde gemeente, waar het goed is om te leven en te vertoeven.

Missie OCMW

Het OCMW biedt de nodige zorg- en dienstverlening die het voor alle inwoners van de gemeente mogelijk maakt, een menswaardig en kwaliteitsvol leven te leiden.

Wij willen hierbij het meeste aandacht schenken aan de inwoners die de minste kansen krijgen en/of zorgbehoevend zijn.

We doen dit, door een antwoord te zoeken op structurele welzijnsvragen, initiatieven te nemen om de kansen op welzijn, zelfredzaamheid en emancipatie te verhogen en door mensen individueel te helpen.

Dit alles doen we op een rechtvaardige en respectvolle manier.

Missie gemeenschappelijk

Wij willen een open en aanspreekbare organisatie zijn waarin een professioneel team van bestuurders en medewerkers zich inzetten om een kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden.

Om onze missie te vervullen willen we samenwerken met alle mogelijke partners op bestuurskundig vlak en op het terrein van welzijn.

Onze waarden

Vastgelegd in een deontologische code

Loyauteit

Klantgerichte dienstverlening

Correctheid

Spreekrecht en spreekplicht

Zorgvuldigheid

Onze visie

Beleidsprioriteiten 2014-2019

• MJP = synergie met gemeentebestuur en OCMW

• Gebaseerd op onze missie / visie / waarden

• 5 doelstellingen :

- De dienstverlening optimaliseren

- Beheersbaarheid van de organisatie verhogen

- Werken aan ruimtelijke kwaliteit

- Een sociaal beleid voeren

- Stimuleren van een betrokken gemeenschap

• 3 beleidsdomeinen :Algemeen bestuur Wonen Leven

Samen werken

Geschiedenis

•2006 : gemeenschappelijke financieel beheerder

•2007 : voorzitter OCMW in schepencollege

•2011 : gemeenschappelijke secretaris

•2013 : gemeenschappelijk meerjarenplan

•2013 : gemeenschappelijk organogram

Doelstellingen voor samenwerking

Door samen te werken, wensen de besturen:

• Hun kennis te verdiepen en te specialiseren;

• Hun kennis te verbreden;

• Het dienstenaanbod op elkaar af te stemmen en toegankelijker te maken;

• Het efficiënter inzetten van personeel (o.a. door het vermijden van dubbel werk) en het creëren van schaalvoordelen.

Het is de ambitie van het bestuur om een volledige integratie tussen gemeentebestuur en OCMW te bewerkstelligen als voorbereiding op de evolutie in Vlaanderen en voor zover het wetgevend kader dit toelaat.

Principes van samenwerking

• Er wordt afgestapt van het beeld van structurele en financiële afhankelijkheid van het OCMW ten aanzien van het gemeentebestuur en de besturen worden evenwaardige partners die samen keuzes maken, investeren én sparen

• De samenwerking situeert zich op alle niveau’s : op het niveau van de diensten, maar ook van de beleidsorganen, op administratief, financieel, beleidsmatig en managementniveau

• De samenwerking moet in eerste instantie de dienstverlening aan de bevolking ten goede komen

Principes van samenwerking

• Het domein welzijn wordt geïntegreerd binnen de afdeling Leven en krijgt, naast de afdelingen Wonen en Algemeen Bestuur de nodige aandacht in het beleid

• Er wordt vertrokken van sterktes en competenties in beide besturen en over de verschillende diensten – door samen te werken willen we elkaar versterken

• De intentie tot samenwerking is een proces, waarin de nodige tijd en energie wordt gestopt om iedereen binnen de organisatie mee te krijgen in het verhaal. Doel en middel zijn de groei naar een gemeenschappelijke organisatiecultuur.

Inspiratie tot samenwerking

Beheersmatige samenwerking tussen gemeentebestuur en OCMW Studie in opdracht van de Vlaamse Overheid Agentschap Binnenlands Bestuur

Universiteit Antwerpen - Onderzoeksgroep ‘management & bestuur’

Prof. Dr. Wouter Van Dooren

Prof. Dr. Koen Verhoest

Prof. Dr. Ria Janvier

Inger Dewilde

Liesbeth Op de Beeck

Lieven Janssens

Samenwerking?

Interne/externe

Samenwerking?

Wel

samenwerkingGeen

samenwerking

Geen overdracht

Overdracht

Overdracht van

eigendom of

werkgeversgezag

Oprichting

rechtspersoon

Samenwerken

tussen 2 besturen

Geïntegreerde

samenwerking

Gestructureerde

samenwerking

Ad HOC

Samenwerking?

Interne/externe

Samenwerking?

Wel

samenwerkingGeen

samenwerking

Geen overdracht

Overdracht

Overdracht van

eigendom of

werkgeversgezag

Oprichting

rechtspersoon

Samenwerken

tussen 2 besturen

Geïntegreerde

samenwerking

Gestructureerde

samenwerking

Ad HOC

Geen samenwerking Ad hoc samenwerking Gestructureerde samenwerking zonder feitelijke integratie Feitelijke integratie van één of meerdere diensten Formele overdracht van één of meerdere diensten Samenwerken via aan extern verzelfstandige “shared

service”Samenwerken via een externe

interlokale/intergemeentelijke “shared service” die meerdere besturen op verschillende territoria bedient

Samenwerking via een gezamenlijke uitbesteding aan en/of participatie in een private partner

Organograminspiratie tot samenwerking

Vormen van samenwerken

Dienstverleningsmodel

ALGEMEENBESTUUR

LEVENWONENWOON-

CAMPUS

PartnersHogere overheden

Inwoners

MANAGEMENT - LEIDERSCHAPgemeenteraad, raad maatschappelijk welzijn, schepencollege, managementteam

Organogram

Organogram gemeentebestuur

Organogram OCMW

SecretarisFinancieel beheerder

Afdelingshoofd Leven

Sociale dienst

BKO

Thuisdienst De Wissel

Leven

Directeur woonzorgcentrum

Onderhoud

Paramedische dienst

Keuken

Dienst Bewonerszorg

Woonzorgcentrum

Organograminspiratie tot samenwerking

Beleidsdomein“Wonen”

Dienst Huidig werkgever Toekomstig werkgever

Samenwerking Modaliteiten

Milieu Gemeentebestuur idem Ad Hoc Acties en sensibilisering, doelgroepen

Woondienst Gemeentebestuur (Zonnebeke)

idem Ad Hoc Acties en sensibilisering, doelgroepen

Ruimtelijke Ordening Gemeentebestuur idem Niet relevant

Patrimonium Gemeentebestuur idem Structureel Technisch onderhoud en interventies gebouwen en aanhorende

Groen en uitleendienst Gemeentebestuur Idem Structureel Onderhoud en interventies groen en omgeving gebouwen

Recyclagepark Gemeentebestuur idem Niet relevant

Algemeen/coördinatie Gemeentebestuur idem Structureel Management en coördinatie

Projectopvolging

Organograminspiratie tot samenwerking

Organograminspiratie tot samenwerking

Beleidsdomein“Leven”

Dienst Huidig werkgever Toekomstig werkgever

Samenwerking Modaliteiten

Sociale Dienst OCMW Idem Ad Hoc Dossiers

Burgerzaken Gemeentebestuur Idem Ad Hoc Dossiers

Thuishulp De Wissel OCMW Idem Niet relevant

Opvang ’t Buitenbeentje OCMW Idem Structureel

Ad Hoc

Vakantiewerking

Projecten en activiteiten

Team Ontspannen (dienst vrije tijd)

Gemeentebestuur Idem Structureel

Ad Hoc

Vakantiewerking

Projecten en activiteiten, onder meer naar doelgroepen

Bikschooltje Gemeentebestuur idem Niet relevant

Algemeen/coördinatie Structureel Management en coördinatie

Projectopvolging

Organograminspiratie tot samenwerking

Organograminspiratie tot samenwerking

Woonzorgcentrum

Organograminspiratie tot samenwerking

Beleidsdomein“Algemeen bestuur”

Dienst Huidig werkgever Toekomstig werkgever Samenwerking Modaliteiten

Onthaal Gemeentebestuur en OCMW

Gemeentebestuur Geïntegreerd Gezamenlijk

Communicatie Gemeentebestuur Idem Geïntegreerd Gezamenlijk

ICT Gemeentebestuur Idem Geïntegreerd Gezamenlijk

Secretariaat Gemeentebestuur en OCMW

Gemeentebestuur Geïntegreerd Gezamenlijk

Financiën Gemeentebestuur en OCMW

Gemeentebestuur Geïntegreerd Gezamenlijk

Personeel Gemeentebestuur en OCMW

Gemeentebestuur Geïntegreerd Gezamenlijk

Preventie Gemeentebestuur Idem Geïntegreerd Gezamenlijk

Overheidsopdrachten Gemeentebestuur Idem Geïntegreerd Gezamenlijk

Archief Gemeentebestuur Idem Geïntegreerd Gezamenlijk

Facility Gemeentebestuur Idem Geïntegreerd Onderhoud gemeentehuis en sociaal huis

Algemeen/Coördinatie Gemeentebestuur Idem Geïntegreerd Management en coördinatie

Projectopvolging

Organograminspiratie tot samenwerking

Ruimtelijke ordening

Burgerzaken Milieu

Vrije TijdWoondienst

Patrimonium Groen

Gemeentelijke basisschool

Bibliotheek Sociale Dienst

BKO

Thuishulp

Woonzorgcentrum

Aanbod diensten

Ondersteunende diensten

SAMEN GOED VOOR 240 PERSONEELSLEDEN

Samenwerking binnen personeelsbeleid

Gezamenlijke overlegmomenten HRM-overleg

Gezamenlijk HOC-BOC

CPBW

Afstemming reglementen (rechtspositieregeling, arbeidsreglement, deontologische code,…) en procedures

Afstemming extralegale voordelen

Afstemming functiebeschrijvingen

Afstemming registratie – en planningssysteem

Afstemming aanwervingsbeleidPersoneelsmobiliteit bij aanwerving, bevordering,…

Onthaal nieuwe personeelsleden

Peter/meterschap

Gezamenlijke selecties

Gezamenlijk sollicitantenbestand

Samenwerking binnen personeelsbeleid

Gezamenlijk organiseren van vorming

Informaticatoepassingen

Diensthoofden

…

Preventie en bescherming op het werk

Vragenlijst psycho-sociaal welzijn

Vertrouwenspersonen

Organisatie medisch onderzoek

Brochures

…

Informeel

Personeelskrantje

Sportactiviteiten

Personeelsrestaurant

…

De Toekomst: Van 2 locaties naar 1 huis

Huisvesting

• Sociale dienst• Thuishulp• Burgerzaken

Integratie gemeente & ocmw

• 1 adres• 1 telefoonnummer• 1 onthaal

De Toekomst: Van 2 locaties naar 1 huis

De Toekomst: Van 2 locaties naar 1 huis

• Nieuwe aanbouw aan Kasteel

• Visie en ontwerper gekozen via Winvorm-wedstrijd: Tom Thys (Brussel)

• Verbinding tussen Vijverpark spoorwegbedding, Markt

• 2 besturen in 1 huis (gemeente én OCMW)

• 1 publiek dienstverleningspunt

• Verdubbeling in oppervlakte

De Toekomst: Van 2 locaties naar 1 huis

Relatie met de dorpskernvernieuwing

De Toekomst: Van 2 locaties naar 1 huis

Thema per verdieping

Niveau “0”

Niveau “+1”

Niveau “+2”

CENTRAAL ONTHAAL

ONTHAAL GEMEENTE - OCMW

• Focus op interne doorverwijzing

• Aanbodgericht i.p.v. vraaggericht

Analyse huidige werking

Gemeente

• Meerwaarde => samenwerking secretariaat & communicatie

• 2 onthaalmedewerkers nodig

OCMW

• 1 onthaalmedewerk, moeilijk voor permanentie

• Medewerkers hebben geen zicht op wachtenden

• Permanentieregeling sociale dienst ondersteunt onthaal

ONTHAAL GEMEENTE - OCMW

Geen onthaal, ontvangen aan het loket

Divers publiek

Tendensen => vb. burgerzaken

Tendensen

Uitbreiding met e-loket => minder contacten aan loket

Nieuwe toepassingen zorgen voor langere wachttijdenvb. reispassen

Nieuwe wetgeving => complexere dossiersmeer specialisatie en tijdsinvestering vereist

ONTHAAL GEMEENTE - OCMW

De burger (nog) beter dienen door

Centralisatie van de dienstverlening

Kanteling van de organisatie (front back)

Klantvriendelijk onthaal = gezicht van de organisatie

Multikanaal & klantgericht dienstverleningsconcept:Zelfde dienstverlening, ongeacht het kanaal

De toekomst

ONTHAAL GEMEENTE - OCMW

Kanteling v.d. organisatie

ONTHAAL GEMEENTE - OCMW

Front => onthaal

Eerste aanspreekpunt

Snelloket: afgeven, afhalen, inschrijven, doorverwijzen

Telefoon

Website is afgestemd

Kanteling v.d. organisatie

Resultaat

Onthaalbalie = motor voor alle contacten

Toegankelijk 24/24 via website

ONTHAAL GEMEENTE - OCMW

Back => specialisatie

Kanteling v.d. organisatie

Loketten voor gespecialiseerde hulp

Dienst thuishulp

Dienst burgerzaken

Dienst vrije tijd

Dienst omgeving Milieu Woondienst

Spreekruimtes

Bespreking individuele dossiers, vb. Sociale dienst

Zitdagen voor externe partners

ONTHAAL GEMEENTE - OCMW

Team Onthaal

ONTHAAL GEMEENTE - OCMW

Team Onthaal

Onthaal, secretariaat & communicatie = 1 team

Interne beurtrol voor onthaal

Voordelen van een groter team

Meer interne opvolging & dossierkennis

Meer polyvalente medewerkers

Centrale aansturing in communicatie en huisstijl

Personeelsinzet

In openingsuren: 2 medewerkers

Buiten openingsuren (alleen onthaal open): 1 medewerker

ONTHAAL GEMEENTE - OCMW

Ondersteuning ICT

www.langemark-poelkapelle.be

ONTHAAL GEMEENTE - OCMW

Ondersteuning ICT

Actiepunten ICT 2015 Aanduiden leverancier voor

Uitbouw e-services Implementatie productencatalogus in website Procesbeschrijvingen Registratietool klachten en meldingen Centraal agendabeheer

Optimaal gebruik huidige toepassingen Interne en externe vorming

Actiepunten ICT 2016 Mid-office toepassingen (procesopvolging) Cliëntopvolgingssysteem

Langemark-Poelkapelle versterken in tijden van verandering Samenwerking gemeentebestuur en OCMW Langemark-Poelkapelle

Alain Wyffels en Sabine De Wandel

Vragen

Langemark-Poelkapelle versterken in tijden van verandering Samenwerking gemeentebestuur en OCMW Langemark-Poelkapelle

Alain Wyffels en Sabine De Wandel

Aandachtspunten

Aandachtspunten

wederzijds vertrouwen

Aandachtspunten

samen plannen maken, investeren en sparen

wederzijds vertrouwen

Stelling 1

OCMW en gemeentebestuur zijn twee gelijkwaardige partners die samen plannen maken, investeren en sparen.

Aandachtspunten

Stelling 2

Sociaal beleid is, samen met cultuur en sport het bindmiddel voor een lokaal bestuur.Een bestuur die dit bindmiddel verwaarloost schiet zijn doel voorbij en is klaar voor een fusie.

Aandachtspunten

Stelling 3

Integratie van OCMW en gemeentebestuur kan pas echt vlot werken, als ook de politieke organen worden geïntegreerd.

Maak voor het sociale aspect, net als voor de instellingen, sterke commissies of beheerscomités onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, eventueel aangevuld met (externe) deskundigen.

Aandachtspunten

Aandachtspunten

In Langemark-Poelkapelle staat het bestuur, door samenvoeging van gemeente en OCMW garant voor 240 personeelsleden.We spreken dus van een middelgrote onderneming.Zullen de hogere overheden, en erger nog wijzelf, het bestuur stiefmoederlijk blijven behandelen of een kader creëren, een dergelijke onderneming waardig?

Langemark-Poelkapelle versterken in tijden van verandering Samenwerking gemeentebestuur en OCMW Langemark-Poelkapelle

Alain Wyffels en Sabine De Wandel

Bedankt voor uw aandacht