19-05-14

1

Contractmanagement Kwaliteit van de relatie

Inkooptoekomst door samenwerking, innovatie

en opleiding!

ir. ing. Dennis Mostert Eigenaar DME Advies

Dennis Mostert - CV

19-05-14

2

ir. ing. Dennis Mostert

d.mostert@dme-advies.nl+31 (0)6 54 29 42 51

www.dme-advies.nl

•  Eigenaar DME Adviesoktober 2013 – heden

•  Manager Inkoop (en plv. Directeur) Zorgservice XLseptember 2009 - oktober 2013

•  Manager Inkoop HagaZiekenhuisjanuari 2007 - september 2009

Contractmanagement

19-05-14

3

•  Registratie en archivering.•  Genereren contractinformatie.

Contractbeheer

Contracteigenaar

Contractmanager

•  Implementatie.•  Sturen op budgetten.•  Bewaking van het gecontracteerde (bv assortiment

en kwaliteit).

•  Specificeren, selecteren en contracteren.•  Strategisch leveranciersmanagement.

NB: taken zijn niet uitputtend

BUSINESS  

Casus: voeding in een ziekenhuis

19-05-14

4

Voeding voor: personeel, patiënten en familie.

Voeding in een ziekenhuis is belangrijk

19-05-14

5

Voeding voor: personeel, patiënten en familie.

Cijfers [alle ziekenhuizen; 2012] •  Voeding & hotelmatige kosten: € 590 miljoen (= 3,5% van totale lasten)

•  185.000 FTE (= 250.000 medewerkers)

•  46 miljoen patiënteenheden

•  Verschillen tussen kosten per patiënteenheid zijn groot:

Academisch

Topklinisch

18,9

Basis

24,3 29,8

7,7 11,8 16,9

2,7 10,1 19,9

Voeding in een ziekenhuis is belangrijk

19-05-14

6

Wat is het product?

1.  ‘Laat uw voeding uw medicijn zijn en uw medicijn uw voeding’ [Hippocratis; 460 v.Chr.].

2.  Voeding als onderdeel van (hotelmatige) gastvrijheid en beleving.

1

2

1. Voeding als medicijn

19-05-14

7

•  25-40% van patiënten zijn ondervoed door ziekte.- het lichaam heeft tekort aan voedingsstoffen en energie.

•  Ondervoeding kan een voorspoedig herstel in de weg staan.

1

2. Voeding als onderdeel van (hotelmatige) gastvrijheid "en beleving

19-05-14

8

Aanvinken wat je de volgende dag wilt eten.

Met een voedingsassistent het menu doornemen en 15 minuten later wordt het

uitgeserveerd.

2

De aanbesteding en aanpak

19-05-14

9

Ziekenhuis wilde: •  echt partnerschap (= samen ondernemen en risico’s delen);

•  langere relatie;

•  ontzorging bij inkoopprocedures en implementatieprocessen;

•  invulling aan de strategische ontwikkelingen;

•  geen grote risico’s in de continuïteit van de dienstverlening;

•  kwaliteit omhoog en kosten omlaag.

Kwaliteit omhoog en kosten omlaag

19-05-14

10

x

&

is te realiseren door

kwaliteit kostprijs

volumefocus

[Bron: prof. dr. drs. L.H.L. Winter; 2013]!

Inkoopproces

19-05-14

11

•  Uitbesteding van expertise.•  Snel selectietraject.•  Geen Europese aanbesteding, maar bepaling

selectietraject samen met leveranciers.•  Geen PvE, maar visiedocument. Geen specificatie van de

vraag, maar specificatie van de levering door leverancier.•  Gunning op basis van gewenste invulling partnerschap (=

kwaliteit van de relatie), niet op product.•  Transparantie; bewijs voor een eerlijke prijs.

Selectie

Contract

Besturing

•  Partnerschap.•  Samen met de partner het maatwerk contract geschreven

- contracteer wat je weet. •  Samen met de partner vastgelegd hoe de leverancier

beoordeeld gaat worden.

•  Samen met de partner een besturingsmodel beschreven en de teams samengesteld.

Partnerschap

19-05-14

12

Samen ondernemen en gezamenlijke verantwoordelijkheid In plaats van de standaard klant-leverancier relatie ondernemen de partners gezamenlijk en hebben zij gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor tevreden patiënten over de voeding en hospitality.

Daarnaast helpen partijen elkaar om hun strategische doelen te bereiken en zij ontplooien activiteiten om van elkaars krachten te leren. De partner geeft vanuit haar (wereldwijde) expertise ondersteuning in het verbeteren van de efficiency en effectiviteit van het ziekenhuis en geeft garanties op te behalen procesoptimalisaties op het gebied van personeel, logistiek, ICT en voorraad.

Contractbepalingen

19-05-14

13

Bepalingen ‘transactie’ contract

•  Specificatie producten

•  Afnamehoeveelheden

•  Logistieke voorwaarden

•  Retourzendingen

•  Service levels

Bepalingen ‘partnerschap’ contract

•  Rechten en verplichtingen

•  Besturingsmodel

•  (Proces)optimalisatie

•  Exclusiviteit

•  SMART doelstelling / rapportage

NB: overzichten zijn niet uitputtend

Contract: besturingsmodel

19-05-14

14

Executive Board

Stuurgroep

Inkoop & financieel

Menu / assortiment InnovatieOperations

Nivo 3

Nivo 2

Nivo 1

Uitgangspunten •  In elke groep deelname van ziekenhuis en partner.•  Ziekenhuis en partner hebben in een groep elk één stem.•  Besluiten worden unaniem genomen.•  Bij een dispuut is het hoger liggende nivo het escalatieorgaan.

Contract: tevredenheid als KPI

19-05-14

15

Één gezamenlijk doel: een tevreden patiënt!

Net Promotor Score: de methodiek die leidt tot het vaststellen van de klantloyaliteit onder patiënten, familie en personeel.

•  Benoemen van groeidoelstellingen.

Partnerschap: kwaliteit van de relatie

19-05-14

16

Vanaf de start de werkgroepleden in relatietherapie – van oud gedrag naar

nieuw gedrag.

Kennisdeling – tussen partners en met gebruikers.

Volledig achter elkaar staan. Ook naar buiten toe, ook als iets niet goed is gegaan.

Elkaar helpen om problemen op te lossen – ons probleem i.p.v. hun probleem.

Inzet op de kwaliteit van de relatie is belangrijker dan de letters van het contract – handelen in de geest van het contract.

Afsluiting

19-05-14

17

Dennis Mostertd.mostert@dme-advies.nl+31 (0)6 54 29 42 51

www.dme-advies.nl

Contractmanagment (voeding) Kwaliteit van de relatie