Post on 18-Dec-2014
description
"informatie verandert organisaties"
1
Masterclass 18 februari 2010
"INFORMATIE VERANDERT ORGANISATIES"
"informatie verandert organisaties"
2
• EVEN VOORSTELLEN:
• Wim Plas• 49 jaar oud• Provincie Zuid-Holland• Teamleider• Docent SOD, secretaris Vereniging SOD
"informatie verandert organisaties"
3
Wim: de mooiste verandering, 4B’s!
"informatie verandert organisaties"
4
4 basisemoties waar je (ook bij veranderingen) als mens mee te maken hebt:
o Bang
o Boos
o Blij
o Betrokken
"informatie verandert organisaties"
5
• Provincie Zuid-Holland:
o Zuid-Holland is één van de dichtstbevolkte en meest geïndustrialiseerde gebieden ter wereld. De provincie meet 3403 km² en het aantal inwoners is 3.487.673
o Provinciehuis Den Haago Commissaris van de Koningin: drs. J. Fransseno Ambtelijk apparaat: 2200 medewerkers
"informatie verandert organisaties"
6
Vandaag:
"INFORMATIE VERANDERT ORGANISATIES”
‘Implicaties van Keteninformatisering, FEED & "Het Nieuwe Werken" binnen de Provincie ZH’
"informatie verandert organisaties"
7
• Maar ook wij als mensen veranderen……
"informatie verandert organisaties"
8
Stukje historie, start in 2005: “Onder de titel ‘Digitale Route’ steekt de provincie
Zuid-Holland ruim 23 miljoen euro in een groot automatiseringstraject. De ICT-omgeving wordt vervangen, procesmanagement, een documentmanagement en workflowsysteem wordt geïntroduceerd, de dienstverlening via internet gaat op de schop en er wordt gewerkt aan centrale basisregistraties". In 2008 moet elke provincieambtenaar een ‘digitale dienstverlener’zijn.”
"informatie verandert organisaties"
9
"informatie verandert organisaties"
10
Afgelopen 20 jaar enorm grote veranderingen:
“Modern times”
o Vanuit de techniek
"informatie verandert organisaties"
11
o Maar denk ook eens aan:
- Unified communications- Collaboration- Social Software
"informatie verandert organisaties"
12
• Maar ook veranderingen in de maatschappij:
"informatie verandert organisaties"
13
Veranderen doet wat met ons…..
http://www.youtube.com/watch?v=pZlJ0vtUu4w
"informatie verandert organisaties"
14
4 Basisemoties: Bang, Boos………• Angst• Ongerustheid• Onstabiel• Grip kwijt• Conflicten nemen toe• Hoog emotionele stress• Hoog, vaak ongecoördineerd, energienivo• Gedragspatronen uit het verleden worden sterk
gewaardeerd………………………..maar hoe Blij, Betrokken??
"informatie verandert organisaties"
15
Strategie "Digitale Route"……
"informatie verandert organisaties"
16
Maar hoe zat het nu met……..
"informatie verandert organisaties"
17
“Lessons learned” veranderprogramma Digitale Route:
“Leidinggevenden in het primaire proces leggen “het probleem” van de nieuwe werkwijze bij de medewerkers. Zij worden persoonlijk minder geconfronteerd met de veranderingen, waardoor bewustwording en begrip met enige vertraging zijn ontstaan”.
"informatie verandert organisaties"
18
o Case: Implicaties van Keteninformatisering, FEED & het “Nieuwe Werken” binnen de overheid:
FEED Keteninformatisering “Het Nieuwe Werken”
Rode draad: “hoe kunnen medewerkers het beste ‘in verandering’ worden meegenomen en wat is een goede rol van het management daarbij”
"informatie verandert organisaties"
19
4 vragen gericht op:
o Wie “stakeholders”?o Inspanning van managers, en welke randvoorwaarden
moeten er zijn voor een succesvolle transitie?o Herkenbaarheid eigen organisatie?o Welke strategie en welke elementen benutten?
(verandermanagement, championleadership, open innovation)
"informatie verandert organisaties"
20
• 16:15 - 17:00:
Workshop groepsopdracht olv Wim Plas, Hans Oppelland en Alexander Maas
Veel succes !
"informatie verandert organisaties"
21
DE HUIDIGE PRAKTIJK:
o Succesvolle implementatie proces- & documentmanagement
o Start van programma ”Anders Werken”
o Informatieplan I&A
"informatie verandert organisaties"
22
Primaire Processen Ondersteunende processen
Beleidsontwikkeling Begroten en plannen
Subsidieverlening Verwerven en aannemen
Vergunningverlening en plantoetsing
Instandhouden bedrijfskapitaal
Handhaving en toezicht Verantwoorden en analyseren
Projectontwikkeling en uitvoering
Genereren van inkomsten
Beheer en onderhoud
PROCESMODEL PROVINCIE ZUID-HOLLAND
"informatie verandert organisaties"
23
En…..
o Proceseigenaren benoemdo Procesfamilies ingerichto Procesmanagers, operationele aansturing
o Nieuw organisatieonderdeel: Bureau Processen, Personeel & Organisatie
"informatie verandert organisaties"
24
Succesvolle implementatie proces-, workflow- & documentmanagement !!
"2009"• Aantal scans A 4: 1.526.458• Aantal scans A-0 kaarten: 6.103• Aantal IDMS-taken e-dossierspecialisten: 52.946• Aantal aangemaakt e-dossiers: 25.659
"01-2010":• Actieve IDMS-gebruikers: 2500 • Benaderingen van IDMS bestanden: 2.000.000 • Toegevoegde documenten: 100.000• Besluitenworkflows. 2.800
"informatie verandert organisaties"
25
"informatie verandert organisaties"
26
• Programma “Anders werken”= cultuuromslag
Doel: “Bevorderen en implementeren van een werkcultuur waarin de aangescherpte rol van de provincie doorleefd wordt door de medewerkers en is terug te zien in houding en gedrag”
"informatie verandert organisaties"
27
• Plan van aanpak 2010 gericht op;
- Inzet management en change-agents;- Betrokkenheid van medewerkers verhogen door
kennis en binding;- Inbedding Anders Werken begrippen: “Flexibel”,
“Efficiënt”, “Effectief”, “Digitaal werken”.
"informatie verandert organisaties"
28
WAT MERKT DE PROVINCIALE AMBTENAAR HIER VAN?
o FEED in komt op 3 momenten terug in start-, voortgangs-, beoordelingsgesprekken
o CoCo-gesprekken: COaching op COmpetenties
"informatie verandert organisaties"
29
INFORMATIEPLAN 2010: "ITIL-"DEMAND MANAGEMENT"
Interviews en behoefte-inventarisatie:
o Digitaal werkeno Extern samenwerkeno Documentaire Informatievoorzieningo IDMSo Beschikbaarheid en bereikbaarheido Integrale informatievoorziening
"informatie verandert organisaties"
30
"Uw kans op succes in alles wat u doet, kan altijd gemeten worden aan het geloof in uzelf"
"Veranderen, een kans als een zonsopgang, wie te lang wacht mist hem"
"informatie verandert organisaties"
31
Dank u wel voor uw aandacht !