ESF - DOELSTELLING 2 PROGRAMMA 2007-2013

STARTVERGADERING17 september 2013

OPROEP 266 INNOVATIEOPROEP 269 MENSGERICHT ONDERNEMEN

Verwelkoming & inleiding

1. Levensloop van een project2. Thematische werking3. Registratie activiteiten4. Afspraken

1. Levensloop van een project

• Projectovereenkomst

• Coaching

• Controle ter plaatse

• Thematische werking

• Rapportering

• Beoordeling rapportering

1. Levensloop van een project

Rol projectbeheerder

Eerste aanspreekpunt voor alle vragen met betrekking tot het inhoudelijke, financiële, procedurele…

Coachingsbezoek

Beoordelaar van uw rapporteringen

Controle ter plaatse met collega

2. Thematische werking

Thematische werking

Werken op twee sporen:

Thematische werking met promotoren en andere belanghebbenden om te komen tot gezamenlijk product, event, etc.

Thematische werking met belanghebbenden en eventueel promotoren om bijvoorbeeld een nieuwe ESF-oproep te lanceren

2. Thematische werking

Sociale inclusie Allochtonen en ondernemerschap Jeugdwerkloosheid Armoede

Competentiedenken

Loopbaanontwikkeling Ervaringsbewijs Loopbaanbegeleiding POP

2. Thematische werking

Mensgericht ondernemen Structuur Leeftijdsbewust personeelsbeleid

2. Thematische werking

Vormen van thematische werking

Naargelang de thema’s en de noden zal beslist worden over de vorm van de thematische werking.

Enkele voorbeelden: Uitwisseling van informatie Peer review Taskforce Policy event Trainingssessies

Personeels- en deelnemers-registratie bij ESF-projecten

Programma 2007 - 2013

3. Registratie activiteiten

A . Registratiewijze Intern en Extern personeel:

Een sluitende registratie is verplicht.

Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt VIER mogelijkheden aan.

A. Mogelijkheid 1

Via VOORAF toewijzing personeelslid op ESF-project

in ondertekende arbeidsovereenkomst OF

in ondertekend addendum aan de bestaande arbeidsovereenkomst OF

in een verklaring op eer door CEO of HR OF

in verslag van gemachtigd bestuursorgaan van de organisatie

A. Mogelijkheid 1

De toewijzing moet in orde zijn zodra het personeelslid start in het project!

Plus STEEDS met vermelding van

naam van het project; % toewijzing; functie en opdracht van de persoon in het

project én start- en einddatum in het project.

A. Mogelijkheid 1

Indien geen toewijzing of geen correcte toewijzing naar datum en vorm, wordt er een beoordeling gemaakt van de behaalde resultaten.

Indien resultaten dan niet behaald blijken, (opleidingsuren, begeleidingen of outputs) komen slechts de klassieke registraties met handtekening en tegentekening in aanmerking.

A. Mogelijkheid 2

Of via ondertekende en tegengetekende agenda (minimaal per maand ondertekend) met vermelding van de ESF-prestatie, uitgedrukt in uren per dag.

tip: gebruik hierbij de activiteiten zoals benoemd in de planning bij het projectvoorstel

A. Mogelijkheid 3

Of via prikklok, enkel indien ESF-project gerelateerde uren een afzonderlijke code hebben

A. Mogelijkheid 4 Of via prestatiestaten met vermelding

van: naam opleiding, begeleiding, werk- of stuurgroep datum naam lesgever, begeleider, organisator start- en einduur per dagdeel met telkens

handtekening van betrokken personeelslid/-leden (kruisje of paraaf is onvoldoende)

met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF

+ tegentekening door lesgever of begeleider voor bevestiging correctheid

deze verklaringen corresponderen logischerwijs met de cursistregistraties tegengetekend door de opleider, begeleider of organisator.

voorbereidingstijd kan worden geïllustreerd a.d.h.v.. agenda’s, verslagen, uitgewerkte cursusteksten, voorleggen van oefeningen en hun uitwerking, registratie …

de registratie van extra-vorming van een intern personeelslid kan via een prestatiestaat gebeuren indien de extra-vorming in de oproep als directe kost wordt gedefinieerd.

B. Registratiewijze Deelnemers

Een sluitende registratie is ook hier verplicht.

Let op! CVS IS GEEN REGISTRATIESYSTEEMHet is slechts de verwerking van de eigenlijke

registratie, van de brondocumenten.

Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt vier mogelijkheden aan.

Registratie van afwezigheden van de deelnemer(s) met duidelijke vermelding reden en bewijsstuk indien gewettigd.

B. Mogelijkheid 1

ESF-acties met een deelnemersuren-registratie op basis van handtekenlijsten.

Voorbeelden: opleidingen, loopbaanbegeleiding of overige begeleidingen en activiteiten met test- of werkgroepen.

Via handtekenlijsten met vermelding van: naam opleiding, begeleiding, werk- of

stuurgroep datum naam lesgever, begeleider, organisator start- en einduur per dagdeel met telkens

handtekening van betrokken deelnemers (kruisje of paraaf is onvoldoende)

met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF

+ tegentekening door lesgever of begeleider voor bevestiging correctheid

B. Mogelijkheid 2

ESF-acties met een ‘koppenfinanciering’ die niet gebaseerd zijn op een minimale vereiste op- of begeleidingsduur uitgedrukt in deelnemersuren

Voorbeelden: ervaringsbewijzen, trajectbegeleidingen en screenings

Via registratie met :o door cliënt ondertekend contract met

vermelding van afspraken en inhoud,oEN fysiek cliëntdossier,oEN handtekeningen van cliënt en

betrokken intern of extern personeelslid bij de gedateerde sleutelmomenten.

steeds met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF

B. Mogelijkheid 3

ESF-acties met een deelnemersuren-registratie op basis van een prikklok-registratie voor voltijdse prestatie.

Voorbeelden: opleidingen voor werkzoekenden en WEP’ers

Indien geen voltijdse prestatie moet prikklok een afzonderlijke code hebben.

Via registratie met :o door cliënt ondertekend contract met

vermelding van afspraken en inhoud,oEN registratie via prikklok (met

maandelijkse uitprint die getekend wordt door de betrokken opleider of begeleider).

o indien geen prikklokregistratie dient de registratie te gebeuren conform de beschrijving onder mogelijkheid 1.

steeds met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF

B. Mogelijkheid 4

ESF-acties via e-learning (gebaseerd op deelnemersuren): Een gecentraliseerde registratie van in- en

uitlogtijd gekoppeld aan automatische uitlog wanneer de module 10 minuten niet gebruikt wordt.

EN wekelijkse uitprints van de overeenkomstige prestatielijsten gehandtekend door de betrokken opleider of begeleider.

4. Afspraken

Vragen? Neem gerust contact op met je

projectbeheerder

Ondertekenen projectovereenkomsten zodra mogelijk