Post on 22-May-2015
description
Elektronisch facturen ontvangen- ik ben klaar en wat nu?
Jeanpaul Jonker, Basware
Agenda
• Introductie Basware
• Basware Connectivity
• Basware en E-Facturen ontvangen
• Case SITA
• Aansluiten/activering van leveranciers
• Afsluiting, Q&A
Topics
Wie is Basware?
Basware
• Internationaal software ontwikkelaar
• Oplossingen inkoop & factuurverwerking
• Wereldwijd # 1 op gebied van elektronische factuurverwerking (Forrester)
• 1.400 klanten, 800.000 eindgebruikers
• Opgericht in 1985 (Nasdaq/OMX), 800+ werknemers
• Kantoren in 10 landen + keypartners: RICOH
Connectivity
• Elektronische uitwisseling Facturen, Orders, Leveringsbevestiging, Catalogie
• Oplossingen voor leveranciers en ontvangers
Procurement
SourcingContractmanagement
Inkoop
Invoice Automation
FactuurverwerkingOrder matching
KPI
Connectivity
E-Facturen, E-Orders, E-Catalogs
Basware klanten in Nederland
Outsourcedscanning
GoedkeurenCoderenWorkflow
BoekingBetaalbaar
stellen
ArchiverenRapporteren
KPI Analyse
ERPBetaling
End to End Invoice Automation voor Financial Shared Services
order/ contract matching
Papieren factuur ScanOCR
E-Factuur
E-Factuur
Leveranciers(verzenders)
Kopers(ontvangers)
E-Facturatie Elektronische Factuurverwerking
Basware & Elektronisch Factureren
Wat is Basware Connectivity?
Basware Supplier Connectivity
• Volgende stap in automatisering Inkoop & Crediteuren:
• Elektronische communicatie klant en leverancier in gehele Purchase to Pay proces
- facturen, orders en leverancierscatalogi
• Supplier self service
• Verlaging kostprijs per A/P of A/R transactie
Oplossingen en diensten
• Basware Business Transactions
• Basware Supplier Portal
• Basware Scan & Capture
• Aanvullende diensten
- Basware Supplier Adoption Campaign
Voordelen E-Fakturatie
• Ontvanger
- Geen scanning, invoer
- Snellere verwerking facturen
- Foutafhandeling
- Onderhandeling en uitnuttig betaalkortingen
- Verhoging kwaliteit en inhoud
• Automated Order Matching
• Verzender
- Besparing mail, print, verzendkosten
- Track & trace facturen
- Snellere doorlooptijd
- Minder foutafhandeling
- Betere leveranciersrelatie
- Discount onderhandeling
Case SITA- Elektronisch facturen
ontvangen -
Case SITA
• Toonaangevende afvalverwerker
• Sinds 2004: Elektronische Factuurverwerking
- “Papieren facturen bij het afval”
• In 2009: stap elektronisch ontvangen E-Facturen
- “Papieren facturen naar de prullenbak : SITA gaat voor digitaal”
• Leveranciersopbouw:
- 126.000 facturen / 5.400 leveranciers
- TOP 100 = 60.000 facturen
- >12 per jaar = 4.200
SITA leveranciers(verzenders)
SITA(ontvanger)
FTP
Kleine leveranciers
Directe conecties, grote leveranciers
Leveranciers aangeslotenBij een ander platform
Paper invoice
SCANCAPTURE
E-F
aktu
ur
BUSINESSTRANSACTIONS
SUPPLIER PORTAL
Basware IP
Leveranciers met PDF facuur per email
1 formaat1 connectie
BTE BASWAREip
PDF conversion/
PARTNEROPERATOR
CONNECTIEBASWARE BT
Multi-Channel Oplossing E-Facturatie
Supplier Adoption Campaign
Supplier Adoption Campaign?
InformerenMotiveren
Connecteren
Outsourcen van: Aansluiten, conversie,
formaten, connecties naar Basware
TargetTOPToon
TimingTijd
NotificatieFeedback follow-up
Implementatie/connectieReminder & escalatie
Rapportage
Initiatief leverancierszijde
Campagne 1
Keyfacts
• 31 juli 2009
• 150 leveranciers
• Brief SITA
• Follow up Basware
Feedback
• Ik wil best meedoen, maar het moet niet meer kosten dan het nu is -> kostenneutraal
• Kan ik ook beginnen met invoeren op Supplier Portal en later als ik tijd heb XML facturen sturen?
• Ik vind al lang dat we dit zouden moeten doen, nu heb ik eindelijk een reden me hier in te verdiepen
• We zullen er toch een keer aan moeten
• Wij worden al aan alle kanten uitgeknepen en nu moet ik hier ook aan meedoen
• Ik stuur U graag een tweede login code voor ons portaal op
• PDF PDF PDF PDF..PFFFFF
Samenvatting resultaten en vervolg
• Resulaten
- 150 benaderd
- 42 respons
• 5 nee/ 19 ja /20 in overweging, intern navraag
• Leuke reacties, onverwachte hoek
• Doorlooptijd
• Slechte timing, respons in top 10 te laag
- TOP20 benaderd door Inkoop
• December 2009
- Informatie over nieuwe adresering -> alle leveranciers
- Respons formulier
- Binnen 48 uur: 82 respons
Overige respons en aandachtspunten
• Leveranciersfeedback
- 10 keer : Jij de factuur, ik de order
- 5 keer: Bestellen op webshop
- 3 keer: Analyse van huidige facturatie eerst
• Aanvullende documenten
• Benadruk pluspunten
- Track & trace
- Supplier self service
• Factuurimage
- Vaak vergeten
- Onbegrepen
- PDF niet, maar wel PDF+XML!
Factuurimage
Aandachtspunten
• Aansluiten kost tijd
• Herhaling blijft noodzakelijk
• Hoe om te gaan met aanvullende documenten
• Visuele afbeelding intern belangrijk
• Inkoop en crediteuren samen optrekken
• Wat kan er inhoudelijk verbeterd worden
• Kies voor een multi-channel approach
• Timing
• Waar blijft de overheid als verzender?
Resultaten en samenvatting
SITA leveranciers(verzenders)
SITA(ontvanger)
FTP
Kleine leveranciers
Directe conecties, grote leveranciers
Leveranciers aangeslotenBij een ander platform
Paper invoice
SCANCAPTURE
E-F
aktu
ur
BUSINESSTRANSACTIONS
SUPPLIER PORTAL
Basware IP
Leveranciers met PDF facuur per email
1 formaat1 connectie
BTE BASWAREip
PDF conversion/
PARTNEROPERATOR
CONNECTIEBASWARE BT
Multi-Channel Oplossing E-Facturatie
SITA leveranciers(verzenders)
SITA(ontvanger)
Paper invoice
SCANCAPTURE
E-F
aktu
ur
BUSINESSTRANSACTIONS
SUPPLIER PORTAL
Basware IP
1 formaat1 connectie
BTE BASWAREip
PDF conversion/
PARTNEROPERATOR
CONNECTIEBASWARE BT
Multi-Channel Oplossing E-Facturatie
Groeipad digitaliseren Purchase to Pay documentstromen bij SITA
26
E-Facturen ontvangenTop 200
Outsourced Scanning
1
E-Facturen verzenden
E-Facturen ontvangenKleine leveranciers via
Supplier Portal
2
Invoice status, supplier self service via SP
Andere documenten:E-Orders,
confirmation, ASN, E-Catalog
4
E-Orders verzendenNaar grote leveranciers
geintegreerd
3
Bedankt voor uw aandacht