Elektronisch facturen ontvangen- ik ben klaar en wat nu?

Jeanpaul Jonker, Basware

Agenda

• Introductie Basware

• Basware Connectivity

• Basware en E-Facturen ontvangen

• Case SITA

• Aansluiten/activering van leveranciers

• Afsluiting, Q&A

Topics

Wie is Basware?

Basware

• Internationaal software ontwikkelaar

• Oplossingen inkoop & factuurverwerking

• Wereldwijd # 1 op gebied van elektronische factuurverwerking (Forrester)

• 1.400 klanten, 800.000 eindgebruikers

• Opgericht in 1985 (Nasdaq/OMX), 800+ werknemers

• Kantoren in 10 landen + keypartners: RICOH

Connectivity

• Elektronische uitwisseling Facturen, Orders, Leveringsbevestiging, Catalogie

• Oplossingen voor leveranciers en ontvangers

Procurement

SourcingContractmanagement

Inkoop

Invoice Automation

FactuurverwerkingOrder matching

KPI

Connectivity

E-Facturen, E-Orders, E-Catalogs

Basware klanten in Nederland

Outsourcedscanning

GoedkeurenCoderenWorkflow

BoekingBetaalbaar

stellen

ArchiverenRapporteren

KPI Analyse

ERPBetaling

End to End Invoice Automation voor Financial Shared Services

order/ contract matching

Papieren factuur ScanOCR

E-Factuur

E-Factuur

Leveranciers(verzenders)

Kopers(ontvangers)

E-Facturatie Elektronische Factuurverwerking

Basware & Elektronisch Factureren

Wat is Basware Connectivity?

Basware Supplier Connectivity

• Volgende stap in automatisering Inkoop & Crediteuren:

• Elektronische communicatie klant en leverancier in gehele Purchase to Pay proces

- facturen, orders en leverancierscatalogi

• Supplier self service

• Verlaging kostprijs per A/P of A/R transactie

Oplossingen en diensten

• Basware Business Transactions

• Basware Supplier Portal

• Basware Scan & Capture

• Aanvullende diensten

- Basware Supplier Adoption Campaign

Voordelen E-Fakturatie

• Ontvanger

- Geen scanning, invoer

- Snellere verwerking facturen

- Foutafhandeling

- Onderhandeling en uitnuttig betaalkortingen

- Verhoging kwaliteit en inhoud

• Automated Order Matching

• Verzender

- Besparing mail, print, verzendkosten

- Track & trace facturen

- Snellere doorlooptijd

- Minder foutafhandeling

- Betere leveranciersrelatie

- Discount onderhandeling

Case SITA- Elektronisch facturen

ontvangen -

Case SITA

• Toonaangevende afvalverwerker

• Sinds 2004: Elektronische Factuurverwerking

- “Papieren facturen bij het afval”

• In 2009: stap elektronisch ontvangen E-Facturen

- “Papieren facturen naar de prullenbak : SITA gaat voor digitaal”

• Leveranciersopbouw:

- 126.000 facturen / 5.400 leveranciers

- TOP 100 = 60.000 facturen

- >12 per jaar = 4.200

SITA leveranciers(verzenders)

SITA(ontvanger)

FTP

Kleine leveranciers

Directe conecties, grote leveranciers

Leveranciers aangeslotenBij een ander platform

Paper invoice

SCANCAPTURE

E-F

aktu

ur

BUSINESSTRANSACTIONS

SUPPLIER PORTAL

Basware IP

Leveranciers met PDF facuur per email

1 formaat1 connectie

BTE BASWAREip

PDF conversion/

PARTNEROPERATOR

CONNECTIEBASWARE BT

Multi-Channel Oplossing E-Facturatie

Supplier Adoption Campaign

Supplier Adoption Campaign?

InformerenMotiveren

Connecteren

Outsourcen van: Aansluiten, conversie,

formaten, connecties naar Basware

TargetTOPToon

TimingTijd

NotificatieFeedback follow-up

Implementatie/connectieReminder & escalatie

Rapportage

Initiatief leverancierszijde

Campagne 1

Keyfacts

• 31 juli 2009

• 150 leveranciers

• Brief SITA

• Follow up Basware

Feedback

• Ik wil best meedoen, maar het moet niet meer kosten dan het nu is -> kostenneutraal

• Kan ik ook beginnen met invoeren op Supplier Portal en later als ik tijd heb XML facturen sturen?

• Ik vind al lang dat we dit zouden moeten doen, nu heb ik eindelijk een reden me hier in te verdiepen

• We zullen er toch een keer aan moeten

• Wij worden al aan alle kanten uitgeknepen en nu moet ik hier ook aan meedoen

• Ik stuur U graag een tweede login code voor ons portaal op

• PDF PDF PDF PDF..PFFFFF

Samenvatting resultaten en vervolg

• Resulaten

- 150 benaderd

- 42 respons

• 5 nee/ 19 ja /20 in overweging, intern navraag

• Leuke reacties, onverwachte hoek

• Doorlooptijd

• Slechte timing, respons in top 10 te laag

- TOP20 benaderd door Inkoop

• December 2009

- Informatie over nieuwe adresering -> alle leveranciers

- Respons formulier

- Binnen 48 uur: 82 respons

Overige respons en aandachtspunten

• Leveranciersfeedback

- 10 keer : Jij de factuur, ik de order

- 5 keer: Bestellen op webshop

- 3 keer: Analyse van huidige facturatie eerst

• Aanvullende documenten

• Benadruk pluspunten

- Track & trace

- Supplier self service

• Factuurimage

- Vaak vergeten

- Onbegrepen

- PDF niet, maar wel PDF+XML!

Factuurimage

Aandachtspunten

• Aansluiten kost tijd

• Herhaling blijft noodzakelijk

• Hoe om te gaan met aanvullende documenten

• Visuele afbeelding intern belangrijk

• Inkoop en crediteuren samen optrekken

• Wat kan er inhoudelijk verbeterd worden

• Kies voor een multi-channel approach

• Timing

• Waar blijft de overheid als verzender?

Resultaten en samenvatting

SITA leveranciers(verzenders)

SITA(ontvanger)

FTP

Kleine leveranciers

Directe conecties, grote leveranciers

Leveranciers aangeslotenBij een ander platform

Paper invoice

SCANCAPTURE

E-F

aktu

ur

BUSINESSTRANSACTIONS

SUPPLIER PORTAL

Basware IP

Leveranciers met PDF facuur per email

1 formaat1 connectie

BTE BASWAREip

PDF conversion/

PARTNEROPERATOR

CONNECTIEBASWARE BT

Multi-Channel Oplossing E-Facturatie

SITA leveranciers(verzenders)

SITA(ontvanger)

Paper invoice

SCANCAPTURE

E-F

aktu

ur

BUSINESSTRANSACTIONS

SUPPLIER PORTAL

Basware IP

1 formaat1 connectie

BTE BASWAREip

PDF conversion/

PARTNEROPERATOR

CONNECTIEBASWARE BT

Multi-Channel Oplossing E-Facturatie

Groeipad digitaliseren Purchase to Pay documentstromen bij SITA

26

E-Facturen ontvangenTop 200

Outsourced Scanning

1

E-Facturen verzenden

E-Facturen ontvangenKleine leveranciers via

Supplier Portal

2

Invoice status, supplier self service via SP

Andere documenten:E-Orders,

confirmation, ASN, E-Catalog

4

E-Orders verzendenNaar grote leveranciers

geintegreerd

3

Bedankt voor uw aandacht