Elektronisch documentenbeheer bij de

KMO

Themasessie, 2 december 2004, Leuven

Agenda

• Inleiding–Waarom zou u er aan beginnen?

• Voordelen van EDB• Typische toepassingen in KMO

–Diverse kanten van EDB

• Waar op letten bij implementatie?

Waarom zou ik?

Noodzaak documentenbeheer

Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets mee te bereiken vormen een

belangrijke productiefactor.

Documentenbeheer verdient uwaandacht!

Functies van het registreren van documenten

• Toegankelijkheidsfunctie.• Hergebruikfunctie.• Juridische bewijs- en (interne en

externe) verantwoordingsfunctie.• Werkprocesondersteunende functie• Managementinformatie in het

kader van voortgangsbewaking.

Of loopt u te denken …?

• “Als ik ziek ben, moet iemand anders het werk over kunnen nemen.”

• “ Brand of inbraak mag niet het eindevan mijn bedrijf betekenen. ”

• “Ik wil onze marketing en klantbenadering vernieuwen.”

• “Dat gesleep met al die paperassen, dat moet toch efficiënter kunnen.”

Belangrijkste doelen van EDB

• het verbeteren van de efficiëntie van documentverwerking

• het verhogen van de servicegraad.

Voordelen van EDB (1)

• Minder kostbare, fysieke opslagruimte nodig.• Makkelijker te beschermen tegen brand en

diefstal. • Makkelijker een schaduw/kopieversie te

realiseren van essentiële data. • Eénmaal invoeren en vervolgens onbeperkt

raadpleegbaar/herbruikbaar.• Minder papier nodig.• Makkelijker managementinformatie uit de

bedrijfsdocumenten af te leiden.

Sneller inzicht, gemakkelijker activiteiten monitoren

Voordelen van EDB (2a)

• Sneller en makkelijker kunnenterugvinden van documenten en de informatie daaruit; altijd meer zoeksleutels dan in papieren archief.

• Naast centraal afgesproken ordening is rangschikking op basis van decentrale werkbehoefte makkelijker te realiseren.

Documenten terugzoekbaar via vele kenmerken

Voordelen van EDB (2b)

• De grotere beschikbaarheid van documenten – voor alle bevoegden, op alle tijden en tegelijkertijd!

• Het voorkomen van menselijke fouten– opbergfouten– vereiste acties in een werkproces zijn niet over te

slaan– de installatie is niet veilig als de mensen van

operations niet beschikken over of toegang hebben tot de laatste processchema's.

• Genoeg greep op versiebeheer.• Makkelijker de toegang tot documenten regelen

(autorisatie).

Voordelen van EDB (3)

• Medewerkers kunnen elkaar gemakkelijker vervangen in geval van verlof of ziekte.

• Medewerkers kunnen makkelijker samenwerken aan één project.

• Vaste werkprocedures zijn makkelijker te ondersteunen.

• Automatische attendering op basis van eigen criteria.

• Doorgaans beter inzicht in de werkvoorraden van medewerkers.

Voorbeeld van mail beheer

Voordelen van EDB (4)

• Documenten, inclusief de daarin herbruikbare kennis, op het juiste moment op de juiste plaats.

• Meetbare vermindering van de inproductieve zoektijd van uw medewerkers– in Windows Verkenner– in de mailapplicatie– in bakjes op bureaus van collega’s– in dossierkasten per medewerker.

• Meetbare toename productiviteit doordat vaker de bestaande, herbruikbare kennis is aan of toe te passen.

Kennis toepassen gebeurt bij het maken van elkeofferte of berekening of technische tekening.

Typische toepassingen EDB

–postregistratie- en volgsysteem–relatiebeheer met klantendossiers–archief van de technische tekeningen–werkstroombeheersing–samenwerken in projecten of in ‘after

sales service’– foto- of dia-archief voor drukwerk–een offerte archief

Werkstroom behandelen klantvraag

Voorbeeld van een service portal

Vele kanten aan elektronisch documentenbeheer

Elke kant kan voor u dé reden zijnom er aan te beginnen.

Overwegingen aanvoerkant

• Formulieren met een vaste indelingmaken (semi-)automatische verwerkingvan ingevulde gegevens mogelijk.

• De aanvoer komt van zoveel diverse bronnen dat centrale dossiervormingefficiënt is.

• Meer dan één medewerker moet de dossiers binnen handbereik hebben.

Overwegingen verwerkingskant

• Het routeren van documenten zou de gewenste communicatielijnen binnenhet bedrijf versterken en ondersteunen.

• Zodanig veel notities en memo’s die samenhangen met product, klant of opdracht, dat volledigedoorzoekbaarheid en inzicht in samenhang gewenst is.

Inhoud elektronische documenten visualiseerbaar

Inhoud databank geanalyseerd

Overwegingen fysiekeopslagkant

• Er gaan zodanig veel documentenbinnen uw bedrijf om, dat automatischenaamgeving en fysieke opslag wenselijkis.

• Voor de buitendienstmedewerkers of andere medewerkers ter plaatse is eencd-rom als naslag bij de hand gemakkelijker dan al die ordners. En een online verbinding is niet altijdpraktisch mogelijk.

Overwegingen E-businesskant

• Hergebruik van documenten en gegevens in de communicatie met klanten of leveranciers vraagt om eengemakkelijk communicatieplatform via intranet of extranet.

• Publiceren vanuit de eigen documentenof dossiers (elektronisch archief) op de eigen website zou heel makkelijk zijn.

Waar op letten bij implementatie (1)

• Onderzoek de informatiebehoefte binnen uw bedrijf:–Hoe wordt er onderling gewerkt?–Welk takenpakket hoort bij welke

werknemer?–Wat is er nodig aan informatie om het

werk te doen?

Waar op letten bij implementatie (2)

• Op basis van dat onderzoek vaststellen hoe de informatiebehoefte het beste te ondersteunen:–een postregistratiesysteem–een relatiebeheersysteem–een elektronisch archief of een DIS–etcetera

Waar op letten bij implementatie (3)

• Begin klein.• Begin daar waar u de meeste

profijt verwacht.• Behoud het verband tussen

papieren en elektronische documenten.

• Kies voor centrale opslag.

Waar op letten bij implementatie (4)

• Veilige bewaring, backup & restore.

• Toekomstbestendigheid bestandsformaat.

• Zorg voor een geordende staat.• Waak over de beschikbaarheid

van oudere elektronische documenten.

Problematiek is breder

De mate waarin u greep heeft op de documentstromen binnen uw

bedrijf hangt niet alleen af van software en hardware.

documenten/informatie/kennis-beheer is teamwerk

Waar op letten bij implementatie (5)

• Stimuleer sociaal gedrag en groepsgeest.

• Houd consequent de afgesproken ordening en kenmerken aan.

• Aandacht voor documentenbeheer en het benutten van kennis en informatie bewust inplannen.

Waar op letten bij implementatie (6)

• Aanpasbaarheid software aan het primaire proces.

• Niet afwijken van bewezen werkwijze, wel van applicatiegebonden gewoontes.

• Reduceer dubbele invoer waar mogelijk; let op uitwisselbaarheid van data tussen applicaties.

• Kies de meest logische bron voor elk type informatie.

Alles scannen is niet voldoende, dan kun je nog niks terugvinden

• Zorg ervoor dat iedereen hetzelfdeonderwerp ook hetzelfde noemt.

• Verwerk de afgesproken termen/taal in de keuzelijsten van het informatiesysteem.

• Ontwerp standaardformulieren zodat de vereiste kenmerken steeds overal ingevuld worden.

Waarom zou ik?

Dank voor uw aandacht

Hanneke Smulders

www.infomare.be

infomare@wxs.nl