Nut & Noodzaak van het personeelsdossier

download Nut & Noodzaak van het personeelsdossier

of 10

  • date post

    22-Jan-2018
  • Category

    Documents

  • view

    293
  • download

    3

Embed Size (px)

Transcript of Nut & Noodzaak van het personeelsdossier

  1. 1. A S T R I D V E R B U R G A D V I S E U R P E R S O N E E L & O R G A N I S AT I E H E T P E R S O N E E L S D O S S I E R N U T & N O O D Z A A K
  2. 2. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 1 Hetpersoneelsdossier:werkgeverservarenhetvaak als tijdrovende ballast en een noodzakelijk kwaad. Dat gevoel is toegenomen sinds de recente invoe- ring van het tweede deel van de Wet werk en zeker- heid (Wwz). Zonder dossier kom je niet van een medewerker af, wordt vaak geroepen, en dat klopt ook. Maar het is slechts n kant van het verhaal. Dit whitepaper laat zien dat een goed opgebouwd personeelsdossier de organisatie ook voordelen oplevert. En dat het daarom zeker de moeite loont om er tijd en aandacht aan te besteden. Natuurlijk komt de noodzaak van een perso- neelsdossier bij ontslag van een medewerker in dit stuk wel aan de orde.Want het is goed om te weten waarom de overheid dit van u vraagt. Verder leest u hier uit welke componenten een perso- neelsdossier moet bestaan, zowel in grote lijnen als meer in de details. En tenslotte wordt een aantal vragen uit de praktijk beantwoord. INHOUD 1Vooraf 2 Het nut van het personeelsdossier 3 De opbouw van het personeelsdossier 5 De noodzaak van het personeelsdossier 7 Veelgestelde vragen 9 Over Prisma Personeel & Organisatie VOORAF EEN GOED PERSONEELSDOSSIER LEVERT JE VOORDELEN OP
  3. 3. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 2 Personeelsdossiers legt u als werkgever niet alleen aan met het doemscenario van een ontslag- procedure in het achterhoofd. Hieronder volgt een overzicht van alle facetten van een goed bij- gehouden dossier. Foutloze uitvoering van afspraken over arbeidsvoorwaarden Welke zaken over arbeidsvoorwaarden zijn er ooitmeteenmedewerkerafgesproken?Alsdeze helder zijn vastgelegd, voorkomt dat onnodige en frustrerende discussies. Ook zorgt het voor een snelle en correcte verwerking in het sala- rissysteem. Zicht op ontwikkeling van medewerkers Hoe doen de medewerkers het binnen de organisatie?Alswerkgeverhebtudaargraageen goedbeeldvan.Ditkrijgtudoorfuncties,beoor- delingsgesprekken en gevolgde opleidingen in het dossier op te nemen. Met die feiten in de handkuntuvolgenofeenmedewerkerzichnaar verwachting ontwikkelt. En, niet onbelangrijk, u kunt gericht bijsturen. Onderbouwing bij fiscale/financile controle Kunt u bij controle door de fiscus aantonen welke afspraken er met medewerkers zijn ge- maakt? Als dat niet het geval is, kan de fiscus conclusies trekken die zelfs kunnen leiden tot naheffingen en boetes. Onderbouwing bij een eventueel ontslag Wiltuhetdienstverbandvaneenwerknemerbe- indigen? Dan moet u bij het kantongerecht via het personeelsdossier kunnen aantonen dat de betreffende medewerker niet functioneert n datualswerkgeverstappenhebtgezetomdeze situatie te voorkomen. Zonder dossier kan de rechter simpelweg geen besluit nemen. In het derde hoofdstuk meer hierover. HET NUT VAN HET PERSONEELSDOSSIER
  4. 4. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 3 DE OPBOUW VAN HET PERSONEELSDOSSIER Het mag duidelijk zijn, een personeelsdossier is meer dan een papieren tijger. Het geeft een goed en gedetailleerd overzicht van het dienstverband tussen werkgever en werknemer. En daar kunnen alle partijen hun voordeel mee doen. Maar uit wel- ke elementen moet een goed personeelsdossier zijn opgebouwd? Stamkaart Individueel dossier Salarisdossier Collectief dossier De stamkaart Dit is het eerste blad in het personeelsdossier; hierop staan de personele gegevens en de functiehistorie van de werknemer vermeld. De stamkaart geeft snel inzicht in het dossier en laat ook zien of u het juiste dossier heeft gepakt. Het individuele dossier Goed beschouwd is dit onderdeel het meest es- sentile element van het personeelsdossier. De volgende zaken moeten hierin in ieder geval zijn verwerkt: Arbeidsovereenkomst, met eventuele aanvullende arbeidsvoorwaarden Functieomschrijving Verslagen van functionerings- en beoordelings- gesprekken Formele verbetertrajecten Eventuele berispingen en waarschuwingsbrieven Afspraken over opleidingen en cursussen Ondertekend personeelshandboek of huisreglement Overige correspondentie op persoonsniveau
  5. 5. Het salarisdossier Hierin worden per medewerker alle gegevens op- genomen die te maken hebben met loon, toesla- gen, subsidies, uitkeringen en dergelijke. Ook alle informatie en correspondentie die van belang is voor de Belastingdienst bewaart u op deze plek. Verder horen in het salarisdossier thuis (mits ze van toepassing zijn): Kopie legitimatiebewijs* Verklaring loonheffingen Werkvergunning (bij buitenlandse werknemers) Bedrijfsleningen Bonusafspraken Pensioengegevens Eventuele verzekeringen Lopende loonbeslagen (let op: afgewikkelde loon- beslagen moet u verwijderen) * Op de website van de rijksoverheid valt te lezen dat u als werkgever verplicht bent een duidelijke kopie van het legitimatiebewijs in het dossier op te nemen. Met goed leesbaar documentnummer en burgerservicenummer (BSN), n een herkenbare pasfoto. Het collectieve dossier De naam zegt het eigenlijk al: dit deel van het per- soneelsdossier moet voor alle werknemers op de- zelfde manier worden ingevuld. In het collectieve dossier bewaart u per medewerker: Kopie van de stamkaarten (tenzij u een digitaal personeelsinformatiesysteem heeft) Ziek- en hersteldmeldingen Vakantieregistratie N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 4
  6. 6. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 5 DE NOODZAAK VAN HET PERSONEELSDOSSIER Per 1 juli 2015 is het tweede deel van deWet werk en zekerheid(Wwz)ingevoerd.Sindsdatmomentmoet de (kanton)rechter beoordelen of er sprake is van eenredelijkegrondomeenmedewerkerteontslaan. De bewijslast ligt hierbij geheel bij de werkgever, en deze moet dan altijd een goed opgebouwd perso- neelsdossier op tafel kunnen leggen. De rechter zal ook bekijken of de werkgever zich gehouden heeft aan zijn/haar inspanningsverplichting om de be- trokken werknemer te herplaatsen. Gronden waarop beindiging van een dienstverband kan worden aangevraagd 1. 2 jaar arbeidsongeschiktheid 2. Bedrijfseconomische redenen 3. Frequent verzuim van de werknemer 4.Disfunctioneren 5. Verwijtbaar handelen 6. Ernstige gewetensbezwaren 7. Verstoorde arbeidsverhoudingen 8. Andere omstandigheden Grond 1 en 2 worden niet door de rechter behandeld, maar door het UWV. Ook die instantie zal om een solide personeels- dossier vragen. De ontslaggronden 3 t/m 8 zijn een zaak voor de kantonrechter. Ontslag bij arbeidsongeschiktheid Om bij 2 jaar arbeidsongeschiktheid een ont- slagvergunning te krijgen, moet de werkgever kunnen hardmaken dat hij/zij aan de vereisten uit de Wet verbetering poortwachter heeft vol- daan. Om dat te bewijzen, heeft men een goed bijgehouden verzuimdossier nodig. Ontslag om bedrijfseconomische redenen Misschien vraagt u zich af of u nog wel invloed heeft op ontslag van medewerkers, als be- drijfseconomische redenen hiervan de oorzaak zijn. In zon situatie heeft u nog speelruimte, al is deze beperkt. In principe wordt in dit soort gevallen het afspiegelingsbeginsel toegepast, maar het UWV staat toe dat u hiervan met maximaal 10% afwijkt bij medewerkers die bovengemiddeld presteren. Dan moet u dat wel kunnen aantonen, en dat wordt lastig als u daarover geen gegevens heeft vastgelegd.
  7. 7. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 6 Effecten van deWwz In het nieuwe systeem van ontslaggronden is een- zijdige beindiging van een dienstverband door de werkgever alleen mogelijk als geheel aan n van de genoemde gronden is voldaan n herplaat- sing in een andere passende functie niet mogelijk is. Werkgevers moeten hun dossier dan ook echt op orde hebben voordat zij een ontbindingsver- zoek indienen. Vooral bij ontslag wegens disfunc- tioneren zal dit vaker tot problemen leiden. In de oude situatie kon de rechter bij een gebrek- kige ontslaggrond (lees: een rammelend dossier) toch besluiten de arbeidsovereenkomst te ontbin- den, en de medewerker daarvoor te compenseren. Dat kan nu eigenlijk alleen nog maar bij verwijt- baarheid van de kant van de werkgever. In het nieuwe systeem heeft de ontslagen werknemer enkel recht op een transitievergoeding. Het is op dit moment al duidelijk dat sinds 1 juli 2015 ontslagaanvragen vaker worden afgewezen. Gevolg hiervan is dat het (nog) aantrekkelijker wordt om als werkgever met de medewerker zelf tot een beindigingsovereenkomst te komen.
  8. 8. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 7 VEELGESTELDE VRAGEN Aan het personeelsdossier zitten wel wat haken en ogen. Hieronder een aantal vragen waar werkne- mers nogal eens tegenaan lopen. Kan de werknemer het dossier inzien? De werknemer heeft het recht om te weten welke informatie in het personeelsdossier is op- genomen. Hij mag de werkgever dan ook om een kopie vragen. Wanneer de werkgever via anderen gegevens heeft gekregen, dan moet hij de medewerker hierover informeren. De werkgever mag niet willekeurig alle informa- tie opslaan; dit is aan regels gebonden door de Wet bescherming persoonsgegevens. Interne notities (bijvoorbeeld tussen leidinggevende en de personeelsafdeling) vallen niet onder het inzagerecht, tenzij op basis hiervan een defini- tief rapport wordt opgemaakt. Mogen digitaal vastgelegde afspraken ook worden opgenomen in het dossier? Documenten in een personeelsdossier heb- ben vooral een bewijsfunctie, bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst, afspraken in een beoor- delingsverslag of een opleidingsovereenkomst. Het gaat dan om originele, papieren documen- ten, voorzien van de handtekeningen van de medewerker en de werkgever. Als afspraken uitsluitend in digitale vorm zijn vastgelegd, dan mag de rechtbank dit bewijs- materiaal ind