Post on 07-Jul-2018
P:\DOCUMENTEN\6. Sales\Offerten\ProVAS\Verzonden offerten\Leek, Marum, Grootegast\Offerte ProVAS GLM.doc
ECS IT Solutions B.V. Bezoekadres : Lindenhofstaete Lindenhof 1c 8051 DD Hattem Postadres Postbus 32 8050 AA Hattem Telefoon +31 38 44 333 44 Telefax +31 38 44 333 49 Email info@ecsit.nl Internet www.ecsit.nl Rabobank 32.65.69.162 KvK 05061691 BTW NL8132.64.571.B.01
Gemeenten Grootegast, Leek en Marum Afdeling I&A T.a.v. de heer F. Moorlag Postbus 46 9860 AA GROOTEGAST Uw kenmerk Ons kenmerk VAS-2006-104/rhe Datum 15 december 2006 Betreft
Offerte ProVAS 2000
Geachte heer Moorlag, Hartelijk dank voor het mogen uitbrengen van een nieuwe offerte van ons succesvolle vergunningensysteem ProVAS 2000. De implementatiewerkzaamheden bestaan uit overleg, inrichting, eventuele conversie van bestaande gegevens, installatie inclusief de levering van de licenties Magic en de database, instructie en projectleiding. Wij bieden de implementatie van het informatiesysteem aan voor een bedrag van € 52.370,00. Voor het gebruiksrecht en het onderhoud van het systeem wordt een jaarlijks huurbedrag in rekening gebracht. Dit huurbedrag bedraagt, exclusief het gebruik van de servicedesk, € 45.780,00 per jaar. Omdat het gebruik van de database en de licenties Magic slechts tijdelijk zijn offreren wij u deze in huur. De huur bedraagt € 3.819,20. Voor gebruik van de servicedesk vragen wij een jaarlijkse vergoeding van € 2.289,00. Het eerste half jaar is het gebruik van de servicedesk gratis. Deze aanbieding is gebaseerd op het principe van Shared Service Centre waarbij de huurkosten zijn gebaseerd op het totaal aantal inwoners van de 3 gemeenten. Dit levert een besparing op van € 24.000,00 per jaar. Ook op de eenmalige kosten wordt een besparing van 21.000,00 gerealiseerd. Dit afgezet tegen een looptijd van 5 jaar (is niet de contractduur) levert een besparing op van € 141.000,00. Alle hier en in de offerte genoemde bedragen zijn exclusief 19% BTW. De aanbieding is geldig tot 3 maanden na dagtekening.
P:\DOCUMENTEN\6. Sales\Offerten\ProVAS\Verzonden offerten\Leek, Marum, Grootegast\Offerte ProVAS GLM.doc
Wij hopen u hiermee een passende aanbieding te hebben gedaan. Wij zien uw bericht dan ook met grote belangstelling tegemoet. Voor eventuele vragen kunt u zich wenden tot Ronald van Tiel of ondergetekende. (tel. 038 – 44 333 44) Met vriendelijke groet, ECS IT Solutions B.V. René Eilander Directeur Bijlagen:
- Offerte ProVAS 2000 - Modulen & Opties ProVAS - Prijslijst - Systeemeisen
Offerte gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 1
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
1. Inleiding
1.1 Aanleiding
Op 23 oktober 2006 heeft de gemeente Grootegast mede namens Leek en Marum ECS
IT Solutions gevraagd een offerte uit te brengen voor het succesvolle vergunningen
systeem ProVAS.
Tot op heden gebruiken de gemeenten de systemen BCS en GeoBars van Getronics
PinkRoccade (Getronics PinkRoccade). Deze systemen zijn verouderd en worden met
ingang van 1-1-2007 niet langer onderhouden. Daardoor komen deze in aanmerking
voor vervanging. In plaats van nieuwbouw verkiest Getronics PinkRoccade
samenwerking met sterke partners die gespecialiseerd zijn in hun marktsegment en
kunnen integreren in de Getronics PinkRoccade-architectuur.
Naast dit partnerschap is ECS ook een samenwerkingsverband aangegaan met Syncera
IT Solutions (voorheen De Straat Milieu Adviseurs). Ook Syncera heeft een
samenwerkingsovereenkomst gesloten met Getronics PinkRoccade. ECS en Syncera
zullen hun vergunningssystemen migreren naar de “Omgevingsvergunning” en verdere
integratie met de Getronics PinkRoccade architectuur verwezenlijken.
1.2 Aanbieding.
ProVAS is modulair opgezet. Dat heeft als voordeel dat u zelf bepaalt welke onderdelen
een toegevoegde waarde geven aan uw organisatie. U betaalt dus alleen voor gewenste
functionaliteit. Alle mogelijke modulen zijn beschreven in de bijlage behorende bij deze
offerte. De kosten specificatie, zoals opgenomen in hoofdstuk 6, is gebaseerd op de
gewenste modulen en besproken uitgangspunten. Naast jaarlijkse huur zijn er eenmalige
investeringskosten. Dit betreft kosten voor aanschaf van database-licenties, Magic-
licentie (de programmatuur waarin ProVAS is geschreven), eventuele conversies,
trainingen en de gewenste consultancy. Voor nadere toelichting op deze bedragen
verwijzen wij u naar onze prijslijst die als bijlage is toegevoegd.
Indien gewenst zenden wij u het open calculatiemodel per mail toe. De hierin
opgenomen gele opties kunt u zelf op nul zetten waardoor er andere investerings- en
huurbedragen ontstaan.
Met de aanschaf van ProVAS waarborgt u gegevensverwerking voor nu en naar de
toekomst. Natuurlijk gaat u straks naadloos over naar de omgevingsvergunning . De
daarbij behorende conversie is dan geheel voor rekening van ECS. Tevens is keuze van
database bij omgevingsvergunning vrij. Wij ondersteunen dan tevens Oracle, MS SQL
en Postgre SQL als database!
In principe zijn er bij gelijkblijvende functionaliteit geen meerkosten voor het nieuwe
systeem Squit XO. Uiteraard wel inrichting, installatie en opleidingskosten.
Offerte gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 2
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
1.3 Leveringsomvang
ProVAS en de database Btrieve (Pervasive.SQL) worden door ECS geleverd en
geïnstalleerd voor ieder gewenst werkstation. Het systeem wordt in samenwerking met
de applicatiebeheerder ingericht conform de wensen van de gemeente. Veel van de
standaard tabellen kunnen door ons worden voorzien van zogenaamde presets. Deze
standaard vulling is tot stand gekomen in samenwerking met andere gemeenten. Dit
draagt bij aan een snelle implementatie. U hoeft daarna alleen nog uw
gemeentespecifieke tabellen te vullen.
Wij leiden de eindgebruikers op voor het gebruik van de programma’s en voorzien ze
van een Nederlandstalige gebruikshandleiding.
Na opdrachtverlening stellen wij in overleg met u een planning vast voor de levering en
implementatie van het systeem. Het informatiesysteem installeren wij binnen een
periode van twee maanden na opdrachtverlening. Voorwaarde hierbij is dat de
opdrachtgever de benodigde gegevens tijdig aanlevert. In goed overleg kan de installatie
eerder of later plaats vinden.
1.4. Gewenste koppelingen
BRS / DDS4ALL
Voor de koppeling met de Basis administratie hebben wij 2 maal de kosten voor het
koppelen aan de BRS opgenomen. De koppeling naar DDS4ALL (situatie Leek) moet
onderzocht worden. In onze bespreking is door u aangenomen dat DDS4ALL
operationeel is. Mocht dit zo zijn dan begroten wij onze inzet op 8 uur, waarvoor wij geen
kosten in rekening brengen.
GIS
Middels gebruik van het XML gegevensmagazijn kunnen vergunningaanvragen worden
ontsloten naar het GIS. Omgekeerd, dus vanuit ProVAS kennen wij standaard 2
koppelingen. Giskit en Nedview. ECS zal begin 2007 onderzoeken of deze koppeling
ook te realiseren is naar GEON en Vicrea. Veelal is deze koppeling niet complex en
goed te realiseren. Wij zijn echter afhankelijk van de functionaliteit die de leverancier van
het GIS biedt.
WOZ
ProVAS kent begin 2007 een koppeling naar Civision Waarderen. Voor Marum en
Grootegast is dit zondermeer te realiseren. Leek gebruikt daarentegen een systeem van
Gouwe IT. ECS zal onderzoek doen om ook hier de koppeling te realiseren. Ook hier zijn
wij weer afhankelijk van de mogelijkheden die de andere leverancier biedt . Ook deze
koppeling is niet complex. ProVAS levert een export die door het WOZ systeem moet
kunnen worden gelezen.
Offerte gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 3
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
Financiën
ProVAS kent een koppeling met Civision Middelen/Innen en met Coda. Ook dit sluit aan
bij de gemeente Marum en Grootegast. Gemeente Leek gebruikt FIS4ALL. Dit systeem
staat op de nominatie om vervangen te worden. Vooralsnog zal ECS geen koppeling
realiseren voor Leek. Zodra duidelijk is welk systeem FIS4ALL gaat vervangen, zal ECS
bezien of alsnog een koppeling kan worden gerealiseerd.
2. Implementatie
Na opdracht wordt voor het succesvol implementeren het volgende globale stappenplan
doorlopen:
• aanleveren van een checklist aan systeembeheer en applicatiebeheerder
• na retour ontvangst van de checklisten worden afspraken gemaakt m.b.t. installatie
en het opleiden van de applicatiebeheerders
• installatie van ProVAS en het inrichten van de applicatie conform wens van de
gemeente
• afspraken maken over conversie en het ontwikkelen van software voor de conversie
• opleiden applicatiebeheerders
• inrichten van de gemeente specifieke tabellen door de applicatiebeheerder
• opleiden eindgebruikers
• systeem operationeel
• eventueel uitvoeren van de conversie
• 2 maal evaluatie na invoering
• eventuele vervolgstappen
3. Conversie
Indien gewenst kan ECS de data vanuit bestaande systemen converteren naar de
‘historie’ van ProVAS. Converteren naar het actuele aanvragenbestand is niet haalbaar.
ProVAS is een zeer geavanceerd systeem dat haar dossierstatus en termijnbewaking
bepaalt aan de hand van zeer veel data. Veelal zijn deze datumvelden in bestaande
systemen maar beperkt voorradig. Het zou daardoor alleen maar leiden tot verkeerde
aannames met alle mogelijke gevolgen van dien. Daarvoor stellen wij altijd voor bij de
nieuwe aanvragen te registreren in ProVAS en oude af te wikkelen in het bestaande
systeem. Op het moment dat de opdrachtgever het acceptabel vindt converteren wij de
data vanuit het bestaande systeem naar de historie van ProVAS. De dan nog lopende
aanvragen dienen handmatig te worden overgebracht naar ProVAS.
In deze offerte opgenomen kosten voor de conversie zijn begroot op:
• bijdrage ontwikkelkosten standaard conversieprogrammatuur: € 1450,00
• 6 uur projectleiding: € 900,00
• uitvoeren query’s voor het genereren van toegankelijke data: € 450,00
• analyse en terugkoppeling geconstateerde gebreken, begroot: € 450,00
• eventuele terugkoppeling voor het verrijken van data. (voor het verrijken van data
wordt separaat geoffreerd)
Offerte gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 4
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
• converteren, testen en aanleveren van data: € 1000,00
• het converteren van aangemaakte MS Word-documenten, voor zover dit mogelijk is:
De totale kosten voor de conversie komen daarmee op € 4750,00. Deze kosten zijn
gebaseerd op de stadaard versies van de BCS en GeoBars. Voor afwijkende versies en
systemen met maatwerk kunnen wij u na analyse van de geëxporteerde data aanvullend
offreren.
4. Opleiding
Voor ProVAS wordt een tweedaagse cursus gegeven voor de applicatiebeheerders.
Voor de gebruikers volstaat een instructie van één dag. Ook deze dag wordt door
applicatiebeheerders gevolgd. Raadplegers en collega’s welke incidenteel ProVAS
gebruiken hoeven geen cursus te volgen. Zij worden veelal geïnstrueerd door de
applicatiebeheerder.
De eindgebruikercursus kan bij ECS plaats vinden of op locatie van de opdrachtgever
(minimale deelname 3 personen). Trainingen applicatiebeheer vinden altijd plaats bij
ECS. De dagopleiding bestaat uit twee blokken van 3 uur.
Standaard hanteren wij het volgende opleidingstraject:
• 2 dagen opleiding applicatiebeheer voor 2 beheerders
• 1 dag opleiding eindgebruikers (inclusief applicatiebeheerders)
Het kan vanuit de organisatie of vanuit de cursusleider wenselijk zijn de
eindgebruikersopleiding te verdelen over meerdere dagen. Dit i.v.m. bezetting van de
afdeling of ter voorkoming van een groepsomvang waarbij het gewenste leereffect niet
wordt behaald. In overleg met de opdrachtgever wordt bepaald wat wenselijk wordt
geacht.
5. Gebruiksrecht, Onderhoud en Escrow
5.1 Huur
Het systeem ProVAS 2000 van ECS IT Solutions wordt aan de opdrachtgever verhuurd.
De huur geeft de opdrachtgever het recht op gebruik en onderhoud van het
informatiesysteem en daarbij behorende componenten.
De kosten voor huur van de software vindt u in het hoofdstuk 6 ‘kostenspecificatie’. Als
basis voor de huurprijs geldt het aantal inwoners van de gemeente (de gehanteerde
staffel vindt u terug in de prijslijst). Het aantal gebruikers (concurrent users / gebruikers
die gelijktijdig van de applicatie gebruikmaken) wordt beperkt door de licentie van de
database en Magic-licenties.
Indien gebruik gemaakt wordt van externe software, dan gelden daarvoor, tenzij anders
genoemd, de licentievoorwaarden van de derde partij.
Offerte gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 5
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
5.2 Gebruik
Het gebruiksrecht van onze software is geregeld in onze leveringsvoorwaarden (zie
hoofdstuk “Leveringsvoorwaarden”).
5.3 Onderhoud
Hiervoor geldt het onderhoudscontract dat u als bijlage aantreft. Het onderhoudscontract
omvat onder meer correctief (opsporen en herstellen van gebreken), preventief en
vernieuwend onderhoud, waaronder het beschikbaar stellen van nieuwe releases
begrepen is van de software. De kosten van het onderhoud zijn bij de huurprijs
inbegrepen. Over de licenties Magic en de database worden geen onderhoudskosten in
rekening gebracht.
5.4 ServiceDesk / Supportovereenkomst
Het servicecontract geeft u recht op telefonische en digitale meldingen van problemen,
wensen of vragen met betrekking tot de werking van de applicatie. Deze
serviceverlening is het eerste half jaar gratis. Daarna wordt een vergoeding 5% van de
huurwaarde per jaar in rekening gebracht. Het afnemen van deze services is niet
verplicht. De dan verleende service wordt op basis van nacalculatie, tegen de geldende
tarieven, in rekening gebracht.
5.5. Gebruikersdag
Jaarlijks organiseert ECS een gebruikersdag. Op deze dag informeren wij onze klanten
over de laatste ontwikkelingen t.a.v. de programmatuur, strategie en visie. Daarnaast
bepalen onze gebruikers, middels stemming, de gewenste functionele wijzingen die
moeten worden doorgevoerd in ProVAS. Naast ons forum is de gebruikersdag een
ideale gelegenheid om ervaringen uit te wisselen met andere gebruikers. Tevens
participeert ECS in de gebruikervereniging van Getronics PinkRoccade.
5.6 Duur van de huurovereenkomst
De huurovereenkomst gaat in op de datum van installatie en duurt minimaal tot en met
31 december van het eerste kalender jaar waarin de overeenkomst is ingegaan. Daarna
wordt de overeenkomst stilzwijgend van jaar tot jaar verlengd, behoudens ingeval van
opzegging. Daarna kunnen beide partijen kunnen de overeenkomst opzeggen.
Opzegging geschiedt steeds tegen het einde van een kalenderjaar. Partijen dienen een
opzegtermijn in acht te nemen van tenminste drie (3) maanden. Bij beëindiging van de
overeenkomst dienen de Programmatuur en Documentatie, inclusief alle gehele of
gedeeltelijke kopieën daarvan, per omgaande aan ECS IT Solutions geretourneerd te
worden.
De gemeenten Leek, Marum en Grootegast verkiezen een contractperiode van één i.p.v.
5 jaar. ECS kan hier mee instemmen. Wel maken wij de kantekening dat de gemeenten
hiermee risico’s lopen. Het geeft n.l. ECS ook de mogelijkheid het contract te ontbinden.
Offerte gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 6
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
5.7 Escrow regeling
Indien gewenst kan de gemeente een escrow regeling laten opnemen in de
overeenkomst. ECS verplicht zich dan tot het jaarlijks, en bij geheel nieuwe versies,
deponeren van source codes en of sleutels van de programmatuur bij haar notaris.
Voor de escrow wordt een jaarlijks een vergoeding van 2 procent van het huurbedrag in
rekening gebracht.
6. Specificatie jaarlijkse kosten
Zie bijlage I
Deze huurkosten zijn gebaseerd op een gemeenteomvang van 40.000 plus.
Omdat er fysiek toch 3 verschillende omgevingen blijven is een toeslag van 20%
gehanteerd. De licentiehuur komt daarmee op € 45.780,00.
De supportkosten bedragen 5% van de licentiehuur. De jaarlijkse vergoeding bedraagt
daarmee € 2.289,00.
Van de escrow regeling wordt door drie gemeenten geen gebruik gemaakt.
6.1 Specificatie eenmalige kosten
Zie bijlage II
Voor de koppeling met de Basis administratie hebben wij 2 maal de kosten voor het
koppelen aan de BRS opgenomen. De koppeling naar DDS4ALL (situatie Leek) moet
onderzocht worden. In onze bespreking is door u aangenomen dat DDS4ALL
operationeel is. Mocht dit zo zijn dan begroten wij onze inzet op 8 uur, waarvoor wij geen
kosten in rekening brengen.
Bij de implementatiekosten hebben wij de kosten voor begeleiding van de proeftuin
opgenomen. Zoals afgesproken zouden wij per gemeente 2 dagen reserveren om
ProVAS te testen. ECS zal een laptop inrichten om samen met de gebruikers het
systeem te ervaren. Op korte termijn zullen wij hiervoor afspraken maken met de
desbetreffende gemeenten. De kosten hiervoor worden doorbelast in 2006. Het is
wenselijk dat de gebruikers hun wensenlijstje op vooraf hebben aangeleverd.
Voor het opleiden van de eindgebruikers hebben we 3 dagen gereserveerd. Deze
kunnen we naar wens verdelen. Ons lijkt een verdeling van Handhavers, BWT’ers en
APV ‘ers het meest efficiënt. Wij gaan er vanuit dat er geen splitsing naar gemeente
nodig is. Dus integraal opleiden voor de drie gemeenten.
7. Leveringsvoorwaarden
Offerte gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 7
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
Alle genoemde bedragen zijn exclusief 19% BTW. Op al onze aanbiedingen en
overeenkomsten zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing. Indien gewenst
zenden u kosteloos een exemplaar toe.
ECS IT Solutions factureert na levering van de geleverde producten c.q. diensten. Indien
sprake is van nalevering worden deze diensten c.q. producten pas gefactureerd als aan
de overeenkomst is voldaan. We gaan ervan uit dat u binnen 30 dagen na factuurdatum
betaalt.
In aanvulling op de leveringsvoorwaarden geldt het volgende: Zonder onze
voorafgaande schriftelijke toestemming is het de opdrachtgever tot één jaar na afronding
van de opdracht niet toegestaan onze medewerkers, die betrokken zijn (geweest) bij de
uitvoering van deze opdracht, in dienst te nemen.
Deze offerte is geldig tot drie maanden na dagtekening.
Met vriendelijke groet,
ECS IT Solutions b.v.
René Eilander
Manager Producten
Voor akkoord:
Datum: ………………………….
Gemeente Burgemeester Handtekening
Leek B.C. Hoekstra
bijlage
Opties & gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 1
Modulen
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
1. Modulen ProVAS
Basismodule ProVAS (MBMP)
De basismodule van ProVAS 2000 herbergt alle functionaliteit die niet specifiek voor een
bepaalde vergunning of een andere dossiersoort nodig is. Vanuit deze basismodule stelt
u vervolgens het systeem samen naar de specifieke behoefte van uw gemeente. Deze
basismodule is noodzakelijk.
Module Bouw- en Woningtoezicht (MBWT)
Met de Module Bouw- en Woningtoezicht kunnen principeverzoeken, aanvragen voor
lichte, reguliere en gefaseerde bouwvergunningen worden geregistreerd. ProVAS kent
daarbij een actieve termijnbewaking op meer dan 640 verschillende termijnen. Daarbij
begeleidt ProVAS de gebruiker door het proces. De doorlopen procedures, actieve
termijnen en laatste statusmelding zijn direct inzichtelijk. Per soort vergunning kent
ProVAS meer dan 60 verschillende documenten die automatisch worden klaargezet
zodra een bepaalde situatie ontstaat. Daarnaast kunt u de standaard documenten per
soort vergunning onbeperkt uitbreiden. Enkele stappen in de Module Bouw- en
Woningtoezicht zijn:
• Toetst ontvankelijkheid (BIAB opgenomen als preset)
• Toets bestemmingsplan (procedures art. 15, 17, 19 lid 1,2 en 3 WRO)
• Toets bouwverordening
• Toets Welstand
• Toets aanhoudingsgronden (Procedures art 50 t/m 55 WW en 18 WSDV)
• Bouwbesluit
Naast de toetsingen kent het systeem diverse functies en registraties die direct
oproepbaar zijn. Hierbij moet u denken aan:
• Verdagen
• Automatische Legesbepaling
• Automatische CBS rapportage (W011, W015 en W055)
• Adviezen van derden of intern
• CRM (Contact Relation Management)
• Doorboeken naar handhaving
• Genereren van buitendienstcontroles
• Documentgeneratie
• Etc.
Module Sloop (MSLP)
Met de Module Sloop kunnen principeverzoeken, sloopvergunningaanvragen en
sloopmeldingen worden afgedaan binnen ProVAS. De module kent net als de overige
vergunningmodules actieve termijnbewaking, processturing en volledig
geautomatiseerde documentgeneratie, legesberekening (op basis van inhoud) etc.
De procedurestappen zijn gelijk aan die van de bouwvergunning met uitzondering van de
toets bouwbesluit, vrijstellingen en de aanhoudingsgronden. Voor de laatste zijn de
bijlage
Opties & gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 2
Modulen
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
procedures 11/17 monumentenwet, 18 WSDV en de combinatie aanhoudingen
aanwezig.
Module Monumenten (MMON)
Met de module monument kunnen vergunningaanvragen voor gemeentelijke en
rijksmonumenten worden geregistreerd en afgedaan. De module kent naast actieve
termijnbewaking en processturing de volgende procedure stappen.
• Ontvankelijkheidtoets
Per bouwwerktype en vergunningsoort kent ProVAS een checklist indieningvereisten
Niet aanwezige gegevens worden automatisch opgevraagd. U hoeft dus geen
checklisten meer toe te voegen aan brief.
• Toets monumentencommissie
• Toets advisering RDMZ/ROB
• Toets advisering GS
Module Handhaving (MHAN)
Met Module Handhaving heeft u als gemeente alle softwaretools in huis om integrale
handhaving tot een succes te maken. De module volgt de aanwijzingen van VROM zoals
beschreven in de 'Handreiking Handhaven Bouwregelgeving' en andere publicaties.
Daarnaast is er voor de vormgeving van deze module samengewerkt met de pilot
gemeenten Heemskerk en Ermelo.
De module gaat uit van prioriteitstelling op basis van: opgave, overtreding, gebied en
factor. Door het opgeven van deze 4 parameters 'berekent' het systeem automatisch een
prioriteit voor de zaak.
Natuurlijk biedt de geïntegreerde oplossing in ProVAS de mogelijkheid om relaties te
leggen tussen een handhavingszaak en een vergunningaanvraag.
Vanuit een handhavingszaak kunnen vervolgens controles ontstaan die aan een
bepaalde afdeling en/of een bepaalde persoon kunnen worden toegewezen.
Module Overige-vergunningen (MAPV)
Met de Module Overige-vergunningen breidt u ProVAS uit voor een onbeperkt aantal
vergunningssoorten doordat u in de categorie 600 zelf subcategorieën
(vergunningstypen) kunt aanmaken. Deze vergunningstypen volgen dan het standaard
AWB-traject voor afhandeling en middels diverse instellingen bent u in staat elke
specifieke subcategorie af te stellen op zijn doel. Let wel specifieke procedures na het
ontvankelijkheidtraject zijn niet aanwezig. Iedere gemeente kent n.l. haar eigen
procedures. Het is ondoenlijk deze voor iedere gemeente specifiek uit te werken. Met
Squit XO kunt u de procedures wel zelf aangeven en muteren.
De overige vergunningen module bevat verder wel alle functionaliteiten die en
bouwvergunning ook bevat. Aanmaken brieven, Adviezen etc, vastleggen foto;s.
bijlage
Opties & gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 3
Modulen
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
termijnbewaking etc,
Module CRM (MCRM)
ProVAS kent aparte modulen voor het koppelen van Foto’s, het vasthouden van
aangemaakte documenten, CRM en het koppelen van externe documenten.
Vanwege de verwantschap zijn deze onderdelen geïntegreerd in één module: de Module
CRM. Deze module bestaat uit de volgende deelmodules:
• Basismodule CRM (MCRM)
• Koppelen van documenten (MCDO)
• Vasthouden aangemaakte brieven (MCBR)
• Fotomodule (MCFO)
Foto’s kunnen afhankelijk van hun doel worden opgeborgen onder het dossier of onder
het object. Per foto is er mogelijkheid voor aantekeningen. Datum aanmaak,
omschrijving en een memoveld. De gebruikers kunnen de foto middels zoomfuncties
vergroten c.q. verkleinen. Daarnaast kunnen de foto’s op diverse manieren worden
afgedrukt.
Naast het aanmaken van documenten (wat een standaard onderdeel is van de
applicatie) kan ProVAS de aangemaakte documenten bewaren onder het dossier.
Hiermee worden ook mutaties vastgehouden die tot stand zijn gekomen na het
samenvoegen van brieven. Op dossierniveau is dan duidelijk te zien welke brieven, door
wie en wanneer, zijn uitgegaan. Natuurlijk is de digitale versie, mits men hiervoor
geautoriseerd is, te raadplegen en te muteren.
Daarnaast is het mogelijk om externe documenten te bewaren onder het dossier of
object. Zo kunt u denken aan MS Word, MS Excel, Tekst, Bitmap of andere digitale
bestanden. Digitale tekeningen, constructie berekeningen in MS Excel, en vele andere
bestanden kunnen zo worden bewaard onder het dossier. Met behulp van de CRM-
module kunnen aantekeningen gemaakt worden op subject, object en of aanvraag. Deze
aantekeningen zijn kruislings weer te vinden. Zo kunt u b.v. aantekeningen maken bij
een subject (een aanvrager) welke nog geen aanvraag heeft lopen. Bij later indienen van
een aanvraag door dit subject ziet u de notities weer terug. Zo wordt voorkomen dat een
klant zich beroept op niet terug te vinden uitspraken uit het verleden!
ProVAS XML Gegevensmagazijn (MXML)
Het ProVAS XML Gegevensmagazijn stelt u in staat informatie over vergunningen te
delen met andere applicaties binnen uw gemeente zoals GIS-systemen, horizontaal
ingezette Work-flow / Zaakafhandeling en bijvoorbeeld een internet-portal. Het
gegevensmagazijn is een vereenvoudigde afbeelding van in de ProVAS opgeslagen
informatie. Via verschillende benaderingsmethodes (interfaces) kunnen andere
systemen data opvragen via deze databroker. Op deze manier kan vrijwel iedere
applicatie binnen uw gemeente gebruik gaan maken van de belangrijke
bijlage
Opties & gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 4
Modulen
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
vergunningsinformatie uit ProVAS. Het ProVAS XML Gegevensmagazijn vormt de spin
in het web van ECS’s nieuwe strategie van openheid en interconnectiviteit met
horizontale systemen, en is een belangrijke stap in de richting van de filosofie van
volledig geïntegreerde, organisatiebrede softwarearchitectuur zoals veel gemeenten
deze inmiddels omarmen. De eenmalige installatie kosten bedragen € 900,00.
Daarnaast het bedrag aan jaarlijkse huur.
ProVas Online Diensten (MOBS)
Als logische aanvulling op het hierboven beschreven gegevensmagazijn is module
ProVAS Online Services ontwikkeld. Via deze module komt ECS tegemoet aan de
wensen van gemeenten die liever niet zelf aan de slag gaan met de complexiteit
(juridische afwegingen, beheer, beveiliging etc.) van het aanbieden van digitale diensten
aan de burger. Via ProVAS Online Services heeft uw gemeente de mogelijkheid om
schaalbaar online diensten uit te besteden aan ECS. Naast een volledig pakket aan
services voor de burger (inclusief DigiD-portal, Burger servicenummer, etc.), kent deze
module tevens diensten bedoeld voor de ambtenaar, zoals het op locatie kunnen inzien
en wijzigen van de gegevens van bouwcontroles, bijvoorbeeld via hand-held devices. De
eenmalige installatiekosten bedragen € 900,00. Daarnaast het bedrag aan jaarlijks huur.
ProVAS Online Diensten kent de volgende opties:
• Burgerservices (MOBS)
• Services Buitendienst (MOSB)
• Emailservices ( MOES)
• SMS-services (MOSB)
• Centrale Hosting (MOCH)
Met ProVAS Online Services volgt ECS volledig de aanbevelingen zoals deze zijn
gedaan in het project “Internetpublicatiemodel Vergunningen” van Advies.Overheid.
Hierbij is rekening gehouden met alle wettelijke voorschriften ten aanzien van het
openbaar maken van gegevens.
In samenwerking met de gemeente Nunspeet en stichting ICTU (Advies.Overheid) is het
internetdeel voor de Online Diensten ontwikkeld. Het project omvatte;
• Openbaar register op Internet
• Volgen van de status van de eigen bouwaanvraag
• Publiceren van ontvangen en verleende aanvragen
De module wordt nog uitgebreid met;
• Inzien van vergunninginformatie via Laptop of PDA (t.b.v. diverse externe partijen)
• Online boeken van bouwcontroles en bevindingen
bijlage
Opties & gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 5
Modulen
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
Voor gemeenten die zelf geen eigen web-server hosten kan ECS deze dienstverlening
verzorgen. De hostingskosten bedragen slechts (€ 500,00 per jaar) een fractie van de
kosten van het in eigen beheer hebben van een webserver. Daarnaast hoeft u geen
rekening te houden met allerhande beveiligingsopties.
Daarnaast kan ECS de Online Diensten geheel integreren in uw gemeentelijke huisstijl.
Daarvoor reserveren wij standaard een 20-tal consultancy uren. Meer- minderuren
worden verrekend tegen het geldende uur tarief. Omdat Advies.Overheid (ICTU) het
gebruik van de Online Diensten van ECS toejuicht ontvangen de eerste 50 gemeenten
een tegemoetkoming in de kosten van € 1000,00 (inclusief BTW) op deze
dienstverlening. (Zie ook: www.nunspeet.nl, button Vergunning en Bekendmaking.)
Bouwbesluittoets (MBBO)
Vanaf versie 3.06 vormt de bouwbesluittoets een integraal onderdeel van ProVAS. Voor
het technische deel (programmatuur) zijn geen extra licenties nodig. Inmiddels heeft
ECS de checklistgenerator ook in een Internetvariant uitgebracht (zie: www.bbonline.nl).
Deze internetapplicatie kent naast toetsniveaus nog meer opties dan de ingebouwde
versie. U moet daarbij denken aan de kwaliteitsmodellen BKB en CKB, werkgroepen en
uitbestedingen. Vanaf versie 3.12 zal er vanuit ProVAS een rechtstreekse koppeling
naar de internetvariant bestaan (2e kwartaal 2006). Daarna zal de geïntegreerde variant
verdwijnen. Updates voor nieuwe wetteksten zijn bij de prijs inbegrepen.
2. Koppelingen
Koppeling StUF-BG (KSTF)
Via de generieke StUF-BG koppeling kunt u ProVAS aansluiten op alle bekende
basisregistratie systemen (Authentieke Registraties). Het Standaard
Uitwisselingsformaat Binnen Gemeentelijk is ontwikkeld om de koppelbaarheid van
systemen van verschillende leveranciers te vergroten en de standaard wordt door EGEM
(programma van stichting ICTU) beheerd . Voor deze koppeling is het noodzakelijk dat u
beschikt over de StUF-BG module voor de BRS van PinkRoccade of DDS4All van
Centric. Deze koppeling is voor het subjectendeel (personen, niet-natuurlijke personen
en adressen) bij tal van gemeenten reeds operationeel. Het objectendeel (kadastrale
objecten en verblijfsobjecten) wordt in Squit XO opgenomen. Ook zal ECS dan het
nieuwe StUF-XML gaan ondersteunen. De kosten voor deze koppeling bedragen
eenmalig € 900,00 voor de installatie. De jaarlijkse kosten zijn opgenomen in het
huurbedrag.
Als deze module bij de eerste aanschaf is opgenomen dan kunnen de kosten voor het
converteren van straatnamen en de objecten achterwege blijven. ECS voert deze
conversie dan gratis uit. Zie 3. Conversie.
Kosten derden (Getronis PinkRoccade/Centric)
bijlage
Opties & gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 6
Modulen
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
Voor de kosten verbonden aan de benodigde modulen van Getronics PinkRoccade en
Centric IT Solutions verwijzen we u naar de betreffende accountmanagers van deze
bedrijven.
Koppeling DSS (extern Document Storage System) (KDSS)
(voor DocMan is reeds leverbaar, Corsa/DSS en Corsa/CASE leverbaar per 1-9-2006)
Momenteel ontwikkelt ECS in samenwerking met de gemeente Tubbergen een
koppeling met Corsa. Hiervoor dient de gemeente te beschikken over de DMS-server
versie 7 of hoger. Aangemaakte documenten worden dan automatisch in Corsa/DSS
geregistreerd. Daarnaast wordt procesinformatie uitgewisseld met Corsa/CASE.
Dezelfde koppeling is al gerealiseerd voor DocMan en operationeel in de gemeente
Nunspeet. (Of een dergelijke koppelingen noodzakelijk is laten wij graag aan uw organisatie over.
ProVAS beschikt zelf ook over de functionaliteit voor het bewaren van documenten; een intern
DSS)
Koppeling GIS (KGIS)
ProVAS kent momenteel een koppeling met een tweetal GIS systemen. Te weten de
GISKit Viewer en NedView van NedGraphics. De koppeling met NedBrowser zal op
korter termijn ook beschikbaar zijn. Met behulp van deze koppeling kan de gebruiker
vanuit ProVAS doorzoomen naar de digitale kaart. Middels het ProVAS XML
Gegevensmagazijn is de koppeling ook omgekeerd te gebruiken. Met behulp van
eenvoudige queries zijn de gegevens (verleende vergunningen etc.) van een perceel
inzichtelijk te maken via het GIS-systeem. Een must voor de frontoffice. Voor de
koppeling met NedView brengt NedGraphics haar deel van de kosten in rekening. Indien
gewenst kan ECS ook andere GIS-systemen koppelen. Vraag naar de mogelijkheden.
Koppeling IWO (Regionaal Welstandsysteem) (KIWO) 1ste kwartaal 2007
Een zevental welstandscommissies (Gelderland, Groningen, Friesland, Drenthe, Zuid
Holland, Zeeland en Utrecht) hebben de handen ineengeslagen en Getronics
PinkRoccade opdracht gegeven een centraal welstand systeem, IWO, te bouwen. Op
verzoek van de bouwers is ECS verzocht mee te denken in de gegevensuitwisseling
tussen ProVAS en het IWO systeem. In eerste instantie werd gedacht aan uitwisseling
middels exporteren en importeren van data. Op ons verzoek is deze oplossingsrichting
verlaten. Wij zagen meer in een online uitwisseling. Na registratie van de aanvraag in
ProVAS en het plannen van het welstandsoverleg zal ProVAS de aanvraag melden op
het IWO systeem. Het terugverkregen welstanddossiernummer is een bevestiging dat de
aanvraag bij IWO geboekt is. Nadat het welstandadvies is verwerkt in het IWO systeem
kan ProVAS de informatie overhalen. De invulvelden bij welstand worden automatisch
bijgewerkt en het door welstand opgestelde korte verslag wordt bijgewerkt in het advies.
Koppeling Financiën (Civision Middelen / Innen) (KFIN) (nieuw, leverbaar 4de
kwartaal 2006)
bijlage
Opties & gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 7
Modulen
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
In samenwerking met de gemeente Goirle ontwikkelt ECS nu een koppeling tussen
ProVAS en Civision Middelen / Innen. In samenwerking met gemeente Voorschoten de
koppeling naar het financiële systeem Coda. Om de procedures generiek te houden is
gekozen voor een integrale aanpak. Binnen ProVAS wordt een factuur gegenereerd
waarna vervolgens factuur data wordt klaar gezet. Deze data wordt automatisch
ingelezen in het factuur systeem. Of de factuur nu door de afdeling BWT of door
Financiën wordt aangemaakt maakt op zich niet uit. In eerste instantie zijn wij uitgegaan
van een debiteuren nummer dat wordt aangeleverd door het financiële systeem. Met de
invoering van het Burger Service nummer moet worden bezien op beide opties moeten
worden ingevoerd. Zonder andere inzichten is deze koppeling operationeel in het derde
kwartaal 2006.
Koppeling WOZ (KWOZ) (nieuw, leverbaar 1ste kwartaal 2007)
In het 1ste kwartaal 2007 zal ECS aanvangen met de koppeling voor de WOZ-mutaties.
Voor Getronics PinkRocade zal dit Waarderen zijn. Voor het systeem van Centric
(HIS4All) bestaat deze koppeling al. Periodiek kan de gebruiker de WOZ-mutaties klaar
zetten en laten verwerken in het WOZ-systeem.
3. Conversie
Inlezen Objecten (COBJ)
Veel gemeenten kiezen voor de optie om de gemeentelijke objectentabel eenmalig in te
lezen. Dit zijn dus alle objecten inclusief adres en kadastergegevens. Dit voorkomt veel
type werk. (Gratis bij afname koppeling basisadministratie)
Inlezen Straatnamen (CSTR)
In combinatie met de objecten tabel kunnen wij a.d.h.v. de objecten een straatnamen
tabel genereren. Dit heeft als voordeel dat de gegevensregistratie van straatnamen aan
de uniforme schrijfwijze voldoet. (Gratis bij afname koppeling basisadministratie)
Conversie Bestaande Systemen (CCBS/CGEO)
Indien gewenst kan ECS de data vanuit bestaande systemen converteren naar de
historie van ProVAS. Converteren naar het actuele aanvragen bestand is niet haalbaar.
ProVAS is een zeer geavanceerd systeem dat haar dossierstatus en termijnbewaking
bepaalt aan de hand van zeer data. Veelal zijn deze datumvelden in bestaande
systemen maar beperkt voorradig. Het zou daardoor alleen maar leiden tot verkeerde
aannames met alle mogelijke gevolgen van dien. Daarvoor stellen wij altijd voor bij
implementatie de nieuwe aanvragen te registreren in ProVAS en oude af te wikkelen in
het bestaande systeem. Op het moment dat de opdrachtgever het acceptabel vindt
converteren wij de data vanuit het bestaande systeem naar de historie van ProVAS. De
dan nog lopende aanvragen dienen handmatig te worden overgebracht naar ProVAS.
bijlage
Opties & gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 8
Modulen
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
4. Aanvullende diensten
Ontwikkelen Standaarddocumenten (CMDO)
Zoals bij ieder BWT-pakket is het ontwikkelen van standaard brieven de grootste klus.
Deze taak wordt normaliter door de applicatiebeheerder uitgevoerd. Om het systeem
snel en effectief in te zetten kan ECS, indien gewenst, deze werkzaamheden voor een
groot deel uitvoeren en de applicatiebeheerder begeleiden bij de invoering. Daarbij we
kunnen we zelfs kijken naar tekstuele inhoud welke ECS voorradig heeft als kopieën van
andere gemeenten. Het opzetten van een standaarddocument kost een beginnende
applicatiebeheerder gemiddeld 3 uur per brief. ECS kan dit in een derde van de tijd. Per
document vragen wij een vergoeding van € 100,00 (uitgaande van maximaal 2 A4’tejs
per brief).
Prijslijst gemeente Grootegast, Leek en Marum Bijlage huurprijzen
ProVAS
ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006
Zie bijlage